Тапшылық, артықшылық және қайта сұрыптау: қор нәтижелерін қалай оқуға болады

Түгендеу кезінде Torgsoft тауардың нақты санын есептегі қалдықтармен салыстырады және әр позиция бойынша ауытқуларды көрсетеді. Бұл режим нақты қолда бар тауарды тіркеу, айырмашылықтардың себептерін тексеру және ведомость жабылғаннан кейін қоймадағы қалдықтарды санау нәтижелеріне сәйкестендіру үшін қажет. Кәсіпкерлер мамандардан көбінесе неге жетіспеушілік сомасы есептен шығару актісіндегі сомамен сәйкес келмейтінін, неге баспа есебі басқа соманы көрсететінін, Torgsoft қайта сұрыптауды қалай есептейтінін, есептен шығарылған тауар болған кезде неге жетіспеушілік нөлге тең болатынын, артық тауар қандай бағамен кіріске алынатынын және түгендеу нәтижелері пайдаға қалай әсер ететінін сұрайды.

Түгендеу ведомосінде қандай көрсеткіштер бар

Түгендеу формасында сандық нәтижені, құндық қорытындыларды және ведомость жабылғаннан кейін бағдарлама жасайтын құжаттарды ажырату қажет.

Айырмашылық былай есептеледі: Айырмашылық = Қолда бар саны − Қоймадағы саны. Оң мән артықтықты, теріс мән — жетіспеушілікті білдіреді. Нөл нақты және есептік санның сәйкес келетінін көрсетеді. Бұл логика Torgsoft қайта есептеу жөніндегі өзекті нұсқаулықта сипатталған.

Тауар жетіспеушілігі

Жетіспеушілік нақты сан есептік саннан аз болғанда пайда болады. Мысалы, бағдарламада бес тауар бірлігі есепте тұр, ал санау кезінде үшеуі табылды: 3 − 5 = −2.

Демек, сандық жетіспеушілік екі бірлікті құрайды.

Бұл тауардың ұрланғанын немесе қайтарымсыз жоғалғанын әлі дәлелдемейді. Себептері мыналар болуы мүмкін:

• сатуды рәсімдемей тауарды өткізу;

• басқа тауарды қате сканерлеу;

• чекте қате тауар карточкасын таңдау;

• рәсімделмеген орын ауыстыру;

• құжатсыз жеткізушіге қайтару;

• тауарды қабылдау кезіндегі қате;

• кіріске алынғанға дейін сату;

• қате қаптау немесе бөлшектеу;

• тауардың физикалық түрде басқа аймақта немесе басқа қоймада орналасуы;

• санаудың өзіндегі қате.

Сондықтан қызметкердің материалдық жауапкершілігі туралы шешімді тек «Айырмашылық» бағанындағы теріс мәнге сүйеніп қабылдауға болмайды. Алдымен тауарды қайта санап, оның қозғалысын тексеру қажет.

Тауар артықтығы

Артықтық нақты сан есептік саннан көп болғанда пайда болады. Мысалы, бағдарламада бес бірлік есепте тұр, ал жеті бірлік табылды: 7 − 5 = +2.

Артықтықтың ықтимал себептері:

• жеткізуші кіріс құжатында көрсетілгеннен көп тауар берген;

• тауар кірісі енгізілмеген немесе толық енгізілмеген;

• сатып алушының қайтаруы физикалық түрде болған, бірақ Torgsoft рәсімделмеген;

• сату кезінде ұқсас тауар карточкасы таңдалған;

• тауар қателесіп есептен шығарылған немесе орын ауыстырылған;

• бір номенклатура позициясы бірнеше карточкада қайталанады;

• қаптама тиісті операциясыз жеке бірліктерге бөлінген;

• есептегі тауар басқа есеп орталығында орналасқан;

• бастапқы қалдықтар қате енгізілген.

Артықтықты да автоматты түрде табыс деп санауға болмайды. Ол физикалық қолда бар тауардың есепте дұрыс көрсетілмегенін білдіреді. Ведомосты жаппас бұрын тауардың қайдан пайда болғанын және оның басқа позицияның жетіспеушілігімен байланысты-болмағанын анықтау қажет.

