Cum să deschideți un magazin de produse nealimentare: de la calcularea bugetului până la prima vânzare

Pentru a deschide un magazin mic în Ucraina, identificați mai întâi cumpărătorii, verificați cererea și calculați câte vânzări sunt necesare pentru acoperirea cheltuielilor. Apoi înregistrați afacerea, alegeți sistemul de impozitare, încheiați un acord pentru folosirea spațiului, informați autoritatea fiscală despre magazin și organizați încasarea plăților și evidența mărfurilor. Înainte de prima tură, angajați personalul, pregătiți informațiile pentru cumpărători și instruiți casierul să efectueze vânzări și retururi.

Acest plan este destinat unui magazin de îmbrăcăminte obișnuită, de papetărie sau de articole pentru casă din Ucraina și explică cerințele legislației ucrainene. Nu acoperă comerțul cu produse alimentare, medicamente, alcool, tutun, combustibili și alte mărfuri pentru care se aplică cerințe speciale de autorizare sau licențiere. Dacă modificați sortimentul, aflați ce cerințe suplimentare implică noua categorie pentru afacere înainte de a o achiziționa.

Verificați cererea înainte de a semna contractul de închiriere

Proprietarul ar trebui să înceapă cu o ofertă concretă: cui îi va vinde magazinul, ce anume va vinde, la ce preț și de ce cumpărătorului îi va fi comod să cumpere marfa în acel loc. De exemplu, pentru o papetărie lângă blocuri de locuințe, evaluați separat cumpărăturile zilnice ale locuitorilor și cumpărăturile sezoniere pentru începerea anului școlar. Pentru îmbrăcăminte, stabiliți mărimile necesare, intervalul de prețuri și situațiile în care cumpărătorii aleg anumite articole.

1. Discutați cu potențialii cumpărători din apropierea viitorului magazin. Întrebați-i despre ultimele achiziții, suma cheltuită, neplăceri și mărfurile de care duc lipsă.
2. Numărați persoanele care trec pe lângă intrare la ore diferite, în zile lucrătoare și în weekend. Notați ora, vremea și direcția de deplasare, ca să puteți compara locurile în condiții similare.
3. Examinați magazinele din apropiere: sortimentul, prețurile, programul, condițiile pentru probarea articolelor și modalitățile de plată. Stabiliți ce nevoie concretă va putea satisface magazinul dumneavoastră.
4. Arătați cumpărătorilor o selecție mică de produse, cu prețuri și caracteristici reale. Notați ce modele, mărimi sau seturi aleg.
5. După înregistrarea afacerii și organizarea unei modalități legale de încasare a plăților, testați o cantitate mică de marfă. Comparați cumpărăturile efective cu răspunsurile inițiale.

Acest eșantion propriu vă va ajuta să alcătuiți sortimentul inițial, însă rezultatele lui nu garantează vânzări viitoare. Înregistrați separat numărul discuțiilor, al persoanelor interesate și al cumpărăturilor. Dacă oamenii consideră că magazinul este necesar, dar nu sunt pregătiți să cumpere la prețul propus, revizuiți costul de achiziție, sortimentul sau locul.

Alegeți un nume ușor de citit și de reținut pentru cumpărători. Arătați-le acelorași persoane câteva variante și aflați ce sortiment se așteaptă să găsească în magazinul cu fiecare nume. Înainte de a comanda firma, conveniți cu proprietarul spațiului asupra locului și modalității de instalare.

Calculați bugetul de deschidere și cheltuielile lunare

Întocmiți un buget pe baza ofertelor comerciale primite de la proprietarul spațiului, furnizori și contractori. Pentru fiecare cheltuială indicați suma, termenul de plată, persoana responsabilă și condițiile de rambursare. Evidențiați separat depozitul de garanție pentru chirie: este posibil ca banii să nu fie disponibili până la încetarea contractului.

Exemplu orientativ de buget inițial. Prima chirie — 20 000 UAH, depozitul — 20 000 UAH, marfa — 120 000 UAH, amenajarea — 40 000 UAH, echipamentele — 35 000 UAH, programele și configurarea — 10 000 UAH, publicitatea — 10 000 UAH, alte cheltuieli inițiale — 5 000 UAH. Totalul necesar înainte de rezervă este de 260 000 UAH. Dacă proprietarul alocă separat o rezervă de 100 000 UAH, necesarul total este de 360 000 UAH. Acesta este un calcul didactic; pentru magazinul dumneavoastră, obțineți sumele de la contrapărți concrete.

Stabiliți rezerva pe baza unei prognoze a încasărilor și plăților. Pregătiți-o pentru cel puțin două scenarii: vânzările așteptate și un început mai lent. Notați când va trebui să achitați următorul lot de marfă, dacă furnizorul acordă amânarea plății și când virează banca încasările cu cardul. Depozitul și stocul de marfă nu înlocuiesc banii pentru salarii sau chirie.

Stabiliți contribuția unei vânzări și pragul de rentabilitate

Contribuția unei vânzări la acoperirea cheltuielilor fixe este prețul de vânzare minus costul mărfii și cheltuielile care apar numai ca urmare a acelei vânzări. Aceste cheltuieli variabile pot include ambalajul, comisionul bancar, livrarea plătită de magazin și plățile care depind de venit. Magazinul achită cheltuielile fixe indiferent de numărul cumpărăturilor. Pragul de rentabilitate este volumul vânzărilor la care contribuția lor totală este suficientă pentru acoperirea acestor cheltuieli fixe.

Exemplu orientativ pentru un magazin care nu este plătitor de taxă pe valoarea adăugată (TVA). Un articol se vinde cu 500 UAH, costul lui de achiziție cu livrarea la magazin este de 300 UAH, iar toate celelalte cheltuieli variabile sunt, orientativ, 25 UAH. Contribuția este de 500 − 300 − 25 = 175 UAH sau 35% din încasări. Dacă cheltuielile fixe sunt de 50 000 UAH pe lună, pentru acoperirea lor sunt necesare 50 000 ÷ 175 = 285,71, adică cel puțin 286 de astfel de vânzări în valoare de 143 000 UAH. În aceste condiții, ele vor genera o contribuție de 50 050 UAH.

Rezultatul este valabil numai dacă prețul, costul și structura vânzărilor rămân neschimbate. În exemplu, suma de 25 UAH reprezintă toate cheltuielile variabile, în mod orientativ, iar plățile fixe trebuie să fie incluse integral în cei 50 000 UAH. Dacă magazinul vinde produse diferite, folosiți contribuția medie ținând cont de ponderea fiecărei categorii. Pentru un plătitor de TVA, contabilul trebuie să țină separat cont de obligațiile fiscale și de creditul fiscal, adică suma TVA aferentă achizițiilor cu care obligațiile pot fi reduse conform condițiilor legale.

După calcul, comparați numărul necesar de cumpărături cu observațiile proprii asupra locului. Dacă planul presupune un număr prea mare de vânzări, modificați cheltuielile sau oferta înainte de a vă asuma obligații pe termen lung.

Înregistrați afacerea și stabiliți condițiile fiscale

Pentru a lucra pe cont propriu, luați în considerare înregistrarea ca persoană fizică — întreprinzător (PFI). Dacă mai mulți asociați lansează magazinul, comparați această opțiune cu societatea cu răspundere limitată (SRL) și stabiliți din timp contribuțiile, conducerea și repartizarea rezultatelor. Alegeți forma juridică și sistemul de impozitare împreună cu un contabil, în funcție de activitatea planificată.

PFI se poate înregistra gratuit prin serviciul Diia: autentificați-vă, completați cererea și semnați-o cu semnătura electronică. Regulile privind depunerea documentelor sunt stabilite de articolul 18 din Legea nr. 755-IV. În cerere puteți indica opțiunea pentru sistemul simplificat de impozitare.

Alegeți codurile de activitate conform Clasificării activităților economice (CAE) care corespund sortimentului și modalităților de vânzare. Dacă planificați atât un magazin fizic, cât și vânzări online, includeți ambele direcții. Înainte de începerea activității, verificați informațiile din Registrul de stat unificat al persoanelor juridice, persoanelor fizice — întreprinzători și organizațiilor obștești, precum și din registrul plătitorilor impozitului unic.

Ce grupă a impozitului unic se potrivește magazinului

Conform punctului 291.4 din Codul fiscal al Ucrainei, prima grupă prevede, între altele, vânzarea cu amănuntul din locuri comerciale în piețe, fără angajați. Nu alegeți această grupă pentru un magazin obișnuit separat doar pentru că are suprafață mică sau venituri reduse.

