Cine este un distribuitor și cum poate magazinul să aleagă un furnizor de încredere

Distribuitorul achiziționează și distribuie produsele unui producător, iar obligațiile concrete ale părților sunt stabilite în contract. Pentru un magazin cu amănuntul, fiabilitatea unui astfel de furnizor depinde de împuternicirile confirmate, proveniența produselor, respectarea livrărilor și reguli clare privind plățile și neconformitățile. Înainte de prima achiziție, merită să verificați partenerul contractual, să conveniți condițiile în scris și să calculați rentabilitatea lotului ținând cont de costuri.

Prevederile juridice prezentate se referă la Ucraina și la achizițiile în scopul desfășurării unei activități antreprenoriale. Este util să organizați procesul practic de alegere a furnizorului astfel: stabiliți modelul de colaborare, verificați documentele, comparați costul total al ofertelor și efectuați o livrare de probă. După aceea, magazinul va putea evalua furnizorul pe baza rezultatelor efective.

Ce rol are distribuitorul

În modelul de achiziție și revânzare, distribuitorul cumpără marfa în proprietatea sa și o vinde următorului cumpărător. Pentru magazin, acesta este vânzătorul în baza contractului, așadar cu el trebuie convenite sortimentul, termenele, prețul, calitatea și procedura de formulare a pretențiilor. Transferul dreptului de proprietate asupra mărfii este prevăzut de articolul 655 din Codul civil al Ucrainei, iar livrarea pentru utilizare în activitatea antreprenorială este reglementată de articolul 712 din același cod.

Prin acord, distribuitorul poate și să depoziteze produsele, să organizeze livrarea, să mențină sortimentul și să participe la promovare. Magazinul ar trebui să stabilească separat care dintre aceste servicii sunt incluse în prețul de achiziție și pentru care furnizorul va emite facturi suplimentare. Promisiunea managerului că va asigura livrarea sau va accepta stocurile rămase trebuie inclusă în contract sau într-o anexă convenită.

Achiziția pentru revânzare, activitatea de agenție și comisionul

Pentru a stabili modelul de colaborare, aflați în numele cui încheie participantul tranzacția, pe cheltuiala cui acționează și cine devine proprietarul mărfii. În cazul revânzării în nume propriu, furnizorul câștigă din diferența dintre prețul de vânzare și costuri. Într-un model de intermediere, venitul său poate fi remunerația convenită pentru organizarea tranzacției sau a vânzării.

Denumirea de „agent” dintr-o ofertă comercială nu explică, de una singură, toate condițiile. Dacă participantul vă cere să achitați marfa producătorului, dar promite să vă furnizeze documente de la o altă companie, rolurile tuturor părților trebuie convenite în scris înainte de plată. La fel, formularea „marfă cu plata după vânzare” trebuie explicată în contract: poate însemna o livrare cu amânarea plății sau o colaborare după un alt model.

Ce înseamnă statutul de „oficial” și „exclusiv”

Confirmarea din partea producătorului sau a titularului mărcii trebuie analizată în limitele împuternicirilor menționate în ea. Pentru a verifica statutul de partener oficial, solicitați un document care să indice furnizorul, produsele, teritoriul și perioada de valabilitate a împuternicirilor. Dacă dreptul de furnizare a fost transmis printr-un alt partener, cereți o explicație și confirmarea acestei legături.

Exclusivitatea necesită verificarea separată a condițiilor: pentru ce teritoriu, produse, categorii de cumpărători și canale de vânzare se aplică. Un partener oficial poate lucra alături de alți parteneri ai mărcii. Chiar și un document privind drepturile exclusive poate conține excepții, de exemplu pentru vânzările directe ale producătorului sau pentru anumite rețele comerciale.

Pas practic: contactați producătorul folosind un contact oficial găsit independent și cereți confirmarea valabilității împuternicirilor unei anumite persoane juridice. În solicitare, indicați denumirea completă a acesteia, codul de înregistrare și categoria de produse vizată. Păstrați răspunsul împreună cu documentele furnizorului.

