KPI-ul magazinului cu amănuntul: 12 indicatori, formule și planul de acțiune al proprietarului

Pentru a evalua activitatea magazinului, proprietarul ar trebui să verifice săptămânal vânzările, profitul brut, cumpărăturile și stocurile împreună. Creșterea valorii vânzărilor, în sine, nu arată cât a câștigat magazinul: rezultatul depinde de retururi, costul mărfurilor vândute, reduceri și cheltuieli. Începeți cu un singur tabel, stabiliți reguli de calcul consecvente și desemnați o persoană responsabilă pentru fiecare sursă de date.

Pentru un magazin mic sunt suficienți 12 indicatori-cheie de performanță — KPI, din englezescul Key Performance Indicators (indicatori-cheie de performanță). Mai jos este prezentat un sistem practic de analiză managerială pentru un magazin cu amănuntul din Ucraina. Perioadele recomandate, ordinea verificărilor și acțiunile proprietarului pot fi adaptate la sortimentul și organizarea activității dumneavoastră.

Cum să pregătiți datele pentru calcularea KPI-urilor

Înainte de primul calcul, notați ce include tabelul: un singur punct de vânzare sau o rețea, vânzări cu amănuntul sau și en-gros, un magazin fizic sau comenzi din alte canale. Trebuie să aplicați aceleași limite pentru vânzări, bonuri, retururi și costuri. În caz contrar, de exemplu, comenzile online incluse în valoarea vânzărilor vor supraestima conversia magazinului fizic.

• Perioada. Stabiliți datele și orele la care se includ operațiunile. Un tabel zilnic ajută la identificarea erorilor, unul săptămânal — la alegerea acțiunilor, iar unul lunar — la evaluarea rezultatului financiar.
• Baza fiscală. Pentru o persoană impozabilă înregistrată în scopuri de taxă pe valoarea adăugată (TVA), folosiți în calculul marjei venitul net fără TVA și costul corespunzător, tot fără TVA deductibilă. Dacă taxa nu este deductibilă, includeți-o în cost conform regulilor contabile adoptate. Stabiliți împreună cu contabilul ce includ indicatorii și nu modificați criteriile de la o perioadă la alta.
• Reducerile și retururile. Folosiți valoarea efectivă a vânzărilor după reduceri. Scădeți valoarea retururilor o singură dată și eliminați corespunzător costul mărfurilor returnate din costul vânzărilor.
• Unitățile de măsură. Numărați separat bucățile, kilogramele și metrii. Pentru indicatorul „produse per bon”, stabiliți dinainte cum luați în calcul ambalajele și seturile.
• Completitudinea datelor. Dacă lipsesc date despre trafic sau istoricul cumpărătorilor, lăsați indicatorul respectiv necompletat. Valoarea zero ar însemna că rezultatul a fost măsurat.

Se recomandă să păstrați lângă fiecare rezultat perioada, punctul de vânzare, formula, sursa și un scurt comentariu despre schimbări. Dacă numitorul este zero, coeficientul nu se calculează.

Vânzări, rulaj și bani încasați: ce trebuie înregistrat separat

Valoarea vânzărilor arată valoarea mărfurilor vândute în perioada aleasă. În activitatea de zi cu zi, aceasta este numită adesea rulaj, însă acest termen nu este suficient de precis pentru un tabel. Denumiți rândul exact: „Vânzări după reduceri, înainte de retururi” sau „Venit net din vânzări, după retururi”. Adăugați o mențiune privind includerea TVA-ului.

Venitul net din vânzări pentru acest sistem de KPI = vânzări după reduceri − valoarea retururilor. Ambele sume trebuie să folosească aceeași bază fiscală. Dacă raportul a scăzut deja retururile, scăderea lor din nou va diminua rezultatul în mod incorect.

Banii încasați se înregistrează în funcție de sumele primite efectiv în casierie și în conturi. Un avans poate fi încasat înaintea vânzării, o datorie poate fi achitată mai târziu, iar banca poate vira plata cu cardul în altă zi. Aportul proprietarului mărește disponibilul bănesc, dar nu și vânzările. Transferul banilor între propriile casierii și conturi nu generează venit nou.

Se recomandă reconcilierea zilnică a vânzărilor, retururilor și plăților, cu explicarea diferențelor prin operațiuni separate: avansuri, datorii, termene de virare și comisioane. Această reconciliere ajută la deosebirea unei erori contabile de o diferență obișnuită între datele operațiunilor.

12 KPI pentru magazin: formulă, sursă și decizie

Tabelul prezintă o repartizare recomandată a activităților. Într-un magazin mic, proprietarul poate îndeplini mai multe roluri, însă fiecare cifră trebuie să aibă în continuare o sursă clară.

