Cum să gestionați o rețea de zece magazine: responsabilități, produse, bani și rapoarte

Pentru a gestiona zece magazine, proprietarul trebuie să stabilească cine răspunde de mărfuri, prețuri, bani și verificarea rezultatelor. Începeți cu un catalog unic de produse, reguli pentru recepție și transferuri, acces individual și un format comun pentru rapoarte. Astfel, managerii magazinelor vor putea efectua singuri operațiunile zilnice, iar proprietarul va primi o listă de subiecte care necesită decizia sa.

Pentru o rețea de retail din Ucraina, propunem următorul mod de organizare a activității: managerul magazinului își verifică zilnic punctul de lucru, managerul regional coordonează magazinele și rezolvă problemele recurente, contabilul verifică documentele și banii, iar proprietarul aprobă regulile și deciziile financiare. Mai jos găsiți o schemă practică, pe care o puteți adapta la sortiment, programul livrărilor și componența echipei.

Împărțiți responsabilitățile între patru roluri

Pentru fiecare proces, desemnați persoana care îl execută și persoana care verifică rezultatul. Dacă proprietarul îndeplinește simultan mai multe roluri, păstrați-le distincte în procedură: astfel, o parte din activitate poate fi preluată de alt angajat fără să schimbați întregul mod de gestionare.

Desemnați un înlocuitor pentru fiecare rol, în caz de absență. Notați separat cine aprobă reducerile în afara condițiilor stabilite, scoaterile din gestiune, corectarea stocurilor și cheltuielile din casă. Stabiliți limitele în funcție de bugetul și riscurile proprii: aceeași sumă poate avea o importanță diferită pentru magazine cu cifre de afaceri diferite.

Creați un catalog unic de produse și o procedură pentru modificarea prețurilor

Folosiți o singură poziție de evidență pentru același produs în toate magazinele. SKU, din englezescul Stock Keeping Unit, este o unitate distinctă de evidență a sortimentului. De exemplu, același model de încălțăminte în mărimi sau culori diferite necesită poziții separate, pentru ca managerul să vadă exact ce variantă trebuie reaprovizionată.

1. Desemnați angajatul care creează și verifică fișele produselor. Pentru o livrare nouă, managerul magazinului caută mai întâi o poziție existentă după cod și caracteristici.
2. Stabiliți câmpurile obligatorii: denumire, cod intern, cod de bare, unitate de măsură, categorie, mărime sau altă caracteristică relevantă. Păstrați separat codul furnizorului și codul intern al rețelei.
3. Stabiliți lista principală de prețuri și excepțiile permise pentru magazine. Pentru fiecare excepție, precizați motivul, persoana responsabilă și perioada de valabilitate.
4. Înainte de modificarea prețurilor, verificați lista produselor, noile valori și efectul reducerilor. După intrarea în vigoare a modificării, managerul magazinului organizează înlocuirea etichetelor de preț și verifică prețul printr-o scanare de control.

Dacă există deja duplicate în catalog, comparați mai întâi caracteristicile, stocurile și istoricul mișcărilor. Comasarea unor mărimi sau ambalaje diferite va denatura datele pentru achiziții. Până la încheierea verificării, limitați crearea de fișe noi, ca numărul duplicatelor să nu crească.

Recepționați mărfurile în funcție de cantitatea primită efectiv

Angajatul care recepționează livrarea trebuie să compare documentul cu cantitatea, caracteristicile și starea efectivă a mărfurilor. În timpul recepției, separați unitățile deteriorate sau contestate de cele care pot fi vândute, pentru ca vânzătorii să nu le includă în stocul disponibil.