Torgsoft қайта сұрыптау деп нені атайды

Нақты қайта сұрыптау — бір тауар нұсқасының жетіспеушілігі мен онымен байланысты басқа нұсқаның артықтығының қатар пайда болуы. Көбінесе бұл түсі, өлшемі, қаптамасы немесе басқа сипаттамасы бойынша ерекшеленетін бір модельдегі тауарлар.

Мысалы, дүкенде қара шұлық сатылды, бірақ чекке бағасы бірдей қоңыр шұлық қосылды. Түгендеуден кейін бағдарлама:

• қара шұлық — жетіспеушілік;

• қоңыр шұлық — артықтық.

Есеп үшін бұл әртүрлі тауарлар, сатушы оларды тең деп қабылдаса да.

Сонымен қатар Torgsoft «Қайта сұрыптау сомасы» көрсеткіші құндық есеп болып табылады: Қайта сұрыптау сомасы = кірістер мен есептен шығарулар сомаларының кішісі.

Екі сома да нөлден үлкен болған жағдайда есептеу орындалады. Формула Torgsoft алгоритмінің сипаттамасында расталған.

Басқарушылық тұрғыдан маңызды ерекшелік: нөлден үлкен «Қайта сұрыптау сомасы» нақты тауарлар арасында шынымен қайта сұрыптау болғанын әлі дәлелдемейді. Көрсеткіш ведомостағы артықтық пен есептен шығарудың жалпы сомалары бойынша анықталады. Позициялар арасындағы себеп-салдар байланысын модель, сипаттамалар, сан, баға, штрихкодтар және қозғалыс тарихы бойынша бөлек анықтау қажет.

Жетіспеушіліктің соңғы сомасы қалай есептеледі

Torgsoft мына формуланы қолданады: Жетіспеушілік сомасы = Есептен шығару сомасы − Қайта сұрыптау сомасы.

Қайта сұрыптау сомасы кірістер мен есептен шығарулар сомаларының кішісіне тең болғандықтан, формуланы былай жазуға болады: Жетіспеушілік сомасы = max(Есептен шығару сомасы − Кірістер сомасы, 0).

Мән теріс бола алмайды.

1-мысал. Тек жетіспеушілік бар

Есеп бойынша өзіндік құны 12 грн болатын бес жұп қара шұлық болуы керек. Нақты үш жұп табылды.

• есептен шығару: 2 × 12 = 24 грн;

• кіріс: 0 грн;

• қайта сұрыптау: 0 грн;

• жетіспеушілік сомасы: 24 грн.

2-мысал. Жетіспеушілік артықтықпен ішінара өтелген

Есеп бойынша:

• өзіндік құны 12 грн болатын бес жұп қара шұлық;

• өзіндік құны 10 грн болатын бес жұп қоңыр шұлық болуы керек.

Нақты табылғаны:

• үш жұп қара шұлық — екі жұп жетіспейді;

• жеті жұп қоңыр шұлық — екі жұп артық.

Нәтиже:

• есептен шығару сомасы: 2 × 12 = 24 грн;

• кіріс сомасы: 2 × 10 = 20 грн;

• қайта сұрыптау сомасы: 20 грн;

• жетіспеушілік сомасы: 24 − 20 = 4 грн.

Жабылғаннан кейін Torgsoft екі жұп қара шұлықты есептен шығарып, екі жұп қоңыр шұлықты кіріске алады. Жетіспеушіліктің құндық нәтижесі 4 грн болады.

3-мысал. Жетіспеушілік сомасы нөлге тең, бірақ есептен шығару бар

Есептен шығару сомасы 20 грн, ал артықтық сомасы — 30 грн.

• қайта сұрыптау сомасы: 20 грн;

• жетіспеушілік сомасы: 0 грн.

Бағдарлама бәрібір жетіспейтін тауарға есептен шығару құжатын және артық тауарға кіріс құжатын жасайды. «Жетіспеушілік сомасы» бағанындағы нөл есептен шығару құны артықтық құнымен толық өтелгенін ғана білдіреді. Бұл есептен шығару болмағанын немесе айырмашылық себептерін тексермеуге болатынын білдірмейді.