Cum verificați condițiile privind prețul cu amănuntul

Un contract de exclusivitate nu acordă automat dreptul de a fixa prețurile de revânzare ulterioară. Articolul 6 din Legea Ucrainei „Privind protecția concurenței economice” interzice acțiunile concertate anticoncurențiale; printre acestea sunt menționate acțiunile privind stabilirea prețurilor și împărțirea piețelor, care duc sau pot duce la restrângerea concurenței.

Dacă furnizorul stabilește un preț minim cu amănuntul, aprobă fiecare reducere sau condiționează expedierea mărfii de respectarea unui anumit preț, înainte de semnare este necesară o evaluare juridică a condițiilor concrete. Verificați separat restricțiile teritoriale și cele privind vânzarea online. Cuvântul „recomandat” din lista de prețuri nu explică, de unul singur, cum va funcționa cerința în practică și ce consecințe sunt prevăzute în caz de nerespectare.

Cum verificați furnizorul înainte de prima plată

Vă recomandăm să creați o fișă scurtă de verificare a partenerului contractual și să desemnați un angajat care să colecteze confirmările. Proprietarul magazinului va putea vedea ce aspecte au fost deja clarificate și care rămân deschise. Verificarea trebuie repetată dacă se schimbă persoana juridică, semnatarul, datele bancare sau documentele care atestă împuternicirile.

1. Comparați datele de înregistrare. Verificați denumirea completă, codul sau datele de înregistrare ale persoanei fizice — întreprinzător, statutul înregistrării și informațiile despre administrator în Registrul unic de stat al persoanelor juridice, persoanelor fizice — întreprinzători și formațiunilor obștești. Comparați-le cu datele din contract, factură și avizul de însoțire a mărfii.
2. Verificați semnatarul. Cereți documente care îi confirmă dreptul de a semna contractul. Dacă semnează un reprezentant, verificați valabilitatea și conținutul împuternicirilor sale, inclusiv eventualele limite privind valoarea sau tipul tranzacțiilor.
3. Verificați beneficiarul plății. Dacă banii trebuie încasați de o altă persoană, cereți explicații documentate privind această schemă. Confirmați schimbarea contului printr-un contact al furnizorului verificat anterior.
4. Confirmați împuternicirile privind marca. Comparați persoana juridică menționată în confirmarea producătorului cu cea care încheie contractul. Verificați produsele, teritoriul, canalele de vânzare și perioada de valabilitate a documentului.
5. Verificați executarea livrărilor. Cereți datele de contact ale clienților care și-au dat acordul să ofere referințe. Aflați cum a soluționat furnizorul întârzierile, livrările incomplete și reclamațiile privind calitatea.

Când trebuie verificată licența

Statutul de distribuitor, prin el însuși, nu înseamnă că există o licență universală pentru furnizarea oricărui tip de produs. Licențierea depinde de tipul activității și de categoria de produse. De exemplu, articolul 7 din Legea Ucrainei „Privind licențierea tipurilor de activitate economică” prevede licențierea comerțului cu ridicata și cu amănuntul cu medicamente, iar pentru anumite alte categorii face trimitere la legislația specială.

Înainte de a cumpăra produse dintr-o categorie reglementată, aflați ce drept este necesar pentru operațiunea planificată și verificați informațiile relevante despre furnizor. Pentru astfel de produse, evaluarea trebuie făcută ținând cont de regulile speciale privind circulația lor. Un document care atestă parteneriatul cu o marcă nu confirmă îndeplinirea cerințelor de licențiere.

Ce documente și caracteristici ale produsului trebuie verificate

Începeți prin identificarea exactă a produsului: denumire, producător, model, cod de articol, configurație, unitate de măsură și numărul de bucăți în ambalaj. Dacă este necesar, adăugați numărul lotului, numărul de serie, data fabricației și perioada de valabilitate rămasă. Aceste caracteristici trebuie să corespundă în comandă, în documente și în livrarea efectivă, astfel încât magazinul să nu accepte o altă variantă sau un stoc care nu mai poate fi vândut.

Articolul 673 din Codul civil al Ucrainei impune livrarea unui produs de calitate corespunzătoare, iar în cazul vânzării pe baza unui eșantion sau a unei descrieri, produsul trebuie să corespundă eșantionului sau descrierii. Dacă legea stabilește cerințe de calitate, produsul trebuie să le respecte. De aceea, descrierea din specificație trebuie să fie suficient de exactă pentru a putea fi verificată la recepție.

