Încărcarea în vrac a produselor: șablon Excel, mapare coloane, verificare înainte de înregistrare

Încărcarea în masă a produselor în Torgsoft prin Excel este un proces care necesită atenție la etapa de pregătire a fișierului și de configurare a importului. Mai jos este o prezentare detaliată a modului în care să creați corect șablonul, să mapați coloanele și să verificați datele înainte de scrierea finală.

1. Șablon Excel: cum se pregătește fișierul 

Torgsoft nu are un singur „șablon” rigid care nu poate fi modificat. Puteți utiliza listele de prețuri ale furnizorilor, dar fișierul trebuie adus la un anumit standard:

• Formatul fișierului: salvați documentul în format .xls (Excel 97-2003) sau .xlsx.

• Structura tabelului: evitați îmbinarea celulelor, deoarece programul poate să nu înțeleagă în ce coloană trebuie încărcată informația. Denumirile coloanelor (antetul) trebuie neapărat evidențiate — ele vor fi necesare pentru mapare.

• Distribuirea datelor: dacă denumirea produsului conține descrierea, tipul produsului, culoarea și materialul, iar toate acestea se află într-o singură celulă, ele trebuie împărțite în celule diferite (coloane separate). Acest lucru este necesar pentru ca programul să importe corect informația în câmpurile corespunzătoare ale fișei produsului, pentru funcționarea ulterioară a filtrelor.

• Format text pentru celule (critic de important): toate valorile, în special codurile de bare și articolele, trebuie să aibă format text. În caz contrar, Excel poate elimina zerourile de la începutul codului de bare sau poate transforma numărul în format științific. Cum să aplicați rapid formatul text: Selectați toate rândurile în Excel și aplicați macrocomanda: For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next:. Aceasta adaugă un apostrof înaintea numărului, transformându-l în text.

• Ce date pot fi încărcate: cod de bare, articol, denumire, descriere, material, culoare, mărime, tip de produs, producător, cantitate, preț de achiziție (în moneda națională sau în moneda furnizorului), preț de retail/en-gros, procent de reducere, calea către fotografie.

2. Maparea coloanelor (fila „Produs”) 

După ce ați conectat fișierul în modul „Import” (ați indicat calea către fișier și ați selectat foaia sau intervalul), trebuie să mergeți la fila „Produs”. Aici are loc transferul datelor:

• Selectarea corespondențelor: În dreptul fiecărui câmp al programului Torgsoft (de exemplu, „Cod de bare”, „Articol”, „Denumirea produsului”) trebuie să selectați din listă numele coloanei corespunzătoare din fișierul dvs. Excel. Dacă în fișier lipsesc anumite câmpuri (de exemplu, culoarea sau mărimea), lăsați-le pur și simplu goale — le veți putea completa ulterior manual.

• Calcularea prețurilor: Dacă în fișier există doar prețul de achiziție, puteți indica procentul de adaos direct în setările de import, iar programul va calcula singur prețul de vânzare cu amănuntul. Tot aici există comutatoare „Rotunjire”, pentru ca prețurile să fie rotunjite automat la numere întregi.

• Nod părinte (Atribuire în masă a categoriei/producătorului): Dacă fișierul dvs. nu conține coloanele „Tip de produs” sau „Producător”, dar toate produsele din fișier aparțin unei singure categorii (de exemplu, doar „Încălțăminte”) sau unui singur furnizor, le puteți specifica în câmpurile „Nod părinte al tipului de produs” și „Nod părinte al producătorului”. Toate produsele din fișier vor fi atribuite automat acestora. Atenție: acest lucru funcționează doar dacă întregul fișier conține produse de același tip.

3. Verificare înainte de scriere și diagnosticarea erorilor 

Înainte de a apăsa butonul „Scrie” în setările de import, acordați atenție unor bifări importante:

• Generează coduri de bare proprii dacă lipsesc: dacă fișierul nu conține coduri de bare, Torgsoft le va crea automat pentru produsele noi.

• Actualizează parametrii produsului: dacă produsul există deja în baza dvs. de date, dar descrierea sau prețul său s-au modificat în fișier, programul va actualiza informația din fișa produsului.

Control după import: După înregistrarea notei de intrare, produsele apar imediat în stoc, iar datoria față de furnizor este înregistrată. Pentru a verifica dacă fișele produselor au fost completate corect, nu este necesar să așteptați efectuarea plăților — acest lucru se poate face imediat.

4. Control după import

Verificarea faptului că importul chiar a avut loc (a creat un document)

După completarea tuturor câmpurilor necesare în fereastra „Recepția mărfii”, apăsați „Scrie”. Dacă importul a fost realizat cu succes, atunci în locul textului „Factura de intrare nu a fost încărcată”, în aceeași fereastră va fi afișat numărul facturii create și data la care aceasta a fost creată.

Produse: recepționare în stoc (înregistrarea intrării)

Importul din Excel creează o factură de intrare cu produse, însă apoi trebuie să recepționați direct marfa în stoc. Torgsoft oferă mai multe modalități de înregistrare a intrării, în funcție de situație: prin scanarea codului de bare al produsului; prin generarea unui cod de bare unic în program; cu ajutorul articolului; sau prin încărcare cu ajutorul terminalului de colectare a datelor).

Clasificarea produselor (dacă o parte dintre poziții sunt „fără tip/producător/sezon”)

Dacă în timpul importului, pentru unele produse, nu au fost indicate „Tipul de produs”, „Producătorul” sau „Sezonul”, acestea vor rămâne neclasificate. Pentru verificarea și corectarea în masă a unor astfel de produse există un instrument special:

1. Mergeți la Merchandising ➔ Diagnosticarea erorilor.

2. Deschideți fila „Marcarea directoarelor”.

3. Cu ajutorul filtrelor selectați „Nemarcat” pentru tipul de produs sau producător. Programul va afișa toate produsele care au rămas „suspendate” fără categorie.

4. Selectați produsele necesare (se poate și în masă), apăsați „Modifică” și alegeți din director Tipul de produs sau Producătorul corect.

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва