Inventúra: zoznam, počítanie a uzavretie

Inventúra porovnáva skutočné množstvo tovaru s účtovnými zostatkami v systéme Torgsoft. Po uzatvorení súpisu program zaeviduje prebytky, odpíše manká a zosúladí skladové zostatky s výsledkami sčítania.

Príprava a vytvorenie súpisu

Ako zadať skutočné množstvo

Skener čiarových kódov urýchľuje sčítanie. V prípade jeho absencie je možné zadať skutočné množstvo manuálne.

Čo je potrebné určiť pred začiatkom sčítania

Tri scenáre vytvorenia súpisu

Scenár 1. Celý sklad

1. Otvorte Sklad → Stav skladu.
2. Vyberte účtovné stredisko, v ktorom prebieha inventúra.
3. Vyčistite produktové filtre, aby sa v tabuľke zobrazil celý sklad tohto účtovného strediska.
4. Pomocou viacnásobného výberu označte všetky tovary.
5. Kliknite na Pridať tovar do inventúrneho súpisu.
6. Vyberte existujúci otvorený súpis alebo vytvorte nový.

Scenár 2. Vybrané tovary

1. Otvorte Sklad → Stav skladu.
2. Otvorte filter tovaru pomocou tlačidla filtra alebo klávesu F12.
3. Zadajte požadovaný výber, napríklad druh tovaru, výrobcu alebo dodávateľa.
4. Aplikujte filter a označte všetky nájdené položky alebo iba tovary, ktoré je potrebné skontrolovať.
5. Kliknite na Pridať tovar do inventúrneho súpisu.
6. Vyberte otvorený súpis alebo vytvorte nový.

Tento scenár je vhodný pre kontrolnú inventúru rizikových položiek, konkrétneho dodávateľa, výrobcu, produktovej skupiny alebo ľubovoľného výberu tovarov.

Scenár 3. Vybrané druhy tovaru

1. Otvorte Dokument → Inventúrny súpis.
2. Kliknite na Pridať.
3. Vyplňte parametre súpisu, kliknite na Uložiť a vyberte vytvorený dokument.
4. Použite akciu Pridať tovar podľa vybraných druhov.
5. Vo výberovom okne rozbaľte potrebné vetvy adresára. Pre celú štruktúru môžete použiť tlačidlá Rozbaliť všetko a Zbaliť všetko.
6. Označte jeden alebo viac druhov a kliknite na Vybrať.

Sivou farbou je označený druh, ktorý už bol pridaný do aktuálneho súpisu. Zelenou je označený druh vybraný na pridanie. Žltá farba ukazuje, že pre tento druh už bola v danom období vytvorená inventúra cez tento režim.

Parameter Vytvoriť samostatné súpisy pre každý druh tovaru vygeneruje samostatný dokument pre každý vybraný druh. Názov druhu sa automaticky zapíše do poľa popisu príslušného súpisu.

V poli Popis inventúry uveďte oddelenie, skupiny tovarov, regály alebo iné informácie, podľa ktorých je možné dokument nájsť.

Filtre počas vytvárania a kontroly súpisu

Tovary, ktoré nie sú v pôvodnom výbere

Súpis je možné vytvoriť prázdny alebo ho dopĺňať počas sčítania. Pri vytváraní dokumentu v poli Ak tovar nebol nájdený v súpise určte, čo robiť, keď zamestnanec naskenuje položku mimo pôvodného zoznamu:

• Oznámiť chybu — program upozorní, že tovar nie je v súpise a nepridá ho;
• Pridať tovar do súpisu — program pridá nájdený tovar do aktuálneho súpisu po naskenovaní.

Druhá možnosť je potrebná, ak sa skutočný sortiment môže líšiť od pôvodného výberu, alebo ak sa súpis tvorí postupne podľa tovarov, ktoré sa nachádzajú v miestnosti.

Sčítanie tovaru

Aký režim blokovania tovaru zvoliť

Pre obchod, ktorý pokračuje v prevádzke, sa odporúča režim Blokovať tovar po prvom naskenovaní. Po dokončení sčítania nastavte položkám stav Sčítanie dokončené. Tovar bude opäť dostupný na predaj.