1. Indicați magazinul sau depozitul, furnizorul, numărul documentului și angajatul care recepționează mărfurile.
2. Numărați mărfurile și verificați dacă se potrivesc codurile, mărimile, culorile și unitățile de măsură.
3. Înregistrați lipsurile, surplusurile sau deteriorările, indicând pozițiile exacte. Transmiteți diferența persoanei responsabile de relația cu furnizorul.
4. Înregistrați cantitatea recepționată efectiv. Păstrați diferențele nerezolvate în lista subiectelor deschise, cu un responsabil și un termen de verificare.
5. Verificați datele de achiziție și prețul de vânzare, apoi transferați mărfurile în sala de vânzare.

Dacă mărfurile se află deja fizic în magazin, dar documentul nu a fost încă introdus, managerul trebuie să organizeze finalizarea recepției. Vânzarea cu stoc negativ trebuie să rămână o excepție aprobată separat și inclusă în verificarea zilnică. Altfel, va fi mai greu să distingeți o eroare de recepție de una de vânzare.

Confirmați expedierea și primirea între magazine

Stabiliți trei stări distincte pentru transferuri: mărfurile sunt pregătite, expediate și primite. După expediere, acestea nu mai trebuie să facă parte din stocul disponibil al magazinului expeditor. Până la recepția efectivă de către destinatar, evidențiați-le ca mărfuri în tranzit.

În document sau în registrul aferent, indicați expeditorul, destinatarul, lista și cantitatea mărfurilor, ora expedierii, termenul estimat de livrare și persoanele responsabile de predare și recepție. Desemnați un angajat care verifică livrările întârziate și stabilește unde se află mărfurile.

• Expeditorul numără mărfurile înainte de ambalare și confirmă predarea efectivă.
• Destinatarul verifică cantitatea și starea mărfurilor înainte de a confirma primirea.
• Dacă s-a primit mai puțin decât s-a expediat, destinatarul înregistrează cantitatea efectivă, iar managerul regional organizează verificarea diferenței.
• Contabilul verifică dacă documentele și valorile sunt consecvente, astfel încât transferul să nu genereze o modificare nejustificată a rezultatului magazinului.

În raportul managerial al întregii rețele, nu includeți transferurile interne în vânzările către clienți. Dacă magazinele aparțin unor entități comerciale diferite, stabiliți mai întâi împreună cu contabilul documentele și modul de înregistrare a operațiunii între acestea.

Configurați accesul individual și verificați restricțiile

Atribuiți fiecărui angajat propriul cont și acces la operațiunile pe care le efectuează. Vânzătorul are nevoie de acces la vânzări și la înregistrarea retururilor conform procedurii stabilite; managerul magazinului — la recepții și verificarea casei și a stocurilor din propriul magazin; managerul regional — la datele magazinelor arondate; contabilul — la documente și reconcilieri financiare. Dreptul de a modifica accesul propriu-zis trebuie să rămână la administratorul desemnat.

Verificați separat posibilitatea modificării manuale a prețurilor, aplicării unor reduceri fără limită, ștergerii plăților, editării documentelor din perioade anterioare, scoaterii din gestiune și corectării stocurilor. Pentru astfel de acțiuni, stabiliți cine le aprobă și cum se justifică motivul. După configurare, autentificați-vă cu rolul fiecărui angajat și verificați acțiunile permise și interzise prin operațiuni de test.

Modificați accesul în ziua în care angajatul trece pe alt post, iar după încetarea activității închideți-i contul. Pentru ca operațiunile să poată fi asociate unei persoane concrete, angajații nu trebuie să folosească o parolă comună.

Verificați zilnic abaterile și numerarul rămas

La sfârșitul turei, managerul magazinului verifică numerarul existent și operațiunile nefinalizate. Managerul regional primește lista centralizată a abaterilor din cele zece magazine. Pentru fiecare înregistrare, este suficient să indicați magazinul, documentul sau produsul, suma sau cantitatea, motivul, persoana responsabilă și termenul de remediere.

