Cum să găsești și să verifici un furnizor pentru dropshipping în Ucraina

Alegeți furnizorul pentru dropshipping după ce verificați datele sale de identificare, documentele produselor și câteva comenzi de test. Înainte de a începe vânzările, conveniți în scris prețurile de achiziție, plățile suplimentare, confirmarea stocurilor, termenele de expediere și procedura de retur. Calculați cât câștigă magazinul ținând cont de refuzurile cumpărătorilor și de costurile de procesare a comenzilor.

Stabiliți separat cine vinde produsul cumpărătorului, încasează plata, furnizează documentele și soluționează reclamațiile. Dacă magazinul dumneavoastră este vânzătorul, organizați activitatea astfel încât să vă puteți îndeplini obligațiile chiar și atunci când furnizorul întârzie expedierea sau nu confirmă disponibilitatea produsului.

Mai întâi stabiliți rolul magazinului și cerințele pentru furnizor

Pentru a selecta partenerii, pregătiți o scurtă descriere a modului de lucru: ce produse veți vinde, unde trebuie livrate comenzile, câte expediții estimați la început și ce termene le veți putea comunica cumpărătorilor. Adăugați cerințele privind ambalarea, documentele din colet, service-ul în garanție și adresa de retur.

Clarificați în ce calitate va acționa afacerea dumneavoastră. Dacă magazinul încheie contractul cu cumpărătorul în nume propriu, oferta, confirmarea comenzii și documentele trebuie să indice clar cine este vânzătorul. Dacă doar atrageți cumpărători pentru o altă companie, conveniți înainte de lansare și modul de prezentare a părților, plata remunerației și gestionarea solicitărilor.

Articolul 7 din Legea Ucrainei „Privind comerțul electronic” obligă vânzătorul să asigure accesul la datele sale de identificare și de contact. Iar alineatul 2 al articolului 13 din Legea Ucrainei „Privind protecția drepturilor consumatorilor” cere ca, înainte de vânzarea la distanță, cumpărătorul să fie informat cu privire la denumirea vânzătorului, sediul acestuia și modul de primire a reclamațiilor. Prin urmare, numele magazinului afișat pe o rețea socială nu clarifică, de unul singur, răspunderea față de cumpărător.

Unde să căutați candidați și cum să obțineți un contact direct

O modalitate practică de a începe căutarea este să alcătuiți o listă cu producători, importatori și companii angro din categoria dumneavoastră de produse. Folosiți site-urile proprii ale acestora, datele de contact de pe ambalaje și recomandări profesionale. În căutări, combinați denumirea categoriei cu termeni precum „producător”, „angro”, „distribuitor”, „dropshipping” sau „expediere către cumpărător”.

Folosiți cataloagele și anunțurile ca surse de contacte. Apoi verificați antreprenorul sau compania concretă: cine va semna contractul, cui îi veți plăti și de unde va fi expediat produsul. Recenzia altui vânzător vă poate ajuta să formulați întrebări, dar nu confirmă condițiile actuale ale colaborării dumneavoastră.

1. Găsiți numărul de telefon sau adresa de e-mail pe site-ul propriu al candidatului.
2. Contactați-l folosind datele respective și confirmați că managerul care v-a trimis oferta reprezintă compania respectivă.
3. Cereți în scris condițiile pentru dropshipping, datele de identificare, un model de factură și proiectul de contract.
4. Înregistrați răspunsurile într-un singur tabel, ca să puteți compara aceleași condiții: preț, expediere, retururi, plată și confirmarea stocurilor.

Nu excludeți un candidat doar pentru că percepe o taxă de procesare a comenzilor sau de acces la catalog. Pentru a decide, aflați exact pentru ce plătiți, ce servicii primiți, cum poate înceta colaborarea și dacă rezultatul financiar rămâne acceptabil.

