Integrarea cu Ukrposhta — este o opțiune suplimentară Torgsoft care permite crearea documentelor de transport (TTN), imprimarea etichetelor și urmărirea statusurilor coletelor Ukrposhta direct în programul de evidență, fără trecerea într-un cont separat pe site-ul serviciului poștal.
Opțiunea este necesară magazinelor online și punctelor de vânzare cu amănuntul care trimit comenzi prin poștă în toată Ucraina, inclusiv în localități unde alți transportatori sunt slab reprezentați. Fără integrare, managerul transferă manual datele clientului în contul serviciului poștal, creează TTN-ul și copiază numărul acestuia înapoi în program. Pentru fiecare comandă, acestea sunt acțiuni suplimentare și un risc de eroare în adresă sau sumă.
Cu această opțiune, TTN-ul se creează în câteva clicuri direct din factura de ieșire, pe baza datelor clientului deja existente. Sunt acceptate expedierile de tip Standard și Express, plata ramburs, valoarea declarată și cutiile SmartBox. Statusurile coletelor pot fi actualizate automat după program, dacă este configurată sarcina de actualizare în masă a TTN-urilor Ukrposhta. Dacă livrarea sau comisionul pentru plata ramburs este achitat de expeditor, Torgsoft poate crea automat o cheltuială financiară pe baza facturii. Licența este valabilă 1 an.
TTN-uri Ukrposhta direct din programul de evidență
Crearea, imprimarea și urmărirea coletelor Ukrposhta într-o singură fereastră Torgsoft.
Ce este integrarea cu Ukrposhta
Integrarea cu Ukrposhta este schimbul de date între Torgsoft și serviciul Ukrposhta prin API. Programul transmite operatorului poștal parametrii expedierii și primește numărul declarației, iar statusurile de deplasare sunt preluate în timpul urmăririi — după mișcarea efectivă a coletului în sistemul Ukrposhta. Datorită acestui lucru, toate acțiunile legate de expedieri se efectuează în fereastra familiară a facturii de ieșire, nu într-un cont separat.
Noțiuni de bază
TTN
Documentul de transport este un document electronic pentru expediere, creat în Torgsoft și înregistrat pe serverul Ukrposhta.
Plată ramburs
Suma pe care destinatarul o achită la primirea coletului. Este preluată automat din factura de ieșire.
Chei API
Un set de chei de la Ukrposhta (BEARER, StatusTracking, COUNTERPARTY TOKEN și COUNTERPARTY UUID), care oferă programului dreptul de a lucra cu serviciul.
SmartBox
Cutii de marcă Ukrposhta cu plată fixă. Este suficient să introduceți codul de bare — dimensiunile și greutatea nu sunt necesare.
Formularul 103a
Un formular însoțitor pentru un grup de expedieri, imprimat din program la predarea coletelor la oficiu.
Transfer în cont
Creditarea plății ramburs direct în contul curent al expeditorului. Disponibilă pentru persoane juridice și FOP.
Pentru cine este această opțiune
Magazine online
Multe comenzi cu livrare în fiecare zi. TTN-ul se creează din factură, iar datele clientului nu trebuie introduse din nou.
Puncte de vânzare cu livrare
Magazine care trimit mărfuri în regiuni unde oficiile Ukrposhta sunt mai aproape sau mai comode decât ale altor transportatori.
Vânzători pe marketplace-uri
Comenzi de pe Prom.ua și platforme similare. Fișa destinatarului și adresa sunt preluate automat.
Afaceri cu retururi
Îmbrăcăminte, încălțăminte, tehnică. Livrarea retur prin Ukrposhta este adesea mai ieftină decât prin alte servicii.
Cui nu îi este necesară. Dacă lucrați doar în sala de vânzare fără livrare poștală sau trimiteți colete individuale o dată pe lună — contul Ukrposhta de pe site este suficient. Opțiunea este justificată acolo unde există multe expedieri și viteza de procesare este importantă.
Când merită conectată imediat
- Trimiteți comenzi prin poștă în mod regulat și creați manual TTN-uri în cont.
- Lucrați frecvent cu plata ramburs și doriți ca sumele să fie completate automat.
