Odstráňte staré dokumenty a zachovajte aktuálne súhrny
Každý deň obchod spracúva predaje, príjmy, vrátenia, presuny a platby. Za roky prevádzky sa nahromadí veľká história dokumentov. Ak sa databáza zväčšila a práca s ňou sa spomalila, zvážte, ktorú históriu treba ponechať v aktuálnej evidencii.
Doplnková možnosť Торгсофт „Odstránenie štatistík uzavretých období“ odstraňuje staré finančné a skladové dokumenty za uzavreté mesiace. Zmenšuje objem údajov a pomáha zrýchliť program. Súhrny potrebné pre ďalšiu evidenciu sa zachovajú.
Kedy plánovať čistenie
Zvážte čistenie, ak sú staré mesiace už uzavreté a podrobné dokumenty za ne už nepotrebujete v pracovnej databáze. Najprv určte, po ktorú hranicu chcete históriu odstrániť a ktoré dokumenty ešte môžete potrebovať na kontrolu alebo preskúmanie starších operácií.
Napríklad sa v obchode nahromadila história za niekoľko sezón. Majiteľ potrebuje aktuálne skladové zásoby, dlhy voči dodávateľom a sumy nákupov zákazníkov, pričom staré dokumenty chce uchovať v archíve. V takejto situácii sa príprava začína kontrolou súhrnov a vytvorením zálohy.
Čo zostane po odstránení
Торгсофт vytvorí počiatočné zostatky dlhov, ktoré vyjadrujú vzájomné zúčtovania s dodávateľmi a zákazníkmi ku koncu posledného uzavretého obdobia. Stav skladov sa prenesie do príjemiek s dátumom posledného dňa tohto obdobia v mene posledného nákupu tovaru. Podľa Help sa skladové súhrny pred odstránením a po ňom majú zhodovať, okrem tovaru so zápornými zásobami v niektorom evidenčnom stredisku k dátumu odstránenia. Aktuálna evidencia tak vychádza z počiatočných údajov namiesto úplnej histórie starých dokumentov.
Zachovajú sa aj nahromadené sumy nákupov zákazníkov a stav pokladníc. Zároveň sa vymaže denník zmien dokumentov a protokol činností používateľov za odstránené obdobie. Podľa Help sa súhrnná daňová faktúra obsahujúca tovar prepojený s odstraňovaným skladovým dokladom môže odstrániť celá, aj keď obsahuje operácie z iných období. Ak sa vám staršie zmeny dokumentov môžu hodiť pri rozbore situácií, zohľadnite to pred spustením.
Čo je dôležité uložiť osobitne
Archív databázy a zaznamenané súhrny pred čistením: sú potrebné na kontrolu výsledku a prípadné obnovenie.
Ako sa pripraviť a skontrolovať výsledok
Určte potrebné mesiace
Vyberte staré obdobia, ktorých históriu plánujete odstrániť. Odstránenie sa vykonáva za uzavreté mesiace, preto musia byť príslušné obdobia uzavreté vopred. Štatistiky sa odstraňujú postupne od najstaršieho mesiaca po vybrané uzavreté obdobie; posledný uzavretý mesiac zostáva viditeľný na vytvorenie počiatočných skladových zásob. Obdobie obsahujúce predaj sa neodstráni, ak bolo súvisiace vrátenie tovaru zaznamenané v neskoršom období, ktoré ešte nebolo odstránené.
Zapíšte si súhrny
Zaznamenajte množstvo tovaru v skladoch, dlhy dodávateľov a zákazníkov, peniaze v pokladniciach a na účtoch, sumy nákupov a aktuálne bonusy zákazníkov. Pri zúčtovaní v cudzích menách je praktické zapísať údaje osobitne pre každú menu.
Uložte archív
Pred odstránením program ponúkne vytvorenie záložnej kópie databázy. Uložte ju pred začiatkom čistenia. Samotné odstránenie treba vykonať na serverovom počítači, na ktorom je databáza umiestnená.
Po vyčistení porovnajte údaje
Porovnajte tie isté ukazovatele so záznamami spred odstránenia. Ak sa ukazovatele líšia o viac než jednu jednotku, obráťte sa na technickú podporu a dohodnite obnovu databázy z archívu.
Naplánujte čistenie na čas, ktorý obchodu vyhovuje. Vopred sa dohodnite, kto uloží archív a kto po dokončení skontroluje skladové zásoby a vzájomné zúčtovania.
Informujte sa o aktivácii možnosti
O konzultáciu k aktivácii požiadajte oddelenie objednávok cez Telegram @torgsoft_sale alebo telefonicky na čísle +38 (067) 558 37 84.
Vráťte sa na predchádzajúci krok