Oferta comercială pentru furnizarea de mărfuri trebuie să ajute cumpărătorul să aprobe achiziția: să stabilească mărfurile, cantitatea, costul total și condițiile de plată și livrare. Începeți prin a discuta cu responsabilul de achiziții sau cu proprietarul magazinului: clarificați ce îi trebuie, în ce cantitate și până la ce dată. Apoi verificați stocurile și prețurile și pregătiți calculul.
Stabiliți de la început cum veți încheia tranzacția: printr-un contract separat sau prin acceptarea ofertei în condițiile indicate. Pentru tranzacțiile dintre întreprinzători din Ucraina, semnificația juridică a documentului depinde de conținutul său și de acțiunile părților. Mai jos găsiți pașii de pregătire a ofertei și un model pe care îl puteți copia și completa.
Ce să aflați de la cumpărător înainte de a redacta oferta
În discuția cu responsabilul de achiziții sau cu proprietarul magazinului, stabiliți cerințele achiziției. Pe baza lor veți selecta mărfurile și veți calcula costul furnizării.
- Scopul achiziției. Aflați dacă cumpărătorul completează sortimentul, deschide un punct de vânzare sau testează cererea pentru o categorie nouă. Pentru o achiziție de probă, discutați separat cantitatea minimă a lotului.
- Componența exactă a comenzii. Clarificați codurile articolelor, precum și modelele, culorile, dimensiunile, cantitatea și înlocuirile acceptabile. Dacă cumpărătorul indică numărul de cutii, notați câte unități conține fiecare.
- Bugetul. Aflați ce sumă intenționează cumpărătorul să cheltuiască și dacă aceasta include livrarea. Clarificați separat cerințele privind indicarea taxei pe valoarea adăugată (TVA).
- Termenul și locul recepției. Solicitați adresa, data dorită pentru sosirea mărfurilor și confirmați dacă este posibilă recepționarea comenzii în mai multe tranșe.
- Procedura de aprobare. Aflați cine aprobă achiziția, ce documente sunt necesare și când intenționează cumpărătorul să ia o decizie.
Încheiați discuția cu o scurtă confirmare: „Înțeleg corect că vă trebuie [mărfurile] în cantitatea de [cantitate], pentru [nevoie], cu recepția până la [data], în limita bugetului de [buget], inclusiv livrarea?” Astfel, puteți corecta neconcordanțele înainte de calcularea prețului.
Cum să descrieți mărfurile, prețul și condițiile de furnizare
Includeți fiecare articol pe un rând separat în tabel. Notați denumirea și caracteristicile care permit personalului din depozit și cumpărătorului să identifice fără echivoc marfa. Pentru un set, indicați componența acestuia, iar pentru un ambalaj, numărul de unități din interior. Prețul și cantitatea trebuie să se refere la aceeași unitate de măsură.
Indicați statutul TVA lângă preț. Înainte de a trimite oferta, clarificați cu contabilul dacă vânzătorul este plătitor de TVA și cum se impozitează furnizarea respectivă. Dacă prețul include TVA, indicați cota aplicabilă și valoarea taxei. Dacă TVA se adaugă la preț, prezentați și suma finală de plată. Formularea pentru un vânzător care nu este plătitor de TVA apare în modelul orientativ de mai jos. Folosiți-o numai după ce confirmați că se potrivește tranzacției dumneavoastră.
Calculați separat livrarea. Precizați cine organizează transportul, cine îl plătește și dacă acest cost este inclus în total. Dacă tariful nu este încă cunoscut, menționați explicit că valoarea finală a costurilor de livrare trebuie convenită.
Indicați separat când va preda vânzătorul marfa transportatorului și când trebuie transportatorul să o livreze cumpărătorului. Astfel, cumpărătorul își poate planifica recepția.
Pentru plată, indicați valoarea avansului, evenimentul de la care începe să curgă termenul de plată și termenul pentru achitarea restului, dacă este prevăzut. Pentru perioada de valabilitate a ofertei, indicați o dată și o oră concrete.
Descrieți separat disponibilitatea mărfurilor și rezervarea acestora. Rezervarea înseamnă că marfa este pusă deoparte pentru un anumit cumpărător. Confirmarea disponibilității în stoc nu implică, prin ea însăși, rezervarea.
