Keď dopyt klesá a náklady rastú, majiteľ obchodu musí každý týždeň porovnávať dostupné peniaze s platbami podľa konkrétnych dátumov. Začnite zostatkami v pokladnici a na účtoch, zostavte plán príjmov a výdavkov na štyri týždne, samostatne uveďte platby dodávateľom, mzdy, dane a výbery peňazí majiteľom. Nové nákupy schvaľujte s ohľadom na dopyt, skladové zásoby a na to, kedy obchod dostane platbu od zákazníkov.
Zároveň vyhodnoťte náklady, vopred s dodávateľmi prediskutujte zvládnuteľný harmonogram platieb a určte postup pri výpadkoch elektriny. Každý týždeň nahraďte plánované sumy skutočnými a prehodnoťte rozhodnutia, ak príjmy nestačia na najbližšie záväzky.
Zistite, koľko peňazí môže obchod použiť
Majiteľ spolu s účtovníkom alebo pracovníkom, ktorý vedie finančné účtovníctvo, musí rozlišovať tri ukazovatele. Predaj ukazuje, za akú sumu zákazníci nakúpili tovar. Príjmy ukazujú, koľko peňazí obchod skutočne dostal. Zisk závisí aj od obstarávacej ceny predaného tovaru a ďalších nákladov príslušného obdobia.
Napríklad predaj s odloženou platbou ešte neposkytuje peniaze na vyrovnanie účtu s dodávateľom. Úhrada za predtým prijatú dodávku dnes znižuje zostatok peňazí, hoci časť tovaru môže stále ležať v sklade. Samotný zostatok na účte preto neukazuje zisk a neurčuje, koľko si majiteľ môže vybrať na osobné potreby.
Na prvý výpočet zhromaždite tieto údaje:
- Dostupné peniaze. Spočítajte hotovosť a zostatky na účtoch, ktoré možno použiť. Prevod medzi vlastnými účtami nezapočítavajte ako nový príjem obchodu.
- Očakávané platby. Uveďte sumu, očakávaný dátum prijatia a dôvod: bežné maloobchodné predaje, úhrada za konkrétnu objednávku alebo splatenie dlhu zákazníkom.
- Budúce výdavky. Uveďte príjemcu, sumu, termín, zodpovedného pracovníka a doklad, na základe ktorého treba platiť.
- Vrátenia peňazí zákazníkom. Naplánujte ich v samostatnom riadku, aby sa nestratili medzi ostatnými výdavkami.
- Výbery majiteľa. Uveďte sumu a dátum osobitne od prevádzkových nákladov obchodu.
Účtovník musí do kalendára zadať presné sumy a termíny mzdových a daňových platieb vášho podnikania. Majiteľ doplní nájomné, dodávky, dopravu, údržbu zariadení a ďalšie schválené náklady. Výsledkom tejto fázy je jednotný zoznam platieb, v ktorom má každá suma dátum a zodpovednú osobu.
Zostavte týždenný plán pohybu peňazí
Veďte plán v tabuľke: každý stĺpec zodpovedá jednému týždňu a každý riadok druhu príjmu alebo výdavku. Vzorec zostatku je jednoduchý: peniaze na začiatku + príjmy − výdavky = peniaze na konci. Konečný zostatok jedného týždňa sa stáva počiatočným zostatkom nasledujúceho.
Modelový príklad. Obchod má na začiatku plánovania 40 000 грн. Všetky sumy v tabuľke sú vymyslené na vysvetlenie výpočtu. Príjmy predstavujú peniaze, ktoré má obchod podľa očakávaní skutočne dostať počas príslušného týždňa; platby dodávateľom zahŕňajú úhrady za už schválené dodávky.
