«Шот-фактурамен сауда жасау» бөлімінде бұрын жасалған аванстық төлемді есепке алу: автоматты және қолмен алдын ала төлемді есепке алу

Торгсофт бағдарламасындағы «Шот жазып беру арқылы сауда» режимі көтерме сауданы, қоймадан тауар жөнелтуді, қолма-қол ақшасыз есеп айырысуды және интернет-дүкендердің тапсырыстарын өңдеуді ұйымдастыруға арналған. Оның басты артықшылығы — сату процесін бірнеше жеке кезеңге бөлу: төлем шотын шығару, аванстық төлемді қабылдау, шығыс жүкқұжаты бойынша тауар жөнелту және түпкілікті өзара есеп айырысу. Шығыс жүкқұжатын рәсімдеу кезінде бағдарлама бұрын төленген қаражатты қалай есепке алады, клиенттің шотында ақша болғанымен, шығыс жүкқұжаты неге төленбеген болып көрсетілуі мүмкін, қандай жағдайларда аванс автоматты түрде есепке жатқызылады және қашан оны қолмен есепке жатқызу қажет, сондай-ақ ПККМ арқылы аванс пен түпкілікті төлемді қалай дұрыс фискализациялауға болады?

1. Торгсофт аванстық есеп айырысулардың негізгі ұғымдары мен мәні

Қаржылық және тауар есебін ашық жүргізу үшін жүйенің негізгі терминдерін ажырата білу маңызды:

• Шот жазып беру арқылы сауда (ШЖС) — Торгсофт арнайы есеп жүргізу режимі (Құжат — Шот жазып беру арқылы сауда мәзірі). Ол коммерциялық ұсыныстар мен төлем шоттарын жасауға, алдын ала төлемдерді тіркеуге, тауарларды резервке қоюға және шығыс жүкқұжаттарын қалыптастыруға мүмкіндік береді.

• Аванс (шот бойынша алдын ала төлем) — тауар қоймадан нақты жөнелтілгенге дейін сатып алушыдан қолма-қол немесе қолма-қол ақшасыз алынған қаражат.

• Авансты есепке жатқызу — бұрын төленген авансты шығыс жүкқұжатымен байланыстыратын, сол арқылы жөнелтілген тауар үшін сатып алушының қарызын азайтатын немесе толық өтейтін қаржылық операция.

Торгсофт бағдарламасында төлем шоты мен шығыс жүкқұжаттары бойынша ақша балансы төлем шоты рәсімделген валютада есептеледі. Сатып алушы шот бойынша ақша төлегенде, төлем «Шот бойынша алдын ала төлем» қойындысында тіркеледі. Шығыс жүкқұжаты қалыптастырылғанға дейін бұл қаражат сатып алушының бөлінбеген авансы болып есептеледі.

Шығыс жүкқұжаты жасалғаннан кейін тауар қоймадан есептен шығарылады және осы жүкқұжат бойынша пайда болған қарызды қолда бар аванс есебінен өтеу қажет болады.

2. Шығыс жүкқұжатын жасау кезінде авансты автоматты түрде есепке жатқызу

Торгсофт бағдарламасы оператордың күнделікті қайталанатын қол жұмысын барынша азайту үшін жасалған. Көптеген стандартты жағдайларда аванс автоматты түрде есепке жатқызылады.

Автоматты есепке жатқызу алгоритмі:

1. Алдын ала төлемді енгізу. Клиент шотты толық немесе ішінара төлейді (мысалы, банк үзіндісі, төлем терминалы немесе касса арқылы). Төлем «Шот бойынша алдын ала төлем» қойындысындағы төменгі кестеде тіркеледі.

2. Шығыс жүкқұжатын қалыптастыру. Менеджер «Шот» қойындысында «Шығыс жүкқұжатын жасау» батырмасын басады немесе «Жүкқұжатты жасау және оны төлеу» әрекетін қолданады.

3. Қаражатты автоматты түрде байланыстыру. Егер жүкқұжат жасалған сәтте осы шот немесе клиент бойынша алдын ала төлем болса, Торгсофт қолда бар қаражатты жасалып жатқан шығыс жүкқұжатына автоматты түрде байланыстырады:

•    Толық алдын ала төлем (100%). Егер енгізілген аванс шығыс жүкқұжатының сомасына тең болса, жүкқұжат бірден «Толық төленген» мәртебесімен жасалады және ол бойынша қарыз нөлге тең болады.

