Eliberarea mărfurilor din depozit în Torgsoft: cum se predă marfa plătită și se verifică ce a mai rămas de predat

Dacă cumpărătorul plătește în magazin, dar ridică marfa din depozit, vânzătorul și gestionarul trebuie să controleze separat plata și predarea efectivă a cumpărăturii. Înainte de predare, gestionarul găsește vânzarea — înregistrarea unei vânzări în Torgsoft —, verifică plata și cantitatea deja predată. După predare, înregistrează imediat câte unități a primit cumpărătorul.

Pentru aceasta, Torgsoft are modul „Відвантаження зі складу” (expediere din depozit). Începeți prin repartizarea responsabilităților între vânzător și gestionar. Administratorul trebuie să verifice configurarea centrelor de evidență — magazinele sau depozitele din Torgsoft. Apoi, vânzătorul și gestionarul trebuie să testeze predarea parțială într-o bază de instruire — o bază de date separată pentru operațiuni de probă — și să verifice cantitatea predată și ce a mai rămas de ridicat. Această procedură este destinată antreprenorilor din comerțul cu amănuntul care activează în Ucraina.

Cine înregistrează vânzarea și cine predă cumpărăturile

Înainte de începerea activității, stabiliți cine răspunde de fiecare acțiune. Vânzătorul transmite depozitului informațiile necesare gestionarului pentru a găsi cumpărăturile și a pregăti marfa. Gestionarul verifică aceste informații înainte de predare. Dacă aceeași persoană îndeplinește ambele roluri, aceasta efectuează pe rând acțiunile vânzătorului și ale gestionarului.

Stabiliți separat cine continuă predarea dacă cumpărătorul ridică marfa în tranșe, pe parcursul mai multor ture. Înainte de fiecare predare ulterioară, angajatul respectiv trebuie să consulte înregistrările anterioare, pentru a evita predarea repetată a mărfii deja primite.

Cum se configurează expedierea din depozit în Torgsoft

Înainte de vânzarea de probă, administratorul trebuie să deschidă Налаштування → Параметри → Документи (Setări → Parametri → Documente) și să efectueze configurarea documentelor:

1. Pentru vânzările din alte centre de evidență, activați permisiunea necesară: „Дозволити продаж з усіх торгових точок на формі “Реалізація”” (Permite vânzarea din toate punctele comerciale în formularul „Vânzare”) sau „Дозволити продаж з усіх торгових точок на формі “Торгівля з випискою рахунка”” (Permite vânzarea din toate punctele comerciale în formularul „Comerț cu emiterea facturii”).
2. Activați comutatorul „Друкувати накладні на відвантаження товару” (Tipărește avizele de expediere a mărfii), disponibil după aceea: avizul va fi tipărit după plata mărfii dintr-un alt centru.
3. Pentru vânzările ulterioare din centrul curent, activați „Фіксувати відвантаження зі складу для поточного центру обліку” (Înregistrează expedierea din depozit pentru centrul de evidență curent). Dacă sunt activate ambele permisiuni de la primul punct, această funcție este activată automat, iar comutatorul nu este disponibil.

Dacă marfa se află în mai multe centre, programul va întreba din care centru să o vândă. Permisiunea pentru „Реалізація” (Vânzare) blochează modificarea cantității în „Склад реалізації” (Conținutul vânzării). Dacă sunt activate ambele permisiuni, opțiunea „Види” (Tipuri) nu este disponibilă în fereastra „Залишки товару на складі” (Stocurile de mărfuri din depozit), deschisă prin butonul „Вибір товару зі складу за видами товару” (Selectarea mărfii din depozit după tipurile de produse).

Gestionarul trebuie să înregistreze singur cantitatea predată efectiv.

Vânzătorul trebuie să bifeze „Усі склади” (Toate depozitele) în formularul „Стан складу” (Situația depozitului) pentru a putea selecta mărfuri din diferite centre de evidență. În modul „Відвантаження зі складу”, gestionarul predă doar mărfurile din centrul de evidență curent. Mărfurile din alte centre sunt predate de angajații depozitelor respective.

Ce licență este necesară

Licențele Torgsoft sunt contra cost. „Старт” acceptă un singur centru de evidență. Înainte de achiziție, verificați la Torgsoft dacă modul „Відвантаження зі складу” este disponibil în această licență.

Licența „Ультра” acceptă mai multe centre de evidență, transferul mărfurilor între acestea și modul „Торгівля з випискою рахунка”; aceste funcții nu sunt disponibile în „Старт”. Pentru fiecare computer din rețeaua locală este necesară o licență separată. Pentru funcționarea simultană a punctelor de lucru la distanță prin internet, cu o bază de date comună, alegeți Torgsoft-Terminal sau Torgsoft-Online. Licența Torgsoft-Terminal include trei conexiuni client — accesul posturilor de lucru la programul de pe server; conexiunile suplimentare se plătesc separat. Torgsoft-Online funcționează pe bază de abonament cu plată: programul și baza de date sunt găzduite pe serverul Torgsoft.

