Dacă vânzările magazinului au scăzut, stabiliți mai întâi ce s-a schimbat: numărul de cumpărături, numărul de unități vândute, valoarea medie a bonului, retururile sau câștigul obținut din produse. Comparați aceleași zile ale săptămânii, puncte de vânzare și categorii, ținând cont de programul de lucru și de disponibilitatea produselor. Astfel, veți putea alege o acțiune care răspunde problemei identificate.
Le propunem proprietarilor de magazine din Ucraina să verifice datele timp de șapte zile, apoi să testeze o schimbare timp de 14 zile pe un grup limitat de produse sau într-un singur punct de vânzare. Acesta este un calendar de lucru recomandat: dacă sunt puține cumpărături sau ciclul de cumpărare este lung, veți avea nevoie de mai multe observații pentru a trage o concluzie. Înainte de test, desemnați un responsabil, stabiliți bugetul, indicatorul de rezultat și condițiile de oprire.
Stabiliți care indicator a scăzut
Pentru această verificare, folosiți veniturile din vânzări după retururi: valoarea vânzărilor înregistrate la prețurile efective, cu reducerile aplicate, minus valoarea produselor pentru care returul a fost înregistrat în perioada aleasă. Luați în calcul retururile la prețurile vânzărilor respective, indiferent când magazinul le-a restituit banii cumpărătorilor. Înregistrați separat plățile efectuate în fluxul de numerar. Păstrați separat cele două componente. Un retur al unei cumpărături de săptămâna trecută poate reduce veniturile de astăzi, chiar dacă magazinul a vândut astăzi aceeași cantitate de produse.
- Numărul de bonuri arată numărul vânzărilor finalizate. Nu includeți documentele anulate și bonurile de retur în numărul cumpărăturilor.
- Numărul comenzilor din magazinul online se calculează în funcție de statusuri: primite, confirmate, onorate, anulate. O solicitare trimisă pe site nu înseamnă încă o vânzare finalizată. Stabiliți regula după care o comandă intră în raport și aplicați-o în ambele perioade. Pentru a compara ponderea comenzilor onorate, formați separat grupuri după data primirii comenzii și acordați fiecărui grup același timp pentru onorare. Împărțiți numărul comenzilor onorate din grup la toate comenzile primite în acel grup și înmulțiți cu 100%. Nu împărțiți comenzile onorate într-o săptămână la comenzile primite în aceeași săptămână dacă printre cele onorate se află și comenzi din perioade anterioare.
- Numărul unităților vândute arată volumul fizic al vânzărilor. Numărați separat unitățile returnate și cantitatea după retururi. Nu adunați bucăți, kilograme și metri într-un singur indicator.
- Valoarea medie a bonului se calculează împărțind suma vânzărilor finalizate după reduceri, dar înainte de scăderea retururilor, la numărul bonurilor de vânzare. Analizați retururile alături de acest indicator, ca să nu ascundă schimbarea valorii cumpărăturii.
- Fluxul de vizitatori reprezintă numărul vizitelor în magazin. Pentru site, alegeți un singur indicator, de exemplu sesiunile, și nu îl combinați cu numărul utilizatorilor.
- Rata de conversie arată ce proporție din vizite s-a încheiat cu o cumpărătură. Pentru un magazin fizic, se calculează împărțind numărul vizitelor care s-au încheiat cu o cumpărătură la numărul total de vizite luate în calcul și înmulțind cu 100%. Dacă folosiți bonurile în locul vizitelor care s-au încheiat cu o cumpărătură, țineți cont că un cumpărător poate primi mai multe bonuri.
- Profitul brut, pentru comparații de management, este egal cu veniturile din vânzări după retururi minus costul mărfurilor vândute plus costul mărfurilor returnate. Înainte de calcul, conveniți cu contabilul ce taxe sunt incluse în aceste sume, inclusiv modul în care este tratată taxa pe valoarea adăugată (TVA). Dacă TVA-ul care poate fi dedus de magazin ca TVA de intrare este exclus din cost, folosiți pentru această comparație și veniturile fără TVA. Pentru a calcula marja brută procentuală, împărțiți profitul brut la veniturile din vânzări după retururi și înmulțiți cu 100%. Pentru această comparație, veniturile trebuie să fie pozitive. Dacă sunt zero sau negative, analizați separat valorile vânzărilor, retururilor și costului mărfurilor. Profitul brut nu include încă toate cheltuielile magazinului: pentru a evalua rezultatul financiar general, luați separat în calcul chiria, costul cu personalul și alte cheltuieli care nu sunt incluse în costul mărfurilor.
- Soldul de numerar și fluxul de numerar se verifică separat: câți bani au intrat, cât s-a plătit și cât a rămas. Achizițiile, rambursarea datoriilor și termenele de plată afectează numerarul, așa că profitul obținut din mărfuri nu este egal cu suma disponibilă pentru plăți.
Cum poate crește valoarea medie a bonului în timp ce veniturile scad
Exemplu ipotetic, fără retururi. În prima săptămână comparabilă, magazinul a avut 100 de bonuri cu o valoare medie de 500 UAH: 100 × 500 = 50 000 UAH venituri. În a doua săptămână, a avut 80 de bonuri cu o valoare medie de 550 UAH: 80 × 550 = 44 000 UAH.
Valoarea medie a bonului a crescut cu 10%: (550 − 500) ÷ 500 × 100%. Numărul bonurilor a scăzut cu 20%, iar veniturile cu 12%: (44 000 − 50 000) ÷ 50 000 × 100%. Proprietarul ar trebui să verifice de ce se fac mai puține cumpărături. Creșterea valorii medii a bonului, singură, nu explică acest lucru. Dacă au existat retururi, suma corespunzătoare retururilor trebuie scăzută suplimentar din valoarea vânzărilor din fiecare perioadă.
Pregătiți date comparabile
Creați un tabel în care fiecare rând corespunde unei zile într-un anumit magazin. Înregistrați programul efectiv, valoarea vânzărilor după reduceri, retururile, numărul bonurilor și al unităților, costul mărfurilor, vizitele și circumstanțele care ar fi putut influența rezultatul. Pentru magazinul online, adăugați statusurile comenzilor și timpul de răspuns la solicitări.
- Comparați perioade cu aceleași zile. Alegeți săptămâni complete, de luni până duminică. Marcați sărbătorile, promoțiile și comenzile neobișnuite. Dacă este necesar, adăugați câteva săptămâni comparabile anterioare, ca să vedeți dacă scăderea se repetă.
- Păstrați același set de puncte de vânzare. Mai întâi comparați magazinele care au funcționat în ambele perioade. Prezentați separat contribuția punctelor deschise sau închise.
- Țineți cont de durata programului. Pe lângă valoarea totală, calculați veniturile și numărul de bonuri pe zi de vânzare și pe oră. Comparați și aceleași intervale orare: reducerea programului de seară nu poate fi explicată complet prin media pe oră.
- Verificați categoriile și produsele concrete. Schimbarea ponderii produselor scumpe și ieftine afectează valoarea medie a bonului. Comparați aceleași coduri de produs, prețurile efective, numărul de unități per bon și marja brută a categoriilor.
- Marcați disponibilitatea produselor. Notați cât timp produsul, mărimea sau culoarea necesară nu a fost disponibilă pentru vânzare. Verificați atât depozitul, cât și raftul. Zilele cu sortiment complet și zilele fără articole populare necesită explicații diferite.
Verificați sezonalitatea pe baza istoricului propriu al categoriilor respective: comparați etape similare ale sezonului, disponibilitatea și condițiile comerciale. Dacă istoricul este insuficient, tratați sezonalitatea ca pe o ipoteză de lucru. Faptul că vânzările scad în același timp cu schimbarea vremii, a publicității sau a programului nu dovedește încă o legătură de cauzalitate.
Ilustrație a diferențelor dintre produse.
Asociați simptomul cu o verificare și o acțiune la scară mică
Tabelul prezintă posibile explicații și verificări sugerate. Alegeți rândul în funcție de datele efective ale magazinului; fiecare explicație trebuie confirmată.