Cum să verificați compania, datele de identificare și factura

Cereți denumirea completă a persoanei juridice sau numele de familie, prenumele și patronimicul persoanei fizice înregistrate ca întreprinzător, codul de identificare, adresa și datele bancare. Verificați independent informațiile de înregistrare în sursa oficială primară — Registrul unic de stat. Dacă folosiți un extras furnizat de partener, verificați-l prin resursa oficială a emitentului și nu vă limitați la imaginea documentului din corespondență.

Apoi comparați datele din contract și factură cu cele ale beneficiarului plății. Dacă documentele sunt emise de o companie, dar vi se cere să transferați banii unei alte persoane, cereți o explicație scrisă și documente care confirmă implicarea acesteia în decontări. Amânați plata până când clarificați temeiul. Dacă reprezentantul semnează contractul, verificați prin ce documente îi sunt confirmate împuternicirile.

Verificați aceste informații și dacă primiți o notificare privind schimbarea contului bancar. Înainte de plată, confirmați noile date bancare printr-un contact verificat anterior. Datele de înregistrare confirmă informații despre entitatea comercială, dar nu dovedesc calitatea produselor sau capacitatea de a onora comenzile la timp.

Ce documente și informații să cereți despre produse

Pentru fiecare categorie, alcătuiți o listă cu documentele și informațiile pe care trebuie să le obțineți înainte de publicarea paginilor de produs. Cereți documente privind originea produsului și temeiul furnizării acestuia, informații despre producător și importator, caracteristici, etichetare, instrucțiuni de utilizare, condiții de garanție și documente de conformitate, dacă sunt necesare pentru produsul respectiv. Conveniți separat permisiunea de a folosi fotografiile și descrierile furnizorului.

Articolul 15 din Legea Ucrainei „Privind protecția drepturilor consumatorilor” prevede furnizarea către cumpărător a informațiilor necesare, exacte și oportune despre produse. De asemenea, ia în considerare cerințele speciale pentru anumite tipuri de produse, inclusiv cerințele reglementărilor tehnice. Așadar, nu impuneți o regulă universală de tipul „certificat pentru fiecare produs”: aflați mai întâi cerințele pentru categoria aleasă.

• Asociați documentul cu produsul. Verificați modelul, codul produsului, producătorul și domeniul de aplicare al documentului. Un document pentru un alt model nu confirmă caracteristicile produsului dumneavoastră.
• Verificați setul de informații. Comparați descrierea din catalog, marcajul de pe exemplarul de test și instrucțiunile. Clarificați cum va primi cumpărătorul informațiile în limba ucraineană.
• Aflați condițiile de păstrare. Pentru produsele cu termen de valabilitate sau cu condiții speciale de păstrare, conveniți termenul minim rămas acceptat și modul de verificare înainte de expediere.
• Conveniți ce faceți dacă apare o problemă. Stabiliți cine oprește expedierea, furnizează documente clarificate și comunică informații despre produsele periculoase sau descrise incorect.

Nu publicați caracteristici ale produsului care nu au fost confirmate. Potrivit alineatului 8 al articolului 15, vânzătorul nu este exonerat de răspundere doar pentru că producătorul sau importatorul nu i-a furnizat informațiile respective.

Verificați exemplarul și întregul parcurs al comenzii

Mai întâi plasați o comandă la adresa dumneavoastră, folosind procedura obișnuită a furnizorului. Păstrați prețul convenit, timpul de confirmare a disponibilității și termenul de expediere promis. După primire, comparați produsul cu pagina de produs: modelul, mărimea, culoarea, conținutul setului, starea exterioară, marcajul și documentele.

Verificați separat ambalarea: dacă protejează produsul, dacă este deteriorat și dacă include documentele convenite. Aflați dacă furnizorul poate expedia fără materiale publicitare ale terților, dacă magazinul dumneavoastră are nevoie de acest lucru. Nu considerați serviciul disponibil până când partenerul nu îl confirmă.