Cum să calculați profitul, marja și adaosul fără confuzii

Profitul brut arată diferența dintre venitul net din vânzări și costul mărfurilor vândute. Acesta trebuie să acopere și cheltuielile care nu au fost incluse în cost, de exemplu chiria, salariile și comisioanele bancare. Profitul net poate fi determinat doar după luarea în calcul a tuturor veniturilor, cheltuielilor și impozitelor aferente.

Marja = profit brut ÷ venit net × 100%. Aceasta arată ce parte din venit rămâne după scăderea costului mărfurilor. Adaosul = profit brut ÷ costul mărfurilor vândute × 100%. Numitorii acestor formule sunt diferiți, prin urmare aceeași vânzare produce procente diferite.

Exemplu ipotetic: un produs cu un cost de 600 UAH a fost vândut cu 1 000 UAH, pe o bază fiscală comparabilă. Profitul brut este de 400 UAH, marja — 400 ÷ 1 000 × 100% = 40%, iar adaosul — 400 ÷ 600 × 100% ≈ 66,67%. Profitul net nu poate fi determinat doar din aceste două sume, deoarece celelalte cheltuieli nu sunt încă cunoscute.

Se recomandă calcularea marjei magazinului pe baza sumelor totale. Media simplă a procentelor de marjă pentru produse individuale denaturează rezultatul dacă produsele au volume de vânzări diferite. De asemenea, nu scădeți integral plata unui lot achiziționat din venituri ca și cum ar fi costul vânzărilor: o parte din lot poate rămâne în stoc.

Cum să calculați corect bonurile, produsele și conversia

Un bon poate cuprinde mai multe unități ale aceluiași produs sau produse diferite. Prin urmare, numărul de poziții din document nu este întotdeauna egal cu numărul de unități. Același cumpărător poate face mai multe cumpărături, așa că numărul de clienți unici nu poate fi stabilit doar pe baza bonurilor.

Pentru activitatea operațională a vânzătorilor, se recomandă calcularea bonului mediu și a numărului de produse per bon pe baza vânzărilor finalizate, înainte de retururi, dar după reduceri. Pentru evaluarea rezultatului financiar, puteți calcula suplimentar și variantele după retururi. Denumiți-le separat: returnarea unei cumpărături mai vechi va micșora venitul net curent, deși nu caracterizează coșurile de astăzi.

Conversia necesită numărarea independentă a vizitelor, cu un contor sau printr-o procedură convenită de numărare manuală. Datele programului despre vânzări nu arată câte persoane au intrat și nu au cumpărat nimic. Stabiliți din timp cum excludeți angajații, livrările și trecerile tehnice și cum luați în calcul intrările repetate.

Dacă nu puteți determina numărul vizitelor în care s-a făcut o cumpărătură, puteți folosi formula aproximativă „bonuri de vânzare ÷ vizite × 100%”. Menționați acest lucru în tabel: mai multe bonuri într-o singură vizită vor influența rezultatul. Perioada, orele și canalul de vânzare trebuie să coincidă atât la numărător, cât și la numitor.

Cum să luați în calcul retururile și cumpărăturile repetate

Pentru controlul săptămânal, este convenabil să împărțiți valoarea retururilor din perioada curentă la vânzările din aceeași perioadă, înainte de retururi. Acest indicator arată raportul dintre fluxurile curente, dar nu înseamnă că acea proporție din vânzările de astăzi a fost returnată: clienții pot returna produse cumpărate luna trecută. Dacă volumul vânzărilor noi este mic, indicatorul poate chiar depăși 100%.

Dacă proprietarul verifică calitatea unui lot sau rezultatul unei promoții, se recomandă formarea unui grup de vânzări asociate și urmărirea retururilor aferente acestuia pe aceeași durată de observare. Numărătorul trebuie să includă retururile din acel grup, iar numitorul — vânzările inițiale ale grupului. Păstrați separat indicatorii calculați după valoare și după numărul de unități.

Ponderea cumpărătorilor recurenți trebuie, de asemenea, denumită cu precizie. Formula din tabel arată câți cumpărători identificați au făcut cel puțin două cumpărături în perioada aleasă. Nu include cumpărăturile anonime și nu arată automat câți clienți noi au revenit ulterior.

Pentru a verifica revenirea clienților noi, se recomandă selectarea separată a cumpărătorilor cu prima achiziție într-o lună stabilită și acordarea aceluiași interval fiecăruia pentru a reveni. Verificați cardurile duplicate și lipsa identificării: schimbarea disciplinei de înregistrare poate modifica indicatorul chiar și atunci când comportamentul cumpărătorilor nu s-a schimbat.