| Simptom | Ce date să verificați | Cauze posibile | Acțiune la scară mică | Ce să măsurați |
|---|---|---|---|---|
| Mai puține bonuri și vizite | Fluxul de vizitatori în aceleași intervale, programul efectiv, accesul la intrare, actualitatea adresei și a programului | Magazinul a funcționat mai puțin; cumpărătorilor le este mai greu să îl găsească sau să intre; cererea s-a schimbat | Corectați eroarea identificată în informațiile despre magazin sau în orientarea către intrare | Vizite și bonuri în intervale comparabile |
| Fluxul de vizitatori este stabil, dar sunt mai puține cumpărături | Vizite care s-au încheiat cu o cumpărătură, cozi, solicitări fără cumpărare, disponibilitatea articolelor necesare | Cumpărătorii nu găsesc produsul; așteaptă prea mult; nu primesc explicațiile de care au nevoie | Verificați o singură cauză: de exemplu, schimbați repartizarea sarcinilor angajaților în orele cu cozi | Rata de conversie, timpul de așteptare, profitul brut în intervale comparabile |
| Numărul de bonuri este același, valoarea medie a bonului este mai mică | Unitățile de pe bon, prețurile acelorași produse, reducerile, ponderea categoriilor | Se cumpără mai puține unități; se aleg produse mai ieftine; a crescut ponderea vânzărilor cu reducere | Într-o categorie, propuneți un produs complementar potrivit și explicați-i utilitatea | Unități per bon, valoarea medie a bonului și profitul brut per bon |
| Categoria se vinde mai slab, iar articolele necesare lipsesc | Datele perioadelor fără stoc, stocurile pe mărimi, termenele comenzilor și ale recepționării livrărilor | Comandă plasată târziu; întârziere din partea furnizorului; produsul este în depozit, dar nu a fost expus | Refaceți expunerea sau reaprovizionați într-o cantitate limitată articolele verificate | Timpul fără stoc, solicitările nesatisfăcute, vânzările după reaprovizionare |
| Veniturile sunt stabile, dar profitul brut a scăzut | Prețurile efective, reducerile, costul unitar, componența mărfurilor vândute | A crescut costul mărfurilor; se aplică mai des reduceri; a crescut ponderea produselor cu marjă mai mică | Verificați setările unei promoții și rentabilitatea produselor incluse în aceasta | Valoarea profitului brut, marja brută, unitățile vândute |
| Vânzările înainte de retururi sunt stabile, dar veniturile după retururi sunt mai mici | Valorile și motivele retururilor, produsele, loturile și vânzările inițiale | Problemă la un anumit produs; descriere inexactă; alegere nepotrivită; returul unor cumpărături mari anterioare | Verificați produsele cu un motiv de retur care se repetă și corectați descrierea sau consultanța | Numărul și valoarea retururilor pe motiv, veniturile după retururi |
| Numărul comenzilor online este același, dar sunt onorate mai puține | Statusurile, timpul de răspuns, motivele anulării, concordanța dintre disponibilitatea declarată și cea reală | Confirmare lentă; produs indisponibil; cumpărătorul nu acceptă condițiile de ridicare sau livrare | Desemnați un responsabil pentru confirmări în anumite intervale și verificarea disponibilității | Ponderea comenzilor onorate, timpul de răspuns, anulările pe motive |
| Rezultatul comercial al mărfurilor este acceptabil, dar lipsesc banii pentru plăți | Încasările și plățile, achizițiile, datoriile clienților, termenele de plată către furnizori | Banii au fost cheltuiți pe stoc; încasările sosesc mai târziu; se apropie plăți mari | Întocmiți un calendar al încasărilor și plăților și reevaluați o achiziție neesențială | Soldul de numerar la datele plăților, valoarea plăților restante |
Înregistrați solicitările nesatisfăcute și verificați termenele de livrare
Le recomandăm vânzătorilor să înregistreze solicitările concrete care nu s-au încheiat cu o cumpărătură din cauza lipsei produsului. Acest jurnal vă va ajuta să distingeți lipsa cererii de situația în care cumpărătorul a vrut să achiziționeze produsul, dar magazinul nu a putut să îl ofere. O solicitare înregistrată nu garantează o cumpărătură viitoare, așa că evaluați-o în bani separat de veniturile efective din vânzări.
| Câmpul jurnalului | Ce înregistrează angajatul | Cum folosește proprietarul înregistrarea |
|---|---|---|
| Data, ora, punctul de vânzare | Când și unde a întrebat cumpărătorul | Compară solicitările cu programul și disponibilitatea produselor |
| Produsul necesar | Codul produsului, mărimea, culoarea, cantitatea | Identifică articolul concret de verificat |
| Ce a împiedicat cumpărarea | Nu este disponibil fizic; nu a fost găsit pe raft; preț nepotrivit; alt motiv menționat de cumpărător | Deosebește lipsa stocului de alte motive pentru renunțare |
| Rezultatul solicitării | A cumpărat un înlocuitor; a acceptat să aștepte; a plecat fără să cumpere | Nu înregistrează cumpărarea înlocuitorului ca pe o vânzare pierdută în întregime |
| Perioada de indisponibilitate | Când s-a epuizat produsul și când a redevenit disponibil pentru vânzare | Evaluează vânzările ținând cont de timpul în care produsul a fost disponibil |
| Comanda către furnizor | Data comenzii, data promisă, data efectivă a recepției și momentul când produsul a fost pregătit pentru vânzare | Verifică termenul real de reaprovizionare, inclusiv recepția și expunerea produsului |
| Următoarea acțiune | Ce trebuie făcut, cine răspunde și care este termenul | Urmărește reaprovizionarea, transferul sau corectarea evidenței |
În fiecare zi, comparați solicitările repetate cu stocurile fizice. Dacă produsul figurează în evidență, dar nu este găsit, verificați recepțiile, transferurile, vânzările și retururile. Pentru articolele care lipsesc cu adevărat, analizați ultimele livrări: termenul promis poate fi diferit de cel efectiv.
