Cum să organizezi activitatea magazinului în timp de război: siguranță, bani, stocuri și reluarea activității

Pentru ca magazinul să își poată relua activitatea după alerte, întreruperi de curent și întârzieri în aprovizionare, proprietarul ar trebui să stabilească din timp persoanele responsabile, procedura de oprire a vânzărilor și condițiile de reluare a acestora. Începeți cu traseul către adăpost, datele de contact ale echipei, verificarea echipamentului de casă, copia de rezervă a evidenței și prognoza încasărilor și plăților pentru următoarele săptămâni.

Acest plan este destinat afacerilor cu amănuntul din Ucraina. Pașii organizatorici de mai jos sunt recomandări practice, care trebuie adaptate spațiului, sortimentului și componenței turei. Regulile privind plățile sunt prezentate potrivit legislației ucrainene; procedura specială de funcționare a casei de marcat în timpul legii marțiale are condiții distincte.

Pregătiți instrucțiuni pentru alarma aeriană

Serviciul de Stat al Ucrainei pentru Situații de Urgență (DSNS) recomandă ca, după semnalul de alarmă, oamenii să se îndrepte imediat spre un adăpost și să rămână acolo până la semnalul de încetare. Pentru magazin, aceasta înseamnă că angajații trebuie să știe din timp cum să oprească servirea și încotro să meargă împreună cu vizitatorii. Regulile de bază sunt prezentate în ghidul oficial DSNS.

1. Stabiliți adăpostul principal și unul de rezervă. Identificați-le folosind resursele oficiale ale autorității locale, parcurgeți traseul și verificați intrarea. Notați numărul de telefon al persoanei responsabile. DSNS recomandă verificarea din timp a stării adăpostului; mai multe detalii găsiți în recomandările privind alegerea unui adăpost.
2. Împărțiți sarcinile turei. Un angajat îi informează pe vizitatori că servirea se oprește și le indică traseul. Altul îi ajută pe cei care se deplasează cu dificultate. Pentru o tură cu un singur vânzător, stabiliți o succesiune scurtă de acțiuni, fără sarcini suplimentare care întârzie ieșirea.
3. Pregătiți din timp lucrurile necesare. Păstrați la îndemână telefonul, o baterie externă încărcată, o lanternă, apă, trusa de prim ajutor și obiectele personale necesare. Cheile și datele de contact nu trebuie lăsate într-un loc la care ar trebui să vă întoarceți.
4. Stabiliți mesajul pentru clienți. De exemplu: „Din cauza alarmei aeriene, servirea este suspendată. Cel mai apropiat adăpost se află la adresa… După semnalul de încetare, vă vom informa despre reluarea activității”.

Nu condiționați ieșirea de finalizarea obligatorie a unei cumpărături, numărarea casei, ambalarea comenzilor sau copierea bazei de date. Organizați din timp aceste activități. DSNS avertizează să nu stați lângă vitrine și ferestre și să nu folosiți liftul în drum spre adăpost.

Dacă bombardamentul a început deja și nu puteți ajunge la adăpost, DSNS admite „regula celor doi pereți” ca măsură temporară de ultimă instanță. Alegeți un loc în care între dumneavoastră și stradă se află cel puțin doi pereți solizi, de exemplu un coridor interior, cât mai departe de ferestre și pereți exteriori. Aceasta nu garantează protecția. Dacă adăpostul este încuiat, mergeți spre adăpostul de rezervă stabilit din timp, dacă puteți ajunge acolo în siguranță.

Dacă auziți explozii în apropiere și nu există un alt adăpost aproape, DSNS recomandă să vă întindeți imediat la pământ, să vă acoperiți capul cu mâinile și să folosiți pentru protecție suplimentară o adâncitură sau o barieră de beton. Anunțați autoritatea locală despre adăpostul încuiat, poliția la numărul 102 sau salvatorii la numărul 101. În caz de incendiu sau de avariere a clădirii, părăsiți imediat zona periculoasă dacă este posibil și sunați la 101.

