Ako chrániť predajňu pred manipuláciami personálu: nastavenia Torgsoft a pravidlá kontroly
Straty spôsobené personálom najčastejšie vznikajú tam, kde jedna osoba môže vykonať operáciu, zmeniť jej výsledok a samostatne skryť stopy. Ochrana sa začína rozdelením právomocí, osobnými používateľskými účtami, zaznamenávaním činností a pravidelnou kontrolou výnimiek.
V praxi technickej podpory Torgsoft sa vyskytli predaje zrušené po prijatí peňazí, neoprávnené zľavy, fiktívne vrátenia, zmena cien pred predajom, manipulácia inventarizácie, rozdiely pri interných presunoch a úpravy starých dokladov. Jednotlivý prípad ešte nedokazuje úmysel: príčinou môže byť chyba, nesprávne nastavenie alebo nepochopenie procesu. Opakované odchýlky však treba preverovať.
Torgsoft obmedzuje nebezpečné činnosti, uchováva informácie na kontrolu a pomáha nájsť nezrovnalosti. Program nemôže určiť úmysel človeka, potvrdiť skutočnú prítomnosť tovaru na polici ani zistiť, kto fyzicky použil cudzí odznak.
Ako vybudovať ochranu: tri úrovne
| Úroveň | Čo treba urobiť | Aké riziko sa znižuje |
|---|---|---|
| Prevencia | Obmedziť roly, ručné zmeny cien a zliav, vymazanie tovaru z predaja, úpravu starých dokladov | Zamestnanec nemôže samostatne vykonať nebezpečnú operáciu |
| Osobná zodpovednosť | Samostatný používateľ a heslo pre každého zamestnanca, osobný odznak, zákaz spoločných účtov | Činnosť možno spojiť s konkrétnym zamestnancom |
| Odhaľovanie | Kontrolovať zrušenia, ručné zľavy, vrátenia, odpisy, rozdiely presunov a zmeny dokladov | Odchýlky sa nehromadia mesiace |
Ak zostane iba tretia úroveň, majiteľ bude neustále hľadať porušenia vo veľkom objeme údajov. Ak zostanú iba obmedzenia, zamestnanci začnú používať spoločné heslá alebo žiadať nadmerné práva «pre pohodlie». Preto musia všetky tri úrovne fungovať súčasne.
1. Pokladňa: zrušenia predajov, hotovosť a platby kartou
Kde vzniká riziko
Pokladník môže prijať od kupujúceho peniaze, ale nedokončiť predaj; zrušiť jednotlivé položky alebo celý bloček; nesprávne uviesť spôsob platby; vykonať vrátenie bez riadnej kontroly. Znakmi rizika sú časté zrušenia po naskenovaní tovaru, opakujúce sa «chyby pokladníka», rozdiely medzi Torgsoft, hotovosťou, výkazom bankového terminálu a fiškálnymi účtenkami.
Čo nastaviť v Torgsoft
- Zakázať vymazanie tovaru z predaja pre rolu predajcu. V tomto režime zrušenie omylom pridaného tovaru vykonáva administrátor.
- Ak úplný zákaz prekáža práci, zapnúť «Registrovať vymazanie tovaru z predaja» s povinným dôvodom a zodpovednou osobou. Kontrolovať výkaz «Sklad → Zrušené tovary z predajov».
- Nastaviť automatickú tlač účtenky po platbe. Kupujúci musí dostať doklad so zoznamom tovaru, cenami, zľavami a čiarovým kódom na vrátenie.
- Skryť pred predajcom sumu, ktorá má byť v pokladni, a používať požiadavku na skutočný zostatok pri prihlásení, kontrolu podľa bankoviek a režim «Platba → Súhrny pokladne».
- Pri platbách kartou pripojiť integráciu s bankovým terminálom: suma sa prenáša z Torgsoft do terminálu a výsledok operácie sa vracia do programu. Pre rolu predajcu vypnúť právo «Povolené nepoužívať spojenie s bankovým terminálom».
Aký predpis je potrebný
- Na začiatku a na konci zmeny prepočítať pokladňu a zaznamenať výsledok v programe.
- Denne porovnávať hotovosť, platby kartou, vrátenia, inkasá, Z-výkaz PRRO alebo RRO a bankový terminál.
- Zrušenia po oznámení sumy kupujúcemu a vrátenie peňazí vykonávať iba podľa určeného predpisu. Operáciu potvrdzuje iný oprávnený zamestnanec vlastným heslom alebo odznakom.