Model gata de completat pentru oferta comercială de mărfuri
Exemplu orientativ. Denumirea mărfii, codul articolului, cantitatea, prețurile și termenele de mai jos sunt prezentate în scop demonstrativ. Exemplul presupune un vânzător care nu este plătitor de TVA și semnarea unui contract separat înainte de plată. Înlocuiți datele dintre paranteze drepte și conveniți toate condițiile conform tranzacției dumneavoastră.
Ofertă comercială nr. [număr] din [data]
Către: [denumirea completă a cumpărătorului], [numele și funcția persoanei responsabile].
De la: [denumirea completă a vânzătorului sau numele întreprinzătorului], [date de identificare], [adresa].
Subiect: furnizarea a 10 organizatoare de birou pentru achiziția de probă a magazinului.
Bună ziua, [nume]! Vă propunem lotul de organizatoare de birou convenit în discuția noastră, pentru a testa cererea în magazinul dumneavoastră. Calculul include un singur model, într-o singură culoare. Alte modele și înlocuiri trebuie convenite separat.
| Cod articol | Marfă și caracteristici | Unitate de măsură | Cantitate | Preț, UAH, fără TVA | Sumă, UAH, fără TVA |
|---|---|---|---|---|---|
| ORG-01-BK | Organizator de birou, din metal, negru, 3 compartimente, 200 × 100 × 100 mm | buc. | 10 | 800,00 | 8 000,00 |
| — | Livrarea întregului lot la adresa convenită | serviciu | 1 | 300,00 | 300,00 |
| — | Total de plată către vânzător | — | — | — | 8 300,00 |
TVA: vânzătorul nu este plătitor de TVA; TVA nu se calculează pentru sumele indicate.
Disponibilitate: la momentul verificării, [data, ora], sunt disponibile 10 unități. Trimiterea acestui document nu rezervă marfa. Înainte de semnarea contractului, vânzătorul verifică din nou stocul; părțile stabilesc în contract termenul și condițiile rezervării.
Livrare: vânzătorul organizează transportul până la [adresa completă a cumpărătorului]. În acest calcul, livrarea costă 300,00 UAH și este inclusă în suma totală de 8 300,00 UAH; cumpărătorul o achită vânzătorului împreună cu marfa. Schimbarea adresei necesită un calcul nou și o aprobare.
Plată: avans de 100% în contul bancar al vânzătorului, în termen de două zile lucrătoare de la semnarea contractului și primirea facturii de plată.
Expediere: vânzătorul predă întregul lot transportatorului în termen de două zile lucrătoare de la încasarea plății. Sosirea planificată la cumpărător este [data convenită cu transportatorul]. Expedierea parțială este posibilă prin acord separat.
Documente și recepție: vânzătorul furnizează factura și avizul de expediție — documentul care confirmă predarea mărfii. Părțile stabilesc în contract procedura de verificare a componenței lotului și a stării mărfurilor, notificarea neconcordanțelor, condițiile de garanție și procedura de returnare.
Termenul pentru aprobarea condițiilor indicate: până la [data] inclusiv, ora [ora], ora Kievului. După acest termen, vânzătorul confirmă din nou prețurile, disponibilitatea și termenele.
Procedura de formalizare: vânzătorul propune convenirea condițiilor indicate în vederea încheierii ulterioare a unui contract separat. Părțile intenționează să își asume obligațiile de furnizare după semnarea contractului de către ambele părți. Vânzătorul furnizează factura de plată după semnarea contractului.
Pasul următor: până la [data], comunicați dacă marfa și bugetul sunt potrivite. Pentru pregătirea contractului, trimiteți datele cumpărătorului — denumirea și datele sale de identificare, precum și adresa și datele de contact ale destinatarului.
Persoana responsabilă din partea vânzătorului: [nume, funcție], [telefon de serviciu], [adresă de e-mail].
Calculul din exemplul orientativ: 10 × 800,00 = 8 000,00 UAH pentru marfă; 8 000,00 + 300,00 = 8 300,00 UAH, inclusiv livrarea. Dacă transportatorul este plătit direct de cumpărător, modificați rândul privind livrarea și totalul: suma de plată către vânzător pentru marfă va fi 8 000,00 UAH, iar costul transportului trebuie convenit separat.