Je potrebné zatvárať obchod

Obchod môže pokračovať v prevádzke. Inventúra sa vykonáva v menších častiach:

1. Vytvorte súpis pre konkrétnu skupinu alebo oddelenie.
2. Vyberte Blokovať tovar po prvom naskenovaní.
3. Spočítajte malú časť tovaru.
4. Dokončite sčítanie týchto položiek.
5. Prejdite na ďalšiu skupinu.

Tovar, ktorý sa práve počíta, bude dočasne nedostupný na predaj. Zvyšok sortimentu zostane dostupný.

Ako vykonať «slepú» inventúru

«Slepá» inventúra skrýva účtovné množstvo pred zamestnancom. To znižuje riziko prispôsobovania skutočného výsledku údajom v programe.

Obmedzenie súpisu pre predajcu.

Otvorte Nastavenia → Parametre → Prístup a zapnite parameter Obmedziť inventúrny súpis pre vykonanie inventúry predajcom.

Potom predajca:

• nevidí účtovné množstvo v súpise;
• nevidí veľkoobchodnú cenu;
• nemôže tlačiť dokumenty s výsledkami inventúry.

Obmedzenie sa vzťahuje na používateľov s rolou Predajca. Pre inú rolu skontrolujte pridelené práva samostatne.

Skrývanie zostatkov v iných formulároch.

Otvorte Nastavenia → Parametre → Rola, vyberte požadovanú rolu a zapnite Skrývať množstvo na sklade pre tovar v inventúre. Parameter skryje zostatok tovaru, ktorý je v inventúre, v iných formulároch dostupných používateľovi.

Pre sčítanie v mobilnej aplikácii Torgsoft dodatočne zapnite Blokovať manuálne zadávanie. Zamestnanec nebude môcť otvoriť formulár na zmenu množstva a bude tovar iba skenovať.

Ako zadávať skutočné množstvo

Vo formulári Tovar v inventúre sú dostupné nasledujúce režimy:

• Zvýšiť množstvo — každé naskenovanie pridá jednu jednotku;
• Vyžiadať množstvo — po naskenovaní sa otvorí pole pre zadanie množstva;
• Zmeniť — skutočné množstvo sa zadá manuálne pre vybraný tovar;
• Zadať skutočné množstvo tovaru — program zapíše množstvo a okamžite nastaví stav Sčítanie dokončené.

Tovary s nezrovnalosťami fyzicky prepočítajte ešte raz pred uzatvorením súpisu.

Stavy sčítania tovaru

Pre kontrolu filtrujte tovar podľa stavu sčítania a výsledku:

• tovar, ktorý nebol spočítaný;
• nespočítaný tovar, ktorý je na sklade;
• tovar, pri ktorom sa začalo sčítanie;
• tovar, pri ktorom bolo sčítanie dokončené;
• tovar s mankom, prebytkom alebo bez nezrovnalostí.

Pred uzatvorením súpisu skontrolujte položky, ktoré mali byť spočítané a zostali v stave Nebolo sčítané.

Ako kontrolovať kroky zamestnancov

Tlačidlo Denník otvára všetky operácie v súpise. V denníku je vidieť, kto a kedy naskenoval tovar alebo zmenil množstvo. Tlačidlo Denník tovaru zobrazuje operácie iba pre vybranú položku.

Skontrolujte denník, ak:

• množstvo bolo zmenené manuálne;
• výsledok sa výrazne líši od účtovníctva;
• viacero zamestnancov pracovalo s jedným súpisom;
• potrebujete nájsť zdroj chyby.

Spôsoby sčítania a špeciálne režimy

Inventúra podľa vytlačeného súpisu

1. Vytvorte súpis a pridajte potrebné tovary.
2. Vyberte Tlač inventúrnych výkazov → Súpis pre manuálnu evidenciu.
3. Zapíšte skutočné množstvo na papier.
4. Otvorte Dokument → Inventúrny súpis → Inventúra tovaru.
5. Preneste skutočné množstvo do programu.
6. Pre každú zadanú položku nastavte Sčítanie dokončené.

Načítanie výsledkov z TZD alebo súboru CSV

Torgsoft prijíma dáta generované kompatibilným terminálom na zber dát alebo programom ako Barcode Harvester.

1. Vytvorte a otvorte súpis.
2. V prípade potreby nahrajte zoznam tovaru do TZD.
3. Vykonajte skenovanie.
4. Vygenerujte textový alebo CSV súbor vo formáte nastavenom pre príslušný TZD.
5. V súpise kliknite na Práca s terminálom na zber dát → Získať informácie z terminálu.
6. Vyberte súbor a skontrolujte načítané množstvo.