Pentru reconcilierea managerială, calculați numerarul estimat astfel: soldul de la începutul turei plus încasările în numerar minus retururile rambursate în numerar, cheltuielile și banii predați din casă. Nu adăugați vânzările cu cardul la numerarul fizic. Reconciliați în ambele case predarea încasărilor din magazin la casieria centrală, astfel încât aceasta să nu genereze venituri duble în raportul rețelei.

Dacă diferența nu este explicată până la sfârșitul turei, lăsați subiectul deschis și transmiteți-l următoarei persoane responsabile. Încheiați verificarea după confirmarea motivului și corectarea datelor.

Comparați săptămânal marja, stocurile și banii

Pregătiți un singur raport, cu câte un rând pentru fiecare magazin și un total pentru rețea. Lângă indicatori, menționați perioada, ora generării, magazinele incluse și reconcilierile nefinalizate. Proprietarul are nevoie de date care să arate unde trebuie schimbate achizițiile, prețurile, cheltuielile sau modul de lucru.

• Vânzări și marjă. Afișați vânzările după reduceri, retururile, veniturile nete din vânzări, costul de achiziție aferent și profitul brut. Pentru calculul managerial, ponderea profitului brut în veniturile nete din vânzări este egală cu profitul brut împărțit la veniturile nete din vânzări și înmulțit cu 100%. Dacă veniturile nete din vânzări sunt zero, nu calculați procentul.
• Stocuri. Afișați cantitatea și valoarea stocurilor la o anumită dată, lipsurile produselor necesare, produsele fără vânzări în perioada aleasă, mărfurile în tranzit și diferențele nerezolvate.
• Bani. Afișați soldurile caselor și conturilor, încasările, plățile, transferurile de încasări neconfirmate și următoarele plăți către furnizori.
• Cheltuielile magazinelor. Includeți cheltuielile care pot fi atribuite justificat unui anumit magazin. Dacă alocați cheltuielile comune ale biroului, aplicați aceeași regulă și explicați-o în raport.

Profitul brut nu include încă toate cheltuielile afacerii. Afișați-l separat de rezultatul obținut după scăderea cheltuielilor magazinului. De asemenea, soldul din cont nu arată profitabilitatea: îl influențează achizițiile, termenele de plată și alte încasări și plăți.

Folosiți perioade comparabile și tratați retururile consecvent

Comparați perioade cu aceeași durată și zile ale săptămânii similare. Marcați separat promoțiile, modificările programului, închiderile temporare și perioadele lungi fără marfă. Pentru evaluarea schimbării vânzărilor în rețeaua existentă, folosiți magazinele care au funcționat în ambele perioade; prezentați separat rezultatele punctelor noi.

Înregistrați retururile ca indicator separat, după data operațiunii, și păstrați legătura cu vânzarea inițială. În raportul săptămânal, scădeți retururile din săptămâna curentă, iar când evaluați o anumită promoție, verificați suplimentar retururile aferente vânzărilor din cadrul ei. Dacă nu le separați, returul unei achiziții mai vechi poate denatura evaluarea cererii actuale.

Costul de achiziție al mărfurilor returnate trebuie să corespundă datelor vânzării asociate. Stabiliți împreună cu contabilul o bază comună pentru indicatori și o metodă de calcul al costului de achiziție, astfel încât rapoartele magazinelor să poată fi comparate.

Exemplu orientativ de calcul al marjei

Să presupunem că, într-o săptămână, magazinul a vândut mărfuri în valoare de 120 000 UAH după reduceri și a înregistrat retururi de 10 000 UAH. Costul de achiziție al mărfurilor vândute a fost de 72 000 UAH, iar costul de achiziție al celor returnate — 6 000 UAH. Toate sumele din exemplu sunt exprimate pe aceeași bază contabilă.

• Veniturile nete din vânzări sunt 120 000 − 10 000 = 110 000 UAH.
• Costul de achiziție, ținând cont de retururi: 72 000 − 6 000 = 66 000 UAH.
• Profit brut: 110 000 − 66 000 = 44 000 UAH.
• Ponderea profitului brut în veniturile nete din vânzări este 44 000 ÷ 110 000 × 100% = 40%.