| Ukazovateľ, грн | Týždeň 1 | Týždeň 2 | Týždeň 3 | Týždeň 4 |
|---|---|---|---|---|
| Peniaze na začiatku | 40 000 | 47 000 | 29 000 | 44 000 |
| Príjmy od zákazníkov | 60 000 | 55 000 | 65 000 | 60 000 |
| Platby dodávateľom | 25 000 | 30 000 | 25 000 | 30 000 |
| Mzdové platby | 0 | 35 000 | 0 | 35 000 |
| Nájomné | 20 000 | 0 | 0 | 0 |
| Daňové platby | 0 | 0 | 12 000 | 0 |
| Ostatné prevádzkové výdavky | 8 000 | 8 000 | 8 000 | 8 000 |
| Výbery majiteľa | 0 | 0 | 5 000 | 0 |
| Celkové výdavky | 53 000 | 73 000 | 50 000 | 73 000 |
| Peniaze na konci | 47 000 | 29 000 | 44 000 | 31 000 |
Za štyri týždne obchod prijme 240 000 грн a zaplatí 249 000 грн. Konečný zostatok bude 40 000 + 240 000 − 249 000 = 31 000 грн. Ukazuje to zmenu peňazí za zvolené obdobie; na určenie zisku je potrebný samostatný výpočet výnosov a nákladov.
Každý pondelok zodpovedný pracovník zosúladí skončený týždeň s pokladnicou a bankovými výpismi, vysvetlí odchýlky a do plánu doplní nový štvrtý týždeň. Ak veľká platba pripadá na začiatok týždňa a hlavné príjmy sa očakávajú na jeho konci, rozdeľte toto obdobie podľa dní. Kladný zostatok v nedeľu nestačí na úhradu faktúry v pondelok.
Vypočítajte scenár slabšieho predaja
Pokračovanie modelového príkladu. Predpokladajme, že príjmy budú o 20 % nižšie, než sa plánovalo: 48 000, 44 000, 52 000 a 48 000 грн. Ide o predpoklad na výpočet, nie o prognózu ani univerzálnu mieru poklesu. Schválené výdavky najprv ponecháme bez zmeny.
- Týždeň 1: 40 000 + 48 000 − 53 000 = 35 000 грн.
- Týždeň 2: 35 000 + 44 000 − 73 000 = 6 000 грн.
- Týždeň 3: 6 000 + 52 000 − 50 000 = 8 000 грн.
- Týždeň 4: 8 000 + 48 000 − 73 000 = −17 000 грн.
Záporný výsledok znamená, že na plánované výdavky bude chýbať 17 000 грн. Už pred druhým týždňom sa zostatok výrazne zmenší, preto by mal majiteľ prehodnotiť nepovinné objednávky a výbery peňazí a začať rokovať o termínoch dodávok a platieb. Zrušenie výberu 5 000 грн zníži deficit na 12 000 грн, ale neodstráni ho.
Určte minimálny prevádzkový zostatok obchodu: sumu na platby do najbližších dostatočne predvídateľných príjmov a na náklady spojené s konkrétnymi výpadkami. Zohľadnite nerovnomernosť predaja, termíny pripísania platieb, vrátenia tovaru a závislosť od zariadení. Ak plán klesne pod túto hranicu, nová nepovinná objednávka si vyžaduje samostatné rozhodnutie majiteľa.
Vyberajte nákupy podľa dopytu a príspevku na úhradu nákladov
Pred objednaním tovaru musí pracovník zodpovedný za nákup porovnať skladové zásoby, skutočný predaj a vrátenia za porovnateľné obdobia, dodaciu lehotu a dátum platby dodávateľovi. Určte, koľko kusov sa reálne môže predať do ďalšieho doplnenia zásob. Sezónny dopyt, jednorazovú veľkú objednávku a dni, keď tovar nebol na sklade, posudzujte osobitne: môžu skresliť priemerný ukazovateľ.
Na porovnanie tovarov vypočítajte príspevok na úhradu nákladov — sumu, ktorá zostane z predajnej ceny po odpočítaní nákupnej ceny a nákladov priamo spojených s predajom. Z tejto sumy musí obchod ešte pokryť nájomné, mzdy a ďalšie náklady.
Modelový príklad. Cena tovaru je 500 грн, nákupná cena 320 грн, poplatok za prijatie platby 15 грн a balenie 10 грн. Príspevok na jeden kus je 500 − 320 − 15 − 10 = 155 грн. Ak sa predá desať kusov bez vrátenia, príspevok bude 1 550 грн na úhradu ostatných nákladov. Nákup týchto desiatich kusov si vyžaduje 3 200 грн a čas návratnosti vynaložených peňazí závisí od skutočného predaja a prijatia platieb.
Pracovník zodpovedný za nákup pripraví návrh a majiteľ ho schváli po zodpovedaní štyroch otázok:
- Potvrdzuje nedávny predaj potrebu takéhoto množstva?