4-мысал. Бір мезгілдегі ауытқулар нақты қайта сұрыптау емес

Ведомоста:

• 200 грн сомасына кофе жетіспеушілігі;

• 180 грн сомасына шыныаяқ артықтығы анықталды.

Torgsoft формуласы бойынша:

• қайта сұрыптау сомасы: 180 грн;

• жетіспеушілік сомасы: 20 грн.

Алайда кофе мен шыныаяқ бір модельдің әртүрлі сипаттамалары емес. Сондықтан басқарушылық тұрғыдан бұл себептері бөлек зерттелуі тиіс екі жеке айырмашылық. Құндық өтем тауарлардың қайта сұрыпталғанын растамайды.

Неге есептен шығару актісіндегі сома жетіспеушілік сомасына сәйкес келмейді

Ведомость жабылғаннан кейін есептен шығару актісінде нақты саны есептік саннан аз болған барлық позициялар болады. Ведомостар тізіміндегі «Жетіспеушілік сомасы» артықтықпен есептен шығаруды өзара есептегеннен кейінгі соңғы құндық нәтижені көрсетеді.

Мысалы:

• есептен шығару актісі — 24 грн;

• артық тауар кірісі — 20 грн;

• қайта сұрыптау сомасы — 20 грн;

• жетіспеушілік сомасы — 4 грн.

Сондықтан есептен шығару актісінің сомасын жетіспеушілік сомасымен тікелей салыстыру дұрыс емес. Акт қандай тауар есептен шығарылғанын көрсетеді. «Жетіспеушілік сомасы» бағаны өзара есептен кейін қалған есептен шығару құнының бөлігін көрсетеді.

Неге ведомость пен баспа есебі әртүрлі сомаларды көрсетеді

«Түгендеу ведомосі» формасында қорытындылар өзіндік құн бойынша есептеледі. Стандартты «Түгендеу нәтижелері» баспа есебі сомаларды бөлшек бағамен қалыптастырады.

Сондықтан бір жетіспеушіліктің бағалануы әртүрлі болуы мүмкін:

• өзіндік құн бойынша — жоғалған тауар қорының құны;

• бөлшек баға бойынша — осы тауарды ықтимал өткізу сомасы;

• көтерме баға бойынша — тиісті прайс бойынша бағалау.

Бұл мәндер сәйкес келмеуі тиіс, себебі олар әртүрлі сұрақтарға жауап береді. Дұрыс салыстыру үшін бірдей баға түрін қолдану қажет. Қажет болса, есеп үлгісін FastReport бағдарламасында өзіндік құн немесе көтерме баға бойынша есептеуге баптауға болады. Бұл туралы ведомость, акт және есептер арасындағы айырмашылықтар туралы материалда толығырақ түсіндірілген.

Неге есептен шығару актісі мен ведомость өзіндік құн бойынша да ерекшеленуі мүмкін

Ведомость қойма күйіндегі тауардың ағымдағы өзіндік құнын пайдаланады. Есептен шығару актісі есеп параметрлерінде орнатылған өзіндік құнды анықтау әдісіне сәйкес есептеледі.

Егер партиялар бойынша есеп жүргізілсе, шығыс құжаттары кіріс жүкқұжаттарымен FIFO қағидасы бойынша байланысады: бірінші келген партия бірінші есептен шығарылады. Егер партиялардың сатып алу бағалары әртүрлі болса, есептен шығарылған бірліктердің өзіндік құны қалдықтың ағымдағы орташа өзіндік құнынан өзгеше болуы мүмкін.

Мысалы, тауар екі партиямен келді:

• 10 бірлік 30 грн бағамен;

• 20 бірлік 40 грн бағамен.

Қалдықтың орташа өзіндік құны 36,67 грн болуы мүмкін. Бірақ егер бірінші партиядағы бірліктер есептен шығарылса, актіде олар 30 грн бойынша бағаланады. Демек, тіпті екі көрсеткішті «өзіндік құн бойынша» салыстыру әрқашан бірдей соманы бермейді.

