Ak sa chcete rozhodnúť, čo objednať, ktorému tovaru zmeniť cenu alebo prečo sa zákazník dlho nevrátil, začnite konkrétnou otázkou. Potom skontrolujte doklady, vyberte príslušnú predajňu a obdobie, pozrite si príslušnú analýzu v Torgsoft a určte úkon, zodpovedného pracovníka a termín vyhodnotenia výsledku.
Zásoby, počet predajov a história nákupov pomáhajú podložiť rozhodnutie. Príčinu slabého dopytu musí majiteľ zistiť osobitne: skontrolovať dostupnosť tovaru, cenu, vystavenie a vrátenia. Po zmene objednávky alebo podmienok predaja zopakujte analýzu za porovnateľné obdobie a zistite, či ste dosiahli očakávaný výsledok.
Formulujte otázku, na ktorú možno odpovedať konkrétnym krokom
Pri prvej analýze vyberte jednu predajňu a malú skupinu tovaru. V Torgsoft je stredisko evidencie („центр обліку“) predajňa alebo sklad, pre ktorý sa vedie evidencia. Zapíšte si, čo presne potrebujete rozhodnúť:
- Ktorý tovar treba doobjednať do najbližšej dodávky?
- Ktoré položky zostávajú na sklade a vyžadujú zmenu podmienok predaja?
- Ktorí stáli zákazníci už dlho nenakúpili a existuje dôvod na vhodné oslovenie?
Hneď určte rozsah úlohy: predajňu, tovar, dátum začiatku a konca analýzy. Ak hodnotíte prácu konkrétnej predajne, najprv preskúmajte jej ukazovatele a potom ich porovnajte s ostatnými predajňami. Celkové zásoby siete môžu zakryť nedostupnosť potrebnej veľkosti práve tam, kde si ju zákazníci pýtajú.
Pred zmenou objednávky alebo ceny skontrolujte doklady
Poverte tovaroznalca kontrolou pohybu vybraného tovaru a predavača kontrolou operácií, ktoré vyvolávajú otázky. V malej predajni to môže urobiť majiteľ. Pri každej podozrivej položke postupujte rovnako:
- Príjem tovaru. Porovnajte skutočne prijaté množstvo s dokladom: či sú správne uvedené tovar, veľkosť, merná jednotka, dátum a predajňa.
- Predaj. Overte, že sa predala práve analyzovaná položka a že sa operácia zahrnula do požadovaného obdobia.
- Vrátenie tovaru. Skontrolujte vrátený tovar, jeho množstvo a dátum. Osobitne zistite, či ste zákazníkovi vrátili peniaze a či je tovar vhodný na ďalší predaj.
- Prepojenie so zákazníkom. Pri analýze zákazníkov skontrolujte, či bola v operáciách vybraná správna zákaznícka karta. Nákup bez takéhoto prepojenia neumožňuje vyvodzovať závery o správaní konkrétnej osoby.
- Rozsah porovnania. Vo všetkých formulároch použite tú istú predajňu a dohodnuté dátumy. Pri porovnávaní rôznych období zohľadnite ich dĺžku a dni, keď bola predajňa otvorená.
Zistenú chybu najprv preverujte podľa dokladov a skutočnej dostupnosti. Po oprave znovu otvorte analýzu. Majiteľ tak bude rozhodovať na základe údajov, ktoré zodpovedajú operáciám predajne.
Ako v Torgsoft skontrolovať zásoby pred doobjednaním
Otvorte „Склад → Стан складу“ (Sklad → Stav skladu). Tu si môžete pozrieť množstvo tovaru, cenu a nákladovú cenu. V prípade siete otvorí prepínač „Усі склади“ (Všetky sklady) výber skladov. Vyberte potrebné predajne a skontrolujte stĺpec „Склад“ (Sklad), aby ste správne určili miesto, kde sa tovar nachádza.
Filter „Стан на дату“ (Stav k dátumu) zobrazuje množstvo k vybranému dátumu. Najprv zaznamenajte zásoby na začiatku analýzy a potom sa vráťte k aktuálnemu stavu. Ak tovar dlhší čas nebol dostupný, slabý predaj sám osebe nedokazuje nízky dopyt. Na vysvetlenie rozdielu otvorte „Рух товару“ (Pohyb tovaru) alebo „Картку складського обліку“ (Kartu skladovej evidencie): tá zobrazuje zásoby po príjmoch, predajoch, vráteniach a presunoch v aktuálnom sklade.
