Indemnizația pentru concediul nefolosit: caracteristici și exemple de calcul

La concedierea unui angajat, angajatorul este obligat să efectueze o decontare finală completă și să plătească o compensație bănească pentru toate zilele neefectuate de concediu de odihnă anual de bază și suplimentar, precum și pentru zilele neefectuate de concediu social suplimentar pentru angajații cu copii. Dacă angajatul a decedat, o astfel de compensație este plătită membrilor familiei sale, iar în absența acestora este inclusă în moștenire. Pentru cadrele didactice, științifico-didactice, cercetătorii și conducătorii instituțiilor de învățământ care au lucrat cel puțin 10 luni în anul de lucru respectiv înainte de concediere, compensația se plătește în baza duratei complete a concediului anual. (Legislația Ucrainei)

La cererea angajatului, concediul neefectuat poate fi acordat cu concediere ulterioară. În acest caz, ziua concedierii este considerată ultima zi a concediului. Excepție — concedierea pentru încălcarea disciplinei muncii: în acest caz, schema „concediu cu concediere ulterioară” nu se aplică. (Legislația Ucrainei)

Ce concedii se compensează

Compensației îi sunt supuse strict acele concedii numite direct în articolul 24 din Legea „Privind concediile” și articolul 83 din Codul Muncii: concediile anuale și concediul social suplimentar pentru angajații cu copii. Acest lucru este important pentru evidența personalului și cea contabilă: la decontarea finală, este necesar să se determine separat soldul concediilor anuale și separat — zilele neefectuate ale concediului social „pentru copii”, dacă angajatul a avut dreptul la acesta. (Legislația Ucrainei)

În timpul stării de război, angajatorul poate limita acordarea concediului de odihnă anual de bază la 24 de zile calendaristice pentru anul de lucru curent, iar zilele neefectuate care depășesc această limită se reportează pentru perioada de după încetarea sau ridicarea stării de război. Însă această regulă se aplică anume acordării concediului, și nu pierderii dreptului la acesta. Dacă angajatul este concediat, angajatorul trebuie să aplice regulile generale de compensare a zilelor neefectuate, prevăzute de Legea „Privind concediile” și Codul Muncii. (Legislația Ucrainei)

Când compensația poate fi plătită fără concediere

Fără concediere, compensația bănească este posibilă doar parțial și numai la cererea angajatului. Înlocuirea unei părți din concediu cu bani este permisă dacă concediile anuale și suplimentare acordate efectiv angajatului însumează cel puțin 24 de zile calendaristice. Pentru angajații cu vârsta sub 18 ani, înlocuirea concediului cu compensație bănească nu este permisă. (Legislația Ucrainei)

Un caz special separat — angajații recrutați pentru serviciul militar. La dorința lor și pe baza unei cereri, li se poate plăti compensație pentru toate zilele neefectuate de concediu anual și concediu social suplimentar pentru angajații cu copii, fără concediere. O astfel de cerere trebuie depusă nu mai târziu de ultima zi a lunii în care angajatul a fost eliberat de la locul de muncă din cauza recrutării. Angajatorul nu poate plăti o astfel de compensație din proprie inițiativă, fără cererea angajatului. (Legislația Ucrainei)

Termene de plată și documente

Toate sumele cuvenite angajatului la concediere, inclusiv compensația pentru concediul neefectuat, se plătesc în ziua concedierii. Dacă angajatul nu a lucrat în acea zi, plata trebuie făcută nu mai târziu de ziua următoare după prezentarea cererii de calcul. În ziua plății, angajatorul este obligat să notifice în scris angajatul cu privire la sumele calculate și plătite, indicând fiecare tip de plată. Dacă există un litigiu între părți cu privire la o parte din sume, partea incontestabilă trebuie totuși plătită la timp. (Legislația Ucrainei)

Pentru angajator, acest lucru înseamnă că până la data concedierii trebuie pregătite cel puțin: un calcul corect al zilelor de concediu neefectuat, calculul sumei compensației, o notificare scrisă către angajat despre toate plățile cuvenite, iar în cazuri speciale — cererea angajatului privind concediul cu concediere ulterioară, compensația bănească parțială fără concediere sau plata compensației în timpul serviciului militar. (Legislația Ucrainei)

Cum se calculează suma compensației

Compensația se calculează conform regulilor Procedurii nr. 100. Formula de bază este următoarea: câștigul total pentru perioada de calcul se împarte la numărul de zile calendaristice ale perioadei de calcul participante la calcul, iar salariul mediu zilnic obținut se înmulțește cu numărul de zile de concediu neefectuat care sunt compensate. În timp de pace, sărbătorile și zilele nelucrătoare stabilite de lege sunt excluse din calcul. În timpul stării de război, normele articolelor 73 și 78-1 din Codul Muncii nu se aplică, astfel încât regula privind neluarea în considerare a unor astfel de zile funcționează ținând cont de normele speciale de război. (Legislația Ucrainei)