- Synchronizovať čas na pokladničnom počítači a videorekordéri. Potom možno udalosť vo výkaze rýchlo porovnať so záznamom kamery.
Výkaz o zrušených tovaroch ukazuje čas, tovar, množstvo, cenu, dôvod, predajcu a účtovné stredisko. To umožňuje kontrolovať výnimky, nie prezerať všetky predaje za sebou.
Ak pri jednej pokladni pracuje viac ľudí pod spoločným používateľom, nie je možné určiť autora operácie. Každý predaj, vrátenie, zrušenie a inkaso musia byť spojené s konkrétnym zamestnancom.
2. Zľavy, bonusy a zľavové karty
Kde vzniká riziko
Zamestnanec môže použiť kartu s veľkou zľavou na bežný nákup, použiť bonusy iného zákazníka, dočasne zmeniť parametre vernostného systému alebo nastaviť ručnú zľavu bez schválenia. Ak kupujúci nedostal účtenku a nevie o akcii, rozdiel si ťažšie všimne.
Čo nastaviť v Torgsoft
- Zakázať predajcovi ručný výber zákazníka z úplného zoznamu a úpravu kariet zákazníkov, výšky zľavy a bonusových parametrov.
- Zapnúť «Zakázať predajcovi zadávať číslo zľavovej karty z klávesnice (iba skenerom)».
- Pre predajne s hodnotnými bonusmi alebo významnými osobnými zľavami používať overenie zľavovej karty cez SMS. Kód príde na telefón majiteľa karty, preto fyzická karta alebo znalosť jej čísla nestačí.
- Ručné zľavy ponechať iba tým rolám, ktoré ich potrebujú podľa pracovnej pozície. Nastaviť povolený limit a určiť prípady, keď je potrebné schválenie administrátora.
- Kontrolovať «Analýza → Analýza používania zliav»: ručné zľavy na tovar a doklad, zmenu percenta, úpravu sumy, nadmerné zľavy, predaj pod obstarávaciu cenu alebo pod cenu s tovarovou zľavou.
Aký predpis je potrebný
- Podmienky akcií a ceny umiestniť tak, aby ich kupujúci videl pred platbou.
- Každému kupujúcemu vydať účtenku. V účtenke vidí skutočnú cenu a použitú zľavu.
- Týždenne porovnávať zamestnancov podľa podielu ručných zliav, priemerného percenta a predajov pod stanovenými limitmi.
- Zmeny pravidiel vernostného systému a kariet s veľkými bonusovými zostatkami zveriť samostatnej role, ktorá nepracuje pri pokladni.
Zamestnanec môže mať cudziu kartu. Pri rizikových operáciách je potrebné dodatočné potvrdenie majiteľa karty alebo iná kontrola, napríklad overenie telefónneho čísla.
3. Vrátenie tovaru a darčekové poukazy
Kde vzniká riziko
Vrátenie vytvára pohyb tovaru späť na sklad a môže zahŕňať vyplatenie peňazí. Nebezpečné sú preto vrátenia bez pôvodného predaja, použitie cudzieho odznaku, opakované vyplatenie, vrátenie nesprávneho tovaru a zmena spôsobu vyplatenia. Pri poukazoch vzniká dodatočné riziko, ak ich vrátenie, opätovné použitie a vyplatenie hotovosti nie sú upravené jedným procesom.
Čo nastaviť v Torgsoft
- Vykonávať vrátenie podľa čiarového kódu účtenky. Torgsoft otvorí zoznam tovarov práve z príslušného predaja a umožní vybrať položky a množstvo na vrátenie.
- Obmedziť roly: pokladník vybavuje štandardné vrátenie a neštandardné vrátenie bez účtenky alebo zmena vyplatenia vyžadujú samostatné právo a schválenie.
- Zapnúť denník zmien dokladov a kontrolovať vrátenia spolu s príslušným predajom a platbou.
- Pri darčekových poukazoch používať jedinečné čiarové kódy a evidenciu predaja a použitia v Torgsoft. Prístup k vydávaniu, vráteniu a zmene parametrov poukazu rozdeliť medzi roly.
Aký predpis je potrebný
- Vyplatenie vykonávať rovnakým spôsobom, akým bol nákup zaplatený, ak právne predpisy a schválený predpis predajne nestanovujú iný postup.