- Zostáva po zľavách zo skutočnej ceny dostatočný príspevok na úhradu nákladov?
- Kedy treba zaplatiť za dodávku a kedy sa očakávajú peniaze z predaja?
- Zostane po platbe dosť peňazí na najbližšie záväzky?
Pri tovare s nestálym dopytom prediskutujte možnosť menšej dodávky alebo častejších dodávok. Pri zásobách, ktoré sa nepredávajú, najprv zistite príčinu: nevhodná škála veľkostí, cena, stav tovaru, sezónnosť alebo nedostatočná viditeľnosť v obchode. Pred poskytnutím zľavy prepočítajte príspevok pri novej cene a určte termín vyhodnotenia výsledku. Samotný nárast počtu predaných kusov neukazuje, či rozhodnutie zlepšilo finančný výsledok.
Kontrola zásob a nákupov zákazníkov v Torgsoft pred nákupom
V Torgsoft otvorte „Склад → Стан складу“ (Sklad → Stav skladu): tu môžete zobraziť množstvo tovaru, obstarávaciu cenu a predajnú cenu. Účtovné centrum je predajňa alebo sklad v Torgsoft. Ak chcete porovnať predajné miesta, zapnite „Усі склади“ (Všetky sklady) a vyberte požadované účtovné centrá. Pracovník zodpovedný za nákup môže nastaviť minimálny zostatok a použiť filter „Закінчується товар“ (Dochádza tovar) na prvotný výber položiek. Pred objednávkou sa oplatí skontrolovať pohyb vybraného tovaru a jeho predaj: dosiahnutie minimálneho zostatku si stále vyžaduje posúdenie aktuálneho dopytu.
Ak chcete pochopiť zmenu nákupov konkrétneho zákazníka, otvorte jeho kartu cez „Маркетинг → Клієнти“ (Marketing → Zákazníci). Na záložke „Придбання“ (Nákupy) sa zhromažďujú nákupy a vrátenia spojené s týmto zákazníkom. Porovnajte ich za rovnako dlhé obdobia a overte ich podľa príslušných dokladov o predaji a vrátení: nižšia suma nákupov môže súvisieť s nárastom vrátení alebo so zmenou zloženia objednávok. Táto analýza zahŕňa operácie priradené k vybranému zákazníkovi. Pri plánovaní platieb zodpovedný pracovník samostatne prenesie očakávané dátumy príjmov a výdavkov do tabuľky pohybu peňazí.
Prehodnoťte náklady podľa ich vplyvu na prevádzku
Rozdeľte náklady na fixné, variabilné a zmiešané. Fixné náklady sa v najbližšom období menia len málo v závislosti od počtu predajov, napríklad dohodnuté nájomné. Variabilné náklady vznikajú v súvislosti s predajom: balenie alebo poplatok za transakciu. Zmiešané náklady môžu zahŕňať paušálny poplatok aj platbu za používanie. Potom pri každej položke určte, kedy môže obchod skutočne znížiť výdavok a čo sa tým zmení.
| Činnosť majiteľa alebo vedúceho | Čo vypočítať | Aký výsledok vyhodnotiť |
|---|---|---|
| Prehodnotiť reklamu v konkrétnom kanáli | Náklady na reklamu a príspevok z prijatých objednávok po vráteniach | Či tieto objednávky pokrývajú náklady na získanie zákazníkov |
| Zrušiť nepotrebné predplatné a služby | Skutočné využitie, podmienky ukončenia a dátum poslednej platby | Kedy sa výdavok skutočne zníži |
| Prediskutovať podmienky nájmu alebo údržby | Zvládnuteľnú sumu, termín a vplyv na prevádzku obchodu | Dohodnuté podmienky a aktualizovaný kalendár platieb |
| Odstrániť zbytočné úkony pri balení alebo doručovaní | Náklady na objednávku a príčiny sťažností a vrátení | Či sa znížili náklady bez zhoršenia vybavovania objednávok |
Pri každej zmene určte zodpovednú osobu, termín a ukazovateľ výsledku. Očakávané úspory nezahŕňajte do peňažného plánu, kým nie je jasné, od ktorého dátumu znížia výdavky. Ukončenie služby v budúcom mesiaci nepomôže zaplatiť faktúru tento týždeň.