Comparați momentul primirii numărului de expediere cu momentul predării efective a coletului către transportator. Crearea unui număr de expediere nu arată încă când a pornit produsul spre cumpărător. Verificați și cum vă informează managerul despre întârzieri și dacă poate indica un nou termen.

Conveniți din timp procedura de retur a exemplarului de test. Faptul că un antreprenor cumpără produse pentru afacerea sa nu dovedește, de la sine, că poate apela la regulile de retur aplicabile consumatorilor. Pentru test, este suficient să verificați procedura convenită, fără a inventa reclamații privind defecte.

Cum să gestionați stocurile și modificarea prețurilor

Stabiliți de unde va primi magazinul informațiile despre stocuri și lista de prețuri: dintr-un fișier, dintr-un cont personal sau printr-o confirmare scrisă a managerului. Indiferent de metodă, sunt necesare data și ora ultimei actualizări, coduri de produs stabile și o semnificație clară pentru statusurile „disponibil”, „la comandă” și „indisponibil”.

O recomandare practică este să stabiliți pentru categoria dumneavoastră un interval maxim permis fără actualizare. Dacă intervalul a expirat, opriți temporar confirmarea disponibilității produselor respective și cereți manual situația stocurilor. Pentru produsele care se vând repede, conveniți rezervarea: când începe, cât durează și ce se întâmplă după expirare.

1. Înainte de confirmarea comenzii, verificați prețul de achiziție actual și cantitatea disponibilă.
2. Obțineți confirmarea rezervării, dacă partenerul o oferă.
3. Dacă nu primiți informațiile, comunicați cumpărătorului când veți putea verifica disponibilitatea.
4. Dacă produsul nu mai este disponibil, propuneți cumpărătorului să aprobe o alternativă sau să oprească comanda, cu regularizarea corespunzătoare a plății.

Potrivit alineatului 6 al articolului 13 din Legea Ucrainei „Privind protecția drepturilor consumatorilor”, dacă contractul la distanță nu prevede altfel, produsul trebuie livrat într-un termen rezonabil, dar nu mai târziu de treizeci de zile după ce consumatorul și-a dat acordul pentru încheierea contractului. Vânzătorul trebuie să comunice imediat imposibilitatea executării din cauza lipsei produsului, dar nu mai târziu de cele treizeci de zile menționate.

Aceeași normă permite o clauză standard, stabilită în prealabil, privind înlocuirea, numai dacă sunt îndeplinite cerințe specifice: înlocuitorul corespunde scopului utilizării, are aceeași calitate sau una superioară și nu costă mai mult. Cumpărătorul trebuie informat despre această clauză înainte de încheierea contractului. În activitatea de zi cu zi, este indicat să conveniți separat cu cumpărătorul fiecare înlocuire concretă.

Ce să consemnați în contractul cu furnizorul

Cereți partenerului să convină în scris aspectele de mai jos. Aceasta este o listă practică pentru pregătirea contractului; adaptați-o la produs, metoda de vânzare și modalitatea de decontare.

Dacă acceptați o ofertă electronică, păstrați textul acesteia împreună cu anexele și tarifele valabile la momentul acceptării. Articolul 11 din Legea Ucrainei „Privind comerțul electronic” reglementează oferta și acceptarea unui contract electronic, inclusiv accesul la documentele la care acesta face trimitere. Înainte de a acționa, verificați ce acțiune anume constituie acordul dumneavoastră.

Cum să organizați plata, reclamațiile și retururile cumpărătorilor

Pregătiți pentru managerul magazinului o succesiune unică de acțiuni: să primească solicitarea, să găsească comanda, să clarifice cerința cumpărătorului, să comunice pașii următori și să transmită furnizorului informațiile necesare. Gestionarea internă a problemei între parteneri nu trebuie să-l lase pe cumpărător fără răspuns din partea vânzătorului.