Regula generală pentru perioada de calcul — ultimele 12 luni calendaristice de muncă care precedă luna de plată a compensației. Dacă angajatul a lucrat mai puțin de un an, salariul mediu se calculează pentru timpul efectiv de muncă — de la data de întâi a lunii următoare angajării până la data de întâi a lunii în care se plătește compensația. Dacă angajatul nu a fost angajat din prima zi calendaristică a lunii, dar aceasta a fost prima zi lucrătoare a lunii, o astfel de lună este inclusă în perioada de calcul ca fiind completă. (Legislația Ucrainei)

O regulă specială separată are încă importanță în 2026: dacă angajatul a dobândit dreptul la zile de concediu înainte de 31 decembrie 2023 și acestea nu au fost folosite sau compensate, salariul mediu pentru compensarea anume a acestor zile se calculează pe baza plăților acumulate în 2023. Prin urmare, la concedierea în 2026, angajatorul trebuie uneori să împartă soldul concediului în „zile înainte de 31.12.2023” și „zile după 01.01.2024”, dacă angajatul a acumulat solduri vechi. (Legislația Ucrainei)

Din perioada de calcul se exclude timpul în care angajatul nu a lucrat și nu i-au fost păstrate câștigurile sau au fost păstrate parțial. De asemenea, se exclude timpul pentru care nu există date privind salariul acumulat din cauza ostilităților din timpul stării de război. Dacă nu există o perioadă de calcul, salariul mediu este determinat pe baza tarifului sau salariului de funcție, iar dacă salariul este mai mic decât salariul minim — pe baza salariului minim la momentul calculului; pentru munca cu fracțiune de normă — proporțional cu termenii contractului de muncă. (Legislația Ucrainei)

În calcul sunt incluse toate sumele salariului calculat conform legislației și contractului de muncă, precum și primele și alte plăți de stimulare conform regulilor de distribuire a acestora pe perioade. Pentru concedii și compensația pentru concediile neefectuate, la câștigurile efective se adaugă suplimentar plățile pentru timpul în care angajatului i-a fost păstrat câștigul mediu și indemnizația pentru incapacitate temporară de muncă. (Legislația Ucrainei)

Nu se includ, în special, plățile unice pentru sarcini individuale care nu fac parte din atribuțiile de muncă, plățile forfetare, asistența materială, indemnizația de concediere, compensația propriu-zisă pentru concediul neefectuat, cheltuielile de deplasare, ajutorul de stat, plățile sociale și alte plăți compensatorii, precum și o serie de alte plăți enumerate direct la punctul 4 din Procedura nr. 100. (Legislația Ucrainei)

Taxe și contribuții

În scopuri fiscale, compensația pentru concediul neefectuat este un venit legat de relațiile de muncă, adică un venit salarial. Angajatorul reține din aceasta impozitul pe venitul persoanelor fizice, precum și taxa militară, și transferă aceste sume la buget la momentul plății. La data publicării, cota impozitului pe venit pentru astfel de venituri este de 18%, iar cota taxei militare este de 5%. (cv.tax.gov.ua)

În ceea ce privește contribuția socială unică (CSU), momentul calculării este important. Dacă compensația a fost calculată suplimentar după încetarea relațiilor de muncă, Serviciul Fiscal de Stat clarifică faptul că CSU nu se percepe asupra unei astfel de sume, deoarece, după concediere, întreprinderea nu mai este asigurător în raport cu această persoană. Cu toate acestea, dacă compensația este calculată în cadrul decontării finale normale la concediere, angajatorul aplică regulile generale ale Legii nr. 2464. (nvp.tax.gov.ua)

Responsabilitatea angajatorului

Dacă angajatorul nu a plătit compensația la timp din propria vină, angajatul are dreptul la câștigul mediu pentru întregul timp de întârziere până la ziua decontării efective, dar nu pentru mai mult de șase luni. Dacă există un litigiu între părți cu privire la cuantumul sumelor cuvenite, iar litigiul a fost soluționat integral sau parțial în favoarea angajatului, această rambursare poate fi, de asemenea, acordată de instanță — în limita aceleiași restricții de șase luni. (Legislația Ucrainei)

Pe lângă obligația de a plăti angajatului sumele cuvenite, angajatorul poate purta răspundere financiară conform articolului 265 din Codul Muncii, iar oficialii — răspundere administrativă conform articolului 41 din Codul Contravențiilor Administrative. Pe timpul stării de război, se aplică o normă specială: dacă, după o inspecție neprogramată, angajatorul îndeplinește integral și în termenul stabilit prescripția de eliminare a încălcării, amenzile prevăzute la articolul 265 din Codul Muncii nu se aplică. (Legislația Ucrainei)

Un exemplu oficial ilustrativ din practica Serviciului de Stat pentru Muncă: pe timpul stării de război, o angajată a depus o plângere cu privire la decontarea incompletă la concediere, în special privind neplata compensației pentru concediul neefectuat. După sesizare și o măsură de control neprogramată, angajatorului i s-a emis o prescripție, iar angajatei i s-au plătit toate fondurile cuvenite, inclusiv compensația. (pd.dsp.gov.ua)

Surse oficiale