- Aveți nevoie să vedeți statusurile tuturor coletelor într-un singur loc, fără a intra pe site-ul poștei.
- Ca FOP sau persoană juridică, doriți să primiți plățile ramburs direct în contul curent.
Ce sarcini rezolvă opțiunea
Cum arată înainte și după
Înainte
Managerul copiază numele complet, telefonul și adresa din program, deschide contul Ukrposhta, creează manual TTN-ul, imprimă eticheta și introduce numărul declarației înapoi în factură. Statusurile le verifică pe rând pe site.
După
TTN-ul se formează din factură în câteva clicuri, eticheta se imprimă imediat, iar numărul declarației se adaugă automat în factură. Statusurile tuturor coletelor se actualizează după program și se văd direct în listă.
Cum funcționează: 5 pași
Conectarea cheilor. Obțineți de la managerul Ukrposhta cheile API și introduceți contrapartida și expeditorul în meniul «Setări — Parametri — Funcții suplimentare — Sincronizare cu Ukrposhta».
Crearea TTN. În modul «Comerț cu emiterea facturii», în formularul facturii, în fila «Parametri de livrare», apăsați «Lucru cu TTN» și alegeți «Ukrposhta — Creează TTN nou».
Parametrii expedierii. Indicați tipul de livrare (Depozit-Ușă, Depozit-Depozit, Ușă-Depozit, Ușă-Ușă), tipul documentului «Standard» sau «Express», dimensiunile și greutatea. Pentru SmartBox este suficient codul de bare al cutiei.
Finanțe și acțiuni în caz de nelivrare. Dacă este necesar, activați plata ramburs, transferul plății ramburs în cont și scenariul în caz de nelivrare: «Returnează expeditorului», «Returnează după depozitarea gratuită» sau «Nu returna».
Imprimare și urmărire. Programul va imprima eticheta și, pentru grup, formularul 103a. Statusul coletului este vizibil în fereastra «Urmărire Ukrposhta», iar actualizarea în masă se configurează în «Sarcini programate».
Important. Pentru funcționarea opțiunii este necesară conexiune la internet. Urmărirea statusului începe să funcționeze doar după ce TTN-ul este efectiv înregistrat la oficiu și coletul este predat operatorului.
Încercați integrarea cu Ukrposhta la dvs.
Descărcați gratuit versiunea demo Torgsoft pentru 30 de zile și verificați cum se creează TTN-urile direct din factură. Datele rămân pe computerul dvs.
Capabilitățile opțiunii
Scenarii pe nișe
Magazin de îmbrăcăminte și încălțăminte
Multe probe înseamnă multe retururi. Livrarea retur prin Ukrposhta este adesea mai ieftină, astfel încât vânzătorul poate oferi clientului condiții avantajoase de retur, iar toate TTN-urile pot fi create din factură.
Magazin pe Prom.ua
Comenzile vin de pe platformă, iar fișa destinatarului și adresa sunt preluate automat. Managerul doar verifică datele, creează TTN-ul și imprimă eticheta — contul poștei nu este necesar.
Livrare în localități mici
Acolo unde alți transportatori sunt slab reprezentați, Ukrposhta rămâne canalul principal. Opțiunea ajută la menținerea acestor expedieri sub control împreună cu toate celelalte.
Exemplu
Acest exemplu este ilustrativ. Un magazin online expedia aproximativ patruzeci de comenzi pe zi și crea manual TTN-uri în contul Ukrposhta. Pentru fiecare expediere se consumau câteva minute de copiere a datelor și apăreau erori în adrese.
După conectarea opțiunii, TTN-urile au început să fie formate din factura de ieșire, plata ramburs se seta automat, iar statusurile coletelor se actualizau după program în fiecare dimineață. Managerul a încetat să intre pe site-ul poștei, iar coletele problematice au devenit vizibile imediat prin pictogramele din lista facturilor.
Cu ce opțiuni și echipamente funcționează
- Integrarea cu Nova Poshta. Al doilea serviciu poștal în aceeași fereastră «Lucru cu TTN».
- Sincronizarea cu Prom.ua. Preia comenzile și datele destinatarilor de pe marketplace.
- Evidența stocurilor de mărfuri. Controlul stocurilor pentru aceeași marfă pe care o expediați.