•    Ішінара аванс. Егер аванс сомасы жүкқұжат сомасынан аз болса, бағдарлама қолда бар авансты толық есепке жатқызады, жүкқұжат бойынша қарызды осы сомаға азайтады және қалған соманы қосымша төлеуге арналған терезені ашады. Егер пайдаланушы қалған соманы төлеуден бас тартса, жүкқұжат бәрібір жасалады, бірақ автоматты түрде есепке жатқызылған аванс сомасына ғана ішінара төленген болып қалады.

•    Артық төлем (аванс жөнелтілген тауар сомасынан көп). Егер енгізілген аванс шығыс жүкқұжаты бойынша қарыздан асып кетсе (мысалы, тауар ішінара жөнелтілгенде), Торгсофт жүкқұжатқа оны толық өтеуге қажетті соманы ғана байланыстырады. Алдын ала төлемнің қалған бөлігі келесі жөнелтулер үшін шотта сақталады.

3. Авансты қолмен есепке жатқызу: алдын ала төлем есебінен төлем жүргізу

Кәсіпорын жұмысында автоматты есепке жатқызу орындалмай қалған немесе төлемдердің байланысы жойылған жағдайлар кездеседі (мысалы, құжаттарды өңдегеннен немесе бұрынғы бухгалтерлік жазбаларды болдырмағаннан кейін). Мұндай жағдайларға Торгсофт авансты қолмен есепке жатқызуға арналған арнайы құралдар қарастырылған.

Бұл функция шығыс жүкқұжаты бойынша қарызды клиенттің қолда бар авансы немесе қалдықтарда тіркелген артық төлемі есебінен өтеуге арналған.

Қадамдық әрекеттер тәртібі:

1. «Шот жазып беру арқылы сауда» режиміне өтіп, «Шығыс жүкқұжаты» қойындысын ашыңыз.

2. Жоғарғы кестеден қарызы бар шығыс жүкқұжатын таңдаңыз.

3. «Шығыс жүкқұжатын алдын ала төлем есебінен төлеу» батырмасын басыңыз.

4. Жүйе клиенттің бос авансы бар-жоғын тексереді (серіктестермен балансты ескере отырып) және диалогтік терезені ашады. Онда есепке жатқызылатын сома автоматты түрде ұсынылады (ол жүкқұжат бойынша қарыздан да, қолда бар аванстан да аспайды).

5. Операция расталғаннан кейін баланстық қаржылық құжаттар жасалады, шығыс жүкқұжаты бойынша қарыз азаяды немесе толық өтеледі, ал клиенттің бос авансы сәйкесінше азаяды.

Егер бір шот бойынша бірнеше аванстық төлем енгізіліп, бірнеше шығыс жүкқұжаты жасалған болса (тауар ішінара жөнелтілгенде), «Алдын ала төлемді бөлу» әрекеті қолданылады:

1. «Шот бойынша алдын ала төлем» қойындысына өтіңіз.

2. «Алдын ала төлемді бөлу» батырмасын басыңыз.

3. Бағдарлама осы шотқа қатысты барлық төленбеген шығыс жүкқұжаттарын автоматты түрде талдап, бөлінбеген аванс сомасын олардың арасында хронологиялық тәртіппен (ең ерте жасалған жүкқұжаттан кейінгісіне қарай) бөледі.

Кәсіпкерлердің жиі қоятын сұрақтарына жауаптар

Қарызды өтеудің аралас тәсілі қолданылады. Шығыс жүкқұжатын жасау кезінде (немесе «Жүкқұжатты жасау және оны төлеу» әрекетін таңдағанда) Торгсофт қолда бар аванстың бүкіл сомасын автоматты түрде есепке жатқызады. Қалған сома үшін бағдарлама стандартты төлем терезесін ашады. Онда қосымша төлем әдісін (қолма-қол ақша, банк шоты немесе төлем терминалы) таңдауға болады. Егер сатып алушы қалдықты бірден төлемесе, төлем терезесін жабуға болады — бұл жағдайда шығыс жүкқұжаты аванс сомасына ішінара төленген болып қалады, ал қалған сома сатып алушының қарызы ретінде көрсетіледі.