Când oferta comercială sau factura de plată pot deveni contract
Dacă tranzacției dumneavoastră i se aplică legislația Ucrainei, țineți cont de articolele 638, 641 și 642 din Codul civil al Ucrainei din 16.01.2003 nr. 435-IV. Potrivit articolului 638, părțile trebuie să convină toate condițiile esențiale ale contractului. Acestea includ obiectul contractului, condițiile stabilite de lege ca fiind esențiale sau necesare pentru tipul respectiv de contract, precum și condițiile a căror convenire este solicitată de cel puțin una dintre părți.
- Oferta comercială poate conține un calcul pentru negocieri sau poate fi o ofertă fermă — o propunere de încheiere a unui contract. Conform articolului 641, oferta trebuie să cuprindă condițiile esențiale și intenția vânzătorului de a se considera obligat în cazul acceptării acesteia.
- Factura de plată oferă cumpărătorului datele necesare pentru efectuarea plății. Dacă, împreună cu condițiile aferente, conținutul său întrunește caracteristicile unei oferte ferme, poate avea și semnificația unei propuneri de încheiere a unui contract.
- Acceptarea ofertei, sau acceptarea contractuală, trebuie să fie completă și necondiționată. Conform articolului 642, o acțiune de executare a condițiilor propuse, inclusiv plata efectuată în termen, poate constitui acceptare, dacă oferta nu prevede altfel și legea nu stabilește altceva.
Mențiunea „aceasta nu este o ofertă fermă” nu elimină, prin ea însăși, semnificația juridică a restului documentului. Dacă intenționați să încheiați un contract separat, stabiliți procedura de lucru în consecință: solicitați cumpărătorului să aprobe condițiile, pregătiți contractul și furnizați factura în ordinea stabilită. Dacă doriți să vindeți prin acceptarea unei oferte ferme, descrieți clar condițiile și modalitatea de acceptare.
Termenul de răspuns are, de asemenea, consecințe. Potrivit alineatului 3 al articolului 641, o ofertă primită de destinatar nu poate fi, în general, revocată pe durata termenului de răspuns, cu excepția cazului în care oferta prevede altfel sau posibilitatea revocării rezultă din natura ofertei ori din circumstanțe. Prin urmare, stabiliți valabilitatea ofertei ținând cont de posibilitatea de a asigura marfa. Mențiunea că marfa nu este rezervată nu anulează obligațiile deja asumate.
Pentru încheierea unui contract electronic conform legislației Ucrainei, respectați articolul 11 din Legea Ucrainei „Cu privire la comerțul electronic” din 03.09.2015 nr. 675-VIII. Cumpărătorul poate accepta oferta printr-un mesaj electronic sau prin completarea unui formular electronic, semnate în modul prevăzut la articolul 12 al acestei legi. Acceptarea se poate realiza și prin acțiunile cumpărătorului, dacă semnificația lor este explicată clar în sistemul informațional în care este publicată oferta, iar explicațiile au legătură logică cu aceasta. Contractul electronic se consideră încheiat atunci când vânzătorul care a trimis oferta primește acceptarea acesteia în modul stabilit.
Nu considerați orice mesaj scurt al cumpărătorului drept o formalizare suficientă a contractului electronic. Păstrați versiunea convenită a condițiilor și confirmarea acceptării lor.
Cum să verificați oferta și să continuați negocierile
- Verificați mărfurile și calculele. Verificați codurile articolelor, caracteristicile, unitățile de măsură, cantitatea, prețurile după reduceri, totalul și livrarea. Dacă este necesar, solicitați personalului din depozit să verifice componența lotului și cantitatea, iar contabilului să verifice sumele și indicarea TVA.
- Verificați dacă puteți respecta termenele. Confirmați stocul, timpul de pregătire a comenzii și posibilitatea de a preda lotul transportatorului. Dacă o parte din marfă urmează să sosească, indicați-o separat și specificați termenul corespunzător.