Súbor Excel s ľubovoľnou štruktúrou nie je hotovým súborom na import. Dáta musia byť pripravené vo formáte, ktorý očakáva nakonfigurovaný TZD alebo príslušná aplikácia. V aktuálnych inštrukciách pre Android aplikácie sa používa CSV.

Ako zohľadniť sklady tretej úrovne

V skladoch tretej úrovne môžu byť evidované rezervy a iný tovar dočasne presunutý z hlavného skladu. Tento tovar zostáva majetkom podniku. Bežný zostatok hlavného skladu ho nezahŕňa.

Pri vytváraní súpisu skontrolujte parameter Zohľadniť množstvo tovaru v skladoch 3. úrovne.

• Ak je parameter zapnutý, Torgsoft zohľadní zostatky hlavného a podriadených skladov.
• Ak je parameter vypnutý, do súpisu sa dostane iba množstvo z hlavného skladu.

Ako nájsť tovar, ktorý nebol dlho kontrolovaný

V tabuľke Sklad → Stav skladu zapnite stĺpec Dátum inventúry a vyfiltrujte tovary podľa dátumu poslednej inventúry. Takto môžete nájsť:

• položky, ktoré sa dlho nepočítali;
• tovary bez dátumu inventúry;
• zostatky jedného alebo dvoch kusov, ktoré sa dlhší čas nemenia;
• tovary so zvýšeným rizikom strát.

Dátum sa môže aktualizovať pred konečným uzatvorením súpisu. Potvrdzuje, že tovar bol zahrnutý do inventúry. Samotný tento fakt nedokazuje, že bol súpis uzatvorený.

Viac podrobností o hľadaní tovaru podľa dátumu poslednej inventúry.

Inventúra krabíc sezónneho uskladnenia

Režim je dostupný, ak máte doplnkovú funkciu Zber tovaru do krabice na sezónne uskladnenie.

1. V poli Typ dokladu vyberte Tovar v krabici.
2. Otvorte súpis.
3. Pridajte potrebné krabice podľa čiarového kódu, artikla alebo zo zoznamu.
4. Vykonajte sčítanie tovaru v krabiciach.

Tovary na predajnej ploche nemusia byť zahrnuté do takéhoto súpisu.

Inventúra podľa sériových čísel

Tento režim sa používa pre tovar s prísnou záručnou evidenciou: elektroniku, domáce spotrebiče, mobilné zariadenia a iný tovar s jedinečnými sériovými číslami.

Počas sčítania sa skenuje položka tovaru a každé sériové číslo. To umožňuje zistiť:

• chýbajúci alebo prebytočný kus;
• nesprávne sériové číslo;
• tovar, ktorý je evidovaný v inom sklade.

Uzatvoreние súpisu a výsledky

Čo sa deje pri uzatvorení

Po kliknutí na Uzatvoriť súpis Torgsoft:

1. porovnáva skutočné a účtovné množstvo;
2. vytvorí príjemku na prebytky;
3. vytvorí vyraďovací protokol pre manká;
4. zosúladí skladové zostatky so skutočným množstvom.

Pre prebytky je cena v automaticky vytvorenej príjemke určená ako posledná obstarávacia cena: nákupná cena plus dodatočné náklady na tovar.

V aktuálnych verziách sa celkové sumy môžu vypočítať počas nasledujúceho prepočtu obstarávacích nákladov. Ak sa vedľa súpisu objaví príslušná ikona, vyberte dokument a kliknite na Prepočítať sumy.

Tlačidlo Prepočítať obstarávaciu cenu vypočíta náklady na všetky tovary a súčty všetkých súpisov, ktoré si vyžadujú výpočet.

Aktuálne inštrukcie na uzatvorenie súpisu.

Kde nájsť vytvorené dokumenty

• prebytky sa nachádzajú v Sklad → Zoznam príjmov;
• manká sa nachádzajú v Sklad → Zoznam výdajov;
• číslo a dátum vyraďovacieho protokolu sa zobrazujú v zozname inventúrnych súpisov.

Ak neboli zistené žiadne nezrovnalosti, program nevytvorí prázdne opravné dokumenty.

Ako sa počíta suma manka

V stĺpci Suma manka môže byť 0, aj keď program vytvoril vyraďovací protokol. Stáva sa to, keď sú odpisy úplne pokryté prebytkami.