Салыстыру алдында Баптаулар → Параметрлер → Есеп мәзірінде өзіндік құнды есептеудің қандай әдісі орнатылғанын тексеріп, қажетті қайта есептеуді орындау қажет.

Неге қорытындыларда нөлдер пайда болады

Нөлдің бірнеше түрлі себебі болуы мүмкін.

 Жетіспеушілік артықтықпен өтелген

Егер кірістер сомасы есептен шығару сомасына тең немесе одан көп болса, «Жетіспеушілік сомасы» нөлге тең болады. Бұл ретте есептен шығару актісі болуы мүмкін.

 Ведомость қорытындылары есептелмеген

Torgsoft қазіргі нұсқаларында соңғы сомалар өзіндік құнды қайта есептеу кезінде есептелуі мүмкін. Егер ведомость жанында есептеу қажеттілігінің белгісі көрсетілсе, құжатты таңдап, Сомаларды қайта есептеу түймесін басу қажет.

Бұл әрекет:

• кірістер сомасын;

• есептен шығару сомасын;

• қайта сұрыптау сомасын;

• жетіспеушілік сомасын қайта есептейді.

Жалпы қайта есептеуді Қойма → Қойма күйі → Өзіндік құнды қайта есептеу формасында іске қосуға болады.

 Жабу немесе қайта есептеу үзілді

Егер ведомосты жабу кезінде компьютер өшіп қалса, бағдарлама жұмысы тоқтаса немесе сервермен байланыс үзілсе, құжаттар жасалып, ал қорытынды сомалар есептелмей қалуы мүмкін. Қайта іске қосқаннан кейін ведомость күйін тексеріп, қайта есептеуді орындау қажет. Егер құжат ұзақ уақыт «Ведомость жабылуда» күйінде қалса, техникалық қолдауға жүгіну қажет.

 Кіріс жүкқұжаттарында сатып алу бағасы жоқ

Егер тауар сатып алу бағасынсыз кіріске алынса, бағдарламада дұрыс есептеу үшін құн болмайды. Есептен шығару немесе түгендеу қорытындыларында нөлдік сомалар пайда болуы мүмкін. Алдымен кіріс құжаттарын тексеріп, дұрыс сатып алу бағасын қалпына келтіріп, содан кейін өзіндік құн мен ведомость сомаларын қайта есептеу қажет.

Ведомость жабылғаннан кейін не болады

Ведомосты жабу түймесін басқаннан кейін Torgsoft:

1. нақты және есептік санды салыстырады;

2. артықтыққа кіріс жүкқұжатын жасайды;

3. жетіспеушілікке есептен шығару құжатын немесе жою актісін жасайды;

4. қоймадағы қалдықтарды нақты санға сәйкестендіреді.

Жасалған құжаттарды мына жерден табуға болады:

• артықтықтар — Қойма → Кірістер тізімі;

• жетіспеушіліктер — Қойма → Шығыстар тізімі;

• есептен шығару актісінің нөмірі мен күні — түгендеу ведомостарының тізімінде.

Артық тауарды кіріске алу үшін баға соңғы сатып алу өзіндік құны ретінде анықталады: сатып алу бағасы плюс тауардың қосымша құны. Егер бұл өзіндік құн қате болса немесе есептелмесе, қате қалдықтарды бағалауға және болашақтағы пайданы есептеуге әсер етеді.

Ведомосты жабу тауар санын түзетеді. Ол қате штрихкодтарды, қайталанатын карточкаларды, өткізіп жіберілген кірістерді, қате орын ауыстыруларды немесе сату процесіндегі бұзушылықтарды түзетпейді.

Түгендеу нәтижелері пайдаға қалай әсер етеді

«Кезеңді талдау» режимінде Torgsoft артықтықтарды өзара есептегеннен кейін есептелген «Түгендеулер бойынша жетіспеушілік» соңғы мәнін ескереді. Дәл осы сома тауарлық пайданы азайтады.