Comparați numărul de magazine, depozite și computere cu funcțiile licențelor și cu condițiile comerciale în vigoare. Înainte de plată, verificați disponibilitatea modului necesar, componentele licenței și numărul posturilor de lucru.

Ce trebuie verificat înainte de prima predare

Comparați amplasarea efectivă a mărfurilor cu centrele de evidență din program. Dacă scaunele se află în depozitul central, vânzătorul trebuie să înregistreze vânzarea din acest centru. Selectarea greșită a depozitului va duce la o evidență incorectă, chiar dacă gestionarul are acces fizic la marfă.

Administratorul, împreună cu vânzătorul și gestionarul, ar trebui să parcurgă un scenariu de probă în baza de instruire:

1. Înregistrați o vânzare din centrul de evidență necesar.
2. Găsiți documentul în modulul de expediere din depozit.
3. Înregistrați predarea unei părți din cumpărătură.
4. Finalizați predarea și verificați cantitatea totală.

Fiecare angajat trebuie să efectueze acțiunile care îi revin folosind propriul cont de utilizator — autentificarea în program cu propriile drepturi de acces. Astfel, administratorul poate identifica problemele de acces înainte de începerea servirii cumpărătorilor.

Cum se predă marfa pe baza bonului sau a avizului

Gestionarul trebuie să înregistreze fiecare predare imediat în modulul „Відвантаження зі складу”:

1. Deschideți Склад → Відвантаження зі складу (Depozit → Expediere din depozit).
2. Scanați codul de bare al bonului sau al avizului ori introduceți codul bonului.
3. Verificați plata, depozitul, marfa și predările anterioare. Numărați împreună cu cumpărătorul marfa pregătită.
4. Predați marfa.
5. Deschideți rândul prin dublu clic sau cu butonul „Змінити” (Modifică).
6. Completați câmpul „Кількість відвантаження” (Cantitatea expediată) conform instrucțiunilor administratorului.
7. Apăsați „Записати” (Salvează).
8. Verificați cantitatea. Un rând albastru indică o predare parțială, iar unul verde — o predare integrală.
9. După predarea integrală, apăsați „Закрити накладну” (Închide avizul).

Administratorul trebuie să pregătească instrucțiuni pentru predarea parțială de probă, folosind scenariul cu cinci scaune de mai jos.

Ce trebuie făcut dacă cumpărătorul a pierdut bonul

Gestionarul trebuie să apese „Реалізація товару” (Vânzarea mărfii) și să găsească vânzarea după destinatarul care poate fi identificat în program, vânzător, marfă sau perioadă. Deschideți înregistrarea necesară cu butonul „Вибрати” (Selectează).

Începeți cu data aproximativă a cumpărăturii și locul vânzării, apoi verificați celelalte informații. Dacă aceeași denumire de produs apare în mai multe vânzări, documentul nu poate fi identificat fără echivoc doar pe baza acesteia. Dacă rămân dubii, vânzătorul sau șeful de tură trebuie să verifice plata și să stabilească dacă s-a prezentat persoana căreia trebuie să îi fie predată cumpărătura.

Gestionarul trebuie să continue căutarea vânzării și fără bonul tipărit. Dacă o altă persoană urmează să ridice cumpărăturile, vânzătorul trebuie să convină acest lucru în prealabil cu cumpărătorul și să transmită depozitului informațiile despre destinatar și vânzare. Șeful de tură trebuie să organizeze verificarea plății, a predărilor anterioare și a destinatarului convenit, fără a impune cerințe arbitrare privind adeverințe sau copii ale documentelor din cauza pierderii bonului. Înainte de predarea mărfii, gestionarul trebuie să primească confirmarea vânzării exacte, a persoanei căreia i se predă și a cantității încă nepredate.

Cum se predau cinci scaune în două etape

Exemplu ipotetic. Cumpărătorul a plătit cinci scaune, dar ridică inițial unul. După prima predare, rezultatul trebuie să fie: vândute — 5, predate — 1, rămase de predat — 5 − 1 = 4. Pentru această primă predare, introduceți „1” în câmpul „Кількість відвантаження”.

La ridicarea următoare, gestionarul verifică mai întâi predarea anterioară și apoi predă celelalte patru scaune. După înregistrare, cantitatea totală predată trebuie să fie 1 + 4 = 5, iar cantitatea rămasă de predat — 0.

Înainte de predarea următoare, administratorul trebuie să clarifice cu serviciul de asistență tehnică Torgsoft procedura de introducere a cantității:

1. Descrieți exemplul: au fost vândute cinci scaune, prima predare a unui scaun a fost deja înregistrată, iar acum trebuie predate încă patru.
2. Verificați dacă în câmpul „Кількість відвантаження” se introduce cantitatea predată în etapa curentă sau cantitatea totală predată și ce valoare trebuie introdusă în acest caz.
3. Aplicați procedura explicată în baza de instruire: înregistrați prima predare a unui scaun, apoi predarea celorlalte patru. Verificați rezultatul: cinci predate în total, zero rămase de predat.
4. Notați în instrucțiunile pentru gestionari procedura de completare a câmpului.

