Výdaj zo skladu v Torgsoft: ako vydať zaplatený tovar a skontrolovať zostávajúce množstvo

Ak kupujúci zaplatí v predajni, ale tovar si vyzdvihne v sklade, predavač a skladník musia samostatne kontrolovať úhradu a skutočné odovzdanie nákupu. Pred výdajom skladník nájde záznam o predaji v Torgsoft, overí úhradu a už vydané množstvo. Po odovzdaní tovaru ihneď zaznamená, koľko kusov kupujúci prevzal.

Na tento účel má Torgsoft režim „Відвантаження зі складу“ (Výdaj zo skladu). Najprv rozdeľte povinnosti predavača a skladníka. Administrátor musí skontrolovať nastavenia účtovných stredísk — predajní alebo skladov v Torgsoft. Potom si predavač a skladník musia vyskúšať čiastočný výdaj v školiacej databáze — samostatnej databáze na skúšobné operácie — a skontrolovať vydané množstvo aj množstvo zostávajúce na prevzatie. Tento postup je určený maloobchodným podnikateľom pôsobiacim na Ukrajine.

Kto zaeviduje predaj a kto vydá nákup

Pred začiatkom práce určte, kto zodpovedá za jednotlivé úkony. Predavač odovzdá skladu údaje, podľa ktorých skladník nájde nákup a pripraví tovar. Skladník tieto údaje pred odovzdaním skontroluje. Ak obe úlohy vykonáva jedna osoba, postupne vykoná úkony predavača aj skladníka.

Určte aj to, kto bude pokračovať vo výdaji, ak si kupujúci preberá tovar po častiach počas viacerých zmien. Pred každým ďalším odovzdaním si tento pracovník musí prezrieť predchádzajúce záznamy, aby sa už prevzatý tovar nevydal opakovane.

Ako nastaviť výdaj zo skladu v Torgsoft

Administrátor, pred skúšobným predajom otvorte Налаштування → Параметри → Документи (Nastavenia → Parametre → Dokumenty) a vykonajte nastavenie dokumentov:

1. Pri predaji z iných účtovných stredísk povoľte potrebné oprávnenie: „Дозволити продаж з усіх торгових точок на формі “Реалізація”“ (Povoliť predaj zo všetkých predajných miest vo formulári Predaj) alebo „Дозволити продаж з усіх торгових точок на формі “Торгівля з випискою рахунка”“ (Povoliť predaj zo všetkých predajných miest vo formulári Obchodovanie s vystavením faktúry).
2. Zapnite prepínač „Друкувати накладні на відвантаження товару“ (Tlačiť dodacie listy na výdaj tovaru), ktorý sa sprístupní po predchádzajúcom nastavení: dodací list sa vytlačí po úhrade tovaru z iného strediska.
3. Pri ďalších predajoch aktuálneho strediska zapnite „Фіксувати відвантаження зі складу для поточного центру обліку“ (Evidovať výdaj zo skladu pre aktuálne účtovné stredisko). Ak sú povolené obe možnosti z prvého bodu, táto funkcia sa zapne automaticky a prepínač nie je dostupný.

Ak sa tovar nachádza vo viacerých strediskách, program sa opýta, z ktorého sa má predávať. Povolenie pre formulár „Реалізація“ (Predaj) blokuje zmenu množstva v časti „Склад реалізації“ (Položky predaja). Ak sú povolené obe možnosti, začiarkavacie políčko „Види“ (Druhy) nie je dostupné v časti „Залишки товару на складі“ (Zostatky tovaru na sklade), otvorenej tlačidlom „Вибір товару зі складу за видами товару“ (Výber tovaru zo skladu podľa druhov tovaru).

Skladník musí sám zaznamenať skutočne odovzdané množstvo.