Pri nulovom alebo zápornom množstve skontrolujte doklady a fyzicky spočítajte tovar. Akcia „Перерахувати кількість“ (Prepočítať množstvo) je dostupná v režime stavu skladu „Статичний“ (Statický) a slúži na prepočet evidovaného množstva. Po jej vykonaní znovu porovnajte výsledok s dokladmi a skutočnou dostupnosťou.
Ako určiť množstvo na objednanie
Majiteľ alebo pracovník zodpovedný za nákup môže potrebu vypočítať ručne: očakávaný predaj do najbližšej dodávky plus zvolená bezpečnostná zásoba, mínus množstvo vhodné na predaj a potvrdená dodávka. Bezpečnostná zásoba je dodatočné množstvo pre prípad oneskorenej dodávky alebo výkyvu dopytu. Jej veľkosť určite podľa skúseností predajne a času dodania.
Pred schválením objednávky si u dodávateľa overte, aké množstvá a dátumy potvrdil. Po prijatí tovaru skontrolujte, či dodávka zodpovedá objednávke. Na konci zvoleného obdobia vyhodnoťte, či tovar vystačil do ďalšej dodávky a či sa nenahromadili nadbytočné zásoby.
Ako nájsť tovar, ktorý sa dlho nepredáva, a vybrať ďalší krok
Otvorte „Аналіз → Аналіз товару, що залежався“ (Analýza → Analýza dlho ležiaceho tovaru), nastavte obdobie, stredisko evidencie a filter tovaru a kliknite na „Оновити“ (Obnoviť). Ak chcete porovnať predajne, môžete zapnúť zoskupenie podľa stredísk evidencie. Prepínač dostupnosti na začiatku analýzy pomôže zamerať sa na tovar, ktorý už bol na sklade; zobrazovanie nulových zásob sa nastavuje osobitne.
Limit ukazovateľa „Кількість реаліз. за період“ (Množstvo predané za obdobie) funguje na základe podmienky prísne menej ako zadaná hodnota. Pri tovare predávanom po kusoch limit 1 vyberie položky s nulovým počtom predaných kusov. Ak sa tovar predáva v zlomkovom množstve, do výsledku sa zahrnú aj kladné hodnoty menšie ako 1. Na vlastné posúdenie dopytu osobitne vyčíslite predané množstvo tovaru a vrátenia podľa dokladov. Počet pokladničných dokladov nenahrádza množstvo tovaru: jeden doklad môže obsahovať niekoľko rovnakých kusov. Ak sú pre vás dôležité objem predaja aj frekvencia nákupov, zaznamenajte oba ukazovatele.
Po výbere akcie v tomto formulári môžete nastaviť zľavu na tovar, pridať tovar do dokladu o precenení alebo do dokladu o vrátení dodávateľovi. Zľava na tovar má prednosť pred ostatnými zákazníckymi zľavami. Pridanie do rozdelenia tovaru je dostupné po výbere konkrétneho strediska evidencie. Akcia „Встановити ознаку необхідності замовлення товару“ (Nastaviť príznak potreby objednať tovar) umožňuje objednávanie tovaru celkovo zakázať alebo povoliť. Akcia „Заборонити до замовлення у постачальника“ (Zakázať objednávanie od dodávateľa) nastaví zákaz pre vybraného dodávateľa: tovar sa nezaradí do formulára „Формування замовлення постачальнику“ (Vytvorenie objednávky dodávateľovi) na objednanie od neho.
Ako si vybrať medzi zmenou ceny, presunom a pozastavením nákupu
Najprv skontrolujte, či má zákazník k tovaru prístup: či je na ňom cenovka, či je vystavená požadovaná veľkosť a či je tovar funkčný. Potom porovnajte predaj v ostatných predajniach a zistite podmienky vrátenia tovaru dodávateľovi. Majiteľ môže na základe výsledkov poveriť pracovníka, aby:
- zmenil vystavenie tovaru, ak ho zákazníci dobre nevidia;
- presunul časť zásob do predajne, kde je potvrdený dopyt;
- nastavil schválenú cenu alebo zľavu a aktualizoval etikety;
- pozastavil opakovaný nákup;
- dohodol s dodávateľom vrátenie tovaru a až potom ho zaevidoval.
Vyberte jednu hlavnú zmenu pre konkrétnu skupinu a zapíšte dátum jej začiatku. Ak sa súčasne zmení cena, vystavenie aj sortiment, bude ťažšie zistiť, čo ovplyvnilo výsledok. V ďalšej analýze porovnajte predané množstvo tovaru, vrátenia a zásoby za obdobie rovnakej dĺžky.
