Ak chcete objednať tovar v Torgsoft, otvorte «Документ — Формування замовлення постачальнику» (Dokument — Tvorba objednávky dodávateľovi). Skontrolujte predaj a zásoby, určte potrebné množstvo a zadajte ho do poľa «Моє замовлення» (Moja objednávka). Skontrolujte doklad, uložte ho a pripravte na odovzdanie dodávateľovi.
Pred rozhodnutím o nákupe osobitne skontrolujte dostupný tovar a množstvo, ktoré už očakávate. Príjem—zaevidovanie prijatého tovaru v evidencii—vytvorte až po skutočnom doručení a kontrole dodávky.
Vyberte obdobie a účtovné strediská na kontrolu
V režime «Формування замовлення постачальнику» (Tvorba objednávky dodávateľovi) môžete vytvoriť zoznam tovaru za určené obdobie. Majiteľ alebo osoba zodpovedná za nákup má určiť, za aké obdobie predaj skontroluje. Zapíšte si toto obdobie do pracovného zoznamu, aby ste neskôr vedeli, z akých údajov rozhodnutie vychádzalo.
Pomocou «Дії — Вибір центрів обліку» (Akcie — Výber účtovných stredísk) vyberte prevádzky, ktorých údaje chcete skontrolovať. Stĺpec «Продано» (Predané) zobrazuje množstvo predaného tovaru. Stĺpec «Залишилося» (Zostáva) zobrazuje zásobu na konci vybraného obdobia. Tieto údaje použite na kontrolu každej položky pred nákupom.
Zásobu na konci obdobia porovnajte s množstvom dostupným na predaj v čase prípravy objednávky. Ak kontrolujete minulé obdobie, aktuálnu dostupnosť overte osobitne. Pri každom tovare si zapíšte rozhodnutie: objednať, overiť množstvo alebo nákup odložiť. Postup je uvedený v návode na tvorbu objednávky dodávateľovi.
Zohľadnite dostupný tovar a predchádzajúce objednávky
Pred zadaním množstva si pripravte krátky pracovný zoznam. Jeho údaje neprenášajte do dokladu, kým si neoveríte nejasné dodávky.
| Čo skontrolovať | Úkon osoby zodpovednej za nákup |
|---|---|
| Dostupné množstvo | Overte, koľko kusov môžete v čase rozhodovania použiť na predaj. |
| Už objednaný tovar | Skontrolujte predchádzajúce objednávky a zapíšte množstvo, ktoré ešte neprišlo. |
| Očakávaný termín dodania | Overte u dodávateľa, či tovar príde do dátumu, keď ho potrebujete. |
| Plánované množstvo | Určte, koľko kusov chcete mať do daného dátumu. |
| Dodatočný nákup | Zapíšte množstvo pre novú objednávku so zohľadnením predchádzajúcich kontrol. |
Ilustračný príklad výpočtu množstva
Predpokladajme, že sa majiteľ rozhodne mať do určeného dátumu 20 kusov tovaru. Na predaj je dostupných 6 kusov. Ďalších 8 už objednal a dodávateľ potvrdil, že prídu do tohto dátumu. Majiteľ sa rozhodne objednať navyše 20 − 6 − 8 = 6 kusov.
Všetky čísla sú ilustračné. Ide o príklad rozhodnutia majiteľa na základe vlastného výpočtu. Pred zadaním šiestich kusov overte, či podmienky príkladu stále platia: dostupné množstvo a termín predchádzajúcej dodávky. Ak dodávateľ dodanie odložil, rozhodnutie o dodatočnom nákupe prehodnoťte.
Zadajte množstvo a uložte objednávku
Potrebné množstvo zadajte do poľa «Моє замовлення» (Moja objednávka). Porovnajte hodnotu pri každej položke s pracovným zoznamom. Dôkladne skontrolujte najmä tovar, ktorý už očakávate od dodávateľa.
Stlačte «Зберегти замовлення» (Uložiť objednávku). V otvorenom okne «Замовлення постачальнику» (Objednávka dodávateľovi) vyplňte polia podľa objednávky a stlačte «Записати» (Zapísať). Uložené doklady si prezrite cez «Документ — Замовлення постачальникові» (Dokument — Objednávky dodávateľovi).
Pole «Термін блокування товару» (Obdobie blokovania tovaru) určuje dátum, do ktorého bude tovar nedostupný pri ďalšej tvorbe objednávky dodávateľovi. Tento dátum určte s ohľadom na dohodnutú dodaciu lehotu. Pred opätovným nákupom skontrolujte predchádzajúcu objednávku a obdobie blokovania osobitne od skutočnej dostupnosti tovaru.
Skontrolujte doklad a odovzdajte ho dodávateľovi
V Torgsoft je k dispozícii náhľad a tlač objednávky. Pred odovzdaním dokladu porovnajte zoznam tovaru a množstvá s vlastným rozhodnutím o nákupe. Overte, či ste zahrnuli všetky potrebné položky a odstránili tovar, ktorého nákup ste odložili.
Objednávku možno exportovať do Excelu alebo vytlačiť. Pripravený doklad odovzdajte dodávateľovi dohodnutým spôsobom. Kópiu odovzdanej objednávky si uschovajte na porovnanie so skutočnou dodávkou.
Vytvorte príjem po kontrole dodávky
Po prevzatí tovaru otvorte objednávku cez «Документ — Замовлення постачальникові» (Dokument — Objednávky dodávateľovi). Porovnajte prijaté položky a ich množstvo s dokladom. Ak je dodávka čiastočná, osobitne si zapíšte, čo ešte očakávate.
Akcia «Створити прихід на замовлення» (Vytvoriť príjem k objednávke) otvorí okno «Прихід» (Príjem). Upravte príjemku podľa skutočne prijatého tovaru a stlačte «Записати» (Zapísať). Po zapísaní program zaeviduje objednaný tovar, ktorý ešte nebol zaevidovaný. Na vytvorenie príjmu pre vybraný tovar je k dispozícii aj samostatné tlačidlo. Tovar z objednávky možno pridať do existujúcej príjemky akciou «Додати товари замовлення в прихід» (Pridať tovar z objednávky do príjmu).
Ak objednávka obsahuje tovar evidovaný po šaržiach, nie je možné k tejto objednávke vytvoriť príjemku. Pred vytvorením príjmu túto podmienku skontrolujte. Akcie s objednávkou sú opísané v návode «Замовлення постачальникові» (Objednávky dodávateľovi).
Vráťte sa na predchádzajúci krok