Түгендеуден автоматты түрде жасалған есептен шығару актісі бір уақытта кәдімгі есептен шығару ретінде есепке алынбауы тиіс, әйтпесе бір шығын екі рет шегеріледі. Егер қайта есептеу процесі қате аяқталса, құжат уақытша жалпы есептен шығаруларға түсуі мүмкін. Мұндай жағдайда Сомаларды қайта есептеу түймесін пайдалану қажет. Талдауда жетіспеушілікті есепке алудың жеке тәртібі Torgsoft есептеріндегі есептен шығару сомалары туралы материалда сипатталған.

Артық тауардың кірісі өздігінен сату болып табылмайды және түсім жасамайды. Ол есептік сан мен тауар қалдығының құнын арттырады. Егер бұл тауар кейін сатылса, сатудан түскен пайда түсім мен түгендеуден кейінгі кіріс үшін белгіленген өзіндік құн арасындағы айырма ретінде анықталады.

Ауытқу себебін қалай анықтауға болады

Ведомостағы әр күмәнді позиция үшін Тауар қозғалысын ашып, кірістерді, сатуларды, қайтаруларды, есептен шығаруларды және орын ауыстыруларды тексеруге болады. Журнал түймесі тауарды кім және қашан сканерлегенін немесе оның нақты санын өзгерткенін көрсетеді.

Ведомосты жаппас бұрын нені тексеру керек

1. Есеп орталығы. Санау дұрыс дүкен немесе қойма үшін жүргізілгеніне көз жеткізіңіз.

2. Үшінші деңгейлі қоймалар. Резервтер мен бағынышты сақтау орындарындағы тауарды ескеру қажет пе, тексеріңіз.

3. Ведомость толықтығы. Тек сканерлеу арқылы толтырылатын бос ведомость физикалық түрде жоқ тауардың жетіспеушілігін анықтамайды. Толық түгендеу үшін бастапқы тізім тиісті топтың барлық есептік позицияларын қамтуы тиіс.

4. Санау күйлері. «Санау жүргізілген жоқ» және «Санау басталды» күйлеріндегі тауарларды табыңыз. Олар тексерілмей қалмауы тиіс.

5. Қайта санау. Қымбат тауарларды, нөлдік нақты санды, үлкен ауытқуларды және қайталанатын қайта сұрыптауды бөлек қайта санаңыз. Мұны күтілетін қалдыққа қолжетімділігі жоқ басқа қызметкерге тапсырған дұрыс.

6. Тауар қозғалысы. Алдыңғы бақылау күнінен санау сәтіне дейінгі құжаттарды тексеріңіз.

7. Байланысты позициялар. Жетіспеушілік пен артықтықты модель, өлшем, түс, қаптама, баға және сан бойынша салыстырыңыз.

8. Әрекеттер журналы. Қолмен енгізілген өзгерістерді, қайталама сканерлеулерді және бірнеше пайдаланушының бір ведомостьпен жұмысын тексеріңіз.

9. Баға түрі. Ведомостағы өзіндік құнды баспа есебіндегі бөлшек сомалармен салыстырмаңыз.

10. Сомаларды есептеу. Егер ведомость жабылып қойған болса, қайта есептеу қажеттілігінің белгісін тексеріп, «Сомаларды қайта есептеу» түймесін пайдаланыңыз.

Сату кезінде түгендеу жүргізуге бола ма

Сатуға толық тыйым салу міндетті емес. Torgsoft бірнеше бұғаттау режимін қолдайды:

• Тауарды ведомоске қосқанда бұғаттау — дүкен немесе бөлім қайта есептеу кезінде жабылғанда қолданылады;

• Тауарды бірінші сканерлеуден кейін бұғаттау — дүкен жұмысын жалғастырса, ұсынылатын нұсқа;

• Тауарды бұғаттамау — санау және сату сәтін нақты бақылауды талап етеді;

• Қолмен есепке алу үшін тауарды бұғаттау — алдын ала дайындалған қолмен тексеруге қолданылады.