Ako v Torgsoft vyhodnotiť neaktivitu zákazníkov
V časti „Аналіз → Аналіз активності покупців“ (Analýza → Analýza aktivity zákazníkov) nastavte obdobie aktivity a stredisko evidencie. Ak sú obe polia prázdne, analýza zahŕňa celé obdobie vedenia evidencie a celú sieť. Na vyhľadanie kandidátov môžete použiť filter počtu nákupov „не більше“ (najviac) a zadať požadovanú hodnotu.
Zoznam obsahuje počet pokladničných dokladov, dátum posledného nákupu a ďalšie ukazovatele. Stĺpec „Виручка реалізацій“ (Tržby z predaja) nezohľadňuje vrátenia. Ak chcete rozhodnúť o konkrétnej osobe, otvorte zákaznícku kartu: na karte „Придбання“ (Nákupy) sa zhromažďujú nákupy a vrátenia. Nájdite posledný skutočný nákup v celej dostupnej histórii a vrátenia posudzujte osobitne. Ak po nákupe nasledovalo vrátenie, zohľadnite ho pri vyhodnotení aktivity zákazníka.
Vedúci predajne môže ručne zostaviť malú skupinu zákazníkov, u ktorých uplynul obvyklý interval medzi nákupmi daného tovaru. Pred oslovením skontrolujte posledný nákup v sieti, vrátenia a vhodnosť ponuky. To, že zákazník nenakúpil v jednej predajni, ešte neznamená, že prestal nakupovať v celej sieti. Ak údaje neodpovedajú na otázku, ponechajte príčinu neaktivity ako otvorenú otázku.
Ako zákonne pracovať s históriou nákupov a kontaktnými údajmi
V ukrajinskej predajni si identifikovateľná história nákupov a kontaktné údaje zákazníka vyžadujú zákonný právny základ spracúvania. Články 6 a 11 zákona Ukrajiny „O ochrane osobných údajov“ stanovujú požiadavky na účel, rozsah údajov a právne základy ich spracúvania. Súhlas je jedným z právnych základov; zákon ustanovuje aj napríklad plnenie právneho úkonu alebo povinnosti určenej zákonom. Právny základ treba posúdiť vo vzťahu ku konkrétnemu účelu použitia údajov.
Majiteľ musí účel spracúvania histórie nákupov zaznamenať v dokumentoch, ktoré upravujú činnosť predajne, určiť potrebné údaje a pracovníkov, ktorí k nim budú mať prístup. Zároveň stanovte dobu uchovávania v súlade s týmto účelom: podľa článku 6 možno históriu umožňujúcu identifikovať zákazníka uchovávať najviac tak dlho, ako je potrebné na zákonné účely jej spracúvania. Podľa článku 12 sa pri zbere údajov priamo od zákazníka zákazník v tom čase informuje o prevádzkovateľovi údajov, ich rozsahu, účele zberu, svojich právach a osobách, ktorým sa údaje poskytujú. Ak sa údaje nezískavajú priamo od zákazníka, informuje sa do 30 pracovných dní odo dňa ich získania, okrem prípadov ustanovených zákonom.
Pri analýze opakovaných nákupov používajte iba potrebné údaje. Pred reklamnou komunikáciou osobitne overte oprávnenosť použitia kontaktu na tento účel. Ak je nový účel nezlučiteľný s pôvodným účelom, článok 6 vyžaduje získať súhlas so zmeneným účelom, ak zákon neustanovuje inak. Určte pracovníka, ktorý bude vybavovať požiadavky zákazníkov: článok 8 upravuje okrem iného právo odvolať súhlas a požadovať zmenu alebo vymazanie údajov spracúvaných nezákonne alebo nepresných údajov.
Oddeľte skutočnosť, predpoklad a rozhodnutie
Ku každej položke urobte tri stručné záznamy. Skutočnosť opisuje konkrétne operácie a zásoby v určenej predajni za určené obdobie. Predpoklad vysvetľuje možnú príčinu: napríklad, že si zákazníci tovar na polici nevšímajú. Rozhodnutie pomenúva úkon, vykonávateľa a termín: predavač zmení vystavenie a vedúci po dohodnutom čase znova spočíta predaj a vrátenia.