• A doua grupă: este disponibilă PFI care vând mărfuri și respectă condițiile stabilite. Numărul de angajați nu trebuie să depășească simultan 10 persoane. Conform punctului 291.4.1, nu se includ în acest număr angajații aflați în concediu de maternitate, în concediu pentru îngrijirea copilului până la vârsta prevăzută de lege, precum și angajații chemați la serviciul militar în timpul mobilizării pentru o perioadă specială. Înainte de alegerea grupei a doua, contabilul trebuie să stabilească numărul angajaților ținând cont de aceste excepții. Venitul anual este limitat la 834 de salarii minime stabilite la 1 ianuarie al anului respectiv.
• A treia grupă: este disponibilă PFI și persoanelor juridice care respectă condițiile legale. Numărul angajaților nu este limitat, iar venitul anual este limitat la 1167 de astfel de salarii minime.

Contabilul trebuie să calculeze plafonul monetar pentru anul deschiderii, să verifice restricțiile prevăzute la punctul 291.5, să stabilească statutul privind TVA și să întocmească un calendar al impozitelor, contribuțiilor și declarațiilor. Planificați verificarea lunară a venitului cumulat: depășirea plafonului sau o activitate care nu figurează în registrul plătitorilor impozitului unic poate impune schimbarea regimului fiscal conform articolului 298.

Corelați data primei vânzări cu data intrării în vigoare a regimului fiscal. Conform subpunctului 298.1.2, PFI nou înregistrată care a depus cererea pentru grupa a doua până la sfârșitul lunii înregistrării devine plătitoare începând cu prima zi a lunii următoare. Pentru o afacere nou-înființată care alege grupa a treia fără TVA și depune cererea în 10 zile de la data înregistrării de stat, statutul de plătitor este valabil din ziua înregistrării de stat. Vânzările efectuate înainte de intrarea în vigoare a regimului ales necesită o evidență fiscală separată.

Conform punctului 296.1, PFI din prima și a doua grupă, precum și din grupa a treia fără TVA, țin evidența lunară a veniturilor în formă liberă. Pentru PFI din grupa a treia plătitoare de TVA sunt prevăzute un formular tipizat și o procedură de evidență a veniturilor și cheltuielilor. Stabiliți cu contabilul cine introduce datele, din ce documente și când primește proprietarul situația venitului total pentru verificarea plafonului.

Pentru o SRL care folosește statutul-model și pentru combinarea mai multor proceduri de înregistrare, puteți utiliza serviciul complex „е-Підприємець” (e-antreprenor). Acesta permite, de asemenea, alegerea cererilor necesare pentru cont, casă de marcat, spațiu sau angajați. Selectați doar serviciile necesare și verificați separat rezultatul fiecărei cereri.

Inspectați spațiul și conveniți condițiile de închiriere

Înainte de a plăti depozitul, proprietarul magazinului trebuie să obțină documentele care confirmă dreptul locatorului de a da spațiul în chirie și să compare adresa, suprafața și planul cu imobilul real. Aflați dacă spațiul poate fi folosit pentru comerțul planificat și pentru lucrările necesare. Dacă există îndoieli cu privire la destinația, reamenajarea sau starea clădirii, apelați la un jurist și la un specialist tehnic înainte de semnarea contractului.

În contract este important să stabiliți chiria totală, plățile suplimentare, modalitatea de modificare a acestora, durata închirierii, destinația depozitului și condițiile de rambursare. Conveniți separat asupra reparațiilor, amplasării firmei, accesului la spațiu, descărcării mărfurilor, întreținerii instalațiilor și încetării anticipate a contractului. La predare, consemnați starea spațiului, indicii contoarelor și cheile primite.

• Evaluați accesibilitatea intrării pentru persoanele cu dizabilități și cumpărătorii cu cărucioare pentru copii. Dacă este necesară reamenajarea, obțineți o soluție tehnică înainte de a comanda lucrările.
• Verificați rețeaua electrică ținând cont de iluminat, echipamentele de casă de marcat și încălzire; testați internetul și canalul de comunicare de rezervă.
• Amplasați casa de marcat, depozitul și mobilierul comercial astfel încât angajații să poată recepționa marfa, iar cumpărătorii să o poată examina liber. Verificați iluminatul rafturilor, lizibilitatea etichetelor de preț și stabilitatea mobilierului.
• Pentru magazinul de îmbrăcăminte, asigurați condiții pentru probarea articolelor. Această obligație este stabilită la punctul 26 din Procedura nr. 833.
• Amenajați o încăpere separată pentru hainele de exterior și obiectele personale ale angajaților, conform punctului 32 din Procedura nr. 833.

Conform punctelor 10 și 32–34 din Procedura nr. 833, proprietarul trebuie să asigure starea sanitară și tehnică corespunzătoare a magazinului și depozitului, precum și respectarea cerințelor de protecție a muncii și securitate la incendiu. Desemnați responsabili pentru curățenie și depozitarea mărfurilor; explicați angajaților ce culoare și ieșiri trebuie menținute libere.

Pentru protejarea mărfurilor și echipamentelor, evaluați încuietorile, iluminatul intrării și necesitatea unei alarme. Conveniți cu contractorul cine primește semnalul și reacționează la el, iar în magazin stabiliți procedura de predare a cheilor și de închidere a spațiului.

Aflați dacă este necesară o declarație de securitate la incendiu

Conform articolului 57 din Codul protecției civile al Ucrainei, în general, începerea utilizării spațiului pentru activități economice se face în baza unei declarații depuse privind conformitatea bazei tehnico-materiale cu cerințele legislației în domeniul securității la incendiu. Prin aceasta, întreprinzătorul declară că obiectivul respectă aceste cerințe. Entitățile cu grad ridicat de risc au nevoie și de o concluzie pozitivă a evaluării stării de securitate la incendiu, efectuate de o entitate care deține licența corespunzătoare.

Locatarul nu depune declarația pentru imobil dacă aceasta a fost deja înregistrată de proprietar. Așadar, cereți locatorului o copie și verificați dacă se referă exact la spațiul închiriat. Declarația nu se depune nici pentru folosirea locurilor comerciale, chioșcurilor și containerelor din piață, dacă acestea sunt amplasate conform unei scheme convenite cu autoritatea de supraveghere de stat în domeniul securității la incendiu. O altă excepție se referă la obiectivele recepționate în exploatare în procedura stabilită, după construcție, reconstrucție, restaurare sau reparații capitale.

Dacă nu se aplică nicio excepție, organizați depunerea declarației înainte de începerea folosirii obiectivului. Dreptul de a efectua activitățile respective începe din ziua în care declarația ajunge la autoritatea de autorizare; înregistrarea este gratuită și se face în termen de 10 zile lucrătoare. Împreună cu specialistul responsabil, inspectați ieșirile, instalația electrică, mijloacele de stingere a incendiilor și procedura de menținere liberă a culoarelor. Stabiliți în contractul de închiriere cine întreține sistemele comune ale clădirii.

Deschideți un cont și informați autoritatea fiscală despre magazin

Deschideți un cont pentru activitatea antreprenorială și conveniți cu banca modalitățile de încasare a plăților. Obțineți tarifele, termenele de virare a banilor, condițiile de rambursare a plăților și cerințele privind echipamentele. Aceste informații sunt necesare pentru buget și reconcilierea zilnică a încasărilor.

Magazinul și depozitul sunt obiective prin care se desfășoară activitatea. Conform punctului 8.4 din secțiunea VIII a Procedurii de evidență a contribuabililor nr. 1588, cererea pe formularul nr. 20-OPP — privind obiectele impozabile și obiectele legate de impozitare sau prin care se desfășoară activitatea — se depune la autoritatea fiscală de la locul principal de evidență în termen de 10 zile lucrătoare de la înregistrarea, crearea sau deschiderea obiectului. Această regulă se aplică și spațiilor închiriate.

Transmiteți contabilului contractul de închiriere și documentul de predare a spațiului imediat după întocmire. Acesta trebuie să stabilească evenimentul de la care începe să curgă termenul, să completeze adresa, tipul obiectului și dreptul de folosință. După depunere, consultați informațiile în secțiunea privată a Cabinetului electronic. Dacă obiectul se află într-o unitate administrativ-teritorială în care afacerea nu este încă înregistrată, contabilul trebuie să organizeze înregistrarea la locul neprincipal, conform punctului 8.3.

Modificarea adresei, tipului, denumirii, dreptului sau stării obiectului impune actualizarea informațiilor pe formularul nr. 20-OPP, în aceeași procedură și în aceleași termene. Includeți aceste acțiuni în lista de sarcini pentru mutarea sau închiderea magazinului.