După fiecare înregistrare, gestionarul trebuie să verifice cantitatea totală predată și cantitatea rămasă, comparându-le cu predările efective către cumpărător.

Cum se controlează predarea pentru o factură

În modul „Торгівля з випискою рахунка” (Comerț cu emiterea facturii), expedierea parțială permite crearea mai multor avize de livrare pentru aceeași factură. Avizul de livrare este documentul care indică mărfurile și cantitățile destinate expedierii. Starea „Повністю відвантажені” (Expediate integral) înseamnă că toate mărfurile din factură au fost repartizate în avizele de livrare aferente. Angajatul care întocmește avizele trebuie să activeze „Часткове відвантаження” (Expediere parțială) pentru a selecta produsele și cantitatea lor pentru fiecare aviz de livrare.

Gestionarul trebuie să verifice separat câtă marfă a primit efectiv cumpărătorul. În exemplul ipotetic de mai sus, avizul de livrare poate include toate cele cinci scaune, dar după predarea unuia mai rămân patru de predat.

Dacă administratorul a activat opțiunea „Автоматично закривати повністю оплачені видаткові накладні в Торгівлі з випискою рахунка” (Închide automat avizele de livrare achitate integral în modul Comerț cu emiterea facturii), programul blochează editarea avizelor de livrare achitate integral până când acestea sunt redeschise forțat.

La repartizarea plății unui aviz de livrare sau a unui avans pentru o factură — bani plătiți în avans de cumpărător —, avizele de livrare achitate integral se închid, de asemenea, automat. Această regulă nu se aplică avizelor de livrare pentru care suma plății depășește valoarea acestora.

Cum se corectează o eroare de cantitate

Dacă cantitatea înregistrată nu corespunde predării efective, gestionarul trebuie să oprească predarea ulterioară de pe rândul respectiv și să anunțe șeful de tură. Clarificați împreună cauza: angajatul a selectat o altă vânzare, a înregistrat greșit cantitatea sau a predat marfă în plus. Metoda de corectare depinde de cauză.

1. Verificați documentul, marfa, centrul de evidență și cantitatea a cărei primire este confirmată de cumpărător.
2. Numărați unitățile pregătite care nu au fost încă predate. Aflați dacă un alt angajat a continuat deja predarea.
3. Înregistrați circumstanțele diferenței într-o notă internă și conveniți metoda de corectare cu angajatul însărcinat cu remedierea acestor erori.
4. După corectare, verificați din nou cantitatea predată și cantitatea rămasă de ridicat.

Dacă nu se cunoaște metoda de corectare a unei expedieri înregistrate greșit, angajatul responsabil de corectare trebuie să o clarifice cu serviciul de asistență tehnică Torgsoft. Până atunci, nu creați o vânzare repetată și nu modificați plata doar pentru a face să corespundă înregistrarea din depozit.

Cum se urmăresc zilnic cumpărăturile neridicate

Șeful de tură trebuie să verifice mărfurile predate și nepredate în fila „Аналіз відвантажень” (Analiza expedierilor). În câmpul „Історія відвантаження” (Istoricul expedierii), din partea de jos a formularului, verificați data, ora și utilizatorul care a efectuat modificările.

Introduceți o verificare a predărilor nefinalizate la sfârșitul fiecărei ture. Pentru fiecare, șeful de tură trebuie să afle motivul: cumpărătorul încă nu a venit, a ridicat doar o parte, așteaptă transportul sau a apărut o diferență. Apoi stabiliți acțiunea următoare, desemnați angajatul care o va îndeplini și transmiteți aceste informații turei următoare.

Cum se configurează accesul angajaților

Folosiți conturi personale și acordați angajaților doar drepturile de care au nevoie pentru muncă. Administratorul trebuie să efectueze următoarele acțiuni:

1. Asigurați-vă că gestionarul poate găsi vânzările necesare, poate înregistra predarea și îi poate consulta istoricul.
2. Stabiliți cine are dreptul să modifice vânzările, plățile și setările. Aprobați aceste drepturi împreună cu conducerea.
3. Cereți fiecărui angajat să parcurgă toate etapele care îi revin pentru predare, folosind propriul cont, pentru a verifica dacă drepturile acordate sunt suficiente.

Începeți prin desemnarea persoanelor responsabile de vânzare, predare și diferențe. Apoi administratorul trebuie să configureze centrele de evidență necesare și să parcurgă împreună cu angajații, în baza de instruire, vânzarea, predarea parțială și finalizarea predării. După aceea, fiecare angajat trebuie să își cunoască acțiunile, iar cantitatea predată înregistrată și cantitatea rămasă de ridicat trebuie să corespundă predării efective.