Začnite zoznamom úloh predajne: aké skladové zásoby potrebujete vidieť, ako zadávať produkty a ceny, aké ukazovatele predaja získavať a kto môže meniť údaje. Porovnajte tieto potreby s možnosťami Torgsoft a otázky ku konfigurácii si zapíšte samostatne.
Výsledkom predbežného posúdenia má byť zoznam potrebných funkcií a otázok na diskusiu. Na jeho základe možno dohodnúť konfiguráciu a dostupný spôsob overenia potrebných možností.
Opíšte potreby cez prácu zamestnancov
Pri každej úlohe zaznamenajte, kto ju vykonáva, s akými údajmi pracuje a aké informácie má dostať majiteľ. Napríklad: zamestnanec spočíta tovar a majiteľ porovná skutočné množstvo s evidovaným. Takéto formulovanie poskytuje konkrétny predmet rozhovoru o programe.
Pripravte krátky opis predajne. Toto je navrhovaný zoznam na predbežné posúdenie:
- Aký sortiment treba evidovať a ako zamestnanci rozlišujú jednotlivé produkty.
- Pre ktoré predajne a sklady je potrebná evidencia.
- Koľko pokladničných pracovísk plánujete používať.
- Aké spôsoby platby prijímate a či potrebujete integráciu s bankovým terminálom.
- Kto zadáva produkty, mení ceny a kontroluje výsledky práce.
- Aké údaje chce majiteľ vidieť každý deň a k vybranému dátumu.
Prepojte úlohy s funkciami Torgsoft
Použite tabuľku ako základ vlastného zoznamu. Do tretieho stĺpca zapíšte otázky, ktoré treba dohodnúť pre vašu prevádzku.
| Úloha majiteľa | Funkcia Torgsoft | Čo treba spresniť |
|---|---|---|
| Začať evidovať existujúci tovar | Zadanie počiatočných stavov vo formulári „Прихід“ („Príjem tovaru“) so začiarknutím „Початкові залишки“ („Počiatočné stavy“) | Kto pripraví zoznam produktov a množstvá na zadanie |
| Nastaviť maloobchodné ceny | Pri príjme tovaru so zadanou nákupnou cenou sa po zadaní maloobchodnej ceny automaticky vyplní prirážka | Kto určuje ceny a kto ich môže meniť |
| Porovnať evidenciu so skutočným stavom tovaru | Inventúra porovnáva skutočné množstvo so stavmi v evidencii | Kto počíta tovar a zisťuje príčiny rozdielov |
| Sledovať ukazovatele práce pokladnice | Pokladničná zostava za aktuálny deň v režime predaja | Ktoré ukazovatele potrebuje majiteľ denne sledovať |
| Rozdeliť úlohy zamestnancov | Prístup k informáciám a činnostiam programu podľa rolí | Aké činnosti a údaje potrebuje každá rola |
| Automaticky archivovať databázu | Úloha archivácie v určenom čase alebo pri ukončení programu | Kto zodpovedá za zálohy a kontrolu ich obnovy |
Zadávanie stavov a maloobchodných cien v Torgsoft
Na začatie evidencie tovaru možno zadať počiatočné stavy vo formulári „Прихід“ („Príjem tovaru“) so začiarknutím „Початкові залишки“ („Počiatočné stavy“). Ak predajňa túto úlohu potrebuje, určte osobu zodpovednú za prípravu zoznamu produktov a ich množstiev. Samostatne určte, kto skontroluje pripravené údaje.
Pri príjme tovaru so zadanou nákupnou cenou možno maloobchodnú cenu zadať ručne; prirážka sa vyplní automaticky. Túto možnosť použite na posúdenie úlohy tvorby cien: zapíšte, kto cenu stanovuje a kto schvaľuje jej zmenu. Automatické vyplnenie prirážky neurčuje, akú cenu má majiteľ zvoliť.