Configurați casa de marcat și plățile fără numerar

Registratorul operațiunilor de decontare (RRO, abreviere din ucraineană) este un dispozitiv sau un sistem de casă de marcat care înregistrează decontările și păstrează totalurile acestora în memoria fiscală. Registratorul software al operațiunilor de decontare (PRRO, abreviere din ucraineană) îndeplinește funcțiile fiscale prin intermediul serverului autorității fiscale. Bonul fiscal confirmă o decontare înregistrată pentru vânzarea sau returul unei mărfi. Pentru un magazin obișnuit care acceptă numerar sau carduri de plată, organizați utilizarea unui RRO sau PRRO înregistrat, dacă formatului concret nu i se aplică o excepție legală.

Articolele 2 și 3 din Legea nr. 265/95-VR extind regulile privind operațiunile de decontare și asupra plăților cu cardul. Casierul trebuie să înregistreze suma integrală a cumpărăturii și să îi furnizeze cumpărătorului bonul fiscal, pe hârtie sau în format electronic. Chitanța terminalului de plată confirmă operațiunea bancară și nu înlocuiește, prin ea însăși, bonul fiscal.

Pentru un transfer din contul cumpărătorului în contul vânzătorului, folosind numărul internațional de cont bancar IBAN, evaluați mecanismul efectiv al plății: un astfel de transfer este diferit de acceptarea cardului prin serviciul de acceptare a cardurilor, numit acquiring, adică serviciul bancar de procesare a plăților cu cardul. Prezența unui IBAN în datele de plată sau folosirea unui link de plată nu stabilește, de una singură, regimul operațiunii. Înainte de lansarea fiecărei metode de plată, obțineți de la bancă descrierea ei și stabiliți cu contabilul procedura de înregistrare a vânzării. Documentul de achiziție a mărfii este necesar și atunci când înregistrarea unei anumite plăți prin RRO sau PRRO nu este obligatorie.

Plătitorii impozitului unic din prima grupă sunt scutiți de utilizarea RRO și PRRO conform punctului 296.10 din Codul fiscal. Pentru alte formate speciale, verificați temeiul scutirii în raport cu articolele 9–10 din Legea nr. 265/95-VR. O cifră de afaceri redusă a magazinului nu este suficientă, în sine, pentru a renunța la casa de marcat.

Înainte de deschidere, proprietarul, împreună cu contabilul și specialistul în configurarea casei de marcat, trebuie să finalizeze înregistrarea acesteia și să configureze datele vânzătorului și ale magazinului, denumirile mărfurilor, prețurile, parametrii fiscali și modalitățile de plată. Pentru PRRO, pregătiți semnăturile electronice care vor fi folosite în activitate. Comparați datele de pe bon cu cele ale afacerii și instruiți casierul să transmită bonul cumpărătorului prin modalitatea aleasă.

Când trebuie magazinul să asigure plata fără numerar

Conform Hotărârii Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 29.07.2022 nr. 894, termenele pentru introducerea plăților fără numerar în magazinele obișnuite, cu sediu fix, au expirat deja pentru toate categoriile de localități: ultima etapă, pentru localitățile cu mai puțin de 5 000 de locuitori, a început la 1 ianuarie 2025. Cerința se aplică și vânzărilor la distanță.

Pentru PFI — plătitoare ale impozitului unic din prima grupă, comerțul prin automate, comerțul din unități mobile și comerțul la puncte de vânzare amplasate în exterior, precum și vânzarea produselor cultivate sau crescute de vânzător, termenul este diferit: trei luni de la încetarea sau anularea stării marțiale. Această amânare specială nu se aplică automat unui magazin separat din grupa a doua.

Punctul 2 din Hotărârea nr. 894 prevede o excepție teritorială pentru comercianții din comunitățile aflate în zona operațiunilor militare (de luptă) sau pe teritorii ocupate temporar, încercuite ori blocate. Excepția se aplică și timp de trei luni după încetarea ostilităților și/sau eliberarea de sub ocupație, din încercuire sau blocaj a teritoriului respectiv. Pentru a stabili dacă se aplică magazinului, proprietarul și contabilul trebuie să consulte Lista teritoriilor operațiunilor militare și teritoriilor ocupate temporar, aprobată prin Ordinul Ministerului Dezvoltării Comunităților și Teritoriilor Ucrainei din 28.02.2025 nr. 376. Regulile de întocmire a listei și de stabilire a perioadelor sunt prevăzute de Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 06.12.2022 nr. 1364.

1. Identificați teritoriul magazinului. Pe pagina Ordinului nr. 376, deschideți secțiunea listei pentru regiunea dumneavoastră. Comparați regiunea, raionul, comunitatea și localitatea cu adresa reală a magazinului. Verificați și codul localității conform Codificatorului unităților administrativ-teritoriale și teritoriilor comunităților teritoriale (KATOTTG), ca să nu confundați localități cu același nume.
2. Comparați statutul și perioada. Citiți în rândul corespunzător categoria teritoriului, data de început și data de încheiere a ostilităților, a posibilității de desfășurare a ostilităților sau a ocupației temporare. Comparați aceste informații cu condițiile punctului 2 din Hotărârea nr. 894 și cu data la care stabiliți obligația magazinului. Conform punctului 1-1 din Hotărârea nr. 1364, teritoriile fără o dată stabilită de încheiere a împrejurărilor respective sunt considerate teritorii în care acestea continuă.
3. Stabiliți când se încheie excepția. Dacă împrejurările respective au încetat, luați în considerare și cele trei luni de după încetarea lor, eliberarea de sub ocupație, din încercuire sau blocaj, conform punctului 2 din Hotărârea nr. 894. Păstrați rândul relevant și calculul termenului, iar până la încheierea lui organizați acceptarea plăților fără numerar.

Faptul că o localitate figurează în listă nu este suficient pentru scutire: lista conține înregistrări cu statute diferite și perioade care s-au încheiat deja. Mențiunea privind funcționarea sistemelor informaționale și de comunicații nu stabilește, prin ea însăși, dreptul la excepția prevăzută de Hotărârea nr. 894. Proprietarul trebuie să stabilească dacă situația teritorială și termenele îndeplinesc exact condițiile punctului 2 și să le verifice din nou dacă se schimbă statutul teritoriului.

Conveniți cu banca o soluție care să le ofere cumpărătorilor posibilitatea de plată fără numerar prevăzută de lege. Înainte de deschidere, testați acceptarea plății, refuzul la plată și rambursarea în mediul de instruire sau conform procedurii convenite cu banca. Casierul trebuie să știe unde poate vedea confirmarea operațiunii reușite și cum să evite înregistrarea de două ori a aceleiași cumpărături.

Pregătiți procedura de urmat în cazul unei defecțiuni

Stabiliți din timp ce trebuie să facă casierul dacă lipsește curentul electric sau conexiunea la internet ori dacă programul casei de marcat nu funcționează. Defecțiunea unui PRRO și lipsa legăturii cu serverul autorității fiscale necesită măsuri diferite, așadar angajatul trebuie să poată identifica motivul întreruperii și să contacteze specialistul responsabil.

• Dacă PRRO este defect. Conform articolului 5 din Legea nr. 265/95-VR, operațiunile de decontare nu se efectuează prin acesta până la remedierea defecțiunii. În ziua constatării defecțiunii, proprietarul trebuie să organizeze notificarea autorității fiscale, a producătorului PRRO și/sau a centrului de service, dacă există, prin mijloace de comunicații electronice, folosind formularul stabilit de Ministerul Finanțelor al Ucrainei. Această cerință este prevăzută la punctul 16 al articolului 3.
• Dacă este defect un RRO hardware. În ziua lucrătoare în care a fost identificată defecțiunea, anunțați centrul de service, adică organizația care întreține casa de marcat. Informați autoritatea fiscală la care afacerea este înregistrată ca plătitor de impozite în termen de două zile lucrătoare după ziua constatării defecțiunii. Punctul 16 al articolului 3 permite notificarea în scris sau prin mijloace de comunicații electronice, în formă liberă.
• Pentru activitatea în timpul reparației RRO sau al unei pene de curent. Pregătiți din timp un RRO de rezervă înregistrat corespunzător sau o Carte de evidență a operațiunilor de decontare și un carnet de bonuri de decontare, ambele înregistrate. Cartea conține rapoarte zilnice privind decontările, iar carnetul de bonuri conține chitanțe numerotate pentru cumpărători. Articolul 5 prevede această procedură pentru perioada în care RRO nu funcționează și este reparat sau când alimentarea cu energie electrică este întreruptă temporar. Limita de 7 zile lucrătoare din această normă se aplică penelor de curent.
• Dacă la înregistrarea RRO ați optat pentru oprirea decontărilor fără aceste registre. Casierul trebuie să oprească operațiunile de decontare până la conectarea corespunzătoare a unui RRO de rezervă sau restabilirea alimentării cu energie electrică.
• Dacă PRRO pierde legătura cu serverul autorității fiscale. Activitatea offline, adică fără conexiune curentă la server, necesită configurarea corespunzătoare și obținerea din timp a unui interval de numere fiscale pentru bonuri. Pe bon trebuie să fie indicat că operațiunea a fost efectuată offline.