După calcul, verificați motivele schimbării indicatorului: structura vânzărilor, reducerile, costul de achiziție și retururile. Procentul, fără aceste explicații, nu determină ce decizie trebuie luată.

Reaprovizionați ținând cont de livrare și de mărfurile în tranzit

Stabiliți pentru fiecare magazin un program de evaluare a necesarului, termenul de livrare și o rezervă pentru variațiile cererii. Înainte de achiziție, verificați stocurile disponibile în alte puncte: un transfer aprobat poate acoperi necesarul fără o comandă nouă. Totuși, magazinul expeditor trebuie să păstreze stocul necesar propriilor clienți.

Ca formulă managerială inițială, necesarul de achiziție este egal cu vânzările estimate pentru o perioadă egală cu termenul de livrare plus intervalul dintre evaluări, la care se adaugă stocul de siguranță și din care se scade cantitatea disponibilă. Includeți în cantitatea disponibilă stocul vandabil și livrările confirmate care vor ajunge la timp; scădeți cantitățile rezervate clienților. Dacă rezultatul este negativ, conform acestei formule comanda nouă este zero.

Exemplu orientativ de reaprovizionare

Magazinul estimează vânzări de 3 unități pe zi. Livrarea durează 4 zile, necesarul este reevaluat la fiecare 3 zile, iar stocul de siguranță este de 6 unități. Stocul țintă este atunci 3 × (4 + 3) + 6 = 27 de unități. Magazinul are 9 unități vandabile, dintre care 2 sunt rezervate, iar alte 5 sunt confirmate pentru livrare la timp. Cantitatea disponibilă este 9 − 2 + 5 = 12 unități, iar comanda calculată este 27 − 12 = 15 unități.

Înainte de a confirma o astfel de comandă, managerul verifică lotul minim al furnizorului, bugetul, capacitatea magazinului, termenele de valabilitate și promoțiile planificate. Pentru produsele sezoniere și noutăți, prognoza trebuie revizuită separat. Dacă un produs a lipsit mult timp, vânzările efective din acea perioadă nu reflectă cererea completă a clienților.

Faceți inventarul astfel încât să găsiți cauza diferenței

Pentru controlul curent, stabiliți un program de numărări prin sondaj. Verificați mai des produsele scumpe, pozițiile cu diferențe și mărfurile cu rulaj intens. Stabiliți frecvența în funcție de rezultatele propriilor verificări.

1. Stabiliți magazinul, zona sau grupa de mărfuri și momentul exact la care reconciliați stocurile.
2. Opriți mișcarea în zona selectată pe durata numărării sau înregistrați separat toate operațiunile efectuate în timpul verificării.
3. Rugați angajatul să noteze cantitatea efectivă fără să consulte stocul din evidență. Astfel, cifra așteptată va influența mai puțin numărătoarea.
4. Numărați din nou pozițiile cu diferențe și verificați produsele alăturate, alte mărimi, recepțiile, retururile și transferurile nefinalizate.
5. Trimiteți rezultatele spre aprobare persoanei responsabile, apoi introduceți corecțiile confirmate.
6. Înregistrați cauza și modificați procesul care a provocat diferența: etichetarea, recepția, ambalarea sau înregistrarea operațiunilor.

Verificați separat mărfurile în tranzit, comparând expedierile cu confirmările de primire. Nu le includeți simultan în stocul fizic al ambelor magazine.