Articolele 11 și 13 din Legea Ucrainei „Privind comerțul electronic” prevăd confirmarea actului juridic electronic și primirea fondurilor. Înainte de lansare, conveniți cine și cum va furniza cumpărătorului documentele relevante. Confirmarea actului juridic trebuie să includă, printre altele, informații despre vânzător, primirea reclamațiilor, schimb și retur, precum și obligațiile de garanție.

Pentru vânzările la distanță, alineatul 4 al articolului 13 din Legea Ucrainei „Privind protecția drepturilor consumatorilor” prevede dreptul consumatorului de a notifica rezilierea contractului în termen de paisprezece zile de la confirmarea informațiilor sau de la primirea produsului ori a primei livrări. Dacă această confirmare nu îndeplinește cerințele alineatului 3 al articolului 13, consumatorul are la dispoziție nouăzeci de zile pentru rezilierea contractului din momentul primirii informațiilor respective, iar pentru produsele materiale — din momentul primirii produsului sau al primei livrări. Dacă vânzătorul corectează confirmarea în aceste nouăzeci de zile, consumatorul va avea la dispoziție paisprezece zile din momentul primirii confirmării corectate. Returul unui produs material constituie, de asemenea, o dovadă a rezilierii contractului.

Țineți cont de excepțiile prevăzute la alineatul 5 al articolului 13. În special, dacă nu s-a convenit altfel în contract, dreptul la această reziliere nu se aplică produselor fabricate sau modificate la comandă, care nu pot fi revândute altei persoane sau pot fi revândute doar cu pierderi financiare semnificative. O excepție separată se referă la suporturile sigilate pentru software care au fost deschise. Verificați dacă excepția se aplică produsului concret înainte de a include restricții în condițiile magazinului.

Alineatul 7 al articolului 13 extinde aplicarea alineatelor 5–9 ale articolului 12 la contractele la distanță. În cazul unei astfel de rezilieri, vânzătorul suportă costul returului produselor și rambursează cheltuielile aferente ale cumpărătorului. Cumpărătorul trebuie să păstreze produsul în starea sa inițială, însă deschiderea ambalajului, examinarea și verificarea nu îl privează, prin ele însele, de dreptul de a rezilia contractul. Dreptul se menține și dacă produsul a fost distrus, deteriorat sau stricat fără vina cumpărătorului.

Cumpărătorul îi comunică vânzătorului unde poate fi ridicat produsul. Dacă vânzătorul nu ia măsuri pentru returnarea acestuia în termen de șaizeci de zile de când cumpărătorul l-a primit, produsul devine proprietatea cumpărătorului, fără obligația de a-l plăti. Conveniți cu furnizorul adresa, metoda și termenele de primire a retururilor și rambursarea cheltuielilor magazinului, astfel încât să puteți organiza retururile la timp. Înțelegerile dintre antreprenori nu modifică drepturile cumpărătorului.

Stabiliți separat cu furnizorul cum va primi magazinul banii necesari pentru rambursarea cumpărătorului. Potrivit alineatului 6 al articolului 12, care se aplică și contractelor la distanță, dacă vânzătorul nu a furnizat un document sau o confirmare a informațiilor, consumatorul îl informează despre nulitatea contractului. În termen de treizeci de zile de la primirea notificării, vânzătorul trebuie să returneze sumele încasate și să ramburseze cheltuielile suportate de consumator pentru returnarea produsului. Potrivit alineatului 9 al articolului 12, dacă rambursarea banilor depășește termenele stabilite, consumatorului i se plătește o penalitate de unu la sută din valoarea produsului pentru fiecare zi de întârziere.

Pentru a transmite comanda furnizorului, definiți setul minim de date: de exemplu, numele destinatarului, numărul de telefon, adresa de livrare și produsele comandate. Alineatul 4 al articolului 7 din Legea Ucrainei „Privind comerțul electronic” îi permite vânzătorului să solicite doar informațiile fără de care încheierea și executarea unui contract electronic sunt imposibile. În practică, este indicat să limitați accesul angajaților la date și să conveniți în scris că partenerul le va folosi pentru onorarea comenzii.