Pe durata stării marțiale ori a stării de urgență sau în caz de forță majoră, punctul 13 din secțiunea II a acestei legi permite depășirea limitelor generale de funcționare offline de 36 de ore consecutive și 168 de ore pe lună. Cerința privind existența unui interval de numere fiscale rămâne valabilă.

În decurs de o oră de la restabilirea conexiunii, asigurați transmiterea documentelor offline către serverul fiscal al autorității fiscale și trimiteți notificarea privind ora și data începerii și încheierii decontărilor offline, pe formularul stabilit de Ministerul Finanțelor al Ucrainei. Documentele trebuie transmise înaintea raportului fiscal și a bonului fiscal de raportare pentru ziua respectivă. Responsabilul de casă trebuie să se asigure că serverul a confirmat recepționarea; până atunci, documentele trebuie să rămână stocate în PRRO. În zilele în care s-au efectuat operațiuni de decontare, emiteți un bon fiscal zilnic de raportare, documentul cu totalurile decontărilor pe zi.

Încheiați acorduri cu furnizorii și recepționați marfa

Pentru fiecare furnizor, conveniți prețurile, cantitatea minimă a lotului, termenele de plată, livrarea, procedura de semnalare a diferențelor la recepție și tratarea mărfurilor defecte. Aflați ce documente vor însoți livrarea și cine va răspunde de solicitările de garanție, dacă acestea sunt relevante pentru marfă. Comanda inițială trebuie să se bazeze pe estimarea proprie a cererii și pe posibilitatea de a reface stocurile.

Angajatul care recepționează livrarea trebuie să compare marfa cu avizul: denumirile, cantitatea, mărimile, culorile, caracterul complet și starea. Puneți separat articolele deteriorate sau contestate, consemnați diferențele și conveniți asupra lor cu furnizorul. Înainte de expunere, introduceți mărfurile recepționate în sistemul de evidență, stabiliți prețurile și locul de depozitare.

Articolul 44 din Codul fiscal cere justificarea documentară a indicatorilor din declarațiile fiscale. Păstrați contractele, documentele primare și dovezile de plată astfel încât contabilul să poată corela livrarea, plata și returul către furnizor. Documentele primare consemnează o operațiune economică, de exemplu recepționarea unui anumit lot de marfă. Contabilul trebuie să stabilească termenele de păstrare ținând cont de punctele 44.3–44.4.

Stabiliți separat dacă afacerii i se aplică obligația de evidență a stocurilor de mărfuri, conform punctului 12 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR. Această cerință nu se aplică PFI — plătitoare ale impozitului unic fără TVA, cu excepția vânzătorilor anumitor categorii prevăzute de lege: bunuri de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic, supuse reparației în garanție, medicamente, dispozitive medicale și articolele de bijuterie și uz casnic din materiale prețioase menționate de lege. Pentru un magazin obișnuit de îmbrăcăminte sau de papetărie, țineți cont de această excepție, dar păstrați evidența de gestiune a cantității și valorii stocurilor.

Cum organizează PFI evidența obligatorie a stocurilor de mărfuri

Dacă afacerii i se aplică obligația de evidență a stocurilor, contabilul trebuie să organizeze această evidență, iar angajații trebuie să vândă numai mărfurile înregistrate în ea. Pentru PFI, aplicați Procedura de ținere a evidenței stocurilor de mărfuri, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 03.09.2021 nr. 496. Aceasta prevede Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri, în care informațiile se înscriu permanent pe baza documentelor primare. Aceste documente sunt anexe obligatorii la Formular. PFI poate alege evidența pe hârtie sau în format electronic; pentru mai multe puncte de vânzare, evidența se ține și pentru fiecare obiect în parte.

1. Pregătiți Formularul de evidență. Indicați numele de familie, prenumele și patronimicul, dacă există, numărul de înregistrare al fișei de evidență a contribuabilului sau datele pașaportului prevăzute de Procedură, adresa fiscală, denumirea și adresa magazinului sau a locului de depozitare. În formularul pe hârtie, aceste informații se trec pe pagina de titlu. Contabilul trebuie să configureze coloanele conform anexei la Procedura nr. 496.
2. Înregistrați stocul inițial. Dacă la data intrării în vigoare a obligației există deja marfă, PFI întocmește o listă în formă liberă, cu denumiri, cantități, unități de măsură și valoare stabilită independent. Pe baza ei se face prima înregistrare: în coloana 1 se trece „1”, în coloana 2 — data înregistrării, în coloana 3 — „опис залишку товарів на початок обліку” (descrierea stocului de mărfuri la începutul evidenței), în coloana 4 — data listei întocmite, în coloana 5 — „1”, iar în coloana 7 — valoarea totală. Coloanele 6, 8 și 9 rămân necompletate. Dacă nu există stoc inițial, nu se face această înregistrare.

3. Înregistrați intrările înainte de începerea vânzării. Responsabilul de evidență consemnează numărul curent și data înregistrării, tipul și data documentului primar, numărul lui dacă există și valoarea totală a intrării. În coloana 6 indică denumirea furnizorului și numărul de înregistrare al fișei de evidență a contribuabilului sau codul din Registrul unic de stat al întreprinderilor și organizațiilor din Ucraina; pentru persoana care a refuzat oficial numărul fiscal din motive religioase și are mențiunea corespunzătoare în pașaport, indică numărul cărții de identitate, adică al pașaportului în format de card, conform subpunctului 3 al punctului 3 din secțiunea II a Procedurii nr. 496.

   Documentul primar trebuie să permită identificarea furnizorului și a destinatarului, a datei operațiunii, denumirilor, cantităților și valorii mărfurilor. Casierul poate începe vânzarea numai după efectuarea înregistrării corespunzătoare și asigurarea accesului la document în magazin.

4. Înregistrați ieșirile în ordine cronologică. În coloana 8 indicați valoarea totală conform documentelor privind transferurile interne, retururile către furnizor, distrugerea, pierderea, utilizarea în scopuri proprii și vânzarea fără numerar efectuată legal fără RRO sau PRRO. Datele despre vânzările prin RRO sau PRRO nu se trec în această coloană. Pentru transferurile între magazinele sau depozitele proprii, întocmiți un document primar de transfer intern. În documentele privind distrugerea, pierderea sau utilizarea mărfii în scopuri proprii, responsabilul de evidență trebuie să indice costul de achiziție confirmat de evidență; aceste documente nu cuprind datele furnizorului și destinatarului.
5. Păstrați Formularul și documentele la punctul de vânzare. Acestea trebuie să rămână acolo până la ieșirea ultimei unități de marfă menționate în documentul respectiv. În fiecare lună, grupați documentele în ordinea cronologică a înregistrărilor și/sau îndosariați-le împreună cu Formularul pentru păstrare ulterioară. Termenele de păstrare ulterioară le stabilește contabilul și conform articolului 44 din Codul fiscal.

Dacă trebuie anulată o înregistrare, indicați „анульовано” (anulat) în rubrica „Примітки” (Note). Pentru o corectare, scrieți pe rândul inițial mențiunea „анульовано — виправлено” (anulat — corectat), cu numărul noului rând, iar pe rândul nou mențiunea „виправлено” (corectat), cu numărul rândului inițial. Astfel se păstrează legătura dintre document și informațiile corectate.

Documentele privind evidența și proveniența mărfii aflate la punctul de vânzare trebuie să fie disponibile pentru a fi prezentate autorității fiscale la începutul inspecției corespunzătoare. Conform Procedurii nr. 496, acestea sunt prezentate de PFI sau de angajatul care vinde efectiv mărfurile ori efectuează decontările. Dacă originalele documentelor primare nu se află în magazin, se pot prezenta copii, cu obligația de a prezenta ulterior originalele, dacă este necesar, până la încheierea inspecției. Formularul electronic trebuie deschis într-un format care permite vizualizarea și/sau copierea. Înainte de prima tură, proprietarul trebuie să îi arate vânzătorului unde sunt păstrate documentele și cum să deschidă Formularul.

Conform punctului 17 din Procedura nr. 833, nu se pot vinde mărfuri fără etichetarea corespunzătoare și documentele prevăzute de lege, inclusiv cele privind calitatea și siguranța. Stabiliți lista documentelor necesare pentru fiecare produs concret. Când comandați, solicitați furnizorului să transmită din timp documentele, etichetele și instrucțiunile necesare pentru categoria respectivă.

