Теріс қалдықтардың себебін қалай табуға және жойылған құжаттарды қалай бақылауға болады

Torgsoft есебіндегі сәйкессіздіктерді диагностикалау: «Тауар қозғалысы», «Қойма құжаттарының тізілімі» және «Құжаттарды өзгерту журналы» құралдарын пайдалану

Күнделікті сауда және қойма есебін жүргізу барысында тауардың нақты қалдығы бағдарламадағы деректерге неліктен сәйкес келмейтінін анықтау қажеттілігі жиі туындайды. Бұл бақылау құралдары қызметкерлердің әрекеттерін қадағалауға, қате операцияларды анықтауға және қаржылық әрі тауарлық көрсеткіштердің дәлдігін сақтауға көмектеседі. 

Кәсіпкерлер техникалық қолдау мамандарына көбіне мынадай сұрақтар қояды: тауар қозғалысындағы саны қоймадағы қалдықпен неліктен сәйкес келмейді, кезең жабылғаннан кейін тауар қайда жоғалды, қоймадағы теріс қалдықтар қайдан пайда болады, жүкқұжаттарды кім және қай уақытта өңдегенін қалай көруге болады және жойылған құжатты қайдан табуға болады. 

Осы мәселелерді шешу және сәйкессіздіктердің себептерін анықтау үшін Torgsoft бағдарламасында тауар қозғалысының толық циклін және барлық пайдаланушылардың әрекеттерін қадағалауға мүмкіндік беретін үш негізгі құрал қолданылады.

«Тауар қозғалысы»: қолданыстағы құжаттар тізбегін тексеру 

«Тауар қозғалысы» құралы (Қойма — Тауар қозғалысы мәзірінде орналасқан) таңдалған кезеңдегі нақты бір тауардың барлық қозғалыс тізбегін көрсетеді. Бұл режимде ағымдағы есеп жүргізу орталығындағы тауар санына нақты әсер еткен қолданыстағы қойма құжаттары көрсетіледі. Пайдаланушы құжаттың күні мен уақыты, жүкқұжат нөмірі, құжат түрі (кіріс, сату, қайтару немесе ішкі ауыстыру), сондай-ақ әр орындалған операциядан кейінгі «Кіріс», «Шығыс» және ағымдағы «Қалдық» бағандары тіркелген тауардың толық қоймалық есеп карточкасын көреді.

Егер кәсіпкер теріс қалдықтардың қайдан пайда болғанын анықтағысы келсе, тауар қозғалысынан тауардың нақты саны кіріс жүкқұжатына енгізілгенге дейін сатылғанын көруге болады.

Сондай-ақ мұнда операция орындалған кездегі сату бағасын және өзіндік құнның қалыптасу көзін тексеруге болады. Бұл құрал жүйеде бар құжаттармен ғана жұмыс істейді және қалдықтың өзгеруінің математикалық логикасын көрсетеді.

Егер құжат жойылса немесе оның күні болашақ күнге ауыстырылса, ол ағымдағы қалдыққа дұрыс әсер етпейді. Мұны осы есепті қоймадағы нақты жағдаймен салыстыру кезінде анықтауға болады.

«Қойма құжаттарының тізілімі»: жүкқұжаттардың бар-жоғын және мәртебесін тексеру 

Егер «Тауар қозғалысы» бір тауар позициясының тарихын көрсетсе, «Қойма құжаттарының тізілімі» (Қойма — Қойма құжаттарының тізілімі) белгілі бір кезеңдегі және нақты есеп жүргізу орталығындағы барлық қолданыстағы қойма құжаттарының тізімін көрсетеді. Мұнда жүкқұжаттардың барлық түрін бір уақытта көруге болады: кіріс жүкқұжаттары, ішкі ауыстырулар (кіріс және шығыс), сатылымдар, сатып алушылардан қайтарулар, есептен шығару, тауарды жеткізушіге қайтару және ақаулы тауарлар.