Regulile privind consumatorii prezentate aici se bazează pe Legea nr. 1023-XII. Legea nr. 3153-IX are intrarea în vigoare amânată, aceasta fiind legată de încetarea sau anularea legii marțiale. Nu includeți în condițiile magazinului regulile sale viitoare ca obligații deja în vigoare.

Cum să calculați costurile ținând cont de refuzuri și retururi

Pentru a compara furnizorii, calculați rezultatul pentru un grup de comenzi finalizate. Din sumele încasate scădeți costul de achiziție al produselor vândute, procesarea, ambalarea, comisioanele, publicitatea, livrarea suportată de magazin, taxele conform condițiilor dumneavoastră și pierderile efective din comenzile nereușite. Rambursarea banilor cumpărătorului trebuie să reducă venitul; la calcularea costurilor, țineți cont dacă furnizorul a rambursat costul produsului și dacă acesta mai poate fi vândut.

Exemplu ipotetic. Magazinul a expediat 12 comenzi: cumpărătorii au păstrat 10 produse, un colet a fost refuzat, iar un produs a fost returnat cu rambursarea integrală a plății. Prețul fiecăreia dintre cele 10 vânzări finalizate este de 1 000 UAH. Toate costurile de mai jos sunt fictive și sunt folosite pentru calcul; suma taxelor nu reprezintă o cotă fiscală universală.

În acest exemplu, cumpărătorii achită separat transportatorului livrarea comenzilor reușite, iar furnizorul rambursează integral costul de achiziție al celor două produse returnate. În mod ipotetic, nu există alte cheltuieli pentru aceste două comenzi. Dacă partenerul reține o parte din valoare sau produsul este deteriorat, adăugați această pierdere. Pentru evaluarea întregii afaceri, scădeți suplimentar cheltuielile fixe, inclusiv salariile și serviciile.

Cum să faceți un test restrâns și să decideți dacă continuați colaborarea

După verificarea exemplarului, limitați prima etapă la un număr mic de produse și comenzi și la o sumă redusă de bani. Ca variantă de lucru, puteți conveni un test cu zece comenzi și stabili din timp suma maximă a plății în avans. Aceasta este o recomandare pentru organizarea verificării, nu o normă legală sau o dovadă suficientă a fiabilității viitoare.

Pentru fiecare comandă, notați prețul convenit, ora confirmării stocului, ora promisă și cea efectivă a predării către transportator, dacă produsele incluse corespund comenzii, solicitările cumpărătorului și cheltuielile. Stabiliți criteriile de evaluare înainte de test, astfel încât decizia să nu depindă doar de impresia generală.

Pentru comparația internă, acordați fiecărui criteriu 0 puncte dacă nu a fost îndeplinită condiția, 1 punct dacă problema a fost remediată după ce ați semnalat-o și 2 puncte dacă totul a fost făcut corect de la început. Comparați și notițele inițiale: punctajul total nu trebuie să ascundă o problemă privind siguranța produsului, datele de identificare sau rambursarea banilor. După suspendarea comenzilor noi, finalizați procesarea celor deja acceptate.

Evidența furnizorilor și analiza vânzărilor în Torgsoft

Dacă magazinul ține deja evidența în Torgsoft, creați un partener comercial separat pentru fiecare furnizor din „Налаштування → Контрагент” (Setări → Partener comercial) și selectați tipul corespunzător de parteneriat. Instrucțiunile oficiale privind partenerii comerciali descriu salvarea denumirii, adresei, adresei de e-mail, numărului de telefon și contului curent. În practică, acest lucru ajută la folosirea datelor de contact și de plată convenite atunci când lucrați cu partenerul. Înainte de introducere, comparați-le cu documentele verificate, iar după modificarea datelor bancare actualizați înregistrarea. Dacă același partener comercial este atât furnizor, cât și cumpărător, programul permite selectarea tipului corespunzător de parteneriat. Existența unei fișe în program nu confirmă, prin ea însăși, verificarea companiei: păstrați documentele și rezultatele comenzilor de test într-o arhivă de lucru bine organizată.