Pregătiți prețurile, informațiile pentru cumpărători și procedura de retur

Înainte de deschidere, afișați pe fațadă denumirea entității economice, iar lângă intrare — programul de lucru. Amenajați într-un loc vizibil și accesibil un colț al cumpărătorului cu informații despre denumirea proprietarului sau a organismului împuternicit de acesta, adresele și numerele de telefon ale autorităților pentru protecția drepturilor consumatorilor. Aceste cerințe sunt stabilite la punctele 10 și 12 din Procedura nr. 833. Angajatul responsabil trebuie, de asemenea, să poată furniza la cererea cumpărătorului această Procedură, legea privind protecția drepturilor consumatorilor, normele sanitare și regulile de vânzare specifice magazinului.

Cumpărătorul trebuie să primească informațiile despre produs înainte de a-l achiziționa. Verificați denumirile, caracteristicile, regulile de utilizare, datele producătorului sau vânzătorului, avertismentele necesare și condițiile de garanție, conform articolului 15 din Legea „Privind protecția drepturilor consumatorilor” nr. 1023-XII. Conform articolului 4 din această lege, asigurați informațiile și serviciile în limba ucraineană; traducerile suplimentare pot fi afișate alături.

Aplicați regulile de schimb și tratare a reclamațiilor de mai jos în conformitate cu Legea nr. 1023-XII. După încetarea sau anularea stării marțiale, persoana responsabilă de regulile magazinului trebuie să țină cont de trecerea la Legea „Privind protecția drepturilor consumatorilor” din 10.06.2023 nr. 3153-IX. Conform punctului 1 al dispozițiilor finale și tranzitorii, aceasta intră în vigoare la un an de la publicare, dar nu înainte de încetarea sau anularea stării marțiale. La intrarea ei în vigoare, Legea nr. 1023-XII își pierde valabilitatea.

Afișați etichete de preț clare și verificați dacă prețul de pe raft corespunde celui de la casă. Conform alineatului 3 al articolului 15, indicați prețul unității de marfă sau al categoriei de produse și prețul unității standard. Pentru marfa ambalată, indicați prețul produsului ambalat, iar pentru cea neambalată, prețul pe unitatea de măsură folosită în mod obișnuit pentru acel produs. Prețul pentru consumator trebuie să includă impozitele și plățile obligatorii pe care acesta le achită la cumpărare.

Dacă anunțați o reducere, stabiliți o perioadă definită și limitată pentru aceasta și un preț mai mic decât cel obișnuit. Reducerea trebuie să se refere la mărfurile vândute direct de afacerea dumneavoastră. Comunicați cumpărătorilor condițiile și restricțiile, prețul anterior și cel redus, potrivit regulilor articolului 15. Pentru o vânzare de soldare, stabiliți locul sau un grup clar de produse, limitați durata și aplicați prețuri mai mici decât cele obișnuite.

Cum să organizați schimbul și primirea reclamațiilor

Conform articolului 9 din Legea nr. 1023-XII, cumpărătorul are dreptul să schimbe un produs nealimentar de calitate corespunzătoare cu un produs similar în termen de 14 zile, fără a se socoti ziua cumpărării, dacă vânzătorul nu a anunțat un termen mai lung. Regula se aplică produselor care nu i se potrivesc cumpărătorului ca formă, dimensiuni, model, culoare sau mărime ori care, din alte motive, nu pot fi folosite conform destinației. Produsul trebuie să nu fi fost folosit și să-și păstreze aspectul comercial, proprietățile de consum, sigiliile, etichetele și documentul de decontare, inclusiv cel electronic.

Înainte de deschidere, proprietarul trebuie să compare sortimentul cu anexa 3 la Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 19.03.1994 nr. 172. Lista mărfurilor de calitate corespunzătoare care nu pot fi schimbate sau returnate include, între altele, lenjerie de corp și de pat, ciorapi și șosete, mănuși și publicații tipărite. Explicați-i casierului ce produse concrete din sortimentul magazinului intră sub incidența acestei excepții. Reclamațiile privind defectele acestor produse se examinează conform regulilor pentru calitatea necorespunzătoare.

Dacă în momentul schimbului nu este disponibil un produs similar, cumpărătorul poate alege un alt produs, cu recalcularea valorii, poate rezilia contractul și primi banii sau poate aștepta sosirea unui produs similar. În ultimul caz, vânzătorul trebuie să îl informeze în ziua sosirii produsului. În caz de reziliere a contractului conform articolului 9, decontarea se face la valoarea de la data cumpărării, iar banii se restituie în ziua rezilierii. Dacă acest lucru nu este posibil, conveniți un alt termen, dar nu mai târziu de șapte zile.

Examinați reclamațiile privind defectele conform articolului 8 al acestei legi. Dacă defectul este constatat în perioada de garanție, cumpărătorul poate solicita reducerea proporțională a prețului, remedierea gratuită a defectului sau rambursarea cheltuielilor pentru remedierea lui. Dacă se constată, prin expertiză dacă este necesar, un defect substanțial cauzat din vina producătorului, vânzătorului sau prestatorului ori falsificarea produsului, cumpărătorul poate alege rezilierea contractului cu rambursarea banilor sau înlocuirea produsului.

Un defect substanțial se stabilește pe baza cumulului de condiții de la punctul 12 al articolului 1: defectul face imposibilă sau inadmisibilă utilizarea produsului conform destinației, a apărut din vina producătorului, vânzătorului sau prestatorului, se manifestă din nou după remediere din motive independente de cumpărător și are cel puțin încă o caracteristică. Aceasta poate fi imposibilitatea remedierii, necesitatea a peste 14 zile calendaristice pentru remediere sau o diferență substanțială între produs și cel prevăzut în contract. Angajatul responsabil trebuie să consemneze manifestările defectului și cererea aleasă de cumpărător pentru a stabili procedura corespunzătoare.

Vânzătorul este obligat să accepte produsul de calitate necorespunzătoare. Conform alineatului 5 al articolului 8, transportul produselor voluminoase și al celor cu greutatea de peste cinci kilograme pentru examinarea unei astfel de cereri și returnarea lor către cumpărător trebuie organizat pe cheltuiala vânzătorului sau a producătorului. Cererile se examinează după prezentarea documentului de decontare, iar pentru produsele cu perioadă de garanție și după prezentarea pașaportului tehnic sau a unui document care îl înlocuiește, cu data vânzării. Dacă nu a fost stabilită o perioadă de garanție sau un termen de valabilitate, alineatul 5 al articolului 7 permite formularea cererilor privind defectele constatate în termen de doi ani de la predarea produsului.

Expirarea perioadei de garanție nu pune întotdeauna capăt dreptului cumpărătorului de a cere remedierea defectelor. Conform alineatului 10 al articolului 8, cumpărătorul poate solicita remedierea gratuită a defectelor apărute din vina producătorului, pe durata de viață stabilită sau, dacă aceasta nu este stabilită, în termen de zece ani. Dacă cererea nu este îndeplinită în termenele prevăzute la alineatul 9 al articolului 8, cumpărătorul poate formula celelalte cereri prevăzute la alineatul 1 al acestui articol.

Angajatul responsabil trebuie să înregistreze sesizarea și să o transmită pentru stabilirea cauzei defectului și a modalității corespunzătoare de soluționare. Trimiterea cumpărătorului la producător nu înlocuiește obligațiile vânzătorului. Conform alineatului 14 al articolului 8, cumpărătorul are dreptul să participe personal sau prin reprezentant la verificarea calității. Cererile pot fi respinse din cauza nerespectării regulilor de utilizare sau depozitare dacă vânzătorul ori producătorul dovedește că tocmai aceasta a cauzat defectele.

Angajatul responsabil trebuie să păstreze documentele care confirmă cauza defectului și să îi comunice cumpărătorului temeiul deciziei.

• Remedierea gratuită a defectelor. Conform alineatului 9 al articolului 8, defectele trebuie remediate în termen de 14 zile de la prezentarea produsului pentru reparație, dacă părțile nu au convenit alt termen. Angajatul responsabil trebuie să consemneze data primirii produsului. Notați termenul convenit și transmiteți-l cumpărătorului. Urmăriți data finalizării reparației: alineatul 9 al articolului 8 prevede plata către cumpărător a unei penalități — o sumă datorată pentru încălcarea unei obligații — în cuantum de 1% din valoarea produsului pentru fiecare zi de întârziere a remedierii defectelor după termenul stabilit.

