Regionálne nastavenia tlače: automatický výber jazyka šablóny pre faktúry a dodacie listy

Podnikatelia, ktorí rozširujú svoje podnikanie a obchodujú mimo jedného regiónu alebo krajiny, čelia potrebe poskytovať zákazníkom sprievodné dokumenty (faktúry, výdajky, obchodné ponuky) v jazyku zákazníka. Manuálna zmena tlačových šablón pri každej objednávke zaberá zamestnancom veľa času a narúša štandardizáciu procesov. Ako nastaviť program tak, aby automaticky vybral potrebnú šablónu dokumentu podľa krajiny zákazníka? Je možné nastaviť automatické odosielanie faktúr e-mailom s textom a predmetom správy v rôznych jazykoch? Ako rýchlo skopírovať existujúcu šablónu pre nový región bez toho, aby ste ju museli nastavovať od začiatku? Na riešenie týchto úloh bol v Torgsoft vyvinutý režim regionálnych nastavení tlače.

Základné pojmy a aktuálny stav

Regionálne nastavenia tlače a odosielania — sú nástroj programu Torgsoft, ktorý umožňuje automaticky prepojiť konkrétnu šablónu tlačeného dokumentu (faktúru, obchodnú ponuku, výdajku) s geografickým regiónom zákazníka alebo s vaším podnikom.

Šablóna dokumentu — je súbor nastavenej tlačovej formy (zvyčajne vo formáte FastReport), ktorý obsahuje statický text v požadovanom jazyku a systémové premenné programu na zobrazenie údajov o tovare, cenách a obchodných partneroch.

Podnik — právnická osoba alebo Živnostník, v mene ktorého sa vykonáva obchodná činnosť a vystavuje dokument.

V súčasnosti program Torgsoft umožňuje nastavovať tlačové šablóny nielen podľa regiónov, ale aj podľa podnikov. To znamená, že systém automaticky analyzuje údaje aktuálneho dokumentu a vyberie príslušný súbor šablóny, čím odpadá potreba manuálneho výberu pokladníkom alebo manažérom.

Mechanizmus automatického výberu šablóny

Logika fungovania tejto možnosti je založená na jasnom algoritme priorít. Po kliknutí na tlačidlo tlače alebo odoslania faktúry (alebo výdajky) program vykoná niekoľko krokov na určenie správnej šablóny:

1. Úplná zhoda (Región + Podnik). Najprv systém vyhľadá nastavenie, v ktorom sa hodnoty polí "Región" a "Podnik" úplne zhodujú s údajmi uvedenými v aktuálnej faktúre.

2. Zhoda podľa podniku. Ak sa úplná zhoda nenájde, program vyhľadá šablónu, v ktorej región nie je uvedený ("prázdny"), ale podnik sa zhoduje s podnikom uvedeným vo faktúre.

3. Zhoda podľa regiónu. Ak predchádzajúca možnosť nefunguje, systém vyhľadá šablónu s "prázdnym" podnikom, ale s regiónom, ktorý zodpovedá regiónu faktúry alebo regiónu uvedenému v karte zákazníka.

4. Predvolená šablóna. Ak sa nezhoduje žiadny z parametrov, program použije nastavenie pre "prázdny" región a podnik (predvolenú šablónu).

5. Štandardný algoritmus. Ak v databáze nikdy neboli vytvorené regionálne nastavenia, program použije základné údaje zo systémového registra a príslušných textových súborov.

Je dôležité poznamenať, že pri výdajke sa používajú údaje z faktúry, na základe ktorej bola vytvorená.

Podrobný návod na nastavenie

Ak chcete nastaviť automatický výber jazyka šablóny, postupujte podľa nasledujúcich krokov:

1. Prejdite do položky menu Dokument -> Obchod s vystavením faktúry.

2. Vyberte skupinu akcií Tlač -> Nastavenia tlače a odosielania faktúry.

3. V zobrazenom okne kliknite na tlačidlo Nastavenia šablón.

4. Otvorí sa pracovný formulár Nastavenia tlače a odosielania, kde môžete vytvoriť nové nastavenie alebo upraviť existujúce.

5. Vo formulári úprav je potrebné uviesť:

•    Región (vyberá sa z číselníka regiónov).

•    Podnik (vyberá sa zo zoznamu vašich podnikov).

•    Názov súboru šablóny dokumentu (uveďte cestu k súboru fr3 s preloženou šablónou).

•    Predmet e-mailu, Text e-mailu, Názov súboru prílohy — tieto parametre sa používajú na automatické odoslanie dokumentu na e-mail zákazníka v požadovanom jazyku.

