Құжаттарды өңдеу және жою: шот-фактураларды өзгертудің контрагенттермен өзара есеп айырысуға және қарыздарды кезең-кезеңімен тексеруге әсері

Күнделікті саудада менеджерлер мен кассирлер тауарларды үнемі рәсімдейді, алдын ала төлемдер қабылдайды, шығыс жүкқұжаттарын жасайды немесе банк шоттары мен кассалар арқылы есеп айырысулар жүргізеді. Операция жүргізілгеннен кейін құжаттағы тауар санын түзету, сату бағасын өзгерту, тауардың бір бөлігін қайтару немесе қате рәсімделген құжатты жою қажет болатын жағдайлар жиі кездеседі. Мұндай кезде мынадай сұрақтар туындайды: егер жүкқұжат бойынша ақша төленіп қойса, оны қалай дұрыс жоюға болады; баға немесе валюта бағамы өзгергеннен кейін клиентте неліктен жалған қарыз немесе аванс пайда болады; қате тіркелген қарызды өтеу операциясын қалай болдырмауға болады және кассалық күн немесе есептік кезең жабылып қалған жағдайда қаржылық құжаттарды қалай ретке келтіруге болады.

1. Торгсофт негізгі ұғымдар және құжаттардың өзара байланысу механизмі

Торгсофт жүйесінде есептің ашықтығын қамтамасыз ету үшін құжаттардың екі түрі нақты ажыратылады:

• Қоймалық құжаттар (кіріс жүкқұжаты, шығыс жүкқұжаты, сату, тауарды қайтару, есептен шығару актілері) — нақты есеп орталығында тауарлардың физикалық қозғалысын немесе олардың меншік иесінің өзгеруін тіркейді.

• Қаржылық құжаттар (кассалық ордер, төлем тапсырмасы, банк үзіндісі, анықталмаған төлем) — кассадағы немесе банк шотындағы ақша қаражатының қозғалысын тіркейді.

Сатып алушылармен және жеткізушілермен өзара есеп айырысулар тауар-ақша балансының екіжақты жазба қағидаты бойынша қалыптасады: қоймалық құжат міндеттеменің сомасын жасайды немесе өзгертеді (мысалы, шығыс жүкқұжатын өткізу сатып алушының дүкен алдындағы қарызын арттырады), ал қаржылық құжат бұл міндеттемені толық немесе ішінара өтейді.

Торгсофт есеп айырысулардың жағдайын бақылау үшін екі негізгі нысан қолданылады:

1. Серіктестермен баланс — ағымдағы сәттегі немесе таңдалған кезеңдегі жалпы қарыз қалдығын (кім бізге қарыз немесе біз кімге қарызбыз) контрагенттер мен валюталар бойынша көрсететін жиынтық нысан.

2. Өзара есеп айырысулар карточкасы және Серіктеспен баланстың егжей-тегжейлі талдауы — барлық қоймалық және кассалық операциялардың хронологиялық тізбегін, соның ішінде әрбір төлемнің тиісті жүкқұжатпен қалай байланыстырылғанын көрсететін егжей-тегжейлі есептер.

2. Құжаттарды өңдеу немесе жою кезінде қарызға не болады

Құжат өңделген немесе жойылған кезде жүйе контрагенттің балансын автоматты түрде қайта есептейді. Алайда қорытынды нәтиже осы құжат бойынша қаржылық операциялардың жүргізілгеніне байланысты болады.

Төленбеген жүкқұжатты өзгерту немесе жою

Егер кіріс немесе шығыс жүкқұжаты бойынша төлемдер жүргізілмесе, оны жою Серіктестермен баланс нысанындағы есептелген қарызды толықтай жояды. Мұндай жүкқұжатта тауардың саны немесе бағасы өзгертілсе, контрагенттің қарызы құжаттың жаңа қорытынды сомасына сәйкес бірден түзетіледі.

Төленген жүкқұжатты өзгерту немесе жою

Егер жүкқұжат толық немесе ішінара төленген болса, қаржылық құжатты өзгертпей жүкқұжатты түзету тауар құны мен төленген ақша арасындағы сәйкессіздікке әкеледі:

• Төлемнен кейін жүкқұжат сомасын азайту: егер төлем жүргізілгеннен кейін шығыс жүкқұжатындағы тауар бағасы төмендетілсе немесе позициялардың бірі алынып тасталса, жөнелтілген тауардың құны азаяды, ал қаржылық құжатта бұрынғы сома сақталады. Нәтижесінде Серіктестермен баланс нысанында контрагенттің артық төлемі (авансы) пайда болады.

• Төлемнен кейін жүкқұжат сомасын арттыру: егер төленген жүкқұжатқа қосымша тауар енгізілсе, бұрын төленген сома жаңа құнның тек бір бөлігін жабады, нәтижесінде контрагенттің қарызы пайда болады.

