Ak chcete obmedziť technický prístup predajcu v Torgsoft, začnite zoznamom jeho pracovných úloh. Určte, ktoré funkcie a informácie zamestnanec potrebuje, nastavte jeho rolu a skontrolujte výsledok prihlásením sa pomocou jeho účtu.
Samostatne rozhodnite, kto má meniť finančné doklady a či má predajca odstraňovať položky z predaja. Program má pre tieto činnosti konkrétne nastavenia. Žurnál zmien dokladov vám pomôže kontrolovať zmeny skladových a finančných dokladov, ak jeho zaznamenávanie vopred zapnete.
Určte úlohy, ktoré predajca potrebuje vykonávať
Dodržiavajte princíp minimálneho prístupu: zamestnancovi udeľte len systémové oprávnenia a zdroje potrebné na jeho prácu. Pred nastavením si zapíšte úlohy predajcu a určte, ktoré operácie vykonáva samostatne a ktoré odovzdáva zodpovednému zamestnancovi.
Ku každému obmedzeniu premyslite pracovný postup. Ak napríklad predajca nemá odstraňovať položky z predaja, určte, na koho sa obráti pri oprave chyby. Tak môžete skontrolovať obmedzenie aj to, či možno pracovnú úlohu dokončiť.
- Vymenujte operácie, ktoré predajca potrebuje počas zmeny.
- Označte činnosti, ktoré si vyžadujú samostatné rozhodnutie majiteľa.
- Určte zodpovednú osobu za opravy, ktoré predajca nemôže vykonať.
- Pripravte kontrolu pre každú povolenú aj zakázanú činnosť.
Používajte vlastný účet a rolu
Každý používateľ Torgsoft má vlastné prihlasovacie meno a heslo. Organizujte prácu tak, aby sa predajcovia prihlasovali pomocou vlastných účtov. Na každodennú prácu im neposkytujte účet majiteľa.
Rola obmedzuje prístup k funkciám a informáciám programu. Nastavte ju podľa úloh zamestnanca. Ak prístup k určitej operácii na tieto úlohy nepotrebuje, neudeľujte mu ho preventívne.
Po zmene povinností skontrolujte potrebný prístup. Porovnajte nové úlohy s nastaveniami roly, vykonajte zmeny a zopakujte kontrolu pomocou účtu predajcu.
Použite konkrétne obmedzenia operácií
V Torgsoft je nastavenie „Фінансовий документ може змінювати тільки його автор“ (Finančný doklad môže meniť iba jeho autor). Použite ho, ak váš pracovný postup počíta s tým, že zamestnanec mení vlastné finančné doklady. Obmedzuje okruh osôb, ktoré môžu doklad meniť, ale nezakazuje zmenu samotnému autorovi.
Nastavenie „Продавець не може видаляти товар в реалізації“ (Predajca nemôže odstrániť položku z predaja) sa týka konkrétnej činnosti — odstránenia položky z predaja. Použite ho, ak táto činnosť nepatrí medzi úlohy predajcu, a vysvetlite zamestnancovi postup pri žiadosti o opravu.
Tieto obmedzenia kontrolujte samostatne. Kontrola odstránenia položky z predaja nenahrádza kontrolu zmeny finančného dokladu. Každý zákaz sa musí vzťahovať na konkrétnu operáciu.
Skontrolujte prístup pomocou účtu predajcu
Po nastavení sa prihláste do programu ako predajca. Skontrolujte, či má k dispozícii potrebné operácie a či plánované obmedzenia fungujú. Pripravte testovacie údaje, aby kontrola nezmenila bežnú evidenciu.
Ilustračný príklad. V predajni pracujú dvaja predajcovia. Majiteľ rozhodol, že môžu meniť iba vlastné finančné doklady a nesmú odstraňovať položky z predaja. Použije príslušné nastavenia a potom skontroluje každú činnosť pomocou účtov predajcov.
| Čo skontrolovať | Očakávaný výsledok pri zvolenom nastavení |
|---|---|
| Zmenu finančného dokladu, ktorého autorom je iný predajca | Používateľ nemôže zmeniť cudzí doklad |
| Odstránenie položky z predaja po prihlásení ako predajca | Odstránenie nie je dostupné |
| Operácie potrebné na prácu predajcu | Zamestnanec môže vykonávať dohodnuté úlohy |
Zapíšte výsledok každej kontroly. Ak požadovaná činnosť nie je dostupná alebo zakázaná činnosť zostáva dostupná, skontrolujte nastavenia a zopakujte príslušný scenár. Pred začiatkom práce overte celý dohodnutý zoznam úloh.
Vopred zapnite žurnál zmien dokladov
Žurnál zmien dokladov slúži na zaznamenávanie zmien skladových a finančných dokladov. Aby fungoval, treba vopred zapnúť prepínač „Вести журнал зміни документів“ (Viesť žurnál zmien dokladov). Urobte to pred začiatkom práce, ktorej zmeny plánujete kontrolovať.
Žurnál používajte na preverenie konkrétnych zmien dokladu. Určte doklad a otázku, ktorú potrebujete objasniť, prezrite si záznamy a porovnajte ich s pracovnou úlohou. Jeho účelom je zaznamenávať zmeny dokladov; nespoliehajte sa na to, že zaznamená každé kliknutie v programe.
Pri protokole činností používateľov počítajte so samostatným obmedzením: jeho záznamy možno za určité obdobie vymazať pri odstraňovaní štatistiky uzavretých období. Pred takým vymazaním určte, ktoré záznamy ešte potrebujete na preverenie pracovných situácií, a prezrite si ich.
Vráťte sa na predchádzajúci krok