Dohodnite sa s dodávateľmi pred termínom platby
Hneď ako plán ukáže nedostatok peňazí, majiteľ alebo poverený pracovník zodpovedný za nákup musí kontaktovať dodávateľa. Pripravte zoznam dodacích listov, súm a dátumov platieb, stav plnenia objednávok a konkrétny návrh. Môže ísť o rozdelenie budúcej dodávky na časti, menšiu dávku alebo iný harmonogram platieb po dohode strán.
Navrhnite dátumy a sumy, ktoré obchod zvládne dodržať aj pri nižších príjmoch. Dohodnuté zmeny zaznamenajte v príslušných dokladoch a až potom upravte kalendár platieb. Ak sa nedohodnete, ponechajte v pláne pôvodný dátum a prehodnoťte ostatné rozhodnutia. Očakávanie kladnej odpovede budúci nedostatok peňazí neodstráni.
Pripravte postup pri výpadkoch elektriny
Vedúci predajne musí určiť, ktoré činnosti závisia od elektriny a pripojenia: skladovanie tovaru, osvetlenie, prijímanie platieb, prevádzka účtovného systému, príprava a výdaj objednávok. Pri každej činnosti zaznamenajte zodpovednú osobu, potrebné vybavenie a podmienku, pri ktorej treba prácu pozastaviť.
- Poverte príslušného odborníka, aby posúdil zaťaženie, kompatibilitu a bezpečné pripojenie záložného zdroja napájania.
- Overte, či potrebné zariadenia a pripojenie fungujú v plánovanom režime a ako dlho napájanie v skutočnosti vydrží.
- Zabezpečte zálohovanie účtovných údajov a skúšobnú obnovu v spolupráci s osobou zodpovednou za technickú podporu.
- Pri tovare so zvláštnymi podmienkami skladovania určte pracovníka, ktorý ich kontroluje a hlási odchýlky.
- Pripravte postup informovania zákazníkov o zmene času výdaja alebo otváracích hodín obchodu.
Do peňažného plánu zahrňte údržbu záložného zariadenia, pripojenie a spotrebný materiál. Po skúšobnom spustení zaznamenajte, ktoré činnosti obchod dokázal vykonať, ktoré zostali nedostupné a čo treba upraviť. Zamestnanci tak budú mať konkrétny postup pri výpadku.
Plán krokov na štyri týždne a podmienky ďalších rozhodnutí
| Obdobie | Kto a čo urobí | Podmienka rozhodnutia |
|---|---|---|
| Týždeň 1 | Majiteľ a účtovník zosúladia stav peňazí, zostavia kalendár záväzkov a dva scenáre príjmov. Pracovník zodpovedný za nákup preverí nepotvrdené objednávky. | Ak v niektorý deň nebude dostatok peňazí, majiteľ ihneď prehodnotí nepovinné výdavky a začne rokovať s dodávateľmi. |
| Týždeň 2 | Pracovník zodpovedný za nákup porovná zásoby, predaje a vrátenia. Majiteľ vyhodnotí náklady a schváli konkrétne zmeny. | Novú objednávku schvália, keď je objednávané množstvo odôvodnené dopytom a platba nenechá najbližšie záväzky bez krytia. |
| Týždeň 3 | Vedúci vyhodnotí výsledky zmien v nákupoch, reklame a cenách. Osoba zodpovedná za zariadenie zorganizuje skúšobné spustenie záložného režimu. | V opatrení sa pokračuje po vyhodnotení skutočných príjmov, príspevku na úhradu nákladov, vrátení a výpadkov v prevádzke. |
| Týždeň 4 | Majiteľ porovná plán so skutočnosťou, pridá ďalšie týždne a prehodnotí prevádzkový zostatok. | Ak sa nedostatok opakuje aj po vykonaných zmenách, majiteľ prehodnotí objem nákupov, sortiment a dohodnuté fixné náklady. |
Na týždennom stretnutí zaznamenajte najbližší dátum možného nedostatku peňazí, riešenie, zodpovednú osobu a termín splnenia. Nasledujúci týždeň vyhodnoťte skutočný výsledok a prepočítajte zostatky. Každý nákup, zmena nákladov alebo dohoda s dodávateľom tak bude mať jasný vplyv na schopnosť obchodu uhrádzať platby.
Vráťte sa na predchádzajúci krok