Príčinu potvrďte samostatnými pozorovaniami. Samotný zoznam tovaru bez predaja nevysvetľuje, či je problém v cene, dostupnosti, sezónnosti alebo umiestnení. Zapíšte si, aký výsledok podporí váš predpoklad a za akých okolností ho bude potrebné prehodnotiť.
| Zodpovedná osoba | Úloha | Aké údaje zhromaždiť | Formulár Torgsoft | Ručné rozhodnutie | Čo vyhodnotiť po vykonaní úkonu |
|---|---|---|---|---|---|
| Pracovník nákupu alebo majiteľ | Pripraviť doobjednávku | Aktuálne zásoby, pohyb, čas dodania, potvrdený príjem | „Стан складу“ (Stav skladu), „Рух товару“ (Pohyb tovaru) | Schváliť množstvo a dátum dodávky | Či zásoba vystačila a aké množstvo zostalo pred ďalšou dodávkou |
| Tovaroznalec | Zistiť príčinu nesprávneho množstva | Fyzické počítanie, doklady o príjme, predaji, vráteniach a presunoch | „Стан складу“ (Stav skladu), „Картка складського обліку“ (Karta skladovej evidencie) | Určiť príčinu a opraviť chybu v evidencii | Či množstvo zodpovedá dokladom a skutočnej dostupnosti |
| Majiteľ a vedúci predajne | Znížiť zásoby tovaru so slabým predajom | Dostupnosť na začiatku obdobia, predané množstvo tovaru, vrátenia, cena a nákladová cena | „Аналіз товару, що залежався“ (Analýza dlho ležiaceho tovaru) | Vybrať zmenu vystavenia, ceny, presun alebo pozastavenie nákupu | Predaj, vrátenia a zásoby za porovnateľné obdobie |
| Vedúci predajne | Vyhodnotiť neaktivitu zákazníka | Posledný skutočný nákup, vrátenia, história v sieti, oprávnenosť použitia kontaktu | „Аналіз активності покупців“ (Analýza aktivity zákazníkov), zákaznícka karta | Určiť vhodnosť individuálneho oslovenia | Odpoveď zákazníka a následné nákupy so zohľadnením vrátení |
Ako zohľadniť vrátenia pri vyhodnotení peňazí z predaja
Modelový príklad ručného výpočtu. Predajňa predala 10 kusov po 1 000 UAH a skutočne prijala 10 000 UAH. Počas toho istého obdobia zákazníci vrátili dva kusy a predajňa im vrátila 2 000 UAH. Za osem kusov, ktoré zostali predané, zaplatila dodávateľovi v tomto období 4 800 UAH. Poplatky za prijatie platieb boli 160 UAH, balenie a doručenie na náklady predajne 240 UAH. Predpokladajme, že v tomto období neboli pri tejto skupine žiadne ďalšie platby.
Pri tomto obmedzenom vyhodnotení predstavuje peňažný príspevok skupiny: 10 000 − 2 000 − 4 800 − 160 − 240 = 2 800 UAH. Bez zohľadnenia peňazí vrátených zákazníkom by bol výsledok nadhodnotený o 2 000 UAH. Ak predajňa dodávateľovi dodatočne zaplatila za dva vrátené kusy, treba odpočítať aj túto platbu; samotný tovar zostáva samostatnou zásobou.
Suma 2 800 UAH vyjadruje rozdiel iba medzi uvedenými príjmami a výdavkami. Pri určovaní dostupných peňazí musí majiteľ zohľadniť aj nájomné, mzdy, dane, ostatné nákupy a termíny platieb. Hrubý zisk vypočítaný z tržieb a nákladov na predaný tovar sa nerovná zostatku peňazí. Uvedený ručný výpočet neurčuje ani zisk na daňové účely.
Zaznamenajte rozhodnutie a dátum ďalšej analýzy
Uložte si stručný záznam: otázku, predajňu, obdobie, skutočnosti, predpoklady, schválený úkon, zodpovednú osobu a dátum vyhodnotenia. V tento deň zopakujte analýzu s rovnakými pravidlami výberu. Ak bol tovar medzitým nedostupný, zmenil sa pracovný čas alebo nastala iná významná udalosť, zohľadnite ju pri porovnaní.
Ak plánujete pracovať s viacerými strediskami evidencie, presúvať tovar medzi skladmi alebo v programe vytvárať objednávky dodávateľom, overte, či to umožňuje vaša licencia. Licencia „Торгсофт-Старт“ (Torgsoft-Start) je obmedzená na jedno stredisko evidencie a nepodporuje presuny medzi skladmi ani objednávky dodávateľom. Pri tejto licencii možno potrebu nákupu vypočítať ručne a objednávku odovzdať dodávateľovi mimo programu. Dostupné formáty práce a platobné podmienky sú uvedené na stránke licencií a cien Torgsoft.
Oficiálny právny základ práce s údajmi zákazníkov
Zákon Ukrajiny „O ochrane osobných údajov“ z 01.06.2010 č. 2297-VI: článok 6 – účel, rozsah, presnosť a doba spracúvania údajov; článok 8 – práva zákazníka; článok 11 – právne základy spracúvania; článok 12 – informovanie pri získavaní údajov.
Vráťte sa na predchádzajúci krok