Dacă nu puteți ieși, comunicați salvatorilor adresa exactă și locul în care vă aflați.

După semnalul de încetare, șeful de tură trebuie să evalueze dacă revenirea în spațiu și reluarea activității se pot face în siguranță. Dacă există avarii sau alt pericol, informați proprietarul și clienții că pauza va continua.

Stabiliți responsabilitățile și contactele pe o singură pagină

Recomandăm să creați un document de lucru concis, disponibil pe telefon și pe hârtie. Pentru fiecare funcție, indicați persoana responsabilă, înlocuitorul acesteia, numărul de telefon și limitele deciziilor pe care le poate lua independent. Angajatul trebuie să știe cui să raporteze o problemă și ce să facă dacă persoana respectivă nu răspunde.

Adăugați datele de contact ale proprietarului spațiului, persoanei responsabile de adăpost, contabilului, serviciului de asistență tehnică, furnizorilor principali și transportatorilor. Stabiliți o regulă simplă de comunicare: angajatul confirmă că este în siguranță și dacă poate veni la tură. Dacă nu răspunde, persoana desemnată încearcă un alt canal de comunicare. Nu cereți un răspuns legat de muncă dacă acesta ar presupune deplasarea în condiții periculoase.

Stabiliți ce servicii poate menține magazinul

Recomandăm să pregătiți trei scenarii: o întrerupere scurtă, oprirea activității până a doua zi și indisponibilitatea prelungită a spațiului. Pentru fiecare, notați operațiunile disponibile, angajații, echipamentele necesare și motivul opririi. Astfel, nu veți accepta comenzi pe care echipa nu le poate onora.

• Pentru o întrerupere scurtă, verificați dacă sursa de rezervă asigură alimentarea dispozitivului de casă și a conexiunii, dacă modul de efectuare a plăților este permis și dacă produsele pot fi păstrate în condiții adecvate.
• Pentru oprirea activității până a doua zi, stabiliți cine îi va anunța pe clienți, va reprograma recepția livrării și va verifica comenzile achitate în avans.
• Pentru o pauză prelungită, pregătiți procedura de acces la evidență din altă locație, de contactare a furnizorilor și de îndeplinire a obligațiilor deja asumate.

Alegeți volumul minim de servicii în funcție de posibilitățile proprii. De exemplu, magazinul poate menține temporar consultațiile și preluarea solicitărilor fără încasare, până când repune casa de marcat în funcțiune. Desemnați o persoană pentru fiecare serviciu și verificați dacă aceasta are acces la datele necesare.

Verificați alimentarea cu energie, internetul și modalitatea legală de plată

Alimentarea de rezervă și conexiunea de internet alternativă trebuie verificate împreună cu locul de lucru propriu-zis: dispozitivul de casă, routerul, terminalul de plată și celelalte echipamente necesare. Măsurați separat cât timp funcționează acestea în condiții reale de sarcină. Verificați separat funcționarea terminalului, accesul la evidență și conexiunea cu serverul fiscal, deoarece fiecare dintre aceste funcții este necesară pentru o parte diferită a vânzării.

Regulile de mai jos se aplică operațiunilor pentru care trebuie folosit un registrator al operațiunilor de decontare (RRO) sau un registrator software al operațiunilor de decontare (PRRO). Excepțiile de la utilizare sunt stabilite, printre altele, de articolul 9 din Legea Ucrainei din 06.07.1995 nr. 265/95-VR, care face trimitere și la Codul fiscal al Ucrainei. O întrerupere de curent, prin ea însăși, nu acordă o permisiune generală de a vinde fără documentul de decontare corespunzător.

Dacă PRRO funcționează, dar nu există conexiune la serverul fiscal

Articolul 5 din Legea nr. 265/95-VR stabilește limite generale pentru funcționarea offline: până la 36 de ore consecutive și până la 168 de ore într-o lună calendaristică. Totuși, punctul 13 din secțiunea II „Dispoziții finale” permite depășirea acestor limite pe durata regimului juridic al legii marțiale sau al stării de urgență ori pe durata circumstanțelor de forță majoră. Prin urmare, aceste limite orare trebuie aplicate ținând cont de norma specială.