- Stabiliți documentele. Comparați oferta, proiectul de contract și factura: prețurile și condițiile trebuie să coincidă. După modificări, trimiteți versiunea completă actualizată și indicați ce s-a schimbat.
- Stabiliți următorul contact. Notați când va examina documentul responsabilul de achiziții și ce informații așteaptă de la dumneavoastră, pentru a le pregăti până la următoarea discuție.
Exemplu de mesaj de revenire: „Bună ziua, [nume]! Revin cu privire la oferta nr. [număr] pentru [marfă]. Plănuiați să aprobați achiziția până la [data]. Sunt potrivite cantitatea și livrarea? Dacă aveți nevoie de un lot de probă mai mic, voi pregăti un calcul separat”.
Dacă cumpărătorul solicită reducerea bugetului, calculați o variantă concretă: altă cantitate, altă componență a lotului sau altă modalitate de livrare. Trimiteți noul total și verificați din nou termenele. Dacă cumpărătorul a refuzat sau a amânat achiziția, notați înțelegerea și stabiliți când îl veți contacta din nou.
Cum să întocmiți o ofertă comercială și o factură în Torgsoft
Deschideți Документ → Торгівля з випискою рахунка (Document → Comerț cu emiterea facturii) și creați oferta urmând pașii de mai jos. Descrierea câmpurilor este disponibilă în documentația acestui mod.
- În fila Комерційна пропозиція (Ofertă comercială), apăsați Додати (Adăugare).
- Selectați starea ofertei Підготовка (În pregătire) și destinatarul. Apăsați Записати (Salvare) pentru a salva documentul.
- În partea de jos a ferestrei, deschideți fila Товар комерційної пропозиції (Marfa din oferta comercială) și apăsați Додати (Adăugare). Selectați marfa, indicați cantitatea și prețul convenit. Adăugați și celelalte poziții.
- Deschideți Склад → Стан складу (Depozit → Starea depozitului). Verificați cantitatea mărfurilor din ofertă în raport cu stocul centrului de evidență selectat — magazinul sau depozitul din Torgsoft.
Când, conform procedurii de formalizare convenite, este momentul emiterii facturii, reveniți la ofertă și parcurgeți pașii următori. Modulul permite, de asemenea, rezervarea mărfurilor achitate; crearea avizului de expediție presupune scoaterea acestora din stoc. Setările detaliate sunt descrise în instrucțiunile pentru factură.
- Selectați oferta comercială necesară și apăsați Створити рахунок (Creare factură) pentru a-i transfera datele.
- Verificați mărfurile, cantitatea, prețurile și totalul facturii în raport cu tranzacția convenită.
- Pentru tipărire, selectați Друк рахунка → Надрукувати рахунок (Tipărire factură → Tipărire factură).
- Pentru expedierea întregului lot, selectați factura și apăsați Створити видаткову накладну (Creare aviz de expediție). Confirmați scoaterea mărfurilor din stoc numai la formalizarea predării acestora.
- Dacă expediați mărfurile în mai multe tranșe, activați Часткове відвантаження (Expediere parțială) înainte de a crea avizul. După ce apăsați Створити видаткову накладну (Creare aviz de expediție), selectați mărfurile și cantitatea pentru tranșa curentă, apoi apăsați Відвантажити товар (Expediază marfa).
Pentru acest proces este necesară o licență plătită: comerțul cu emiterea facturii este inclus în versiunile Ultra și Terminal și nu este disponibil în Start. Ultra este destinată lucrului în rețeaua locală; fiecare post de lucru se licențiază separat. Pentru lucrul simultan al punctelor la distanță prin internet, cu o bază de date comună pe server, alegeți Torgsoft-Terminal sau Torgsoft-Online, care presupune închirierea programului și a infrastructurii de server. Înainte de achiziție, comparați funcțiile necesare și numărul de posturi de lucru cu capacitățile licențelor și consultați condițiile comerciale actuale.
Pentru a pregăti prima ofertă, contactați cumpărătorul și conveniți lista mărfurilor, cantitatea, bugetul și data recepției. Notați aceste cerințe: pe baza lor veți verifica stocul și veți întocmi calculul pentru aprobarea achiziției.
Reveniți la pasul anterior