  Conform alineatului 6 al articolului 7, perioada de garanție se prelungește cu timpul în care produsul se află în reparație, calculat de la data sesizării cu cererea de remediere. Păstrați datele sesizării și predării produsului după reparație pentru a calcula corect perioada de garanție rămasă. Dacă vindeți produse din anexa 2 la Hotărârea nr. 172, de exemplu fiare de călcat electrice sau fierbătoare electrice, proprietarul trebuie să organizeze un fond de schimb, adică un stoc de produse oferite temporar cumpărătorilor în timpul reparațiilor în garanție.

  La cererea scrisă a cumpărătorului, puneți la dispoziție un produs similar corespunzător și organizați livrarea acestuia. Pentru fiecare zi de întârziere în îndeplinirea acestei cereri, alineatul 9 al articolului 8 prevede o penalitate de 1% din valoarea produsului.

• Înlocuirea produsului defect. Dacă produsul este disponibil, cererea se soluționează imediat; dacă este necesară verificarea calității, în termen de 14 zile sau conform înțelegerii părților. Dacă produsul nu este disponibil, cererea de înlocuire trebuie soluționată în două luni de la depunerea cererii. Dacă acest lucru nu este posibil în termenul respectiv, cumpărătorul are dreptul să aleagă o altă cerere prevăzută de lege. Angajatul responsabil trebuie să înregistreze alegerea cumpărătorului și să organizeze soluționarea ei.

  Conform alineatului 7 al articolului 8, la înlocuirea cu un produs de aceeași marcă, model sau referință nu se ține cont de schimbarea prețului. La înlocuirea cu un produs de altă marcă, model sau referință, valoarea produsului returnat se stabilește la prețul din momentul schimbului dacă acesta a crescut, sau la prețul din momentul cumpărării dacă a scăzut. Angajatul responsabil trebuie să verifice recalcularea și să consemneze data schimbului: conform alineatului 7 al articolului 7, perioada de garanție a produsului înlocuit începe din nou din acea zi.

• Rambursarea banilor pentru defecte. Conform alineatului 7 al articolului 8, dacă prețul a crescut, calculul se face la valoarea din momentul formulării cererii, iar dacă a scăzut, la valoarea de la data cumpărării. Banii se restituie în ziua rezilierii contractului sau într-un termen convenit, dar nu mai târziu de șapte zile.
• Stabilirea cauzei pierderii calității. Dacă este necesară o expertiză în perioada de garanție, conform alineatului 4 al articolului 17, vânzătorul trebuie să o organizeze în termen de trei zile de la primirea acordului scris al cumpărătorului și să o achite inițial. Dacă expertiza dovedește că cumpărătorul a încălcat regulile de utilizare, depozitare sau transport ori că au intervenit acțiunile unor terți, legea prevede respingerea cererilor și rambursarea de către cumpărător a cheltuielilor de expertiză. Cumpărătorul și vânzătorul pot contesta concluziile expertizei în instanță.

Dacă un produs are perioadă de garanție, la vânzare furnizați documentul de garanție corespunzător, cu data vânzării, și explicați cine primește reclamațiile. Pentru comenzile online, angajatul responsabil trebuie să păstreze și dovada datei predării produsului cumpărătorului: conform alineatului 4 al articolului 7, dacă încheierea contractului și predarea produsului nu au loc în același timp, perioada de garanție se calculează de la data predării. Dacă produsul necesită instalare, conectare sau asamblare specială, perioada se calculează din ziua efectuării acestora.

Dacă nu se poate stabili data predării, instalării, conectării sau asamblării ori dacă produsul se afla la cumpărător înainte de încheierea contractului, conform alineatului 4 al articolului 7 perioada de garanție se calculează de la data încheierii contractului. Înainte de a stabili data expirării garanției, angajatul responsabil de reclamații trebuie să determine care dintre aceste situații se aplică. Pentru îmbrăcămintea sezonieră, țineți cont de începutul perioadei de garanție conform articolului 7 și anexei 1 la Hotărârea nr. 172: pentru sortimentul primăvară-vară, de la 1 aprilie; pentru sortimentul toamnă-iarnă, de la 1 octombrie.

Desemnați o persoană responsabilă de reclamații. Casierul trebuie să consemneze produsul, data cumpărării, descrierea problemei și cererea cumpărătorului, să transmită sesizarea persoanei responsabile și să explice pașii următori. După rambursarea banilor, verificați documentul de decontare, mișcarea banilor și stocul de marfă. Păstrați separat produsul cu defect reclamat până la stabilirea măsurilor următoare.

Ce să pregătiți pentru vânzările online

Dacă veți primi comenzi prin site sau rețele sociale, pregătiți o procedură separată înainte de lansare. Proprietarul trebuie să asigure acces direct, simplu și permanent la informațiile despre vânzător, conform articolului 7 din Legea Ucrainei „Privind comerțul electronic” din 03.09.2015 nr. 675-VIII. Afișați denumirea completă a persoanei juridice sau numele de familie, prenumele și patronimicul PFI; sediul persoanei juridice sau locul înregistrării și domiciliul efectiv al PFI; adresa de e-mail și/sau adresa magazinului online; codul de identificare al persoanei juridice sau numărul de înregistrare al fișei de evidență fiscală a PFI.

Pentru întreprinzătorul care a refuzat oficial acest număr din motive religioase și are mențiunea corespunzătoare în pașaport, indicați seria și numărul pașaportului. Explicați și dacă taxele sunt incluse în preț și care este costul livrării. Informațiile despre licență sunt necesare dacă activitatea aleasă este supusă licențierii.

Conform alineatelor 2–3 ale articolului 13 din Legea nr. 1023-XII, înainte de încheierea unui contract la distanță, cumpărătorul trebuie să primească denumirea și sediul vânzătorului, procedura de primire a reclamațiilor, caracteristicile principale ale produsului, prețul cu livrare, condițiile de plată și livrare, condițiile de garanție, perioada în care se acceptă oferta și procedura de reziliere a contractului. Dacă acordul prevede livrări periodice, indicați durata minimă a acordului. Dacă pentru comandă se aplică un cost al serviciilor de comunicații electronice diferit de tariful maxim, informați și despre acesta. Confirmați furnizarea informațiilor în scris sau printr-un mesaj electronic pe care cumpărătorul îl poate păstra. Vânzătorul nu poate modifica unilateral condițiile confirmate.

Împreună cu un jurist, pregătiți oferta — propunerea de a încheia un contract, cu condițiile esențiale ale vânzării — și stabiliți cum o acceptă cumpărătorul. Conform articolului 11 din Legea nr. 675-VIII, contractul se încheie prin oferta uneia dintre părți și acceptarea ei de către cealaltă parte, numită acceptare. Vânzătorul trebuie să primească răspunsul de acceptare în modul prevăzut de lege. Dacă o anumită acțiune a cumpărătorului constituie acceptarea, explicați-i clar conținutul în sistem, alături de ofertă. Pentru acceptarea prin mesaj electronic sau formular, configurați semnarea conform articolului 12 al acestei legi. Linkurile către condițiile separate ale contractului trebuie să poată fi deschise fără obstacole.

Specialistul care configurează site-ul trebuie să le permită cumpărătorilor să corecteze datele introduse înainte de acceptarea ofertei și să se identifice în sistem pentru încheierea contractului. În ofertă sau contract, indicați cum poate fi obținut într-un format al cărui conținut nu poate fi modificat. Pregătiți în limba ucraineană textul ofertei, contractului electronic și mesajelor; la cererea cumpărătorului și cu acordul părților, contractul poate fi în altă limbă. Solicitați numai informațiile fără de care nu se poate încheia și executa contractul.

Conform alineatelor 7 și 11 ale articolului 11 din Legea nr. 675-VIII, vânzătorul trebuie să confirme prompt primirea comenzii și să îi furnizeze cumpărătorului confirmarea tranzacției electronice în momentul efectuării acesteia sau al predării produsului. Configurați un mesaj sau document care să includă denumirea și sediul vânzătorului, procedura de primire a reclamațiilor, condițiile de schimb și retur, obligațiile de garanție și informațiile despre serviciile conexe. Pentru un contract cu durată nedeterminată, indicați procedura de reziliere. Angajatul responsabil trebuie să păstreze condițiile convenite și confirmările astfel încât conținutul unei anumite comenzi să poată fi reconstituit.

În fișele produselor, indicați caracteristici, disponibilitate și prețuri reale. Desemnați un angajat care să rezerve produsele comandate, ca acestea să nu fie vândute între timp în magazin. Păstrați pentru fiecare comandă lista produselor cumpărate, condițiile convenite, confirmarea plății și a expedierii. Conform alineatului 11 al articolului 8 din Legea nr. 1023-XII, documentul de decontare trebuie emis sau creat în format electronic cel târziu la predarea produsului. Stabiliți și momentul emiterii bonului fiscal conform regulilor modalității de decontare alese. Potrivit articolului 13 din Legea nr. 675-VIII, modalitățile, termenele și procedura de plată se stabilesc în contract, iar persoana care a primit banii trebuie să furnizeze un document care confirmă primirea lor și data decontării.