Cum să evaluați rotația stocurilor și zilele de rotație

Rotația stocurilor = costul mărfurilor vândute ÷ stocul mediu evaluat la cost. La numărător se folosește costul vânzărilor după ajustarea retururilor. Stocurile din numitor se evaluează după reguli compatibile, fără a amesteca costul cu prețurile cu amănuntul.

La început, stocul mediu poate fi calculat ca suma stocurilor de la începutul și de la sfârșitul perioadei, împărțită la doi. Dacă livrările mari sau achizițiile sezoniere schimbă semnificativ stocul pe parcursul lunii, se recomandă folosirea mediei stocurilor zilnice, măsurate la aceeași oră. Cele două valori de la capetele perioadei pot să nu reflecte volumul real al stocului.

Zilele de rotație a stocurilor = numărul de zile calendaristice din perioadă ÷ rotația din perioada respectivă. Pentru o perioadă de 30 de zile, folosiți 30 de zile; pentru un an, numărul efectiv de zile din anul respectiv. Rezultatul este o caracteristică calculată a vitezei de rotație din perioada trecută; nu stabilește termenul exact în care se va vinde fiecare unitate.

Comparați categoriile cu sezonalitate și termene de aprovizionare similare. Dacă rotația crește, verificați în același timp produsele lipsă și cererile nesatisfăcute. Reducerea stocului poate îmbunătăți coeficientul și, totodată, poate limita vânzările.

Exemplu ipotetic: calculul indicatorilor unui magazin

Toate datele de mai jos sunt fictive și au scopul de a explica formulele. Perioada este de 30 de zile calendaristice. Magazinul vinde numai produse la bucată; toate sumele sunt prezentate pe aceeași bază, fără TVA. Conform ipotezei, fiecare vizită în care s-a făcut o cumpărătură corespunde unui singur bon de vânzare.

• Vânzări după reduceri, înainte de retururi — 120 000 UAH, retururi — 6 000 UAH.
• Magazinul a emis 300 de bonuri de vânzare, a vândut 600 de unități și a acceptat returul a 30 de unități.
• Costul mărfurilor vândute înainte de ajustarea retururilor — 72 000 UAH; costul mărfurilor returnate — 3 600 UAH.
• Stocul la cost de la începutul și de la sfârșitul perioadei — câte 136 800 UAH. În acest exemplu, stocul mediu este calculat pe baza acestor două valori.
• Numărarea independentă a înregistrat 1 200 de vizite. Dintre cei 80 de cumpărători identificați, 40 au făcut cel puțin două cumpărături în perioada respectivă.
• Alte cheltuieli și impozite, încă neincluse în costul mărfurilor — 35 000 UAH. Nu există alte venituri.

Să presupunem, de asemenea, că magazinul a încasat toate plățile aferente vânzărilor curente, a achitat retururile și a primit 4 000 UAH ca rambursare a unei datorii din perioada anterioară. Atunci încasările de la cumpărători, din care se scad retururile achitate, sunt 120 000 − 6 000 + 4 000 = 118 000 UAH. Această sumă diferă atât de venitul net de 114 000 UAH, cât și de profitul de 10 600 UAH. Pentru a determina soldul disponibil, trebuie să luați în calcul și banii inițiali, precum și toate plățile efectuate.

Pe baza acestor cifre, proprietarul ar trebui să verifice cauzele retururilor, structura stocului și cheltuielile. O marjă de 40% sau o rotație de 60 de zile nu sunt suficiente, în sine, pentru a califica activitatea drept bună sau slabă fără comparații cu perioade anterioare comparabile și cu condițiile magazinului respectiv.

Cum să comparați KPI-urile și să verificați cauzele schimbărilor

Se recomandă compararea aceluiași punct de vânzare, a acelorași canale și a unui set similar de zile ale săptămânii. Notați sărbătorile, promoțiile, schimbările sezoniere, închiderile și reducerea programului. Dacă magazinul a lucrat mai puține ore, calculați suplimentar vânzările și profitul brut pe oră de lucru. Verificați și totalul rețelei în funcție de magazinele care au funcționat în ambele perioade comparate.

