Pentru a limita accesul tehnic al unui vânzător în Torgsoft, începeți cu lista sarcinilor sale de lucru. Stabiliți de ce funcții și informații are nevoie angajatul, configurați-i rolul și verificați rezultatul autentificându-vă cu contul său.
Decideți separat cine poate modifica documentele financiare și dacă vânzătorul trebuie să poată șterge produse dintr-o vânzare. Programul are setări specifice pentru aceste acțiuni. Jurnalul modificărilor documentelor vă ajută să examinați modificările documentelor de stoc și financiare, dacă îl activați în prealabil.
Stabiliți sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească vânzătorul
Respectați principiul accesului minim: acordați angajatului doar permisiunile de sistem și resursele necesare pentru munca sa. Înainte de configurare, notați sarcinile vânzătorului și stabiliți ce operațiuni efectuează singur și pe care le transmite unui angajat responsabil.
Stabiliți o procedură de lucru pentru fiecare restricție. De exemplu, dacă vânzătorul nu trebuie să șteargă produse dintr-o vânzare, decideți cui se adresează pentru corectarea unei greșeli. Astfel puteți verifica atât restricția, cât și posibilitatea de a finaliza sarcina de lucru.
- Enumerați operațiunile de care vânzătorul are nevoie în timpul turei.
- Marcați acțiunile care necesită o decizie separată a proprietarului.
- Desemnați un responsabil pentru corectările pe care vânzătorii nu le pot face.
- Pregătiți o verificare pentru fiecare acțiune permisă și restricționată.
Folosiți un cont individual și un rol
Fiecare utilizator Torgsoft are propriul nume de utilizator și propria parolă. Organizați activitatea astfel încât vânzătorii să se autentifice cu propriile conturi. Nu le dați contul proprietarului pentru activitatea de zi cu zi.
Un rol limitează accesul la funcțiile și informațiile programului. Configurați-l în funcție de sarcinile angajatului. Dacă accesul la o anumită operațiune nu este necesar pentru aceste sarcini, nu îl adăugați preventiv.
Revedeți accesul necesar când se schimbă responsabilitățile. Comparați noile sarcini cu setările rolului, faceți modificările necesare și repetați verificarea folosind contul vânzătorului.
Aplicați restricții specifice pentru operațiuni
În Torgsoft există setarea „Фінансовий документ може змінювати тільки його автор” (Numai autorul poate modifica un document financiar). Folosiți-o dacă procedura de lucru prevede ca angajații să își modifice propriile documente financiare. Setarea limitează persoanele care pot modifica documentul, dar nu îi interzice autorului să îl modifice.
Setarea „Продавець не може видаляти товар в реалізації” (Vânzătorul nu poate șterge produse dintr-o vânzare) se referă la o acțiune concretă: ștergerea unui produs dintr-o vânzare. Aplicați-o dacă această acțiune nu face parte din sarcinile vânzătorului și explicați-i cum să solicite o corectare.
Verificați separat aceste restricții. Verificarea ștergerii unui produs dintr-o vânzare nu înlocuiește verificarea modificării unui document financiar. Fiecare restricție trebuie să corespundă unei operațiuni concrete.
Verificați accesul folosind contul vânzătorului
După configurare, autentificați-vă în program ca vânzător. Verificați dacă operațiunile necesare îi sunt disponibile și dacă restricțiile planificate funcționează. Pregătiți date de test pentru ca verificarea să nu modifice evidența curentă.
Exemplu ilustrativ. Într-un magazin lucrează doi vânzători. Proprietarul decide că aceștia pot modifica doar propriile documente financiare și nu trebuie să șteargă produse dintr-o vânzare. Aplică setările corespunzătoare, apoi verifică fiecare acțiune folosind conturile vânzătorilor.
| Ce trebuie verificat | Rezultatul așteptat cu setarea aleasă |
|---|---|
| Modificarea unui document financiar al cărui autor este un alt vânzător | Utilizatorul nu poate modifica documentul altcuiva |
| Ștergerea unui produs dintr-o vânzare, autentificat ca vânzător | Ștergerea nu este disponibilă |
| Operațiunile necesare pentru activitatea vânzătorului | Angajatul poate îndeplini sarcinile convenite |
Notați rezultatul fiecărei verificări. Dacă o acțiune necesară nu este disponibilă sau o acțiune restricționată rămâne disponibilă, revizuiți setările și repetați scenariul corespunzător. Verificați întreaga listă convenită de sarcini înainte de începerea activității.
Activați în prealabil jurnalul modificărilor documentelor
Jurnalul modificărilor documentelor este destinat înregistrării modificărilor documentelor de stoc și financiare. Pentru a-l folosi, trebuie să activați în prealabil comutatorul „Вести журнал зміни документів” (Ține jurnalul modificărilor documentelor). Faceți acest lucru înainte de începerea activității ale cărei modificări doriți să le examinați.
Folosiți jurnalul pentru a analiza modificări concrete ale unui document. Identificați documentul și întrebarea la care trebuie să răspundeți, examinați înregistrările și comparați-le cu sarcina de lucru. Jurnalul are rolul de a înregistra modificările documentelor; nu vă bazați pe înregistrarea fiecărui clic în program.
În cazul jurnalului acțiunilor utilizatorilor, rețineți o limitare separată: înregistrările sale pot fi șterse pentru o anumită perioadă la ștergerea statisticilor perioadelor închise. Înainte de o astfel de ștergere, stabiliți ce înregistrări mai pot fi necesare pentru analiza situațiilor de lucru și examinați-le.
Reveniți la pasul anterior