Inventúra a stav k určitému dátumu
Inventúra v Torgsoft porovnáva skutočné množstvo produktu so stavmi v evidencii. Pri tejto úlohe určte, kto počíta tovar a kto preveruje rozdiely. Porovnanie množstiev vytvára základ na následné zisťovanie príčin, samo ich však neurčuje.
Ak potrebujete množstvo produktu k určitému dátumu, Torgsoft Start má filter „Стан на дату“ („Stav k dátumu“). Zobrazuje množstvo produktu k nastavenému dátumu. Túto potrebu zapíšte samostatne a prediskutujte ju v súvislosti s potrebnou konfiguráciou: uvedená možnosť sa týka Torgsoft Start.
Ilustračný príklad predbežného posúdenia
Predpokladajme, že majiteľ potrebuje porovnať skutočné a evidované množstvo jedného produktu. Ilustračné údaje: v evidencii je 12 kusov, pri počítaní 10. Rozdiel predstavuje 2 kusy.
Do zoznamu potrieb majiteľ zapíše: „Porovnávať množstvo produktu a preverovať rozdiely.“ Vedľa uvedie inventúru ako príslušnú funkciu. Na dohodnutie zostáva otázka, kto zodpovedá za počítanie a aký bude postup pri zisťovaní rozdielu. Príčinu manka nemožno určiť z týchto dvoch čísel.
Predaj tovaru a denné ukazovatele pokladnice
V režime predaja možno zoznam tovaru vytvoriť načítaním čiarového kódu. Ak to zodpovedá práci predavača, zaraďte túto potrebu do zoznamu. Samostatne prediskutujte vybavenie a potrebnú konfiguráciu. Integrácia s bankovým terminálom je doplnková možnosť; na pripojenie treba požiadať banku o ovládače a knižnice.
V režime predaja možno otvoriť pokladničnú zostavu za aktuálny deň. Úplná denná zostava obsahuje počet predajov a vrátení, sumy hotovostných a bezhotovostných predajov a sumu vrátení. Vyberte ukazovatele, ktoré bude majiteľ denne sledovať. Ak potrebujete samostatné členenie vrátení podľa spôsobov vyplatenia, sformulujte to ako otázku na dohodnutie.
Prístup zamestnancov k údajom a činnostiam
Prístup podľa rolí umožňuje nastaviť rôznym používateľom prístup k informáciám a činnostiam programu. Ak chcete túto možnosť konkrétne posúdiť, zostavte zoznam rolí v predajni, napríklad predavač, skladník a majiteľ.
Pri každej role zaznamenajte potrebné činnosti a informácie. Zoznam prediskutujte pri výbere konfigurácie. Bez zváženia úloh neprideľujte všetkým zamestnancom rovnaký súbor oprávnení.
Archivácia databázy a kontrola obnovy
Úloha archivácie automaticky archivuje databázu v určenom čase alebo pri ukončení programu. Činnosť „Завантажити базу даних“ („Načítať databázu“) umožňuje načítať do Torgsoftu predtým uloženú databázu. Pri predbežnom posúdení si zapíšte obe potreby: vytváranie kópie a možnosť obnoviť údaje.
Určte osobu zodpovednú za zálohy. Po vytvorení kópie treba vedieť, ako ju obnoviť, a skontrolovať, či obsahuje všetky dôležité údaje. Dohodnite postup takejto kontroly; samotné nastavenie automatickej archivácie ju nenahrádza.
Pripravte otázky na diskusiu o konfigurácii
Prejdite si zoznam úloh a označte tie s najvyššou prioritou. Pri každej ponechajte príslušnú funkciu a konkrétnu otázku. Ak sa vás týkajú vrátenia, uveďte ich samostatne na dohodnutie.
Doplňte navrhované otázky majiteľa: kto pripravuje údaje, nastavuje program, školí zamestnancov a kontroluje výsledok. Podľa svojho zoznamu prediskutujte potrebnú konfiguráciu a dostupný spôsob overenia možností.
Vráťte sa na predchádzajúci krok