Pentru planificarea preliminară a reaprovizionării, puteți înmulți vânzarea medie zilnică din zile comparabile în care produsul a fost disponibil cu numărul estimat de zile de vânzare până când produsele din următoarea livrare vor fi disponibile pentru vânzare. Stabiliți separat o rezervă pentru întârzieri și luați în calcul stocul disponibil pentru vânzare și livrările deja confirmate. Aceasta este doar o estimare orientativă: sezonalitatea, modificarea prețului și achizițiile mari neregulate pot schimba necesarul.
Exemplu de prezentare a unui set de produse; prețul afișat nu este o ofertă actuală.
Verificați rentabilitatea reducerii înainte de lansare
Creșterea valorii medii a bonului poate fi explicată de o pondere mai mare a produselor scumpe, iar scăderea marjei poate fi cauzată de schimbarea mixului de produse vândute. De aceea, comparați mai întâi prețul și costul acelorași articole, apoi evaluați separat cum s-au schimbat ponderile categoriilor. Dacă produsul popular și ieftin lipsește, valoarea medie a bonului poate crește în același timp cu scăderea numărului de cumpărături.
Exemplu ipotetic de reducere. Un produs se vinde cu 500 UAH, iar costul său este de 350 UAH. Profitul brut per unitate este de 150 UAH. O reducere de 10% scade prețul la 450 UAH, iar profitul brut la 100 UAH. Prin urmare, profitul per unitate se reduce cu 50 UAH, adică cu 33,3% după rotunjire.
La un cost constant și fără retururi, 100 de unități vândute la prețul inițial vor genera un profit brut de 15 000 UAH. Pentru a obține aceeași sumă după reducere, trebuie să vindeți 150 de unități: 150 × 100 = 15 000 UAH, adică cu 50% mai multe. Acest calcul nu include cheltuielile suplimentare ale promoției și nu prognozează cererea. Înainte de test, calculați dacă stocul, bugetul și numărul estimat de cumpărături vă permit să verificați această ofertă.
Faceți un audit în șapte zile
Ordinea de mai jos este o propunere practică pentru proprietar. Pe durata verificării, înregistrați schimbările de prețuri, publicitate, sortiment și program, ca să le puteți lua în calcul când trageți concluziile.
- Ziua 1: verificați evidența. Comparați vânzările și retururile selectate cu documentele, verificați costul mărfurilor și statusurile comenzilor. Notați formulele indicatorilor pe care îi veți folosi.
- Ziua 2: pregătiți comparația. Colectați săptămâni comparabile pentru aceleași puncte de vânzare. Marcați zilele de lucru, programul, promoțiile și evenimentele neobișnuite.
- Ziua 3: identificați cea mai mare contribuție la scădere. Calculați în UAH diferența veniturilor după retururi pe puncte de vânzare și categorii. Verificați numărul de bonuri, valoarea medie a bonului și unitățile vândute acolo unde suma a scăzut cel mai mult.
- Ziua 4: verificați disponibilitatea. Numărați fizic articolele cheie din categoria aleasă, inspectați expunerea, verificați termenele livrărilor și jurnalul solicitărilor nesatisfăcute.
- Ziua 5: observați procesul de cumpărare. Numărați vizitele și cumpărăturile și măsurați timpii de așteptare în aceleași intervale orare. Pentru vânzările online, verificați parcursul de la solicitare la onorarea comenzii și motivele renunțării.
- Ziua 6: verificați profitul și numerarul. Evaluați reducerile efective, costul mărfurilor și profitul brut al produselor alese. Întocmiți separat un calendar al plăților apropiate.
- Ziua 7: alegeți o verificare. Notați ipoteza, observațiile care o susțin și acțiunea. De exemplu: „Cumpărătorii cer anumite mărimi care lipsesc; reaprovizionăm numai aceste articole și verificăm rezultatul”.
Planificați testul pentru 14 zile și stabiliți condițiile de oprire
Înainte de test, completați o fișă scurtă. Dați-o angajatului responsabil de execuție, astfel încât toți participanții să înțeleagă condițiile în același fel.