Permisiunea de a depăși limitele nu anulează celelalte condiții. PRRO trebuie să primească de la organul de control fiscal intervalul numerelor fiscale pentru documentele offline; fără acesta, funcționarea în acest mod este interzisă. Trebuie să existe numere neutilizate, iar documentul de decontare trebuie să indice că operațiunea a fost efectuată offline.

1. Înainte de apariția întreruperilor, verificați împreună cu furnizorul soluției de casă dacă modul offline este configurat, dacă intervalul de numere a fost primit și dacă certificatele de semnătură sunt valabile.
2. În cazul pierderii conexiunii, monitorizați starea PRRO și numerele disponibile. Dacă ați anunțat la înregistrare sau în timpul exploatării că nu veți efectua decontări offline, opriți aceste decontări până la restabilirea conexiunii sau folosiți o variantă de rezervă permisă.
3. După restabilirea conexiunii, verificați revenirea la modul online. În decurs de o oră de la restabilirea conexiunii trebuie transmis pachetul cu documentele offline, inclusiv bonurile fiscale de raportare generate, și notificările privind începerea și încheierea acestui mod. Conform articolului 5 din Legea nr. 265/95-VR, copiile documentelor de decontare trebuie transmise înainte de transmiterea raportului fiscal sau a bonului fiscal de raportare pentru ziua respectivă. Dacă în timpul funcționării offline a venit momentul generării bonului fiscal de raportare, acesta se generează după ultimul document de decontare al turei și înainte de notificarea privind deschiderea turei următoare.
4. Asigurați-vă că serverul fiscal a confirmat livrarea. Documentele trebuie păstrate în PRRO până la primirea confirmării.

Succesiunea operațiunilor, generarea notificărilor și păstrarea documentelor sunt reglementate de secțiunea V din Procedura aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 23.06.2020 nr. 317. Cereți unui specialist tehnic să vă arate aceste stări chiar la locul dumneavoastră de lucru.

Dacă dispozitivul de casă este defect sau nu este alimentat cu energie

Defectarea PRRO necesită o altă procedură. Articolul 5 din Legea nr. 265/95-VR prevede încetarea operațiunilor de decontare printr-un PRRO defect până la remedierea defecțiunii. Punctul 12 din secțiunea II a Procedurii nr. 317 prevede, de asemenea, conectarea unui RRO de rezervă. Defecțiunea PRRO trebuie notificată organului de control fiscal, producătorului și/sau centrului de service, dacă este cazul, în ziua constatării, folosind formularul nr. 2-PRRO. După remedierea defecțiunii, pentru reluarea activității depuneți cererea pe formularul nr. 1-PRRO, cu mențiunea „Відновлення роботи” („Reluarea activității”). Dacă această cerere nu este depusă în termen de o lună, în registru se va înscrie anularea înregistrării PRRO.

Pentru un RRO hardware, articolul 5 prevede utilizarea registrului operațiunilor de decontare și a carnetului de bonuri de decontare sau a unui RRO de rezervă înregistrat corespunzător, în timpul reparației ori al unei întreruperi temporare a alimentării cu energie care nu depășește șapte zile lucrătoare. Dacă întreprinzătorul a ales la înregistrare încetarea decontărilor fără ținerea acestor registre, nu are dreptul să efectueze decontări după această procedură în perioada defecțiunii sau a întreruperii.

Defecțiunea RRO hardware sau deteriorarea mijloacelor de control trebuie comunicată centrului de service în ziua lucrătoare în care a fost constatată, iar organului de control fiscal de la locul înregistrării fiscale — în termen de două zile lucrătoare după ziua constatării. Notificarea se depune în formă liberă, în scris sau prin mijloace de comunicații electronice.

Recomandăm să notați împreună cu contabilul varianta permisă pentru fiecare casă de marcat. O simplă notare a cumpărăturii într-un caiet nu înlocuiește procedura prevăzută de lege. Dacă nu se poate folosi casa principală, iar o modalitate legală de rezervă nu este disponibilă, suspendați decontările respective.