Бұл құрал қажетті жүкқұжатты жылдам табуға, «Тауар» түймесін басу арқылы оның құрамын тексеруге және құжаттың жүйеде нақты бар екеніне көз жеткізуге мүмкіндік береді. Егер кәсіпкер құжаттарды түрлендіру кезіндегі сәйкессіздіктің себебін іздесе, тізілімде ішкі ауыстырудың тиісті шығыс және кіріс құжаттарына сәтті түрлендірілгенін және жүйелік ақаулар салдарынан жүкқұжаттардың қайталанбағанын тексеруге болады.

«Құжаттарды өзгерту журналы»: өзгерістерді, жоюларды және авторларды қадағалау 

Құжаттардың жоғалу немесе рұқсатсыз өзгертілу себептерін анықтау үшін «Құжаттарды өзгерту журналы» (Файл — Құжаттарды өзгерту журналы) қолданылады.

Кәсіпкерлер жүкқұжатты нақты кім өңдегенін қайдан көруге болатынын жиі сұрайды. Бұл журнал қойма және қаржылық құжаттардағы барлық өзгерістерді толық тіркеуге арналған және әр өзгерістің авторын көрсетеді. Құрал деректерді жинауы үшін бағдарламаның қолжетімділік параметрлерінде «Құжаттарды өзгерту журналын жүргізу» параметрін міндетті түрде қосу қажет.

Журналдың «Толық тізім» қойындысында құжатқа тауар қосу, оны өзгерту немесе құжаттан жою туралы ақпарат көрсетіледі. Тауар жүкқұжаттан жойылған кезде жүйе оның жойылған сәттегі параметрлерін, соның ішінде санын, сатып алу бағасын және сату бағасын тіркейді. «Өзгерткен» бағанында өзгеріс енгізген немесе құжатты жойған қызметкердің не бағдарлама пайдаланушысының аты нақты көрсетіледі. Мысалы, клиент тауардың қоймадан жоғалғанын хабарласа, ал құжат тізілімде болмаса, өзгерістер журналының хаттамасынан жүкқұжатты белгілі бір пайдаланушының тиісті уақытта қолмен жойғаны туралы нақты жазбаны табуға болады. Сондай-ақ журнал сату және қайтару құжаттарындағы клиенттің өзгертілуін бақылауға мүмкіндік береді.

Сәйкессіздіктерді кешенді тексеру алгоритмі 

Тауар қозғалысындағы саны қоймадағы ағымдағы қалдықпен сәйкес келмеген кезде кешенді тәсілді қолдану қажет:

1. Алдымен барлық кіріс пен шығысты есептеу арқылы нақты тауар позициясының есептік қалдығын растау үшін «Тауар қозғалысын» ашу қажет.

2. Егер қозғалыс тарихында күмәнді операциялар анықталса немесе күтілетін деректер болмаса, тиісті жүкқұжаттардың бар-жоғын және мәртебесін тексеру үшін «Қойма құжаттарының тізіліміне» өту қажет. Мұнда құжаттарды түрлендіру де тексеріледі: түрлендірілген кіріс жүкқұжатындағы тауар саны шығыс жүкқұжатындағы санға сәйкес келуі тиіс.

3. Егер жүкқұжат тізілімде болмаса немесе оның деректері өзгертілсе, «Құжаттарды өзгерту журналы» ашылады. Қажетті кезең мен құжат түрін таңдау арқылы құжатты кім жойғанын, тауар санын кім өзгерткенін немесе операция орындалғаннан кейін бағаны кім өңдегенін анықтауға болады.

4. Егер барлық тексеруден кейін тауар қозғалысы дұрыс болса, құжаттар жойылмаса, бірақ қоймадағы қалдық әлі де өзгеше болса, әсіресе кезеңдер жабылғаннан кейін, бұған көбіне жабық кезеңнің қызметтік бақылау нүктелерінің дұрыс құрылмауы себеп болады. Мұндай жағдайда қоймадағы қалдықты қайта есептеп, бақылау нүктелерін төменнен жоғары қарай қайта құру қажет.

Құралдарды салыстыру кестесі