Ол үшін Торгсофт «Ішінара жөнелту» режимі қолданылады. Тауардың бір бөлігіне алғашқы шығыс жүкқұжаты жасалғанда, Торгсофт осы жүкқұжаттың толық сомасын өтеуге қажетті авансты есепке жатқызады. Аванстың қалған бөлігі «Шот бойынша алдын ала төлем» қойындысында өзгеріссіз сақталады. Екінші шығыс жүкқұжаты қалыптастырылғанда, аванстың қалдығы оған автоматты түрде байланыстырылады. Егер автоматты байланыстыру орындалмаса, шоттың алдын ала төлемдері қойындысындағы «Алдын ала төлемді бөлу» батырмасын басу жеткілікті.

Мұндай жағдай екі себеп бойынша туындайды:

1. Клиенттің төлемі банк үзіндісі немесе терминал арқылы «Анықталмаған төлем» ретінде түсіп, әлі нақты шотқа байланыстырылмаған.

2. Шығыс жүкқұжаты төлемдер енгізілгенге дейін жасалған немесе төлемдердің байланысы қолмен жойылған.

Қалай түзетуге болады:

• Егер төлем банк шотына түссе, «Клиенттердің төлемдері» — «Анықталмаған төлемдер» қойындысына өтіп, төлемді таңдаңыз және «Төлемді шотпен байланыстыру» батырмасын басыңыз. Осыдан кейін қаражат шоттың авансы ретінде тіркеліп, шығыс жүкқұжатына бөлінеді.

• Егер қаражат шот бойынша алдын ала төлем ретінде тіркелген, бірақ жүкқұжатта көрсетілмеген болса, «Шығыс жүкқұжаты» қойындысынан қажетті жүкқұжатты таңдап, «Шығыс жүкқұжатын алдын ала төлем есебінен төлеу» батырмасын басыңыз.

Аванстар мен түпкілікті төлемдерді фискализациялау кәсіпорын таңдаған есеп саясатына және Баптаулар — Параметрлер — Чек мәзіріндегі параметрлерге байланысты:

1. Авансты фискализациялау схемасы (екі кезеңді):

•    Авансты қабылдаған кезде «Шот» қойындысында (немесе алдын ала төлемдер қойындысында) фискалдық чекті басып шығару таңдалады. ПККМ алдын ала төлем чегін қалыптастырады. Ондағы тауар саны аванс сомасының шоттың жалпы сомасына қатынасына пропорционалды түрде есептеледі, ал тауар атауына «... үшін алдын ала төлем» префиксі қосылады.

•    Тауарды түпкілікті жөнелту және шығыс жүкқұжаты бойынша қосымша төлем жасау кезінде ПККМ қалған сомаға фискалдық чек қалыптастырады.

2. Авансты фискализацияламайтын схема (бір кезеңді):

•    Чек баптауларында «Алдын ала төлем чектерін басып шығармау» параметрі қосылады.

•    Аванс бағдарламада фискалдық чек басып шығарылмай қабылданады және тіркеледі. Шығыс жүкқұжаты бойынша барлық тауар толық жөнелтілгенде, тауарлардың толық тізімі мен жалпы сомасы көрсетілген бір қорытынды фискалдық чек басып шығарылады. Бұл ретте аванс бұрын төленген сома ретінде ескеріледі.

• Егер шығыс жүкқұжаты әлі жасалмаған болса. «Шот» қойындысында «Алдын ала төлемді қайтару» әрекеті қолжетімді. Бағдарлама қаражатты қайтару нысанын ашады, енгізілген аванс сомасын автоматты түрде толтырады және шығыс кассалық ордерін немесе клиенттің банк шотына қаражат қайтару операциясын қалыптастырады.

• Егер шығыс жүкқұжаты бойынша тауар жөнелтіліп қойған болса. Бағдарлама авансты тікелей бастапқы шоттан қайтаруға рұқсат бермейді — алдымен тиісті шығыс жүкқұжаты бойынша «Қайтару» қойындысында «Қайтару» құжатын рәсімдеу қажет. Тауарды қайтару тіркелгеннен кейін сатып алушының тауар-ақша балансы түзетіледі, ал қалған қаражат клиентке касса немесе банк шоты арқылы қайтарылады.

Қорытындылар мен ұсыныстар

Торгсофт аванстарды дұрыс есепке алу кассалық тәртіптің дәл сақталуын қамтамасыз етеді, қосарланған салық салуды болдырмайды және контрагенттермен өзара есеп айырысулар карточкасында жалған қарыздардың пайда болуына жол бермейді.