Recalculați necesarul de produse înainte de fiecare achiziție

Pentru gestionarea stocurilor, recomandăm să începeți prin verificarea pozițiilor cele mai importante: cantitatea efectivă, posibilitatea de a fi vândute, termenele de păstrare, comenzile confirmate și data următoarei livrări. După o pauză prelungită, confruntați stocurile fizice cu evidența înainte de a afișa din nou clienților cantitățile disponibile.

Pentru planificarea unei achiziții puteți folosi o formulă proprie: vânzările estimate până la următoarea livrare plus rezerva pentru întârzieri minus stocul vandabil și livrările confirmate care vor ajunge la timp. Alegeți mărimea rezervei ținând cont de bani, termenul de valabilitate și condițiile de păstrare.

Exemplu ipotetic. Magazinul estimează că va vinde câte 6 unități pe zi, iar livrarea ar trebui să ajungă peste 5 zile. Proprietarul adaugă o rezervă pentru 2 zile. Necesarul planificat este de 6 × (5 + 2) = 42 de unități. Dacă stocul vandabil este de 18 unități și nu există alte livrări confirmate, achiziția calculată este de 42 − 18 = 24 de unități.

Aceasta este o ipoteză de planificare; cererea efectivă și termenul de livrare se pot schimba. În același timp, cele 18 unități disponibile vor ajunge pentru doar 18 ÷ 6 = 3 zile la acest nivel al cererii. Pentru cele cinci zile până la livrare sunt necesare 30 de unități, deci lipsesc 12. Proprietarul ar trebui să negocieze ca cel puțin aceste 12 unități din achiziția calculată să ajungă înainte de epuizarea stocului disponibil sau să ajusteze termenele comenzilor clienților.

Pentru produsele cu rotație lentă, verificați mai întâi posibilitatea unei cantități mai mici, a unui retur convenit cu furnizorul sau a modificării sortimentului. Evaluați reducerile împreună cu prețul de cost și cheltuielile de vânzare, ca să înțelegeți ce sumă vor aduce magazinului.

Este recomandat să mențineți controlul managerial al stocurilor indiferent de excepțiile fiscale. Totuși, obligația legală de evidență a mărfurilor prevăzută la punctul 12 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR are o excepție pentru persoanele fizice întreprinzători care plătesc impozitul unic și nu sunt înregistrate ca plătitori de taxă pe valoarea adăugată. Excepția nu se aplică întreprinzătorilor care vând bunuri de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic, supuse reparațiilor în garanție, medicamente, dispozitive medicale, bijuterii și articole de uz casnic din metale prețioase, pietre prețioase, pietre prețioase de origine organică și pietre semiprețioase.

Actualizați săptămânal prognoza încasărilor și plăților

Recomandăm să țineți o prognoză pentru 8–13 săptămâni, împărțită pe săptămâni. Pentru plățile apropiate, adăugați, dacă este necesar, un calcul zilnic: încasările de la sfârșitul săptămânii pot să nu acopere plata care trebuie făcută la începutul ei.

Pentru fiecare perioadă, indicați banii disponibili la început, încasările estimate, achizițiile, plata muncii, impozitele, chiria, livrările, rambursările către clienți și celelalte plăți. Nu contabilizați transferurile între propriile case și conturi ca încasări repetate ale afacerii.

În acest exemplu ipotetic, încasările scad cu 40%: 90 000 × 0,6 = 54 000 UAH. Dacă proprietarul a stabilit un minim intern de 20 000 UAH, al doilea scenariu indică un deficit de 16 000 UAH față de acest nivel. Întreprinzătorul stabilește singur valoarea acestui minim, în funcție de obligațiile sale.

Pentru fiecare deficit posibil, notați acțiunea și termenul: reduceți o achiziție care încă nu a fost convenită, discutați cu furnizorul un nou calendar de plată sau amânați o cheltuială neesențială. Amânarea plăților contractuale trebuie convenită cu cealaltă parte. Nu includeți ajutorul așteptat sau un credit neconfirmat în fondurile disponibile.