Lista documentelor obligatorii trebuie stabilită pentru categoria concretă de produse. Nu solicitați același „certificat de calitate” pentru întregul sortiment: aflați mai întâi ce cerințe se aplică, apoi conveniți ce documente transmite furnizorul împreună cu lotul sau pune la dispoziție pentru verificare. Dacă produsul necesită un document de conformitate, verificați dacă acesta se referă chiar la produsul respectiv.

• Cereți avizele de însoțire a mărfii și alte documente convenite, prin care lotul poate fi asociat unui anumit vânzător.
• Verificați informațiile de pe produs despre producător, iar pentru produsele importate cereți explicații privind proveniența și traseul de aprovizionare.
• Comparați etichetarea, instrucțiunile, condițiile de garanție și conținutul pachetului cu modelul comandat și cerințele aplicabile.
• Stabiliți cerințele privind ambalarea, depozitarea și transportul, dacă de acestea depinde starea produsului.

Este util să împărțiți verificarea în două etape: înainte de plată, obțineți modele ale documentelor convenite, iar la recepție verificați dacă acestea corespund lotului efectiv livrat. Avizul de însoțire a mărfii confirmă operațiunea menționată în el, dar, de unul singur, nu rezolvă toate aspectele privind autenticitatea și conformitatea produsului. Neconcordanțele neclarificate trebuie soluționate înainte de punerea mărfii în vânzare.

Ce trebuie convenit în contractul de furnizare

Potrivit articolului 627 din Codul civil al Ucrainei, părțile stabilesc condițiile contractului ținând cont de cerințele legislației, de raționalitate și de echitate. Pentru magazin, este util ca oferta comercială să fie transformată în reguli concrete de executare a comenzilor. Lista de mai jos este un reper practic pentru negocieri; textul final trebuie să țină cont de produs și de modelul de colaborare.

Cum separați returul stocurilor de reclamațiile privind neconformitățile

Posibilitatea de a returna produse conforme care nu s-au vândut trebuie convenită în mod explicit cu furnizorul. Stabiliți cum va verifica acesta starea produselor, cine va plăti transportul și când va primi magazinul banii sau o compensare. Astfel, veți putea evalua riscul achiziționării unui lot mare înainte de a-l comanda.

Pentru produsele de calitate necorespunzătoare, articolul 678 din Codul civil al Ucrainei prevede, printre altele, dreptul de a solicita reducerea proporțională a prețului, remedierea gratuită a neconformităților sau rambursarea cheltuielilor pentru remedierea lor. Dacă există o încălcare esențială a cerințelor de calitate, cumpărătorul poate opta pentru rezoluțiunea contractului și restituirea banilor achitați sau pentru înlocuirea produsului. Articolul se aplică dacă o altă prevedere din cod sau din altă lege nu stabilește altfel.

La recepție, vă recomandăm să fotografiați deteriorările, să notați codul de articol, lotul și numărul unităților cu probleme și să notificați furnizorul prin metoda convenită. Produsele cu neconformități neclarificate trebuie separate de stocurile care pot fi vândute. Înțelegerile dintre magazin și furnizor trebuie analizate separat de îndeplinirea obligațiilor față de consumatorul final.

Cum comparați rentabilitatea: adaos, marjă și contribuția la acoperirea cheltuielilor

Diferența dintre prețul de achiziție și cel de vânzare nu arată încă profitul net. Pentru a compara furnizorii, aduceți ofertele la aceeași bază de calcul: includeți livrarea, plățile obligatorii pentru servicii și costurile asociate vânzării. Impozitele și sumele din prețuri trebuie luate în calcul consecvent în toate variantele, fără a combina metode diferite.

Exemplu numeric ipotetic, care nu reflectă prețurile sau tarifele pieței. Magazinul cumpără o unitate de produs cu 800 UAH, iar costul de livrare repartizat pentru aceasta este de 40 UAH. Pentru acest calcul managerial, costul de achiziție cu livrare este de 840 UAH. Prețul de vânzare este de 1.200 UAH, iar costurile variabile suplimentare pentru această vânzare sunt de 60 UAH pentru procesarea plății și de 30 UAH pentru ambalare.

