Eliminați documentele vechi și păstrați totalurile curente
În fiecare zi, magazinul înregistrează vânzări, recepții, retururi, transferuri și plăți. De-a lungul anilor se acumulează un istoric voluminos de documente. Dacă baza de date a crescut, iar lucrul cu ea a încetinit, merită să reevaluați ce istoric trebuie păstrat în gestiunea curentă.
Opțiunea suplimentară Торгсофт „Ștergerea statisticilor perioadelor închise” elimină documentele financiare și de depozit vechi din lunile închise. Astfel se reduce volumul datelor și se contribuie la accelerarea programului. Totalurile necesare pentru gestiunea ulterioară se păstrează.
Când să planificați curățarea
Luați în considerare curățarea dacă lunile vechi sunt deja închise, iar documentele detaliate aferente nu mai sunt necesare în baza de date de lucru. Mai întâi stabiliți până la ce dată doriți să eliminați istoricul și ce documente v-ar putea fi necesare pentru verificări sau pentru analiza operațiunilor mai vechi.
De exemplu, într-un magazin s-a acumulat istoricul pentru mai multe sezoane. Proprietarul are nevoie de stocurile actuale, datoriile către furnizori și totalurile cumpărăturilor clienților, iar documentele vechi dorește să le păstreze în arhivă. Într-o astfel de situație, pregătirea ar trebui să înceapă cu verificarea totalurilor și crearea unei copii de rezervă.
Ce rămâne după ștergere
Торгсофт creează solduri inițiale pentru datorii, care reflectă decontările cu furnizorii și cumpărătorii la sfârșitul ultimei perioade închise. Situația stocurilor se transferă în note de recepție datate în ultima zi a acelei perioade, în moneda ultimei achiziții a mărfii. Conform Help, totalurile stocurilor înainte și după ștergere trebuie să coincidă, cu excepția mărfurilor cu stocuri negative într-un anumit centru de evidență la data ștergerii. Astfel, gestiunea curentă se bazează pe date inițiale, în locul istoricului complet al documentelor vechi.
Se păstrează, de asemenea, totalurile acumulate ale cumpărăturilor clienților și soldurile caselor de marcat. În același timp, înregistrările din jurnalul modificărilor documentelor și din protocolul acțiunilor utilizatorilor pentru perioada ștearsă se șterg. Conform Help, o factură fiscală centralizatoare care conține mărfuri legate de un document de depozit ce se șterge poate fi ștearsă integral, chiar dacă include operațiuni din alte perioade. Dacă modificările vechi ale documentelor v-ar putea fi necesare pentru analiza unor situații, țineți cont de acest lucru înainte de a începe.
Ce este important să salvați separat
Arhiva bazei de date și totalurile înregistrate înainte de curățare: sunt necesare pentru verificarea rezultatului și pentru o eventuală restaurare.
Cum să vă pregătiți și să verificați rezultatul
Stabiliți lunile necesare
Alegeți perioadele vechi al căror istoric intenționați să îl eliminați. Ștergerea se aplică lunilor închise, așa că perioadele vizate trebuie închise din timp. Statisticile se șterg succesiv, începând cu luna cea mai veche, până la perioada închisă selectată; ultima lună închisă rămâne vizibilă pentru stabilirea stocurilor inițiale. O perioadă care conține o vânzare nu va fi ștearsă dacă returul aferent a fost înregistrat într-o perioadă ulterioară care nu a fost ștearsă.
Notați totalurile
Înregistrați cantitatea de marfă din depozite, datoriile furnizorilor și cumpărătorilor, banii din case și din conturi, totalurile cumpărăturilor și bonusurile curente ale clienților. Pentru decontările în valută, este util să notați indicatorii separat pentru fiecare monedă.
Salvați o arhivă
Înainte de ștergere, programul propune crearea unei copii de rezervă a bazei de date. Salvați-o înainte de a începe curățarea. Ștergerea trebuie efectuată pe calculatorul server pe care este găzduită baza de date.
Verificați datele după curățare
Comparați aceiași indicatori cu înregistrările de dinaintea ștergerii. Dacă indicatorii diferă cu mai mult de o unitate, contactați asistența tehnică și conveniți restaurarea bazei de date din arhivă.
Planificați curățarea pentru un moment convenabil magazinului. Stabiliți din timp cine va salva arhiva și cine va verifica stocurile și decontările după finalizare.
Solicitați detalii despre activarea opțiunii
Pentru consultanță privind activarea, contactați departamentul de comenzi pe Telegram @torgsoft_sale sau la telefonul +38 (067) 558 37 84.
Reveniți la pasul anterior