• Venitul a crescut, iar numărul unităților aproape că nu s-a schimbat. Verificați prețurile, reducerile și ponderea produselor mai scumpe. Aceste date nu demonstrează, deocamdată, nici scăderea cererii, nici supraprețurile.
• Numărul bonurilor a crescut, dar bonul mediu a scăzut. Comparați numărul de produse per bon, prețul mediu pe unitate și retururile. Apoi verificați disponibilitatea produselor necesare și structura cumpărăturilor noi.
• Venitul a crescut, dar profitul brut a scăzut. Verificați costurile, reducerile și ponderea categoriilor cu marjă mai mică. Dacă profitul brut a crescut, iar cel net a scăzut, verificați celelalte cheltuieli.
• Conversia a scăzut. Mai întâi verificați dacă numărarea traficului funcționează corect și dacă orele corespund. Apoi comparați rezultatul cu cozile, produsele lipsă și solicitările vizitatorilor.
• Ponderea cumpărătorilor recurenți a crescut. Verificați numărul clienților noi identificați și completitudinea înregistrării cumpărăturilor. Ponderea poate crește și din cauza reducerii afluxului de clienți noi.

Stabiliți obiective pe baza istoricului propriu, a cheltuielilor planificate, a achizițiilor și a personalului disponibil. Schimbarea unui singur coeficient impune verificarea indicatorilor asociați: creșterea bonului mediu trebuie evaluată împreună cu numărul cumpărăturilor și profitul brut.

Cum să colectați date pentru KPI-urile magazinului în Torgsoft

Pentru verificarea zilnică a vânzărilor, folosiți raportul complet pe zi descris în ajutorul Torgsoft despre vânzări: acesta arată separat numărul vânzărilor, numărul retururilor, sumele vânzărilor în numerar și fără numerar, precum și suma totală a retururilor. Numărul total de operațiuni din raport include atât vânzările, cât și retururile; prin urmare, pentru numitorul bonului mediu, selectați numărul vânzărilor. Raportul de produse pentru o perioadă permite alegerea intervalului, tipului de comerț și formatului; pentru compararea orelor de lucru, în rapoarte se poate specifica intervalul orar al vânzărilor.

Pentru stocuri, deschideți „Склад → Стан складу” (Depozit → Starea depozitului). Potrivit descrierii oficiale a modului, formularul conține cantitatea, prețul și costul produsului; filtrul „Стан на дату” (Situația la data) afișează cantitatea la data selectată, iar produsele selectate pot fi adăugate la analiza rotației stocurilor. Practic, astfel puteți verifica articolele cu rotație lentă, stocurile zero sau negative și produsele al căror preț redus este sub cost. Pentru propriul calcul al stocului mediu, păstrați date comparabile despre cantitate și cost; stocul curent, singur, nu este suficient.

Verificați cumpărăturile repetate prin „Аналіз → Аналіз активності покупців” (Analiză → Analiza activității cumpărătorilor): ajutorul pentru acest mod descrie selectarea perioadei și a centrului de evidență, numărul bonurilor și filtrarea clienților după numărul de cumpărături. Mai întâi, asigurați asocierea vânzării cu clientul potrivit, prin selectarea cardului sau scanarea cardului de fidelitate, conform descrierii din modulul de vânzare. În analiza activității, câmpurile „Виручка реалізацій” (Încasări din vânzări) și „Виручка в процентах” (Încasări în procente) sunt indicate fără a lua în calcul retururile, de aceea nu trebuie transferate automat în rândul venitului net. Limitați concluziile despre cumpărăturile repetate la clienții identificați, iar traficul pentru calcularea conversiei măsurați-l separat.

Planul săptămânal al proprietarului pentru gestionarea indicatorilor

1. La începutul săptămânii, verificați datele. Administratorul reconciliază vânzările, retururile și plățile, verifică documentele nefinalizate și erorile de stoc. Proprietarul clarifică costurile și lista cheltuielilor care nu au fost încă înregistrate.
2. Comparați perioade similare. Alegeți săptămâna precedentă cu zile și program de lucru asemănătoare. Notați promoțiile, întreruperile activității și schimbările de sortiment care ar fi putut influența rezultatul.
3. Alegeți o singură problemă de verificat. De exemplu, dacă a scăzut numărul de produse per bon, analizați bonuri concrete, disponibilitatea produselor complementare și solicitările cumpărătorilor. Înregistrați cauza verificată separat de presupunere.
4. Stabiliți o acțiune concretă. Responsabilul de achiziții reaprovizionează articolele stabilite, administratorul modifică expunerea produselor sau proprietarul revizuiește condițiile reducerii. Notați responsabilul, termenul și indicatorul pe baza căruia veți evalua schimbarea.
5. După o săptămână, evaluați rezultatul împreună cu KPI-urile asociate. După schimbarea expunerii, verificați vânzările produselor vizate, numărul de produse per bon și profitul brut. Luați în calcul și alte schimbări ale condițiilor înainte de a atribui rezultatul doar acestei acțiuni.
6. La finalul lunii, clarificați profitul și achizițiile. Adăugați toate cheltuielile și impozitele, verificați stocul mediu și rotația pe categorii. Pe baza acestor date, stabiliți comenzile următoare și bugetul disponibil.