Verificați restaurarea evidenței din copia de rezervă

Recomandăm să stabiliți câte dintre cele mai recente operațiuni poate reconstitui manual magazinul și cât timp poate funcționa fără baza de date. Dacă pierderea datelor pentru o zi întreagă este inacceptabilă, configurați copierea mai frecventă împreună cu un specialist tehnic. Păstrați o copie separat de calculatorul de lucru și limitați accesul la aceasta.

1. Întocmiți lista datelor. Includeți baza de evidență, comenzile deschise, documentele furnizorilor și setările necesare restaurării.
2. Verificați rezultatul copierii. Persoana responsabilă trebuie să poată vedea ora ultimei copii reușite și mesajele de eroare.
3. Pregătiți un mediu de testare sigur. Împreună cu specialistul tehnic, separați-l de baza de lucru și dezactivați fiscalizarea, trimiterile de mesaje și alte acțiuni externe înainte de pornirea copiei restaurate.
4. Faceți o restaurare de probă. Restaurați copia în mediul pregătit, pentru a nu suprascrie baza de lucru. Apoi verificați ultimele documente, stocurile, banii și comenzile deschise.
5. Notați rezultatul. Înregistrați timpul de restaurare, datele lipsă, accesurile necesare și persoana care va remedia problemele constatate.

După o restaurare reală, comparați ultimul document din baza de date cu operațiunile efectuate ulterior. Verificați plățile, expedierile și starea documentelor fiscale, pentru a nu repeta acțiuni deja efectuate. Repetați testarea după schimbări importante ale programului, echipamentului sau metodei de păstrare a copiilor.

Stabiliți furnizorii de rezervă și conveniți termenele pentru clienți

Pentru produsele a căror lipsă afectează cel mai mult activitatea, recomandăm să aveți o alternativă convenită. Aflați din timp cantitatea minimă, prețul cu livrare, modalitatea de plată, documentele, caracteristicile produsului și posibilitatea returnării. Înainte de o comandă mare, verificați o cantitate mică, dacă este posibil.

Pentru fiecare livrare, notați data ultimei confirmări, datele de contact ale persoanei responsabile și metoda de transport de rezervă. După o întrerupere, verificați separat dacă produsele sunt pregătite pentru expediere și dacă transportatorul le poate ridica. Astfel, managerul nu îi va comunica clientului un termen bazat doar pe o înțelegere preliminară.

În fișa comenzii păstrați stocul confirmat, plata, termenul convenit pentru expediere și data și ora următoarei comunicări. Dacă termenul se schimbă, anunțați clientul înainte de expirarea lui și propuneți o opțiune disponibilă, în conformitate cu condițiile comenzii și drepturile clientului.

Exemplu de mesaj de lucru: „Expedierea comenzii dumneavoastră este întârziată. Transportatorul nu a confirmat încă preluarea. Vă vom oferi următoarea actualizare mâine până la ora 12:00. Dacă nu doriți să așteptați, contactați-ne pentru a conveni pașii următori”. Stabiliți o oră pentru următorul mesaj pe care echipa o poate respecta efectiv.

Pregătiți documentele pentru o posibilă relocare

Recomandăm să stabiliți din timp situațiile în care proprietarul va lua în calcul închiderea temporară sau relocarea: spațiul este inaccesibil, nu se pot asigura condiții adecvate de păstrare ori lipsesc pentru o perioadă îndelungată condițiile necesare activității. În calculul financiar includeți transportul, noua chirie, amenajarea, întreruperea vânzărilor și posibilele pierderi de produse.

Pentru pregătire, adunați contractele de închiriere, documentele pentru produse și echipamente, inventarul bunurilor cu numere de serie, comenzile deschise, decontările cu partenerii și copiile de rezervă. Înainte de mutare, verificați cantitățile bunurilor, conveniți recepția lor la noua locație și desemnați persoanele responsabile de predare.