Дүкен жұмыс істеп тұрған кезде тауарды шағын топтармен санап, позицияны бірінші сканерлеуден кейін бұғаттаған дұрыс. Сату дүкеннің жұмыс істеу фактісінің өзінен емес, бұғаттау режимі немесе санау күйі қате қолданылғанда жалған айырмашылықтардың көзіне айналады.

Нәтижелерді бұрмалауды қалай шектеуге болады

Баптаулар → Параметрлер → Қолжетімділік мәзірінде Сатушының түгендеу жүргізуі үшін түгендеу ведомосін шектеу параметрін қосуға болады.

Одан кейін сатушы:

• есептік санды көрмейді;

• көтерме бағаны көрмейді;

• түгендеу нәтижелері бар құжаттарды басып шығара алмайды.

Белгілі бір рөл үшін қосымша Түгендеудегі тауар үшін қоймадағы санын жасыру параметрін қосуға болады. Мобильді қолданбада санды қолмен енгізу бөлек шектеледі. Мұндай тәртіп физикалық санауды ауытқуларды талдаудан бөлуге мүмкіндік береді.

Теріс қалдықтармен не істеу керек

Теріс қалдықтарды нәтижелерді бағалауға дейін талдау қажет, бірақ оларды еркін кіріс құжаттарымен механикалық түрде жоюға болмайды. Алдымен себебін анықтау қажет:

• тауар кіріс енгізілгенге дейін сатылған;

• ескі жүкқұжат жойылған немесе өзгертілген;

• қате тауар карточкасы пайдаланылған;

• ішкі орын ауыстыру аяқталмаған;

• құжаттар хронологиясы бұзылған.

Егер нақты сан дұрыс анықталса, теріс қалдықты түгендеу ведомосіне енгізуге болады. Жабылғаннан кейін Torgsoft айырмашылық мөлшеріне кіріс жасайды. Алайда бұл санды теңестіреді, бірақ партиялардың дұрыс тарихын қалпына келтірмейді. Егер тауар шынымен келіп түскен, бірақ кіріс енгізілмеген болса, нақты кіріс жүкқұжатын және қозғалыс хронологиясын қалпына келтіріп, содан кейін өзіндік құнды қайта есептеген дұрыс.

Егер қате жабылғаннан кейін табылса не істеу керек

Егер жабылғаннан кейін тиісті тауарлар бойынша сату, қайтару немесе орын ауыстыру әлі болмаса, ведомосты таңдап, Жабуды болдырмау түймесін басуға болады. Torgsoft автоматты түрде жасалған кіріс және есептен шығару құжаттарын жояды. Осыдан кейін нақты санды түзетіп, ведомосты қайта жабуға болады.

Егер жабылғаннан кейін тауар қозғалысы болып қойған болса, бұрынғы нәтижелерді болдырмауға болмайды. Тек қате позициялар үшін жаңа ведомость жасап, ағымдағы нақты санды енгізіп, оны жабу қажет. Бағдарлама есеп хронологиясын бұзбай жаңа түзету құжаттарын жасайды.

Нәтижелерді түсіндіру ережелері

• Теріс айырмашылық сандық сәйкессіздікті растайды, бірақ оның себебін анықтамайды.

• Оң айырмашылық автоматты түрде кәсіпорын табысы болып саналмайды.

• «Қайта сұрыптау сомасы» — нақты тауарлардың қайта сұрыпталғанының дәлелі емес, өзара есептеудің есептік көрсеткіші.

• Нөлдік «Жетіспеушілік сомасы» есептен шығарылған тауар жоқ дегенді білдірмейді.

• Есептен шығару актісінің сомасы өзара есептен кейінгі жетіспеушілік сомасына тең болмауы тиіс.

• Ведомостағы өзіндік құнды стандартты баспа есебіндегі бөлшек сомалармен тікелей салыстыруға болмайды.

• Ведомосты жабу қалдықтарды түзетеді, бірақ қатенің себебін жоймайды.

• Қызметкерлердің жауапкершілігі туралы шешімді қайта санаудан, тауар қозғалысын, әрекеттер журналын және байланысты тауар позицияларын тексергеннен кейін қабылдау қажет.