- Imprimantă de etichete sau imprimantă obișnuită — pentru imprimarea etichetelor Ukrposhta și a formularului 103a.
- Scanner de coduri de bare — pentru introducerea rapidă a codului de bare al cutiei SmartBox.
Automatizare complexă. Împreună cu evidența comenzilor, integrările poștale și evidența financiară, Torgsoft păstrează întregul parcurs al comenzii — de la vânzare la expediere și plată — într-o singură bază de date.
Preț și condiții de conectare
- Licențe. Opțiunea este disponibilă pentru Torgsoft Ultra și Torgsoft Terminal.
- Conectare. Opțiunea se achiziționează pentru fiecare loc de lucru pentru versiuni separate, sau una pentru rețeaua locală, sau una pentru serverul licenței terminal. Disponibilă începând cu versiunea Torgsoft® 2020.0.0 și mai noi.
- Versiune demo. Gratuit timp de 30 de zile — poate fi activată în meniul «Setări — Lista funcțiilor suplimentare».
Cum se conectează
- Lăsați o solicitare sau scrieți reprezentantului Torgsoft din regiunea dvs.
- Primiți codul de activare și activați opțiunea în meniul «Setări — Lista funcțiilor suplimentare».
- Introduceți cheile API de la Ukrposhta și expeditorul — și creați primul TTN.
Întrebări frecvente
Ce oferă integrarea cu Ukrposhta în Torgsoft
Opțiunea permite crearea TTN-urilor, imprimarea etichetelor și urmărirea statusurilor coletelor Ukrposhta direct din programul de evidență, fără trecerea în contul de pe site-ul poștei.
Se poate primi plata ramburs în cont bancar (IBAN)
Creditarea plății ramburs în contul curent este disponibilă doar persoanelor juridice și FOP-urilor cu contract cu Ukrposhta. Pentru un expeditor cu statut de persoană fizică, acest câmp este ascuns.
De ce statusul TTN nu se actualizează imediat după creare
Urmărirea începe să funcționeze doar din momentul în care TTN-ul este efectiv înregistrat la oficiu și coletul este predat operatorului. Cât timp coletul se află în depozitul dvs., nu este posibil să se primească status de la serverul poștei. Datele de tracking sunt păstrate în sistemul Ukrposhta timp de 6 luni.
Trebuie introduse dimensiunile pentru SmartBox
Nu. Pentru expedierile SmartBox este suficient să introduceți sau să scanați codul de bare al cutiei — parametrii se vor aplica automat. Valoarea estimativă declarată pentru SmartBox nu trebuie să depășească 1000 UAH.
Se poate corecta TTN-ul după creare
Da. Programul permite editarea TTN-urilor încă netrimise (nepredate poștei), inclusiv SmartBox. După predarea efectivă a coletului, editarea nu este disponibilă.
Cum se face ca managerul să nu uite de plata ramburs
Acest lucru este automatizat. Dacă în modul «Comerț cu emiterea facturii» este setat semnul plății ramburs, bifa din expedierea Ukrposhta se va seta automat.
De ce apare eroare la acțiunea «Nu returna»
Pentru expedierile fără returnare în caz de nelivrare, transportul trebuie achitat obligatoriu de expeditor. Dacă în setări este indicat că livrarea este plătită de destinatar, programul nu va permite aplicarea acțiunii «Nu returna».
Cheltuielile de livrare se înregistrează în evidență
Da, dacă transportul sau comisionul pentru plata ramburs este achitat de magazinul dvs. În acest caz, activați «Creează cheltuială pe baza facturii», iar suma se scade din casa sau contul ales. Dacă totul este achitat de destinatar, cheltuiala nu se creează.
Cu ce licențe funcționează opțiunea
Opțiunea este disponibilă pentru licențele Torgsoft Ultra și Torgsoft Terminal. Disponibilă începând cu versiunea Torgsoft® 2020.0.0 și mai noi.
Este dificil să adăugați un destinatar nou
Formularele destinatarului sunt simplificate: clientul poate fi creat și adresa de livrare poate fi introdusă cu un număr minim de acțiuni dintr-o singură fereastră de dialog, fără treceri inutile prin meniu.
Reveniți la pasul anterior