Predavač musí vo formulári „Стан складу“ (Stav skladu) označiť „Усі склади“ (Všetky sklady), aby mohol vyberať tovar z rôznych účtovných stredísk. V režime „Відвантаження зі складу“ (Výdaj zo skladu) skladník vydáva iba tovar z aktuálneho účtovného strediska. Tovar z iných stredísk vydávajú pracovníci príslušných skladov.

Akú licenciu potrebujete

Licencie Torgsoft sú platené. „Старт“ (Štart) podporuje jedno účtovné stredisko. Pred zakúpením si v Torgsoft overte, či je režim „Відвантаження зі складу“ (Výdaj zo skladu) v tejto licencii dostupný.

Viacero účtovných stredísk, presuny tovaru medzi nimi a režim „Торгівля з випискою рахунка“ (Obchodovanie s vystavením faktúry) podporuje „Ультра“ (Ultra); v licencii „Старт“ (Štart) tieto funkcie nie sú dostupné. Pre každý počítač v lokálnej sieti je potrebná samostatná licencia. Ak chcete, aby vzdialené prevádzky pracovali súčasne cez internet s jednou databázou, vyberte Torgsoft-Terminal alebo Torgsoft-Online. Licencia Torgsoft-Terminal zahŕňa tri klientske pripojenia — prístupy pracovných staníc k programu na serveri; ďalšie pripojenia sa platia osobitne. Torgsoft-Online funguje na základe plateného predplatného: program a databáza sú umiestnené na serveri Torgsoft.

Porovnajte počet predajní, skladov a počítačov s možnosťami licencií a aktuálnymi obchodnými podmienkami. Pred úhradou si overte dostupnosť požadovaného režimu, rozsah licencie a počet pracovných miest.

Čo skontrolovať pred prvým výdajom

Porovnajte skutočné umiestnenie tovaru s účtovnými strediskami v programe. Ak sú stoličky v centrálnom sklade, predavač musí zaevidovať predaj z tohto strediska. Nesprávny výber skladu spôsobí nesprávnu evidenciu, aj keď má skladník k tovaru fyzický prístup.

Administrátor, predavač a skladník by mali spolu vyskúšať tento postup v školiacej databáze:

1. Zaevidujte predaj z požadovaného účtovného strediska.
2. Nájdite doklad v režime výdaja na sklade.
3. Zaznamenajte výdaj časti nákupu.
4. Dokončite výdaj a porovnajte celkové množstvo.

Každý pracovník musí vykonávať svoje úkony pod vlastným používateľským účtom — prihlásením do programu s vlastnými prístupovými právami. Administrátor tak môže odhaliť problémy s prístupom ešte pred začiatkom obsluhy kupujúcich.

Ako vydať tovar podľa pokladničného dokladu alebo dodacieho listu

Skladník musí každé odovzdanie ihneď zaznamenať v režime „Відвантаження зі складу“ (Výdaj zo skladu):

1. Otvorte Склад → Відвантаження зі складу (Sklad → Výdaj zo skladu).
2. Naskenujte čiarový kód pokladničného dokladu alebo dodacieho listu, prípadne zadajte kód pokladničného dokladu.
3. Skontrolujte úhradu, sklad, tovar a predchádzajúce výdaje. Pripravený tovar spočítajte spolu s kupujúcim.
4. Odovzdajte tovar.
5. Dvakrát kliknite na riadok alebo stlačte tlačidlo „Змінити“ (Zmeniť).
6. Vyplňte pole „Кількість відвантаження“ (Množstvo výdaja) podľa pokynov administrátora.
7. Stlačte „Записати“ (Zapísať).
8. Skontrolujte množstvo. Modrý riadok označuje čiastočný výdaj, zelený úplný.
9. Po úplnom výdaji stlačte „Закрити накладну“ (Zavrieť dodací list).

Administrátor musí podľa nižšie uvedeného príkladu s piatimi stoličkami pripraviť pokyny na skúšobný čiastočný výdaj.

Čo robiť, ak kupujúci stratil pokladničný doklad

Skladník musí stlačiť „Реалізація товару“ (Predaj tovaru) a vyhľadať predaj podľa príjemcu, ktorého možno určiť v programe, podľa predavača, tovaru alebo obdobia. Požadovaný záznam otvorí tlačidlom „Вибрати“ (Vybrať).

Začnite približným dátumom nákupu a miestom predaja, potom overte ostatné údaje. Ak má viacero predajov rovnaký názov tovaru, dokument nemožno jednoznačne vybrať. Ak pochybnosti pretrvávajú, predavač alebo vedúci zmeny musí skontrolovať úhradu a zistiť, či sa naozaj dostavila osoba, ktorej sa má nákup odovzdať.

Skladník musí v hľadaní predaja pokračovať aj bez papierového pokladničného dokladu. Ak má nákup vyzdvihnúť iná osoba, predavač to musí vopred dohodnúť s kupujúcim a odovzdať skladu údaje o príjemcovi a predaji. Vedúci zmeny musí zabezpečiť overenie úhrady, predchádzajúcich výdajov a dohodnutého príjemcu. Nesmie zavádzať svojvoľné požiadavky na dodatočné potvrdenia alebo kópie dokladov pre stratu pokladničného dokladu. Pred odovzdaním tovaru musí skladník dostať potvrdenie, ktorý predaj vydáva, komu a v akom nevyzdvihnutom množstve.

Ako vydať päť stoličiek v dvoch etapách

Ilustračný príklad. Kupujúci zaplatil za päť stoličiek, ale najprv si prevezme jednu. Po prvom odovzdaní má byť výsledok takýto: predané — 5, vydané — 1, zostáva vydať — 5 − 1 = 4. Pri tomto prvom výdaji zadajte do poľa „Кількість відвантаження“ (Množstvo výdaja) hodnotu „1“.

Pri ďalšom prevzatí skladník najprv skontroluje predchádzajúci výdaj a potom odovzdá zvyšné štyri stoličky. Po zaznamenaní má celkové vydané množstvo predstavovať 1 + 4 = 5 a množstvo zostávajúce na výdaj 0.

Pred opakovaným výdajom musí administrátor overiť postup zadávania množstva na technickej podpore Torgsoft:

1. Opíšte príklad: predaných je päť stoličiek, prvý výdaj jednej stoličky je už zaznamenaný a treba odovzdať ďalšie štyri.
2. Overte, či pole „Кількість відвантаження“ (Množstvo výdaja) určuje množstvo aktuálneho odovzdania alebo celkové vydané množstvo a akú hodnotu treba v tomto prípade zadať.
3. Vyskúšajte vysvetlený postup v školiacej databáze: zaznamenajte prvý výdaj jednej stoličky a potom výdaj zvyšných štyroch. Skontrolujte výsledok: celkovo vydaných päť, zostáva vydať nula.
4. Zapíšte postup vypĺňania poľa do pokynov pre skladníkov.

Po každom zázname musí skladník porovnať celkové vydané množstvo a množstvo zostávajúce na prevzatie so skutočnými odovzdaniami kupujúcemu.

Ako kontrolovať výdaj podľa faktúry

V režime „Торгівля з випискою рахунка“ (Obchodovanie s vystavením faktúry) umožňuje čiastočný výdaj vytvoriť viacero výdajových dodacích listov k jednej faktúre. Výdajový dodací list je dokument, v ktorom je uvedený tovar a jeho množstvo na výdaj. Stav „Повністю відвантажені“ (Úplne vydané) znamená, že všetok tovar z faktúry je rozdelený medzi jej výdajové dodacie listy. Pracovník, ktorý vystavuje dodacie listy, musí zapnúť možnosť „Часткове відвантаження“ (Čiastočný výdaj), aby mohol pre každý dodací list vybrať tovar a jeho množstvo.