Prečo sa sumy v súpise a vo výkaze líšia

Vo formulári Inventúrny súpis sa súčty zobrazujú v obstarávacej cene (nákladoch). Štandardný tlačený výkaz Výsledky inventúry vytvára súčty v maloobchodných cenách. Prirážka zvyšuje sumu v tlačenom výkaze.

Na porovnanie použite rovnaký typ ceny. V prípade potreby je možné šablónu tlačeného výkazu nastaviť na výpočet v obstarávacej alebo veľkoobchodnej cene.

Prečo sa suma vo vyraďovacom protokole líši od sumy v súpise

Súpis používa aktuálnu obstarávaciu cenu zo stavu skladu. Vyraďovací protokol počíta obstarávaciu cenu podľa metódy nastavenej v parametroch účtovníctva.

Ak sa používa evidencia podľa šarží, odpis je prepojený s príjemkami na základe princípu FIFO: tovar zo šarže, ktorá prišla ako prvá, sa odpíše ako prvý. Keď majú šarže rôzne nákupné ceny, suma protokolu sa môže líšiť od aktuálnej priemernej obstarávacej ceny v súpise.

Porovnávajte dokumenty po výpočte obstarávacej ceny a s prihliadnutím na nastavenú metódu jej určenia.

Viac podrobností o rozdiele v sume manka v súpise, protokole a výkazoch.

Ako zrušiť uzatvorenie súpisu

Ak sa chyba zistí okamžite po uzatvorení:

1. Vyberte súpis.
2. Kliknite na Zrušiť uzatvorenie.
3. Program vymaže automaticky vytvorené príjmy a odpisy.
4. Opravte skutočné množstvo.
5. Znovu uzatvorte súpis.

Chyby a obnova činnosti

Chyba Arithmetic overflow alebo konverzia na typ int

Najčastejšou príčinou je, že čiarový kód bol naskenovaný do poľa Množstvo. Program prijme viacciferné číslo, napríklad 4820001234567, ktoré sa nedá správne použiť vo výpočtoch.

1. Skontrolujte stĺpec skutočného množstva.
2. Nájdite abnormálne veľkú hodnotu pripomínajúcu čiarový kód.
3. Nahraďte ju správnym množstvom.
4. Zopakujte uzatvoreние alebo prepočet súm.

Ak súpis už prešiel do stavu Súpis sa uzatvára a neumožňuje úpravu údajov, kontaktujte technickú podporu. Nemeňte stav dokumentu a súvisiace faktúry manuálne v databáze.

Súpis zostal v stave «Súpis sa uzatvára»

Tento stav chráni dokument pred opakovaným súbežným uzatvorením. Ak sa počas výpočtu zatvoril program, vypol sa počítač alebo sa prerušilo pripojenie:

1. Reštartujte Torgsoft.
2. Skontrolujte, či je súpis uzatvorený a či sa objavila ikona potreby výpočtu.
3. Ak je súpis uzatvorený, kliknite na Prepočítať sumy alebo vykonajte celkový prepočet obstarávacej ceny.
4. Ak dokument zostáva dlhší čas v stave Súpis sa uzatvára a je nedostupný pre prácu, kontaktujte technickú podporu.

Nevytvárajte manuálne nové príjmy alebo odpisy na kompenzáciu, kým sa neskontroluje stav pôvodného súpisu.

Prečo sa zdvojili vyraďovacie protokoly a príjemky

V starších verziách mohlo dochádzať k duplikácii, ak bol jeden súpis súčasne zatváraný z rôznych pracovísk. Aby sa tomu zabránilo, bol do Torgsoft pridaný blokovací stav Súpis sa uzatvára.

Ak sú dokumenty už zdvojené:

• nevymazávajte jeden z dokumentov manuálne;
• zastavte pohyb tovaru, ktorého sa problém týka;
• kontaktujte technickú podporu na overenie prepojení medzi súpisom, príjmami a odpismi;
• aktualizujte Torgsoft na aktuálnu verziu.

Vymazanie viditeľného duplikátu bez kontroly databázy môže ponechať nesprávne zostatky alebo obstarávaciu cenu.

Kontrolný zoznam pred uzatvorením

Po uzatvorení skontrolujte stav skladu a automaticky vytvorené príjmy a odpisy. Potom vypočítajte celkové sumy a obstarávaciu cenu.