Contribuția la acoperire arată cât rămâne după costurile variabile luate în calcul, pentru plata chiriei, a părții fixe a salariilor și a altor cheltuieli fixe. În exemplu, aceste cheltuieli nu au fost încă scăzute, prin urmare 270 UAH nu pot fi numiți profit net. Adaosul și marja au și baze diferite de calcul, de aceea procentele lor diferă.

Dacă, în același exemplu ipotetic, magazinul oferă o reducere de 10%, prețul va fi de 1.080 UAH. Presupunând că celelalte costuri menționate rămân neschimbate, contribuția la acoperire va fi de 1 080 − 840 − 60 − 30 = 150 UAH. Aceasta se va reduce cu 120 UAH, adică aproximativ 44,44%, de aceea impactul reducerii trebuie calculat înainte de aprobarea promoției.

Pentru a compara ofertele, includeți în calcul lotul minim și termenul de plată. Un preț mai mic vă poate obliga să cumpărați mai multe unități decât estimează magazinul că va vinde până la următoarea plată. În acest caz, evaluați separat valoarea banilor blocați în stoc și eventualele costuri de depozitare sau de reducere a prețului.

Cum efectuați o livrare de probă și alegeți furnizorul

Este util să formați lotul de probă din produse pentru care magazinul poate evalua cererea și verifica dacă sunt prezente toate componentele prevăzute și dacă este corespunzătoare calitatea. Înainte de comandă, stabiliți propriile criterii: termenul de livrare acceptabil, livrarea completă, starea ambalajului, corectitudinea documentelor și termenul de răspuns la solicitări. Aceste criterii sunt decizii manageriale ale magazinului, iar valorile lor depind de sortiment.

1. Trimiteți o comandă în scris cu codurile de articol, cantitățile și prețurile convenite și obțineți confirmarea.
2. Notați termenul promis și data efectivă a recepției, precum și numărul unităților comandate și recepționate.
3. La recepție, verificați marfa și documentele folosind aceeași listă pe care intenționați să o utilizați în continuare.
4. Dacă există neconcordanțe, urmați procedura convenită de reclamație și consemnați cum a soluționat-o furnizorul.
5. După vânzare, comparați rentabilitatea efectivă cu cea calculată, ținând cont de retururi, reduceri și costuri suplimentare.

Este util să consemnați rezultatele într-un singur tabel comparativ pentru toți candidații. Alături de preț, indicați lotul minim, termenul de plată, gradul efectiv de completare a livrării și aspectele încă nesoluționate. Dacă nu a fost trecută o verificare obligatorie a documentelor sau a calității, este indicat să rezolvați mai întâi problema și abia apoi să măriți volumul achizițiilor.

Cum completați stocurile fără achiziții inutile

Pentru comenzile recurente, luați în calcul vânzările medii, termenul efectiv de livrare și un stoc de siguranță pentru eventuale abateri. Un reper de bază pentru punctul de reaprovizionare se poate calcula astfel: vânzarea medie pe zi × termenul de livrare în zile + stocul de siguranță. Aceasta este o metodă practică de planificare; trebuie ajustată dacă se schimbă cererea, sezonalitatea sau termenele de aprovizionare.

Exemplu ipotetic. Magazinul vinde în medie 3 unități pe zi, livrarea durează 7 zile, iar stocul de siguranță ales este de 9 unități. Punctul de reaprovizionare este 3 × 7 + 9 = 30 de unități. Dacă cererea sau întârzierile cresc, acest nivel trebuie reevaluat.

Înaintea unei noi achiziții, luați în calcul stocul disponibil pentru vânzare, livrările confirmate aflate în tranzit și marfa rezervată. Să presupunem că în depozit sunt 18 unități, în tranzit sunt 12, iar 4 sunt rezervate: poziția calculată a stocului este de 18 + 12 − 4 = 26 de unități. Totuși, verificați separat dacă cele 14 unități efectiv disponibile vor ajunge până la data sosirii livrării, deoarece marfa aflată în tranzit încă nu poate fi vândută din depozit.