- Ipoteză și acțiune: ce cauză verificați și ce anume schimbați.
- Limite: un punct de vânzare, o categorie, un grup de produse sau anumite intervale orare; datele de început și de încheiere.
- Responsabil: cine aplică acțiunea, verifică zilnic datele și raportează abaterile.
- Indicator principal: de exemplu, profitul brut al categoriei în intervale comparabile de vânzare.
- Indicatori suplimentari: bonuri, unități, retururi, perioadele fără stoc și costurile testului.
- Baza de comparație: o perioadă anterioară comparabilă; dacă este posibil, un punct de vânzare sau un grup similar de produse fără schimbări.
- Limitele de cheltuieli și de oprire: suma maximă pentru achiziții sau cheltuieli promoționale, câștigul minim acceptabil per unitate, o evoluție inacceptabilă a indicatorilor privind retururile sau o înrăutățire inacceptabilă a calității serviciilor.
Pe durata testului, verificați zilnic respectarea condițiilor și corectitudinea înregistrărilor. Dacă cheltuielile depășesc limita stabilită, profitul brut per unitate scade sub minimul convenit sau datele privind disponibilitatea se dovedesc incorecte, opriți temporar testul și aflați cauza. La final, comparați rezultatul cu baza, ținând cont de program, fluxul de vizitatori, disponibilitate și circumstanțele externe.
O îmbunătățire după schimbare susține ipoteza, dar, singură, nu dovedește că rezultatul a fost cauzat doar de acea acțiune. Dacă sunt puține date sau condițiile au fost semnificativ diferite, nu extindeți imediat schimbarea la întregul magazin. Stabiliți o nouă perioadă de observare și un buget sau verificați o altă explicație.
Cum verificați scăderea vânzărilor în Torgsoft
În Torgsoft, raportul „Analiza intensității vânzărilor” vă permite să selectați perioada, centrul de evidență și produsele, să filtrați zilele săptămânii și să vedeți cantitatea de produse, numărul de bonuri sau valoarea produselor, cu grupare pe ore, zile sau săptămâni. Folosiți-l pentru a identifica orele și categoriile în care s-au schimbat vânzările. Valoarea medie este disponibilă doar pentru gruparea pe oră, zile ale săptămânii, lună și trimestru. Înainte de a folosi indicatorul „Valoarea produselor” drept venituri după retururi, comparați-l cu documentele de vânzare și retur pentru aceeași perioadă. Pentru evaluarea ratei de conversie, colectați separat datele despre vizite, iar pentru verificarea publicității, datele despre sursele solicitărilor.
În raportul „Rentabilitatea vânzărilor pe perioadă”, verificați numărul unităților vândute minus cele returnate, valoarea vânzărilor minus retururile, costul mărfurilor și distribuția vânzărilor și profitului în funcție de procentele reducerilor. Înainte de comparație, selectați aceeași opțiune în câmpul „Sursa costului”. În modul „Documente de depozit”, programul preia costul doar din documente, iar în modul „Starea depozitului la data documentului”, doar din starea depozitului la data respectivă.
În modul combinat, programul folosește costul din document, iar dacă acesta nu este înregistrat acolo, folosește starea depozitului la data documentului. Verificați produsele fără cost înregistrat, deoarece sursa selectată influențează rezultatul calculat. Verificați costul unitar și retururile înregistrate efectiv. Citiți formulele coloanelor: „Veniturile din vânzări” în acest raport înseamnă diferența dintre valoarea vânzărilor și costul mărfurilor vândute, iar „Profitul” ia în calcul costul mărfurilor recepționate, deci este influențat și de mărfurile nevândute.
Acești indicatori trebuie comparați separat cu cheltuielile și fluxul de numerar.
Înainte de a decide reaprovizionarea, comparați stocurile din evidență cu cele fizice. În formularul „Starea depozitului” puteți vedea cantitatea, mărimea, prețul, costul și mișcarea produselor și puteți seta un stoc minim pentru a filtra produsele care se epuizează. Dacă lucrați cu mai multe puncte de vânzare, țineți cont de limitările licențelor: „Start” permite un singur centru de evidență și nu include comenzile către furnizori sau transferurile între depozite; aceste funcții sunt incluse în „Ultra” și în versiunea pentru terminale. Lucrul simultan al punctelor de vânzare la distanță, prin internet, cu o bază de date unică pe server este disponibil în versiunea pentru terminale.
Reveniți la pasul anterior