Pentru a comanda mărfuri în Torgsoft, deschideți «Документ — Формування замовлення постачальнику» (Document — Formarea comenzii către furnizor). Analizați vânzările și stocurile, stabiliți cantitatea necesară și introduceți-o în câmpul «Моє замовлення» (Comanda mea). Verificați documentul, salvați-l și pregătiți-l pentru a-l transmite furnizorului.
Înainte de a decide ce cumpărați, verificați separat mărfurile disponibile și cantitățile pe care le așteptați deja. Creați recepția—înregistrarea intrării mărfurilor în evidență—numai după ce livrarea a sosit efectiv și a fost verificată.
Selectați perioada și centrele de evidență pentru analiză
În modul «Формування замовлення постачальнику» (Formarea comenzii către furnizor), puteți genera o listă de mărfuri pentru o perioadă specificată. Proprietarul sau persoana responsabilă de achiziții trebuie să decidă ce perioadă de vânzări va analiza. Notați perioada în lista de lucru, ca să știți ulterior pe ce date s-a bazat decizia.
Prin «Дії — Вибір центрів обліку» (Acțiuni — Selectarea centrelor de evidență), selectați locațiile ale căror date trebuie analizate. Coloana «Продано» (Vândut) afișează cantitatea de mărfuri vândute. Coloana «Залишилося» (Rămas) afișează stocul de la sfârșitul perioadei selectate. Folosiți acești indicatori pentru a analiza fiecare articol înainte de achiziție.
Comparați stocul de la sfârșitul perioadei cu cantitatea disponibilă pentru vânzare în momentul pregătirii comenzii. Dacă analizați o perioadă trecută, verificați separat disponibilitatea actuală. Pentru fiecare marfă, notați decizia: comandați, confirmați cantitatea sau amânați achiziția. Procedura este prezentată în ghidul de formare a comenzii către furnizor.
Țineți cont de mărfurile disponibile și comenzile anterioare
Înainte de a introduce cantitățile, pregătiți o scurtă listă de lucru. Nu transferați valorile din aceasta în document până nu clarificați livrările incerte.
| Ce trebuie verificat | Acțiunea persoanei responsabile de achiziții |
|---|---|
| Cantitatea disponibilă | Verificați câte unități puteți folosi pentru vânzare în momentul luării deciziei. |
| Mărfuri deja comandate | Verificați comenzile anterioare și notați cantitatea care nu a sosit încă. |
| Termenul de livrare estimat | Confirmați cu furnizorul dacă mărfurile vor ajunge până la data la care aveți nevoie de ele. |
| Cantitatea planificată | Stabiliți câte unități doriți să aveți până la acea dată. |
| Achiziție suplimentară | Notați cantitatea pentru o comandă nouă, ținând cont de verificările anterioare. |
Exemplu orientativ de calcul al cantității
Să presupunem că proprietarul decide să aibă 20 de unități dintr-un produs până la o anumită dată. Sunt disponibile 6 unități pentru vânzare. Alte 8 au fost deja comandate, iar furnizorul a confirmat că vor ajunge până la acea dată. Proprietarul decide să comande suplimentar 20 − 6 − 8 = 6 unități.
Toate cifrele sunt orientative. Acesta este un exemplu de decizie manuală a proprietarului. Înainte de a introduce șase unități, verificați dacă sunt valabile în continuare condițiile exemplului: cantitatea disponibilă și termenul livrării anterioare. Dacă furnizorul a amânat livrarea, reanalizați decizia de achiziție suplimentară.
Introduceți cantitatea și salvați comanda
Introduceți cantitatea necesară în câmpul «Моє замовлення» (Comanda mea). Comparați valoarea fiecărui articol cu lista de lucru. Verificați cu atenție mărfurile pe care le așteptați deja de la furnizor.
Apăsați «Зберегти замовлення» (Salvare comandă). În fereastra «Замовлення постачальнику» (Comandă către furnizor) care se deschide, completați câmpurile conform comenzii și apăsați «Записати» (Înregistrare). Consultați documentele salvate prin «Документ — Замовлення постачальникові» (Document — Comenzi către furnizor).
Câmpul «Термін блокування товару» (Perioada de blocare a mărfii) stabilește data până la care marfa va fi indisponibilă la următoarea formare a unei comenzi către furnizor. Stabiliți această dată ținând cont de termenul de livrare convenit. Înainte de o nouă achiziție, verificați comanda anterioară și perioada de blocare separat de disponibilitatea efectivă a mărfii.
Verificați documentul și transmiteți-l furnizorului
În Torgsoft sunt disponibile previzualizarea și imprimarea comenzii. Înainte de transmiterea documentului, comparați lista mărfurilor și cantitățile cu decizia de achiziție. Verificați dacă ați inclus toate articolele necesare și ați eliminat mărfurile a căror achiziție a fost amânată.
Puteți exporta comanda în Excel sau o puteți imprima. Transmiteți documentul pregătit furnizorului prin metoda convenită. Păstrați o copie a comenzii transmise pentru comparație cu livrarea efectivă.
Înregistrați recepția după verificarea livrării
După primirea mărfurilor, deschideți comanda prin «Документ — Замовлення постачальникові» (Document — Comenzi către furnizor). Comparați articolele primite și cantitățile acestora cu documentul. Dacă livrarea este parțială, notați separat ce mai așteptați.
Acțiunea «Створити прихід на замовлення» (Creează recepție pentru comandă) deschide fereastra «Прихід» (Recepție). Ajustați documentul de recepție conform mărfurilor primite efectiv și apăsați «Записати» (Înregistrare). După înregistrare, programul recepționează mărfurile comandate care nu au fost încă recepționate. Există și un buton separat pentru crearea recepției pentru mărfurile selectate. Puteți adăuga mărfurile comandate la un document de recepție existent prin acțiunea «Додати товари замовлення в прихід» (Adaugă mărfurile comandate în recepție).
Dacă o comandă conține mărfuri urmărite pe loturi, nu este posibilă crearea unui document de recepție pentru acea comandă. Verificați această condiție înainte de a crea recepția. Acțiunile pentru comenzi sunt descrise în ghidul «Замовлення постачальникові» (Comenzi către furnizor).
Reveniți la pasul anterior