Torgsoft pentru zece magazine: formatul de lucru și configurarea evidenței

Alegeți mai întâi modul de conectare. Conform descrierii oficiale a licențelor, Torgsoft-Ultra permite mai multe stații de lucru într-o rețea locală; pentru ca punctele aflate la distanță să lucreze simultan prin internet cu o singură bază de date pe server, este necesar formatul terminal. Licența plătită Torgsoft pentru server terminal include trei conexiuni client; conexiunile suplimentare se achiziționează separat. Pentru acest format trebuie prevăzute un server central și accesul magazinelor la acesta. În Torgsoft-Online, programul și baza de date sunt găzduite pe serverul Torgsoft, iar utilizarea se plătește prin abonament. Numărați stațiile de lucru pentru casieri, manageri, gestionarii de produse și contabil; verificați separat funcționarea în cazul pierderii conexiunii pentru configurația concretă.

Pentru evidența mărfurilor, creați centre de evidență separate pentru magazine și depozite, desemnați centrul principal de prețuri și activați sincronizarea pentru punctele necesare. Soluția pentru rețele de retail descrie transferurile interne cu starea „Товар у дорозі” („Marfă în tranzit”), în care marfa este scoasă din evidența expeditorului, dar nu a intrat încă în evidența destinatarului, precum și drepturile individuale de acces. Este prevăzută și metoda costului de achiziție pe loturi de livrare, ținând cont de transferurile interne. Înainte de lansare, conveniți metoda cu contabilul și verificați într-un transfer de test cantitatea, prețul și costul de achiziție în ambele magazine. Pentru distribuirea centralizată, țineți cont de restricție: modul „Розподіл товару” („Distribuirea mărfurilor”) nu se aplică produselor cu evidență strictă a garanției după numere de serie unice.

Pentru verificarea zilnică, folosiți „Стан складу” („Situația depozitului”): acesta afișează stocurile pentru depozitele selectate și la o anumită dată, stocurile minime și filtrele pentru cantități negative și prețuri reduse sub costul de achiziție. Pentru reconcilierea casei, modul „Реалізація” („Vânzare”) oferă rapoarte zilnice cu vânzări, retururi și mișcări de bani, precum și verificarea numerarului pe cupiuri; disponibilitatea unor totaluri depinde de setările rolului. Pentru analiza săptămânală, selectați rapoartele necesare din secțiunea „Аналіз” („Analiză”), inclusiv cele privind profitabilitatea vânzărilor, stocurile și mărfurile cu rotație lentă. Păstrați aceleași perioade și filtre pentru toate punctele și comparați primele rezultate cu documentele.

Introduceți procedura pas cu pas

1. Descrieți structura. Enumerați cele zece magazine, depozitele, casele, persoanele responsabile și entitățile comerciale. Stabiliți ce date sunt necesare separat și ce date trebuie incluse în raportul managerial centralizat.
2. Pregătiți cataloagele și stocurile. Eliminați duplicatele produselor, aprobați prețurile și verificați cantitățile inițiale, banii și transferurile nefinalizate.
3. Aprobați rolurile și instrucțiunile scurte. Pentru recepții, retururi, transferuri, modificarea prețurilor și închiderea turei, indicați executantul, succesiunea acțiunilor și modul de raportare a diferențelor.
4. Verificați funcționarea într-un singur magazin. Efectuați o recepție, o vânzare, un retur, un transfer către alt punct, confirmarea primirii și reconcilierea casei. Verificați și acțiunile cu acces restricționat.
5. Conectați restul magazinelor în grupuri. Continuați când persoanele responsabile pot efectua singure operațiunile și pot explica datele din raportul magazinului lor.
6. Stabiliți un control regulat. Programați verificarea zilnică a abaterilor și analiza săptămânală a marjei, stocurilor și banilor. Înregistrați fiecare decizie împreună cu persoana responsabilă și termenul de executare.

La următoarea verificare, managerul regional trebuie să confirme îndeplinirea sarcinilor anterioare. Dacă aceeași diferență se repetă în mai multe magazine, verificați instrucțiunea comună, setările și instruirea angajaților. Astfel, proprietarul va putea lua decizii pe baza unor date verificate, iar managerii magazinelor își vor cunoaște autoritatea și rezultatele așteptate.