- Pred potvrdením vrátenia fyzicky skontrolovať tovar, kompletnosť, sériové číslo a stav obalu.
- Odznak administrátora nenechávať pri pokladni a neodovzdávať iným zamestnancom. Potvrdenie cudzím odznakom nie je kontrola.
- Vrátenie poukazu, obnovenie jeho platnosti alebo vyplatenie peňazí — sú samostatné kontrolované operácie. Nemal by ich samostatne vykonávať predajca, ktorý poukaz predal alebo prijal.
4. Zámena tovaru, zmena ceny a predaj neevidovaného tovaru
Kde vzniká riziko
Do tejto skupiny patrí použitie čiarového kódu lacnejšieho tovaru, krátkodobá zmena ceny pred predajom, výdaj iného tovaru zo skladu a predaj tovaru, ktorý nie je v príjmových dokladoch. Riziko rastie, ak pokladník môže upravovať kartu tovaru, zadávať čiarový kód ručne, meniť cenu a samostatne vydávať tovar zo skladu.
Čo nastaviť v Torgsoft
- Zakázať role predajcu meniť kartu tovaru, čiarové kódy, maloobchodnú cenu, druh tovaru, príjem a doklady odpisu.
- Ak je to možné, vypnúť ručné zadávanie čiarového kódu tovaru pri predaji — tovar sa pridáva skenerom.
- Zapnúť «Viesť denník zmien dokladov». Pri podozrivom predaji skontrolovať protokol činností používateľov a zmeny súvisiacich skladových a finančných dokladov.
- Skryť množstvo na sklade pred rolami, ktoré ho nepotrebujú na prácu. Osobitne kontrolovať nulové a záporné zostatky: fyzicky prítomný tovar musí byť včas prijatý na sklad.
- Pri predaji so samostatným skladom tlačiť faktúru alebo doklad skladníka. Skladník vydáva tovar podľa zaplateného dokladu, nie na ústnu žiadosť pokladníka.
- Kontrolovať príjmové faktúry podľa množstva a súm. Po kontrole nastaviť príznak «Kontrola vykonaná», aby sa zakázala ďalšia úprava skontrolovanej faktúry.
Aký predpis je potrebný
- Žiadny tovar sa nedostane na policu bez príjmového dokladu a označenia prijatého v predajni.
- Zamestnanec, ktorý vytvoril príjem, by ho nemal samostatne kontrolovať a blokovať.
- Pri drahých alebo kompaktných tovarových skupinách vykonávať náhle výberové prepočty podľa čiarových kódov.
- Pri oddelenej platbe a výdaji pokladník zodpovedá za správny doklad, skladník — za zhodu skutočne vydaného tovaru s dokladom.
5. Interné presuny medzi skladom a predajňami
Kde vzniká riziko
Ak predajňa samostatne zmení množstvo pri príjme, manko môže byť pripísané odosielajúcemu skladu. Bez samostatnej kontroly nie je možné zistiť, v ktorej fáze rozdiel vznikol.
Čo nastaviť v Torgsoft
- Interné presuny vykonávať cez režim «Tovar na ceste», aby sa odoslanie a príjem nezliali do jednej nekontrolovanej činnosti.
- Na strane príjemcu vykonať «Skontrolovať faktúru» a zadať skutočné množstvo. Pri rozdieloch program ponúkne vytvoriť výkaz a počas príjmu vytvorí opravné doklady.
- Rozdeliť práva na vytvorenie presunu, kontrolu množstva, uplatnenie výsledkov a zrušenie kontroly faktúry.
- Zapnúť denník zmien dokladov: výsledky kontroly a použité zmeny v internom presune sa zaznamenávajú v denníku.
Aký predpis je potrebný
- Odosielateľ a príjemca počítajú tovar nezávisle od seba.
- Rozdiel sa neopravuje ústnou dohodou. Zaznamená sa výkazom, skontroluje sa balenie, trasa, video a zodpovedné osoby v každej fáze.
- Drahý tovar odovzdávať so zapečatením obalu, fotodokumentáciou alebo sériovými číslami, ak to zodpovedá druhu tovaru.
6. Inventarizácia bez možnosti prispôsobiť výsledok
Kde vzniká riziko
Ak zamestnanec počas počítania vidí účtovný zostatok, môže túto hodnotu preniesť do skutočného množstva bez kontroly police. Tak sa manko nedostane do výsledkov inventarizácie.
