Ako funguje automatické vyraďovanie z prevádzky pri publikovaní: vytváranie dokumentov, obmedzenia úprav a často kladené otázky

Automatické rozkompletovanie pri príjme tovaru: súvisiace doklady, pravidlá úprav a zrušenia

V maloobchode a veľkoobchode často nastáva situácia, keď tovar prichádza od dodávateľa vo veľkých baleniach, napríklad v škatuliach, kotúčoch alebo blokoch, ale zákazníkom sa predáva po jednotlivých kusoch. Na zjednodušenie evidencie takéhoto tovaru je v programe Torgsoft k dispozícii funkcia automatického rozkompletovania pri príjme tovaru v príjmovom doklade. 

Podnikatelia sa najčastejšie obracajú na pracovníkov technickej podpory s otázkami, ako tento proces správne nastaviť, prečo sa po úprave pôvodného dokladu nezmení množstvo alebo cena rozbaleného tovaru, odkiaľ sa v databáze objavujú doklady so stavmi «Odpis pri rozkompletovaní» a «Príjem z rozkompletovania» a ako správne zrušiť alebo odstrániť súpravu prijatú omylom.

Princíp fungovania režimu a typy dokladov

Z pohľadu programu Torgsoft sa komplety rozdeľujú na dva typy: «balenie», ktoré obsahuje iba jeden druh tovaru, a «súpravu», ktorá obsahuje dva alebo viac rôznych druhov tovaru.

Pre balenia sú dostupné dva spôsoby automatického rozkompletovania:

1. V aktuálnom doklade: tovar-komplet sa vôbec nezaeviduje ako príjem. Namiesto neho sa okamžite prijme jediný tovar, ktorý je súčasťou kompletu, pričom jeho množstvo a ceny sa automaticky prepočítajú podľa množstva a ceny tovaru-kompletu. Osobitosťou tohto spôsobu je, že sa nevytvára žiadny doklad o príjme samotného balenia.

2. Samostatnými dokladmi: tovar-komplet sa najskôr zaeviduje ako príjem. Program potom automaticky vytvorí doklad o odpise tovaru-kompletu v množstve zodpovedajúcom prijatému množstvu, pričom v poli príjemcu tohto dokladu sa uvedie hodnota «Odpis pri rozkompletovaní». Následne sa automaticky vytvorí príjmový doklad, v ktorého poli príjemcu sa uvedie hodnota «Príjem z rozkompletovania», už s rozbalenými položkami kompletu evidovanými po jednotlivých kusoch.

Pre «súpravy», ktoré obsahujú viac rôznych druhov tovaru, je dostupný iba jeden spôsob automatického rozkompletovania — Samostatnými dokladmi.

Nezávislosť od následných úprav pôvodného dokladu

Jedna z najčastejších otázok používateľov sa týka toho, prečo sa po úprave dokladu zmeny neuplatnia na tovar evidovaný po kusoch.

Dôsledky odstránenia alebo zrušenia dokladov

Ak pri príjme tovaru došlo k chybe, program používa jasné pravidlá odstraňovania a rušenia súvisiacich dokladov:

• Odstránenie celého dokladu. Ak sa vo formulári «Zoznam príjmov» odstráni príjmový doklad obsahujúci tovar, ktorý bol automaticky rozkompletovaný samostatnými dokladmi, spolu s ním sa automaticky odstránia aj všetky súvisiace doklady, teda «Odpis pri rozkompletovaní» a «Príjem z rozkompletovania».

• Odstránenie samostatného tovaru z dokladu. Ak sa vo formulári «Príjem tovaru» priamo z príjmového dokladu odstráni iba tovar-komplet, pre ktorý bolo vykonané automatické rozkompletovanie, odstránia sa aj súvisiace doklady o odpise a príjme z rozkompletovania tohto tovaru.

• Zrušenie iba rozkompletovania. Ak je potrebné zachovať doklad aj prijatý komplet bez zmeny, ale zrušiť samotné rozbalenie, vykoná sa to vo formulári «Doklad» — «Kompletizácia» na karte «Zoznam rozkompletovaní». Akcia «Zrušiť rozkompletovanie» odstráni doklady «Odpis pri rozkompletovaní» a «Príjem z rozkompletovania», ale zachová pôvodný príjmový doklad samotného kompletu.

 Upozorňujeme, že program umožňuje zrušiť rozkompletovanie viacerých riadkov naraz, čo zjednodušuje prácu s veľkým objemom údajov.

Odpovede na časté otázky podnikateľov o fungovaní režimu

Na základe otázok, s ktorými sa podnikatelia obracajú na technickú podporu, uvádzame odpovede na najčastejšie situácie: