Cum să vinzi produse în Europa prin Nova Post: contracte, documente și evidență

Pentru a vinde produse din Ucraina cumpărătorilor din Europa prin Nova Post, începeți prin a conveni cu managerul pentru livrări internaționale asupra produsului și rutei concrete, încheiați un contract pentru transport internațional și stabiliți procedura de vămuire. Înainte să încasați plata, calculați costurile de livrare și import, pregătiți o factură corectă și informați cumpărătorul ce plăți sunt incluse în preț și cum poate returna produsul.

Vânzătorul ucrainean organizează exportul conform legislației Ucrainei, iar importul, admiterea produsului la vânzare și deservirea consumatorului trebuie verificate potrivit regulilor țării de destinație. Mai jos, cerințele Uniunii Europene (UE) se referă strict la piața sa. Pentru celelalte țări europene, cerințele locale trebuie convenite separat. O abordare practică este să începeți cu o singură țară și o listă restrânsă de produse: astfel puteți verifica documentele, costurile și retururile înainte de extinderea vânzărilor.

Stabiliți de comun acord produsul și adresa de livrare înainte de publicarea ofertei

Faptul că Nova Post are o filială într-o țară nu confirmă că orice produs poate fi transportat acolo. Pe pagina oficială dedicată colaborării cu companiile, operatorul recomandă verificarea produselor permise, iar pentru categoriile restricționate — respectarea cerințelor normative și prezentarea documentelor însoțitoare necesare.

Vă recomandăm să trimiteți managerului o singură solicitare cu toate datele: denumirea produsului, materialul sau compoziția, destinația, o fotografie, cantitatea, valoarea și țara de origine. Adăugați țara, orașul, codul poștal și modalitatea de livrare dorită. Dacă produsul conține o baterie, un lichid sau alte componente care pot influența transportul, descrieți-le de la început. Cereți confirmarea acceptării unei expedieri comerciale și lista documentelor necesare.

Pentru exportul din Ucraina se aplică articolul 235 din Codul vamal al Ucrainei: printre altele, nu pot fi expediate produse interzise sau produse pentru care sunt necesare autorizații fără prezentarea acestora. Trebuie verificate și restricțiile proprii ale operatorului, precum și cerințele țării de import. Prin urmare, nu stabiliți o singură greutate admisă sau o singură procedură pentru întregul sortiment: conveniți limitele pentru ruta, serviciul și categoria concretă de produse.

Încheiați un contract internațional separat

Pentru livrările în Ucraina și în străinătate, Nova Poshta solicită două contracte diferite. Documentele contractuale internaționale pentru persoane juridice și persoane fizice — întreprinzători individuali (FOP) sunt publicate în secțiunea oficială de documente a operatorului. Un contract intern existent nu îl înlocuiește pe cel internațional.

1. Formalizați aderarea la contractul internațional. Conform instrucțiunilor operatorului, puteți face acest lucru din contul de business sau puteți trimite cererea managerului internațional ori la newclient@novaposhta.ua. După verificarea datelor, operatorul trimite documentul pentru semnare printr-un serviciu de documente electronice, de exemplu „Vchasno”. Verificați activarea contractului înainte de procesarea primei expedieri.
2. Înregistrați-vă la vamă. În procedura oficială de colaborare, operatorul numește acest pas acreditare. Stabiliți cu brokerul ce date și documente sunt necesare pentru compania dumneavoastră.
3. Configurați contul de business. Verificați datele vânzătorului, persoana de contact responsabilă și accesul la expedierile internaționale. Pentru FOP, conveniți cu managerul configurarea contului pe datele dumneavoastră de întreprinzător.
4. Alegeți modalitatea de vămuire. Operatorul permite colaborarea cu propriul broker, cu un broker extern sau vămuirea pe cont propriu; în anumite condiții, este disponibilă vămuirea pe baza unui registru.
5. Trimiteți cererea internațională și așteptați aprobarea. Procedura oficială prevede verificarea expedierii, tipărirea documentelor de transport și abia apoi predarea coletului la filială sau curierului.

Pentru a evita repetarea pregătirilor la fiecare comandă, vă recomandăm să păstrați lista de documente convenită și datele de contact ale managerului internațional. Desemnați separat un angajat care să răspundă solicitărilor brokerului: o clarificare nerezolvată privind compoziția sau valoarea produsului poate întârzia vămuirea.

Pregătiți factura și conveniți responsabilitățile brokerului

O vânzare comercială trebuie descrisă ca vânzare. Nu marcați o comandă plătită drept cadou personal și nu îi subevaluați valoarea. Articolul 236 din Codul vamal al Ucrainei menționează, printre informațiile necesare pentru declarare, descrierea comercială, cantitatea, valoarea, codul produsului și documentele însoțitoare. Datele comenzii, ale facturii și conținutul efectiv al cutiei trebuie să corespundă.

Descărcați formularul și exemplul de factură pentru companii din secțiunea de documente a Nova Poshta. Pentru prima comandă, vă recomandăm să trimiteți brokerului o ciornă înainte de tipărire și să verificați următoarele date:

• denumirea și datele vânzătorului, datele cumpărătorului și ale destinatarului efectiv;
• numărul și data facturii, precum și legătura acesteia cu comanda;
• descrierea clară a fiecărui articol, codul articolului, materialul, destinația și cantitatea;
• prețul efectiv de vânzare, ținând cont de reducerea convenită, moneda și suma totală;
• țara de origine și codul conform Clasificării ucrainene a mărfurilor pentru activitatea economică externă (UKT ZED), convenit pentru vămuire;
• condițiile de plată și livrare, precum și indicarea costurilor de transport în formatul convenit.

De exemplu, în locul unei descrieri generale precum „accesorii”, indicați produsul concret, materialul și destinația. Dacă o comandă conține mai multe produse diferite, afișați-le pe rânduri separate. Dacă este necesar, pregătiți o listă de ambalare, astfel încât brokerul și angajatul depozitului să poată verifica produsele și numărul de colete.

Când se poate declara exportul pe baza unui registru

Partea 12 a articolului 236 din Codul vamal al Ucrainei permite companiilor să exporte produse cu o valoare vamală totală de cel mult 1.000 de euro printr-un registru suplimentar al operatorului sau al curierului expres, dacă produsele nu sunt supuse unei taxe de export și nu există restricții la export în temeiul articolului 197 din Cod. Conform părții 7 a articolului 236, registrele înlocuiesc declarațiile vamale. Aceasta este o modalitate de declarare în condiții specifice, nu o scutire de taxele de import din țara cumpărătorului.

Înainte de expediere, cereți brokerului să confirme dacă produsul îndeplinește aceste condiții, cine transmite datele și ce document veți primi după finalizarea vămuirii. Dacă procedura simplificată nu este potrivită, conveniți o altă procedură înainte de predarea coletului.

Ce trebuie stabilit în acordul cu brokerul

Vă recomandăm să stabiliți în scris cine verifică codul produsului, ce dovezi de origine și valoare furnizați, cine depune declarația sau registrul și cine răspunde solicitărilor vămii. Clarificați separat dacă serviciul include doar exportul din Ucraina sau și vămuirea în țara de import. Furnizați brokerului caracteristici corecte ale produsului și verificați datele pregătite: implicarea brokerului nu confirmă, prin ea însăși, corectitudinea descrierii sau legalitatea vânzării.

Calculați livrarea, taxele de import și eventualele retururi

Pentru calculul livrării, vă recomandăm să furnizați managerului ruta, codul poștal al destinatarului, numărul de colete, greutatea efectivă și dimensiunile exterioare ale fiecărei cutii ambalate. Cereți să vi se indice greutatea taxabilă folosită de operator la facturare și să vi se explice cum se calculează greutatea volumetrică pentru serviciul ales. Nu aplicați formula sau tariful livrării interne unei comenzi internaționale.

Verificați separat valoarea declarată și asigurarea. Cereți operatorului să explice cum influențează valoarea declarată tariful și despăgubirea conform contractului internațional. Dacă vi se oferă o asigurare separată, solicitați condițiile, datele asigurătorului, excluderile și procedura de solicitare a despăgubirii. Simpla înscriere a valorii în documentul de transport nu justifică promisiunea unei despăgubiri integrale cumpărătorului în orice împrejurare.

Cum verificați taxele vamale și taxa în UE

Nu includeți în preț o scutire automată de taxă vamală pentru toate coletele de până la 150 de euro. Articolele 1–2 din Regulamentul Consiliului (UE) 2026/382 elimină scutirea generală pentru expedierile de valoare mică și instituie o taxă temporară de 3 euro pentru fiecare categorie de produse în cazul expedierilor prevăzute de act, cu valoare de până la 150 de euro inclusiv. În special, articolul 2 include importurile prin sistemul Import One Stop Shop (IOSS) — ghișeul unic pentru plata taxei pe valoarea adăugată la vânzarea la distanță a produselor importate — și trimiterile poștale, conform definiției din legislația UE. Pentru ceilalți operatori din afara acestui sistem, actul prevede aplicarea tarifului vamal obișnuit.

Așadar, pentru o expediere internațională expres prin Nova Post, cereți brokerului să stabilească procedura aplicabilă. Denumirea transportatorului nu determină, prin ea însăși, cota. Explicația Comisiei Europene precizează că, în cazul taxei temporare, produsele dintr-o expediere sunt grupate după subpoziția tarifară și se aplică 3 euro pentru fiecare grup, indiferent de numărul de unități identice din acesta. Aceasta este o plată separată de taxa pe valoarea adăugată (TVA) și de taxa de procesare a expedierii.

Dacă intenționați să beneficiați de tratamentul preferențial aferent originii produsului, conveniți cu brokerul dovezile necesare și procedura de declarare. Potrivit explicației Comisiei, excluderea produselor care beneficiază de preferințe comerciale este legată, printre altele, de neutilizarea IOSS și depunerea unei declarații vamale standard de import H1. Simpla declarație a vânzătorului privind originea ucraineană nu este suficientă pentru a-i promite cumpărătorului că nu va plăti taxe vamale.

Pentru fiecare țară și categorie, cereți calcularea TVA și identificarea persoanei care o plătește sau o colectează în timpul vânzării. Nu stabiliți o singură cotă pentru întregul sortiment european. Potrivit explicației Comisiei, răspunderea pentru plata taxei vamale temporare revine de regulă declarantului — vânzătorului, importatorului sau reprezentantului relevant. Acordul cu cumpărătorul privind rambursarea costurilor trebuie să corespundă procedurii efective de vămuire; acesta nu schimbă obligațiile declarantului prevăzute de lege.

Exemplu ipotetic de calcul intern, nu tarif al operatorului: magazinul încasează 100 de euro pentru o comandă. Costul produsului este de 40 de euro, ambalarea costă 3 euro, livrarea — 15 euro, comisionul serviciului de plată — 3 euro, iar costurile de import convenite pe care le suportă vânzătorul — 9 euro. După aceste cheltuieli rămân 100 − 40 − 3 − 15 − 3 − 9 = 30 de euro. Din această sumă trebuie acoperite și celelalte cheltuieli ale afacerii, precum și impozitele vânzătorului. Calculați separat scenariul de refuz, în care vor apărea costuri de retur, iar o parte din serviciile deja plătite nu va fi rambursată.

Pregătiți produsul și pagina sa online pentru vânzarea în UE

Pentru produsele de consum, verificați dacă se aplică Regulamentul UE privind siguranța generală a produselor — General Product Safety Regulation (GPSR). Conform articolului 2 din Regulamentul (UE) 2023/988, aplicabilitatea acestuia depinde de categoria produsului și de existența unor reglementări speciale privind riscurile. De exemplu, produsele alimentare, medicamentele și alte categorii sunt exceptate. Prin urmare, verificați mai întâi regulile aplicabile produsului concret.

Dacă sunteți producătorul unui produs căruia i se aplică GPSR, articolul 9 impune analiza riscurilor și documentația tehnică, ce trebuie actualizată și păstrată timp de zece ani. Produsul trebuie să aibă un identificator de tip, lot sau serie, datele producătorului și, dacă este necesar, instrucțiuni și avertismente într-o limbă pe care consumatorii o pot înțelege, stabilită de țara de destinație. Regulamentul prevede condițiile în care o parte din informații poate fi afișată pe ambalaj sau într-un document însoțitor.

Conform articolului 16, un produs aflat sub incidența GPSR nu poate fi introdus pe piață fără un operator economic responsabil, stabilit în UE și având rolul prevăzut de lege. Acesta poate fi producătorul relevant, importatorul, reprezentantul autorizat sau un alt operator, în condițiile stabilite. Conveniți asupra acestui rol înainte de începerea vânzărilor și obțineți confirmarea documentară. Articolul 16 cere, de asemenea, ca numele operatorului responsabil, adresa poștală și adresa de e-mail să fie indicate pe produs, ambalaj, colet sau într-un document însoțitor. Verificați aceste date înainte de ambalarea primei comenzi. Contactul unei cunoștințe din Europa sau adresa transportatorului nu îndeplinesc, prin ele însele, această cerință.

Pentru oferta de vânzare la distanță, articolul 19 din GPSR cere afișarea clară și vizibilă a următoarelor informații:

• numele producătorului, adresa poștală și adresa de e-mail a acestuia;
• pentru un producător din afara UE — numele, adresa poștală și adresa de e-mail ale persoanei responsabile din UE;
• imaginea produsului, tipul și alte date de identificare;
• avertismentele necesare și informațiile de siguranță în limba înțeleasă de consumatorii din țara respectivă.

Vă recomandăm să verificați aceste câmpuri în fiecare pagină de produs de pe site sau marketplace înainte de publicare. Marcajul CE, care atestă conformitatea cu cerințele speciale aplicabile ale UE, trebuie verificat în funcție de categoria produsului: GPSR nu impune aplicarea lui pe toate produsele de consum. Pentru produsele introduse legal pe piață înainte de începerea aplicării GPSR, articolul 51 prevede o regulă tranzitorie; dreptul de a o utiliza trebuie confirmat prin documente.

Informați cumpărătorul despre condițiile de vânzare și organizați retururile

Dacă magazinul direcționează vânzările către consumatorii dintr-o anumită țară a UE, verificați normele sale obligatorii de protecție a consumatorilor și transpunerea națională a Directivei 2011/83/UE. Conform articolului 6, înainte de încheierea contractului cumpărătorul trebuie să primească datele vânzătorului și contactele pentru reclamații, caracteristicile principale ale produsului, prețul total cu taxe, costurile suplimentare sau metoda de calcul a acestora, condițiile de plată și livrare. Dacă cumpărătorul are dreptul de a se retrage din contract, vânzătorul trebuie să-i furnizeze din timp procedura și termenele de retragere, precum și un formular standard de notificare. Cumpărătorul poate folosi formularul sau poate trimite o altă declarație clară de retragere.

Pentru o vânzare obișnuită de produse la distanță, articolul 9 prevede 14 zile pentru retragerea din contract, calculate din momentul în care consumatorul sau o terță persoană desemnată de acesta, alta decât transportatorul, intră în posesia fizică a produsului. Pentru o singură comandă livrată în mai multe tranșe se aplică reguli speciale de calcul. Dacă vânzătorul nu a furnizat informațiile necesare privind dreptul de retragere, conform articolului 10 termenul expiră la 12 luni după încheierea perioadei inițiale. Dacă în aceste 12 luni cumpărătorul primește informațiile omise, va avea 14 zile pentru retragere de la data primirii lor.

Conform articolelor 13–14, vânzătorul rambursează banii, inclusiv costul livrării standard inițiale, fără întârzieri nejustificate și cel târziu în 14 zile de la notificarea retragerii. Nu este obligatorie rambursarea costului suplimentar pentru o metodă de livrare mai scumpă, aleasă de cumpărător în locul celei mai ieftine livrări standard oferite de magazin. Folosiți aceeași metodă de plată, cu excepția cazului în care cumpărătorul acceptă în mod expres alta; rambursarea nu trebuie să-i genereze costuri suplimentare.

Dacă vânzătorul nu s-a oferit să ridice el însuși produsul, poate amâna rambursarea până la primirea produsului sau a dovezii că acesta a fost expediat înapoi, în funcție de evenimentul care survine primul. Dacă vânzătorul nu s-a oferit să ridice el însuși produsul, consumatorul trebuie să-l trimită sau să-l predea fără întârzieri nejustificate, dar cel târziu în 14 zile de la notificarea retragerii. Costurile directe ale returului pot fi suportate de consumator dacă acesta a fost informat din timp, iar vânzătorul nu s-a oferit să plătească returul.

Conform articolului 14, consumatorul răspunde pentru diminuarea valorii produsului numai dacă l-a manipulat mai mult decât era necesar pentru a-i verifica natura, caracteristicile și funcționarea. Dacă vânzătorul nu a informat consumatorul despre dreptul de retragere conform articolului 6, acesta nu răspunde pentru diminuarea valorii.

Articolul 16 prevede excepții, printre altele pentru produse cu adevărat personalizate, produse perisabile și anumite produse sigilate de igienă, după desigilare. Simplul fapt că un produs este realizat manual sau fabricat după plasarea comenzii nu îl face personalizat. Excepția de la dreptul de retragere nu anulează drepturile cumpărătorului în cazul unui produs defect.

Pregătiți o instrucțiune pentru cumpărător care să indice unde se trimite notificarea de retragere, ce adresă se folosește pentru retur, cine plătește transportul și ce date ale comenzii trebuie incluse. Pentru contractele încheiate printr-o interfață online, verificați aplicabilitatea cerințelor naționale privind funcția de retragere prevăzută la articolul 11a: aceasta trebuie să fie disponibilă în perioada relevantă și să furnizeze o confirmare electronică. Înainte de încheierea contractului, informați cumpărătorul despre garanția legală de conformitate a produsului. Potrivit explicației oficiale a UE, perioada minimă este de doi ani; verificați dacă țara de destinație prevede un termen mai lung. Condițiile unei garanții voluntare oferite de magazin nu înlocuiesc aceste drepturi ale cumpărătorului.

Cum să folosiți Torgsoft pentru stocuri, comenzi și facturi

Înainte să confirmați o comandă internațională, verificați codul articolului, mărimea, cantitatea și costul produsului în modul „Стан складу” (situația stocurilor). În fișa produsului se poate salva codul UKT ZED, însă brokerul trebuie să confirme clasificarea corectă pentru export. Vă recomandăm să atribuiți un singur număr comenzii pentru a lega documentul de gestiune a stocului, factura și expedierea internațională. Dacă intenționați să primiți automat comenzi de pe site, verificați compatibilitatea licenței și activați opțiunea suplimentară cu plată „Синхронізація з інтернет-магазином” (sincronizare cu magazinul online).

Pentru schimbul de date este necesară o conexiune compatibilă din partea site-ului; adaptorul unei terțe părți este configurat și întreținut de dezvoltatorul său. Împreună cu integratorul, stabiliți sursa prețului, moneda, rezervarea și protecția împotriva importurilor repetate, conform documentației de schimb de date.

În modul „Реалізація” (vânzare) se pot tipări avizul de expediție și factura, precum și atașa fișiere la document. Folosiți aceste funcții pentru evidența internă a vânzării, iar factura comercială convenită trebuie verificată conform cerințelor transportului internațional. Pentru utilizarea modului „Торгівля з випискою рахунка” (comerț cu emiterea facturii), țineți cont de restricțiile licenței: funcția este disponibilă în versiunile „Ультра” și terminală, dar nu în „Старт”.

Integrarea cu Nova Poshta, disponibilă contra cost ca opțiune suplimentară, permite crearea, tipărirea și urmărirea scrisorilor de transport pentru mărfuri (TTN), conform scenariului documentat de livrare internă. Sunt necesare internetul, o cheie validă pentru interfața de programare a aplicațiilor (API) și configurarea expeditorului și a adreselor. Nu folosiți această TTN ca dovadă a vămuirii internaționale: cererea internațională, factura și documentele vamale trebuie întocmite conform procedurii convenite cu Nova Post, iar numerele și fișierele acestora trebuie asociate vânzării respective.

Verificați prima comandă, de la plată până la reconcilierea financiară

Vă recomandăm ca prima comandă să fie supravegheată de un singur manager responsabil. Acesta trebuie să verifice nu doar livrarea coletului, ci și documentele de vămuire și costurile efective.

1. Confirmați că produsul este pregătit pentru vânzare. Păstrați aprobarea rutei, lista documentelor necesare și verificarea etichetării și a paginii produsului pentru țara cumpărătorului.
2. Înregistrați condițiile comenzii. Păstrați lista produselor, prețurile efective, moneda, adresa, persoana care plătește livrarea și costurile de import, termenul convenit și condițiile de retur comunicate cumpărătorului.
3. Verificați plata. Comparați numărul comenzii, suma și moneda cu confirmarea serviciului de plată. Nu considerați mesajul cumpărătorului sau pagina deschisă care indică o plată reușită drept dovadă suficientă a încasării banilor.
4. Verificați comanda pregătită pentru expediere. Comparați codurile articolelor și cantitățile cu comanda și factura. După ambalare, notați greutatea și dimensiunile și fotografiați produsul, ambalajul protector și cutia închisă.
5. Finalizați aprobarea expedierii. Obțineți verificarea Nova Post, tipăriți documentele de transport convenite și păstrați confirmarea predării către transportator.
6. Trimiteți cumpărătorului numărul de urmărire și documentele de import. Verificați că numărul internațional corespunde comenzii sale. Stabiliți cine verifică zilnic solicitările vămii și notificările privind livrarea nereușită.
7. Păstrați confirmarea livrării. Înregistrați statusul final, data și dovada disponibilă de primire. Dacă este necesar, cereți operatorului o confirmare documentară. Păstrați separat documentele de vămuire și export.
8. Reconciliați încasările și cheltuielile. Comparați suma vânzării, plata cumpărătorului, comisionul serviciului, plata efectivă în cont, factura transportatorului, serviciile brokerului și taxele de import achitate de vânzător. În cazul unui retur, verificați separat intrarea produsului în depozit și rambursarea către cumpărător.

Pentru un plătitor de TVA din Ucraina, este important să conveniți documentele justificative fiscale ale exportului încă din etapa alegerii modalității de vămuire. Subpunctul 195.1.1 din Codul fiscal al Ucrainei condiționează cota zero la export de confirmarea corespunzătoare a scoaterii produselor din țară prin declarația vamală. În același timp, potrivit subpunctului 196.1.16, exportul produselor cu o valoare vamală de cel mult 150 de euro nu este obiect de impozitare cu TVA ucraineană, indiferent de regimul vamal ales. Acesta este un tratament fiscal diferit de aplicarea cotei zero. Transmiteți contabilului factura și procedura de declarare convenită, pentru ca acesta să determine regimul aplicabil. Statusul de transport „livrat” nu conține toate datele necesare acestei decizii fiscale.

După primul ciclu complet, includeți în instrucțiunile de lucru costurile efective, documentele solicitate de broker și procedura în caz de întârziere sau retur. Adăugați o țară nouă sau o categorie nouă de produse numai după verificarea separată a rutei, cerințelor pentru produs și calculelor.