Čo nastaviť v Torgsoft
- Zapnúť «Obmedziť inventarizačný výkaz na vykonanie inventarizácie predajcom».
- Pre príslušnú rolu aktivovať «Skryť množstvo na sklade pre tovar pri inventarizácii». Zamestnanec zadáva iba skutočný výsledok počítania.
- Nedávať počítacej komisii právo samostatne uzavrieť výkaz a uplatniť výsledky bez kontroly.
- Pred inventarizáciou dokončiť alebo zastaviť pohyb tovaru, určiť moment fixácie zostatkov a skontrolovať záporné zostatky.
Aký predpis je potrebný
- Používať slepé počítanie: prvý zamestnanec počíta, druhý kontroluje iba položky s rozdielmi.
- Neoznamovať účtovný zostatok pred dokončením prvotného počítania.
- Vykonávať plánované inventarizácie aj krátke náhle kontroly rizikových skupín tovaru.
- Po odstránení chýb uzavrieť obdobie, aby sa doklady minulého obdobia nemenili bez kontrolovaného otvorenia.
7. Účtovník, administrátor a zamestnanci s rozšírenými právami
Kde vzniká riziko
Používateľ s nadmernými právami môže meniť staré doklady, dátumy, platby, ceny, parametre programu alebo otvárať uzavreté obdobia. Rodinné väzby, dlhá prax ani pozícia nenahrádzajú technické rozdelenie prístupov.
Čo nastaviť v Torgsoft
- Vytvoriť samostatné roly pre účtovníka, vedúceho, administrátora, pokladníka a skladníka. Plné práva ponechať iba majiteľovi alebo systémovému administrátorovi, ktorý vykonáva určené úlohy.
- Každému zamestnancovi vytvoriť samostatného používateľa s rozpoznateľným menom. Účty typu user, test alebo jedno heslo na celú zmenu znemožňujú osobnú zodpovednosť.
- Zapnúť «Súbor → Protokol činností používateľov», «Protokol činností používateľa pre formuláre úprav» a «Denník zmien dokladov».
- Pravidelne uzatvárať obdobia. Právo otvárať alebo odblokovať minulé obdobia udeliť iba určenej role.
- Zakázať zamestnancom mazať alebo meniť finančné, skladové doklady a kritické nastavenia, ak to nepatrí medzi ich stále povinnosti.
- Ak existuje podozrenie na operácie spätne, porovnať dátum dokladu so skutočným časom jeho vytvorenia v pohybe tovaru a protokoloch. Vo finančných dokladoch dodatočne skontrolovať postupnosť čísel.
Pri odstraňovaní štatistík uzavretých období za príslušné obdobie sa vyčistí aj denník zmien dokladov a protokol činností používateľov. Ak existuje podozrenie na porušenie, najprv uložte záložnú kópiu databázy a dohodnite postup kontroly s technickou podporou.
Čo má kontrolovať majiteľ
| Periodicita | Kontrola | Na čo sa pozerať |
|---|---|---|
| Denne | Pokladňa, platby kartou, vrátenia, zrušenia | Rozdiely súm, nedokončené predaje, veľa zrušení na konci zmeny, netypické vrátenia |
| Týždenne | Zľavy, odpisy, zmeny dokladov, interné presuny | Ručné a nadmerné zľavy, predaj pod limit, opakujúce sa dôvody odpisu, rozdiely pri jednom zamestnancovi |
| Mesačne | Inventarizácia, uzavretie obdobia, prístupové práva | Manká podľa tovarových skupín, záporné zostatky, nadbytočné práva, používatelia prepustených zamestnancov |
| Štvrťročne | Úplný audit rolí a predpisov | Dočasné povolenia, ktoré zostali natrvalo, spoločné heslá, operácie bez nezávislej kontroly |
Kontrola má byť krátka a pravidelná. Majiteľ nemusí kontrolovať každú činnosť. Treba určiť operácie so zvýšeným rizikom, normálne hranice a zodpovedného za posúdenie odchýlok.
Znaky, ktoré vyžadujú kontrolu
- Časté rušenia tovaru alebo predaja jedným zamestnancom.
- Ručné zľavy, úprava sumy, predaj pod obstarávaciu cenu alebo stanovený limit.
- Vrátenie bez účtenky, opakované vrátenia alebo vyplatenie iným spôsobom.
- Zmena ceny, karty zákazníka alebo dokladu krátko pred predajom alebo hneď po ňom.