•    Spôsob odoslania e-mailu (napríklad Outlook alebo SMTP).

Pri parametroch predmetu, textu e-mailu a názvu súboru prílohy je podporované používanie premenných (napríklad Faktúra pre <zákazník> č. <číslo faktúry> zo dňa <dátum faktúry>), čo umožňuje personalizovať e-maily pre každého zákazníka v cudzom jazyku.

Praktické príklady použitia pre rôzne jazyky

Pozrime sa na praktické použitie na príklade podniku, ktorý predáva tovar na Ukrajine, v Kazachstane a Rumunsku.

• Ukrajinský jazyk (hlavný trh). Vytvoríte "Predvolenú šablónu" (polia región a podnik necháte prázdne). Súbor šablóny obsahuje text v ukrajinskom jazyku. Text sprievodného e-mailu sa tiež vyplní v ukrajinčine. Program bude túto šablónu automaticky používať pre všetkých domácich zákazníkov, ktorí nemajú uvedený konkrétny región.

• Kazašský jazyk. V číselníku regiónov vytvoríte región "Kazachstan". Vytvoríte kópiu svojej štandardnej šablóny faktúry a pomocou vstavaného editora FastReport preložíte statický text (názvy stĺpcov, popisy, podmienky zmluvy) do kazaštiny. Vo formulári "Nastavenia tlače a odosielania" vytvoríte nový záznam, uvediete región "Kazachstan", pripojíte preložený súbor šablóny a zadáte text e-mailu v kazašskom jazyku. Pri vytvorení faktúry pre zákazníka z Kazachstanu program automaticky vygeneruje dokument v tomto jazyku.

• Rumunský jazyk. Podobne ako v predchádzajúcom kroku sa vytvorí šablóna v rumunskom jazyku. Torgsoft podporuje rumunskú lokalizáciu na úrovni rozhrania, ale šablónu tlačených dokumentov si vytvárate sami. V regionálnych nastaveniach vyberiete región "Rumunsko", pridáte rumunskú šablónu a zadáte text sprievodného e-mailu v rumunskom jazyku.

Odpovede na časté otázky podnikateľov

?Ako rýchlo skopírovať existujúcu šablónu pre nový región bez pridávania všetkých premenných od začiatku?

Na tento účel je v pracovnom formulári "Regionálne nastavenia tlače a odosielania" k dispozícii tlačidlo Kopírovať. Pomocou neho môžete vytvoriť nové regionálne nastavenie na základe existujúceho. Otvorí sa formulár úprav s vyplnenými poľami, v ktorom stačí zmeniť región a vybrať iný súbor šablóny dokumentu. To výrazne zrýchľuje prácu administrátora.

?Závisí jazyk tlačeného dokumentu od jazyka rozhrania programu?

Jazyk tlačeného dokumentu je určený výlučne statickým textom, ktorý ste vložili do súboru šablóny (v editore FastReport), a systémovými premennými. Regionálne nastavenia tlače umožňujú programu vybrať správny súbor šablóny bez ohľadu na to, aký jazyk rozhrania predajca práve používa (ukrajinský alebo rumunský). Ak ste pre Rumunsko nastavili šablónu v rumunskom jazyku, vytlačí sa v rumunčine, aj keď máte rozhranie Torgsoft v ukrajinskom jazyku.

?Čo robiť, ak podnik vykonáva činnosť prostredníctvom viacerých Živnostníkov a dokumenty pre ten istý región sa majú líšiť v závislosti od Živnostníka?

Torgsoft umožňuje nastaviť šablóny nielen podľa regiónu, ale aj podľa konkrétneho Podniku. V nastaveniach môžete vytvoriť samostatnú šablónu pre konkrétneho Živnostníka a konkrétny región. Algoritmus programu najprv vyhľadáva úplnú zhodu podľa oboch parametrov.

?Je možné nastaviť odosielanie e-mailov zahraničným zákazníkom v ich jazyku bez použitia externých e-mailových klientov (napríklad Outlook)?

Áno, v regionálnych nastaveniach tlače môžete vybrať spôsob odosielania. Ak zvolíte spôsob odlišný od Outlooku (napríklad priame odosielanie cez SMTP), program použije vami zadané nastavenia na odoslanie e-mailu. Predmet e-mailu, text (vo formáte HTML) a názov súboru prílohy budú tiež vytvorené v jazyku, ktorý ste uviedli v nastaveniach pre daný región.