Skladník musí osobitne kontrolovať, koľko tovaru kupujúci skutočne prevzal. V uvedenom ilustračnom príklade môže dodací list zahŕňať všetkých päť stoličiek, no po odovzdaní jednej zostanú na výdaj štyri.

Ak administrátor zapol možnosť „Автоматично закривати повністю оплачені видаткові накладні в Торгівлі з випискою рахунка“ (Automaticky zatvárať úplne uhradené výdajové dodacie listy v obchodovaní s vystavením faktúry), program zablokuje úpravy úplne uhradených dodacích listov, kým sa vynútene neotvoria.

Pri rozdeľovaní úhrady dodacieho listu alebo preddavku na faktúru — peňazí zaplatených kupujúcim vopred — sa úplne uhradené dodacie listy zatvárajú tiež automaticky. Toto pravidlo sa nevzťahuje na dodacie listy s preplatkom, pri ktorých suma úhrady prevyšuje ich hodnotu.

Ako vyriešiť chybu v množstve

Ak zaznamenané množstvo nezodpovedá skutočnému odovzdaniu, skladník musí pozastaviť ďalší výdaj v danom riadku a privolať vedúceho zmeny. Spoločne zistite príčinu: pracovník vybral iný záznam o predaji, nesprávne zaznamenal množstvo alebo odovzdal tovar navyše. Od príčiny závisí spôsob opravy.

1. Skontrolujte doklad, tovar, účtovné stredisko a množstvo, ktorého prevzatie kupujúci potvrdzuje.
2. Spočítajte pripravené a ešte neodovzdané kusy. Zistite, či vo výdaji už pokračoval iný pracovník.
3. Zaznamenajte okolnosti nezrovnalosti do interného záznamu a dohodnite spôsob opravy s pracovníkom povereným opravovaním takýchto chýb.
4. Po oprave znovu skontrolujte vydané množstvo a množstvo zostávajúce na prevzatie.

Ak postup opravy chybného výdaja nie je známy, pracovník zodpovedný za opravu si ho musí overiť na technickej podpore Torgsoft. Dovtedy nevytvárajte opakovaný predaj ani nemeňte úhradu len preto, aby sa záznam skladu zhodoval.

Ako denne kontrolovať neprevzaté nákupy

Vedúci zmeny musí skontrolovať vydaný a nevydaný tovar na karte „Аналіз відвантажень“ (Analýza výdajov). V poli „Історія відвантаження“ (História výdaja) v dolnej časti formulára skontrolujte dátum, čas a používateľa, ktorý vykonal zmeny.

Na konci zmeny zaveďte kontrolu nedokončených výdajov. Pri každom z nich musí vedúci zmeny zistiť dôvod: kupujúci ešte neprišiel, prevzal iba časť, čaká na prepravu alebo vznikla nezrovnalosť. Potom určí ďalší postup, pridelí ho pracovníkovi a odovzdá túto informáciu nasledujúcej zmene.

Ako nastaviť prístup pracovníkov

Používajte osobné používateľské účty a pracovníkom prideľujte iba práva potrebné na prácu. Administrátor musí vykonať tieto kroky:

1. Uistite sa, že skladník môže vyhľadávať požadované záznamy o predaji, zaznamenávať výdaj a prezerať jeho históriu.
2. Zistite, kto má právo meniť predaje, úhrady a nastavenia. Tento prístup odsúhlaste s vedúcim.
3. Požiadajte každého pracovníka, aby vykonal celý svoj postup výdaja pod vlastným používateľským účtom a overil, že pridelené práva postačujú.

Najprv určte osoby zodpovedné za predaj, výdaj a riešenie nezrovnalostí. Potom administrátor nastaví potrebné účtovné strediská a spolu s pracovníkmi v školiacej databáze prejde predaj, čiastočné odovzdanie a dokončenie výdaja. Každý pracovník potom musí poznať svoje úlohy a zaznamenané vydané množstvo aj zostatok na prevzatie musia zodpovedať skutočnému odovzdaniu.