- Doklady minulých dátumov vytvorené neskôr podľa poradového čísla alebo opakované otváranie uzavretých období.
- Rozdiely interných presunov, ktoré sú systematicky spojené s tou istou zmenou, trasou alebo zamestnancom.
- Prebytky a manká, ktoré sa opakujú pri rovnakých tovaroch.
- Pokusy používateľa otvoriť zakázané formuláre alebo časté žiadosti o širšie práva bez jasnej pracovnej potreby.
Rovnaký výsledok môže vzniknúť zneužitím, chybou v predpise, nesprávnymi právami alebo nedostatočným zaškolením. Záver sa robí po porovnaní dokladov, denníkov, skutočných zostatkov, pokladne, bankových operácií a videa.
Čo robiť, ak vznikne podozrenie
- Uložte údaje. Vytvorte záložnú kópiu databázy. Nemažte doklady, denníky ani štatistiky a «neopravujte» podozrivé operácie pred kontrolou.
- Zúžte obdobie. Zapíšte dátum, približný čas, účtovné stredisko, pokladňu, používateľa, tovar, sumu, číslo účtenky alebo dokladu.
- Porovnajte zdroje. Skontrolujte účtenku, finančný a skladový doklad, protokol činností, denník zmien, bankový terminál, PRRO alebo RRO a video.
- Obmedzte riziko bez zničenia stôp. Dočasne odoberte nadbytočné práva alebo prístup k rizikovej operácii. Neposkytujte podozrivému heslo majiteľa na «opravu» situácie.
- Zaznamenajte vysvetlenie. Požiadajte zamestnanca, aby postupne opísal činnosti. Porovnajte vysvetlenie s časom a záznamami programu.
- Obráťte sa na technickú podporu Torgsoft. Odovzdajte konkrétne identifikátory a časový úsek. Špecialista pomôže obnoviť postupnosť udalostí v databáze, ale manažérske alebo právne rozhodnutie prijíma majiteľ.
Základný kontrolný zoznam nastavenia
- Každý zamestnanec má osobného používateľa, heslo a v prípade potreby odznak.
- Rola zodpovedá pracovnej pozícii; nadbytočné menu, formuláre, stĺpce a činnosti sú zatvorené.
- Prepustení zamestnanci nemajú aktívny prístup.
- Predajca nemôže vymazať tovar z predaja alebo sa každé vymazanie registruje s dôvodom a zodpovednou osobou.
- Účtenka sa tlačí po každej platbe.
- Ručný výber zákazníka, zadanie zľavovej karty a zmena pravidiel vernostného systému sú obmedzené.
- Ručné zľavy a zmena ceny sú dostupné iba oprávneným rolám.
- Platba kartou sa prenáša na integrovaný terminál; predajca nemôže vypnúť spojenie.
- Vrátenia sa vykonávajú podľa účtenky a kontrolujú sa samostatne.
- Príjmové faktúry kontroluje iný zamestnanec než ten, ktorý ich vytvoril.
- Interné presuny prechádzajú cez «Tovar na ceste» a nezávislé počítanie príjemcu.
- Inventarizácia pre počítaciu komisiu nezobrazuje účtovný zostatok.
- Je zapnutý protokol činností používateľov a denník zmien dokladov.
- Obdobia sa pravidelne uzatvárajú; ich otvorenie je kontrolované.
- Denné, týždenné a mesačné kontroly majú zodpovedných a zaznamenaný výsledok.
- Čas v Torgsoft, na pokladni, termináli a videorekordéri je synchronizovaný.
- Záložné kópie sa vytvárajú automaticky a kontroluje sa možnosť obnovenia.
Pokyny Torgsoft na nastavenie kontroly
- Nastavenie rolí — prístup k menu, formulárom a činnostiam programu.
- Nastavenie prístupu — obmedzenia pre predajcu, pokladňu, zľavové karty a inventarizáciu.
- Zrušené tovary z predajov — registrácia dôvodu, zodpovednej osoby a výkaz pre majiteľa.
- Protokol činností používateľov a Denník zmien dokladov.
- Tovar na ceste — kontrola interného presunu a spracovanie rozdielov.
- Inventarizácia pomocou počítača — skrytie účtovného množstva pred zamestnancom, ktorý počíta tovar.
- Vrátenie tovaru podľa účtenky — výber tovaru z príslušného predaja.
Vráťte sa na predchádzajúci krok