Dacă părțile nu au convenit altfel, alineatul 6 al articolului 13 din Legea nr. 1023-XII impune livrarea într-un termen rezonabil, dar nu mai târziu de 30 de zile de la primirea acordului cumpărătorului pentru încheierea contractului. Dacă produsul comandat nu este disponibil și executarea contractului este imposibilă, vânzătorul trebuie să îl informeze imediat pe cumpărător și în orice caz cel târziu la expirarea acestui termen. De aceea, angajatul trebuie să verifice disponibilitatea înainte de confirmarea comenzii.

Conform alineatului 4 al articolului 13, cumpărătorul are dreptul să notifice rezilierea contractului la distanță în termen de 14 zile de la confirmarea informațiilor sau de la primirea produsului ori a primei livrări. Returnarea produsului fizic indică, de asemenea, rezilierea contractului. Dacă confirmarea informațiilor nu respectă cerințele alineatului 3 al articolului 13, pentru un produs fizic termenul de reziliere este de 90 de zile de la primirea produsului sau a primei livrări. Dacă vânzătorul corectează confirmarea în acest interval, cumpărătorul are la dispoziție 14 zile de la primirea confirmării corectate. Informarea corespunzătoare despre condițiile comenzii este necesară și pentru ca vânzătorul să stabilească corect aceste termene.

Prevedeți excepțiile de la alineatul 5 al articolului 13 numai pentru comenzile care se încadrează în ele. De exemplu, dacă contractul nu prevede altfel, dreptul de reziliere nu se aplică mărfurilor fabricate sau prelucrate la comandă, care nu pot fi vândute altei persoane sau pot fi vândute numai cu pierderi financiare substanțiale. Pentru celelalte categorii, comparați condițiile cu lista completă din acest alineat.

Organizați retururile la distanță conform alineatului 7 al articolului 13 și alineatelor 5–9 ale articolului 12. Cumpărătorul comunică locul de unde poate fi preluat produsul pentru returnare, iar cheltuielile de retur sunt suportate de vânzător. Cumpărătorul trebuie să păstreze produsul în starea lui neschimbată. Deschiderea ambalajului, examinarea sau verificarea produsului nu îl privează, prin ele însele, de dreptul de a rezilia contractul. Acest drept se păstrează și dacă produsul a fost distrus, deteriorat sau stricat fără vina cumpărătorului. La recepționarea returului, angajatul responsabil trebuie să consemneze starea produsului și explicațiile cumpărătorului privind eventualele deteriorări.

Angajatul responsabil trebuie să organizeze la timp preluarea produsului returnat: dacă vânzătorul nu întreprinde măsuri pentru recuperarea lui în termen de 60 de zile de la primirea de către cumpărător, legea prevede trecerea produsului în proprietatea cumpărătorului, fără obligația de plată. Lipsa documentului corespunzător sau a confirmării informațiilor are, de asemenea, consecințe conform alineatului 6 al articolului 12: după ce cumpărătorul notifică invaliditatea contractului, vânzătorul trebuie să restituie în termen de 30 de zile banii primiți și să ramburseze cheltuielile de retur.

Organizați rambursarea banilor pentru un contract la distanță fără întârziere, cel târziu în termen de 30 de zile de la notificarea rezilierii. Cumpărătorul are dreptul să păstreze produsul până la rambursarea sumei achitate, așadar angajatul responsabil nu trebuie să condiționeze plata de primirea prealabilă a produsului în magazin. Procedura de rambursare și retur poate fi verificată în explicația Serviciului de Stat pentru Siguranța Alimentelor și Protecția Consumatorilor privind cumpărăturile online.

Pentru întârzierea rambursării, alineatul 9 al articolului 12, aplicat prin alineatul 7 al articolului 13, prevede o penalitate de 1% din valoarea produsului pentru fiecare zi de întârziere. Înainte de lansare, juristul trebuie să stabilească împreună cu dumneavoastră condițiile contractului la distanță și ale returului pentru sortimentul dumneavoastră, iar angajatul trebuie să știe să găsească confirmarea comenzii, să primească notificarea cumpărătorului și să stabilească termenul de soluționare a cererii.

Angajați personalul înainte de prima tură

Stabiliți cine va recepționa marfa, va vinde, va procesa retururile, va comanda reaprovizionarea și va ține evidența. Într-un magazin mic, o singură persoană poate îndeplini mai multe funcții, dar programul trebuie să prevadă timp pentru recepționarea livrărilor și înlocuirea vânzătorului în caz de absență. La interviu, evaluați cunoașterea produselor, precizia la încasarea plăților și capacitatea de a-i explica cumpărătorului condițiile de achiziție.

Conform articolului 24 din Codul muncii al Ucrainei, nu se poate permite unui angajat să lucreze fără un contract de muncă formalizat printr-un ordin sau o dispoziție a angajatorului și fără notificarea autorității fiscale despre angajare. Angajatorul sau contabilul împuternicit de acesta trebuie să depună notificarea înainte de începerea activității și să păstreze confirmarea depunerii. Acest lucru trebuie făcut și înainte de instruire dacă noul angajat îndeplinește deja sarcini de serviciu.

În general, articolul 24 prevede forma scrisă obligatorie a contractului cu un angajator persoană fizică. Pe durata stării marțiale, părțile stabilesc de comun acord forma contractului de muncă, conform articolului 2 din Legea nr. 2136-IX. Pentru organizarea practică a activității, este recomandabil să consemnați în scris funcția, plata, programul, data începerii și atribuțiile. Regula specială privind forma contractului nu înlătură necesitatea ordinului sau a dispoziției angajatorului și a notificării înainte ca angajatul să înceapă lucrul.

După formalizarea angajării, instruiți vânzătorul să găsească mărfurile, să aplice prețul convenit, să încaseze plata, să emită bonul, să proceseze returul și să închidă tura. Explicați separat ce trebuie făcut în timpul unei alerte, al unui incendiu, al unei defecțiuni a echipamentului și al unei reclamații conflictuale. Angajatul trebuie să știe pe cine să sune și ce decizii poate lua independent.

Evidența stocurilor, etichetelor de preț și vânzărilor în Torgsoft

Înainte de deschidere, introduceți marfa recepționată în Torgsoft și comparați cantitatea cu stocul real. În modul „Стан складу” (starea depozitului) puteți consulta stocurile, mărimile, prețurile și costul, imprima etichete și urmări mișcarea mărfurilor după intrare, vânzare sau retur. Centrul de evidență în Torgsoft este magazinul sau depozitul pentru care se ține evidența. Proprietarul poate folosi aceste date pentru a identifica diferențele și a planifica achizițiile.

Licența Torgsoft este contra cost; formatul acesteia se alege în funcție de numărul locurilor de lucru și procesele necesare. „Старт” (Start) prevede un singur magazin și una sau două case, dar nu acceptă mai multe centre de evidență, transferuri între depozite, comerț cu ridicata, sistem de bonusuri și magazin online. Înainte de plată, conveniți configurația, perioada de utilizare, setările și serviciile de mentenanță. Folosiți programul împreună cu întocmirea corespunzătoare a documentelor primare, de personal și fiscale.

Pentru fiscalizarea vânzărilor, adică înregistrarea decontărilor cu emiterea bonurilor fiscale, Torgsoft oferă opțiunea separată contra cost „Програмний РРО”, codul 084 (registrator software al operațiunilor de decontare), cu plată anuală pentru fiecare dispozitiv. Înainte de începerea activității, trebuie să înregistrați PRRO, să configurați casa de marcat și semnăturile electronice și să testați emiterea bonului. Opțiunea acceptă modurile online și offline; funcționarea offline necesită un interval de numere fiscale obținut în prealabil și respectarea condițiilor legale. Consultați prețul actual și condițiile comerciale pe paginile licențelor și opțiunilor și stabiliți de comun acord prețul și condițiile aplicabile setului dumneavoastră de echipamente.

Verificați magazinul înainte de deschidere

Proprietarul trebuie să parcurgă împreună cu vânzătorul întregul traseu al cumpărăturii, de la găsirea mărfii pe raft până la verificarea banilor. Efectuați operațiunile de instruire în mediul desemnat în acest scop și convenit cu specialistul care configurează casa de marcat. Înregistrați prima cumpărătură reală și eventualul retur conform circumstanțelor efective.