Pentru a evalua comerțul deja înregistrat, folosiți „Аналіз → Аналіз виручки за постачальниками” (Analiză → Analiza încasărilor pe furnizori): selectați perioada și, dacă este necesar, centrul de evidență, apoi consultați vânzările, retururile și costul produselor. Dacă actualizarea automată este dezactivată, apăsați „Оновити” (Actualizare) după modificarea filtrelor. O comparație corectă este posibilă când recepțiile efective de produse sunt asociate furnizorilor corespunzători, iar vânzările și retururile sunt înregistrate corect. În această analiză, un produs înregistrat prin inventariere va aparține furnizorului „ПРИХІД ВІД ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ” (INTRARE DIN INVENTARIERE). Folosiți raportul ca istoric al vânzărilor; evaluați termenele de expediere, exactitatea stocurilor și respectarea înțelegerilor în înregistrări separate ale comenzilor. Verificați separat cheltuielile cu publicitatea, logistica și alte costuri înainte de a concluziona dacă, per ansamblu, colaborarea este profitabilă.

Model de solicitare adresată furnizorului înainte de o comandă de test

Adaptați acest model la categoria dumneavoastră de produse și trimiteți-l candidaților selectați, pentru a primi răspunsuri scrise comparabile.

„Bună ziua! Planificăm să vindem [categoria de produse] prin [canalul de vânzare], iar comenzile să fie expediate de depozitul dumneavoastră direct cumpărătorilor. Volumul estimat la început este de [număr] comenzi. Vă rugăm să ne comunicați următoarele:

1. Denumirea completă, codul de identificare, datele bancare, datele managerului responsabil, proiectul de contract și un model de factură.
2. Lista produselor disponibile, prețurile de achiziție, perioada de valabilitate a acestora și toate tarifele suplimentare.
3. Modalitatea de obținere a informațiilor despre stocuri, frecvența actualizării, procedura de confirmare a disponibilității și a rezervării.
4. Condițiile de plată, scopul unui eventual depozit și procedura de rambursare a sumelor neutilizate.
5. Termenele de predare a comenzilor către transportator, condițiile de ambalare, documentele incluse în colet și modul de comunicare a numărului de expediere.
6. Documentele și informațiile despre originea, caracteristicile, siguranța și conformitatea produselor, aplicabile acestei categorii; condițiile de utilizare a fotografiilor și descrierilor dumneavoastră.
7. Precizați procedura în caz de refuz al coletului, retur, erori în pregătirea conținutului comenzii și solicitări de garanție, inclusiv adresele, termenele, costurile și rambursările.
8. Cine încasează plata cumpărătorului, îi furnizează documentele și soluționează reclamațiile.
9. Ce date despre cumpărător sunt necesare pentru onorarea comenzii și cum limitați accesul la ele.
10. Sunteți de acord cu o comandă de test și cu un test restrâns ulterior, în condiții stabilite în scris?

După ce primim răspunsurile, vom conveni produsele pentru verificare, bugetul și criteriile pentru trecerea la vânzări regulate”.

Cum să pregătiți un furnizor de rezervă

Pentru cele mai importante produse, verificați încă un partener prin aceeași procedură. Comparați modelul exact, caracteristicile, documentele, costul total și termenul efectiv de expediere. Înainte de a transmite o comandă partenerului de rezervă, confirmați din nou disponibilitatea și condițiile.

Stabiliți din timp ce comenzi pot fi transmise fără modificarea condițiilor convenite cu cumpărătorul și care necesită o nouă aprobare. Dacă niciunul dintre furnizori nu confirmă disponibilitatea produsului, suspendați vânzarea acestuia și contactați cumpărătorii cu comenzi în curs. Un partener de rezervă vă oferă mai multe posibilități de a onora comenzile, dar și stocurile sale trebuie verificate.