Dacă magazinul alege un nivel țintă pentru 14 zile de vânzări, cu stocul de siguranță inclus, acesta va fi de 3 × 14 + 9 = 51 de unități. Necesarul calculat este de 51 − 26 = 25 de unități. Dacă ambalajele conțin câte 6 unități, comanda trebuie rotunjită la 30, după care trebuie verificate bugetul, spațiul de depozitare și termenul de valabilitate.

Pentru produsele importante, este util să verificați din timp un furnizor de rezervă. Conveniți caracteristicile unui produs echivalent acceptabil și procedura de aprobare a înlocuirii, astfel încât o achiziție urgentă să nu ducă la primirea altui produs. Notați întârzierile partenerului principal: termenul efectiv de livrare va fi necesar la următorul calcul al stocului.

Cum reconciliați livrările, retururile și datoriile

Este util să faceți reconcilierea periodic și înaintea unei plăți importante. Pentru fiecare operațiune, comparați comanda, avizul de însoțire a mărfii, recepția efectivă, retururile și plata. Mai întâi stabiliți lista documentelor și data la care comparați datele, altfel o livrare sau o plată efectuată la limita dintre perioade poate crea o neconcordanță.

• Cantitate: comparați numărul unităților expediate și recepționate, livrările incomplete și retururile documentate.
• Valoare: verificați prețurile, reducerile, livrarea și alte sume convenite.
• Plăți: comparați datele și sumele transferurilor și clarificați pentru plata căror documente au fost alocate.
• Pretenții nesoluționate: notați separat reclamațiile pentru care furnizorul nu a aprobat încă o compensație sau o corecție.

Calculul de lucru al datoriei poate porni de la soldul inițial convenit: adăugați livrările recepționate și sumele suplimentare convenite, apoi scădeți plățile alocate și reducerile documentate. Avansurile și sumele contestate trebuie evidențiate separat. Dacă datele nu coincid, identificați operațiunea concretă și conveniți corectarea înaintea următoarei reconcilieri.

În cazul amânării plății, țineți un calendar al scadențelor pentru fiecare livrare și controlați limita de credit disponibilă. Dacă prognoza arată că nu veți avea fonduri suficiente, discutați din timp un calendar de plăți sau un lot mai mic pentru următoarea comandă. Înțelegerea trebuie consemnată în scris, astfel încât ambele părți să înțeleagă la fel termenele și condițiile livrărilor următoare.

Evidența stocurilor și vânzărilor produselor distribuitorului în Torgsoft

În Torgsoft, modul „Depozit → Starea depozitului” afișează cantitatea produselor, prețul de vânzare și costul acestora, permite vizualizarea mișcărilor de marfă și filtrarea pozițiilor după furnizor. Pentru completarea stocurilor, puteți seta un stoc minim și folosi filtrul pentru produsele care se epuizează. O procedură practică este următoarea: mai întâi stabiliți nivelul de stoc necesar, apoi verificați produsele filtrate ținând cont de livrările aflate în tranzit și abia după aceea conveniți achiziția.

Conform comparației oficiale a licențelor, controlul stocurilor este disponibil în Start și Ultra, iar comenzile către furnizori, mai multe centre de evidență și transferurile între depozite sunt prevăzute în Ultra; fiecare post de lucru necesită licența corespunzătoare. Calculul automat al stocurilor din depozit este o opțiune separată, contra cost, pentru versiunea completă.

Modul „Vânzare” permite adăugarea produselor după codul de bare sau codul de articol și generarea unui raport privind mărfurile pentru o anumită perioadă. Aceste date pot fi folosite pentru a vedea ritmul vânzărilor înainte de o nouă comandă. Pentru o analiză corectă, angajații trebuie să înregistreze la timp recepțiile, vânzările și retururile, iar proprietarul trebuie să verifice neconcordanțele și să ajusteze parametrii stocului. La alegerea configurației, țineți cont că vânzările cu amănuntul sunt incluse în Start și Ultra, iar comerțul cu ridicata este disponibil în Ultra.