1. Înregistrare și impozite. Verificați datele afacerii, activitățile, data intrării în vigoare a regimului fiscal ales și calendarul plăților.
2. Spațiul. Pregătiți contractul și documentul de predare, stabiliți temeiul privind declarația de securitate la incendiu și verificați informațiile din formularul nr. 20-OPP.
3. Marfa. Alegeți câteva produse de diferite mărimi sau tipuri și comparați-le cu avizele, etichetele și stocurile din program. Dacă PFI este obligată să țină evidența conform Procedurii nr. 496, verificați și înscrierile din Formularul de evidență, precum și disponibilitatea documentelor primare corespunzătoare în magazin.
4. Prețul. Scanați marfa și comparați prețul de la casă cu cel de pe etichetă. Testați separat reducerea dacă este planificată.
5. Vânzarea. Verificați datele vânzătorului și magazinului, denumirea mărfii, cantitatea, suma, modalitatea de plată și felul în care cumpărătorul primește bonul.
6. Returul. Vânzătorul trebuie să explice temeiul, să găsească cumpărătura și să prezinte procedura de procesare. Verificați ce se schimbă în stoc și în sumele încasate.
7. Numerarul. Pregătiți bani pentru rest, precum și procedura de înregistrare a depunerii și ridicării banilor. Păstrați banii și lucrurile personale ale angajaților în afara locului de decontare.
8. Plata fără numerar. Testați confirmarea unei plăți reușite, ce trebuie făcut după un refuz și procedura de rambursare prin bancă.
9. Angajații și cumpărătorii. Asigurați-vă că formalitățile de angajare sunt îndeplinite înainte de începerea lucrului și că programul, etichetele de preț, informațiile despre vânzător și procedura de reclamații sunt accesibile cumpărătorilor.
10. Comenzi online. Dacă lansați vânzări la distanță, verificați accesibilitatea informațiilor despre vânzător și a condițiilor contractuale, corectarea datelor înaintea comenzii, confirmarea primirii ei și transmiterea către cumpărător a condițiilor convenite.
11. Defecțiunea casei de marcat. Cereți-i vânzătorului să explice acțiunile necesare în caz de defecțiune, pierdere a conexiunii și pană de curent și să arate datele de contact ale persoanelor responsabile.
12. Închiderea zilei. Desemnați o persoană responsabilă de bonul fiscal de raportare, verificarea banilor și a stocurilor și păstrarea datelor.

După prima zi, comparați vânzările minus retururile cu mișcarea mărfurilor și a banilor. Numerarul așteptat este egal cu suma inițială pentru rest plus încasările în numerar minus rambursările plătite în numerar și ridicările înregistrate, ținând cont de alte mișcări consemnate ale numerarului. Comparați vânzările cu cardul cu datele băncii, ținând cont de comisioane și termenele de virare. Înregistrați separat suma integrală a vânzării, suma efectiv virată în cont și valoarea exactă a comisionului bancar, pentru a putea explica diferențele. Fiecare diferență trebuie să poată fi explicată printr-o operațiune concretă.

În primele săptămâni, proprietarul ar trebui să înregistreze zilnic numărul cumpărăturilor, valoarea medie a bonului, contribuția vânzărilor la acoperirea cheltuielilor, retururile și mărfurile indisponibile. Calculați valoarea medie a bonului împărțind suma vânzărilor la numărul cumpărăturilor din aceeași perioadă. Refaceți sortimentul pe baza cererii efective și a termenelor de livrare. Pentru publicitate, începeți cu unul sau două canale și un buget stabilit și întrebați cumpărătorii cum au aflat despre magazin; astfel veți putea evalua cheltuielile pentru atragerea unui cumpărător.

Acte oficiale pentru înregistrarea și funcționarea magazinului

• Legea Ucrainei „Privind înregistrarea de stat a persoanelor juridice, a persoanelor fizice — întreprinzători și a organizațiilor obștești” din 15.05.2003 nr. 755-IV — articolul 18: documentele necesare înregistrării PFI.
• Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI — articolul 44: justificarea datelor prin documente și păstrarea lor; articolele 291–292: condițiile sistemului simplificat și venitul; articolul 296: evidență, raportare și scutirea primei grupe de la RRO; articolul 298: alegerea și schimbarea regimului fiscal.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei „Privind aprobarea Procedurii de evidență a contribuabililor” din 09.12.2011 nr. 1588 — secțiunea VIII, punctele 8.1–8.8: obiecte impozabile și formularul nr. 20-OPP.
• Legea Ucrainei „Privind utilizarea registratoarelor operațiunilor de decontare în comerț, alimentație publică și servicii” din 06.07.1995 nr. 265/95-VR — articolele 2–3: decontări, bonuri, stocuri de mărfuri și notificarea defecțiunilor; articolul 5: întreruperi și funcționare offline; articolele 9–10: excepții; punctul 13 din secțiunea II: termene speciale pentru funcționarea offline.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei „Privind aprobarea Procedurii de evidență a stocurilor de mărfuri pentru persoanele fizice — întreprinzători, inclusiv plătitorii impozitului unic” din 03.09.2021 nr. 496 — secțiunea I: domeniul de aplicare și documentele primare; secțiunea II, punctele 1–11: Formularul de evidență, stocurile inițiale, intrările și ieșirile, datele furnizorului, corectările, păstrarea și prezentarea documentelor; anexa: Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 29.07.2022 nr. 894 privind termenele de asigurare a posibilității de plată fără numerar — punctele 1–2: termenele, amânarea specială și excepția teritorială.
• Ordinul Ministerului Dezvoltării Comunităților și Teritoriilor Ucrainei din 28.02.2025 nr. 376 de aprobare a Listei teritoriilor operațiunilor militare și teritoriilor ocupate temporar — punctul 1 și Lista aprobată: teritorii, categorii, coduri ale localităților și datele perioadelor relevante.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 06.12.2022 nr. 1364 privind întocmirea listei teritoriilor operațiunilor militare și teritoriilor ocupate temporar — punctele 1, 1-1, 1-6–1-7 și anexa: aprobarea Listei, stabilirea perioadelor, codurile teritoriale, actualizările și formatul informațiilor.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei „Privind aprobarea Procedurii de desfășurare a activităților comerciale și a regulilor de deservire comercială pe piața bunurilor de consum” din 15.06.2006 nr. 833 — punctele 5, 10–12, 17, 20–23, 26, 32–34: începerea activității comerciale, spațiul, informațiile, prețurile, decontările, proba articolelor și depozitarea.
• Legea Ucrainei „Privind protecția drepturilor consumatorilor” din 12.05.1991 nr. 1023-XII — articolele 1 și 4: definiții și drepturile lingvistice ale cumpărătorilor; articolele 7–9: garanții, defecte, schimburi și retururi; articolele 12–13: contracte la distanță și retururi; articolul 15: informații și prețuri; articolul 17: drepturile cumpărătorilor și expertiza.
• Legea Ucrainei „Privind comerțul electronic” din 03.09.2015 nr. 675-VIII — articolul 7: informații despre vânzător și date pentru contract; articolul 11: ofertă, acceptare, corectarea datelor și confirmarea comenzii și tranzacției; articolul 12: semnarea; articolul 13: plata și confirmarea primirii banilor.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei „Privind aplicarea unor prevederi ale Legii Ucrainei «Privind protecția drepturilor consumatorilor»” din 19.03.1994 nr. 172 — anexa 1: începutul sezoanelor pentru perioadele de garanție; anexa 2: mărfuri pentru care se creează un fond de schimb pe durata reparațiilor în garanție; anexa 3: mărfuri de calitate corespunzătoare care nu pot fi schimbate sau returnate.
• Legea Ucrainei „Privind protecția drepturilor consumatorilor” din 10.06.2023 nr. 3153-IX — punctele 1 și 3 ale dispozițiilor finale și tranzitorii: condițiile intrării în vigoare și încetarea valabilității Legii nr. 1023-XII.
• Codul muncii al Ucrainei din 10.12.1971 nr. 322-VIII — articolele 21 și 24: contractul de muncă și condițiile de începere a activității.
• Legea Ucrainei „Privind organizarea relațiilor de muncă în condițiile stării marțiale” din 15.03.2022 nr. 2136-IX — articolele 1–2: aplicarea regulilor speciale și forma contractului de muncă.
• Codul protecției civile al Ucrainei din 02.10.2012 nr. 5403-VI — articolul 57: declarația de securitate la incendiu, excepții și începerea utilizării spațiului.
• Diia: înregistrarea automată a PFI — depunerea cererii și obținerea rezultatului.
• Diia: „е-Підприємець” (e-antreprenor) — înregistrarea afacerii și servicii electronice conexe.
• Serviciul de Stat pentru Siguranța Alimentelor și Protecția Consumatorilor: „Tot ce trebuie să știți despre cumpărăturile online” — efectuarea cumpărăturilor, retururile la distanță și decontările cu cumpărătorul.