Pentru PRRO, schimbarea denumirii sau a adresei unității economice necesită reînregistrarea conform punctului 8 din secțiunea II a Procedurii nr. 317. Cererea se depune după transmiterea ultimului bon fiscal de raportare și închiderea turei. PRRO poate fi folosit numai la unitatea economică ale cărei date sunt înscrise în registru; verificați și notificarea privind obiectul impozabil ale cărui informații sunt necesare pentru înregistrare.

Dacă intenționați să solicitați ajutor de stat pentru relocare, verificați mai întâi la organizatorul oficial condițiile de participare, documentele necesare și disponibilitatea finanțării. Până la primirea condițiilor programului concret și a deciziei privind participarea, planificați relocarea folosind resurse proprii confirmate.

Cum să folosiți Torgsoft pentru controlul stocurilor, banilor și copiilor de rezervă

În Torgsoft, formularul «Стан складу» („Starea depozitului”) afișează cantitatea, prețul de cost și prețul produselor și permite stabilirea stocurilor minime. Recomandăm să folosiți aceste date pentru revizuirea achizițiilor, după ce verificați fizic pozițiile importante. Funcționalitățile și costul depind de licență. „Старт” („Start”) nu permite gestionarea mai multor centre de evidență și transferuri între depozite. Pentru lucrul simultan la distanță cu o singură bază este disponibilă o versiune terminal cu plată, care include trei conexiuni de client; conexiunile suplimentare se plătesc separat.

Verificați costul actual și durata disponibilă a licenței la linkul indicat înainte de plată. După confirmarea plății, Torgsoft oferă o cheie electronică sau acces pentru activare. Înainte de trecere, conveniți cu un specialist tehnic configurarea serverului, a conexiunilor și a accesurilor și verificați funcționarea operațiunilor necesare prin internet.

În modul «Фінансовий документ» („Document financiar”) se pot consulta încasările și cheltuielile pe case și conturi. Pentru a vedea totalurile în partea de jos a tabelului, activați setarea „Підсумки” („Totaluri”) în fila corespunzătoare. Casele și conturile cu sold zero nu sunt afișate în aceste totaluri. Pentru prognoza săptămânală, confruntați evidența cu banii efectiv disponibili și adăugați separat plățile viitoare. Configurați accesul angajaților în funcție de responsabilități. Pentru verificarea acțiunilor, folosiți protocolul utilizatorilor, ținând cont că înregistrările pot fi șterse prin mijloacele prevăzute de program, iar ștergerea statisticii perioadelor închise șterge și protocolul corespunzător.

Pagina oficială a licențelor recomandă copierea periodică a bazei de date pe un disc extern sau în cloud. Dacă se defectează calculatorul, licența poate fi transferată gratuit pe alt calculator, sunând la serviciul de asistență de la numărul de telefon asociat titularului licenței. Verificați din timp setările de copiere și faceți o restaurare de probă. Accesul la distanță necesită internet; opțiunile suplimentare sunt contra cost, iar serviciile de asistență incluse depind de condițiile alese. Păstrarea datelor depinde de disponibilitatea și integritatea copiilor de rezervă, precum și de disponibilitatea și buna funcționare a mediului de stocare.

Verificați săptămânal dacă planul funcționează

Rezervați o scurtă întâlnire de lucru pentru a verifica rezultate concrete. Șeful de tură confirmă datele de contact și traseul spre adăpost; persoana responsabilă de evidență confirmă ora ultimei copii și rezultatul restaurării; contabilul sau proprietarul verifică plățile apropiate; persoana responsabilă de achiziții verifică stocurile și livrările confirmate. Revizuiți și promisiunile față de clienți care au depășit termenul.

Pentru fiecare problemă identificată, stabiliți o acțiune: ce trebuie făcut, cine o va face și până când. După o întrerupere efectivă, verificați dacă a funcționat conexiunea de internet de rezervă, dacă documentele de casă au fost transmise, dacă alimentarea cu energie a fost suficientă și dacă clienții au primit notificări. Actualizați instrucțiunile pe baza acestei verificări.