• Төленген жүкқұжатты жою әрекеті: Торгсофт жүйесінде қаржылық деректердің жоғалуынан қорғайтын кіріктірілген механизм бар. Төлемдер немесе шығындар байланыстырылған кіріс не шығыс жүкқұжатын жоюға әрекет жасалғанда, бағдарлама операцияны бұғаттап, байланысты қаржылық құжаттар жойылмайынша немесе олардың байланысы ажыратылмайынша жоюға тыйым салынатыны туралы хабарлама көрсетеді.

3. Кәсіпкерлердің жиі қоятын сұрақтарына жауаптар

Қате өтелген қарызды немесе дұрыс енгізілмеген төлемді қалай болдырмауға болады?

 Сұрақ: сатушы немесе бухгалтер қателесіп басқа клиенттің қарызын өтеген немесе дұрыс емес соманы енгізген. Операцияны қалай болдырмауға және нақты қарызды қалай қалпына келтіруге болады?

 Шешім:

1. Сату нысанында немесе Шот жазып беру арқылы сауда (ШБС) режимінің Шығыс жүкқұжаты қойындысында тиісті құжатты тауып, «Төлемді болдырмау» («Төлемдерді жою») әрекетін орындаңыз.

2. Егер операция алдыңғы күндері жүргізіліп, кассалық күн жабылған болса, Касса қорытындылары нысанында тиісті кассалық күндер уақытша ашылмайынша, жүйе құжатты жоюға рұқсат бермейді.

Төленбеген немесе ішінара төленген сатылым жойылса, авансқа не болады?

 Сұрақ: клиент тапсырыс немесе шот үшін алдын ала төлем жасады, бірақ кейін сатып алудан бас тартты. Тапсырыс болдырылмады, ал тауар жүкқұжаты жойылды. Ақша қайда кетеді?

 Шешім: қоймалық құжат жойылғанда аванстың қабылдануын тіркейтін қаржылық құжат автоматты түрде жойылмайды. Ақша осы контрагентке қатысты алдын ала төлем ретінде есепте сақталады. Одан кейін кәсіпорынның екі әрекет нұсқасы бар:

1. ШБС режиміндегі «Шығыс жүкқұжатын алдын ала төлем есебінен төлеу» әрекеті арқылы бұл қаражатты жаңа сатып алуға есепке жатқызу.

2. Авансты қайтару үшін шығыс кассалық ордерін немесе банк төлемін рәсімдеп, ақшаны сатып алушыға қайтару.

Жөнелтілген тауардың шотында валюта бағамы немесе баға өзгергеннен кейін неліктен қарыз пайда болады?

 Сұрақ: шетел валютасында рәсімделген шот гривнамен баламалы бағам бойынша төленді. Есеп айырысудан кейін жүкқұжаттағы бағам немесе сату бағасы өзгертілді, нәтижесінде есеп айырысулар нысанында бірнеше тиын немесе гривна көлемінде қарыз пайда болды. Бұл неліктен болады?

 Шешім: Торгсофт қарыз құжат валютасында есептеледі және тауар құны мен төлем жасалған сәттегі бағам бойынша қайта есептелген төлемдер сомасының айырмасы ретінде анықталады. Егер қоймалық құжаттағы баға немесе бағам өткен күнмен өзгертілсе, жүкқұжаттың қорытынды құны өзгереді, ал қаржылық құжатта бұрын жүргізілген төлемнің бастапқы сомасы сақталады. Айырмашылықты жою үшін қаржылық құжаттағы соманы жаңарту немесе теңестіруші қайтару не қосымша төлем жүргізу қажет.

Есептік кезең немесе кассалық күн жабылып қойған болса, құжаттарды қалай түзетуге болады?

 Сұрақ: жүкқұжаттағы қате бір айдан кейін анықталды, бұл кезде есептік кезең жабылып, құжаттарды өңдеу бұғатталған болатын.

 Шешім:

1. Талдау — Кезең режимінде қажетті айдың бұғатын ашыңыз (немесе Касса қорытындылары нысанында тиісті кассалық күнді қайта ашыңыз).

2. Төлемдерді болдырмай, қоймалық құжатқа қажетті түзетулерді енгізіңіз.

3. Қолма-қол ақша қалдықтарының дұрыстығын қалпына келтіру үшін кассалық күндерді міндетті түрде қайта есептеңіз, содан кейін кезеңді қайта жабыңыз.

4. Қаржылық құжаттарды тексеру және сәйкессіздіктерді жою бойынша қадамдық алгоритм

Жөнелтілген тауарлар құны мен нақты түскен ақша арасындағы айырмашылықтардың себебін жылдам анықтау үшін мынадай жүйелі диагностикалық алгоритмді орындаңыз: