Meškanie prepravcov: ako má obchod riadiť objednávky

Oneskorenie môže vzniknúť pri dodávke tovaru do obchodu, pri príprave objednávky alebo pri preprave zásielky. Obchod musí sledovať každú fázu samostatne, informovať kupujúceho o skutočnom stave objednávky a pri plánovaní zásob zohľadniť dlhšie dodacie lehoty.

Doručovanie sa začína ešte pred odovzdaním zásielky prepravcovi

Pred odoslaním kupujúcemu prejde tovar viacerými fázami: objednanie u dodávateľa, prijatie, zaevidovanie príjmu na sklad, presuny medzi skladmi, rezervácia, kompletizácia a balenie.

Oneskorenie môže vzniknúť ešte pred vytvorením prepravného dokladu (TTN). Dodávateľ odloží dodávku, časť zásielky je stále na ceste alebo sa potrebná položka presúva z inej predajne.

Pri komunikácii s kupujúcim používajte presné stavy:

• tovar je na sklade a dostupný na prípravu objednávky;
• očakáva sa dodanie tovaru od dodávateľa alebo z iného skladu;
• objednávka bola odovzdaná prepravcovi, existuje číslo TTN a stav zásielky.

Kupujúci tak rozumie, v ktorej fáze je objednávka a kto teraz zodpovedá za ďalší krok.

Čas prípravy objednávky a čas prepravy oznamujte samostatne

Formulácia «doručenie za 1–2 dni» spája čas spracovania v obchode s časom prepravy. Obchod určuje lehotu na overenie dostupnosti, prípravu a odovzdanie zásielky. Prepravca odhaduje doručenie po zaregistrovaní zásielky. Odhad sa môže počas prepravy zmeniť.

Na webe a pri potvrdení objednávky uvádzajte:

• kedy obchod odovzdá zásielku prepravcovi;
• akú predpokladanú lehotu uvádza prepravca;
• či je tovar na sklade alebo ho treba objednať;
• aké podmienky platia pre predobjednávku a rezerváciu.

Tieto informácie sú mimoriadne dôležité pri tovare potrebnom do určitého dátumu: darčekoch, vybavení na otvorenie predajne, náhradných dieloch a materiáloch na plánované práce.

Po zmene dodacej lehoty prepočítajte potrebné zásoby

Minimálna zásoba závisí od predaja a frekvencie dodávok. Ak tovar predtým prichádzal každé tri dni a nová dodávka teraz príde až o sedem dní, pôvodná zásoba nemusí stačiť do ďalšieho doplnenia.

Možnosť «Автоматичний розрахунок складських запасів» (Automatický výpočet skladových zásob) analyzuje predaj za vybrané obdobie a zohľadňuje dodaciu lehotu. Vo výpočtovom formulári je pole «Період поставки, дні» (Dodacia lehota, dni). Výsledkom je odporúčané minimálne množstvo tovaru.

Pre sieť s rozdielnym dopytom v jednotlivých predajniach použite možnosť «Мінімальні та максимальні залишки за складами» (Minimálne a maximálne zásoby podľa skladov). Umožňuje nastaviť osobitné hodnoty pre každé evidenčné stredisko a vypočítať potrebu doplnenia podľa skladov.

Prepočítajte zásoby skupín tovaru, pri ktorých sa zmenil predaj alebo skutočný cyklus dodávok. Plošné zvýšenie zásob vytvára prebytky a viaže ďalší prevádzkový kapitál.

Rezerváciu a predobjednávku zaznamenajte pri prijatí objednávky

Predobjednávka ovplyvňuje nákup a dostupné zásoby. Zamestnanec musí zaznamenať tovar, množstvo, termín, údaje zákazníka, podmienky zálohy a postup zmeny objednávky.

Evidencia zákazníckych objednávok ponúka dva spôsoby rezervácie:

1. Presun do skladu dočasného skladovania. Tovar sa oddelí od zásob hlavného skladu a nezahrnie sa do inventúry hlavného skladu.
2. Nominálna rezervácia. Tovar zostáva v hlavnom sklade, je v obehu a možno ho predať alebo presunúť. Obchod musí zabezpečiť potrebné množstvo do dátumu splnenia objednávky.

Spôsob sa vyberá pri prijatí objednávky. Možno tiež prijať zálohu a vytvoriť výkaz objednaných a rezervovaných položiek. Vo výkaze vidno, ktorý tovar musí byť v obchode a do akého termínu.

Pri nedostatkovom alebo osobitne objednanom tovare je vhodná fyzická rezervácia. Pri stabilnej dostupnosti môže stačiť nominálna rezervácia, ak sa výkaz pravidelne kontroluje.

Duplicitné objednávky skresľujú dopyt

Kupujúci niekedy objednajú rovnaký tovar vo viacerých obchodoch, aby prevzali zásielku, ktorá príde prvá. Každý predajca ju považuje za skutočný dopyt, rezervuje položku, plánuje nákup a venuje čas príprave.

Obchod by mal potvrdiť veľké objednávky pred nákupom a určiť jasné podmienky zálohy pri tovare obstarávanom pre konkrétneho zákazníka. Kupujúci by mal nepotrebnú objednávku zrušiť ihneď po konečnom rozhodnutí.

Vytvorený TTN a odovzdaná zásielka sú odlišné stavy

Samotné číslo TTN nepotvrdzuje prijatie zásielky prepravcom. Manažér potrebuje stav zásielky, aby kupujúcemu oznámil skutočnú fázu doručovania.

Možnosť «Інтеграція з Новою поштою» (Integrácia s Nova Poshta) pracuje s výdajovými dokladmi v režime «Торгівля з випискою рахунка» (Obchod s vystavením platobného dokumentu). Umožňuje vytvárať a tlačiť TTN a sledovať stav, predpokladaný dátum a cenu doručenia.

Automatické aktualizácie nastavíte cez Налаштування → Завдання за розкладом → Масове оновлення статусів ТТН поштових сервісів (Nastavenia → Plánované úlohy → Hromadná aktualizácia stavov TTN poštových služieb). V úlohe určíte poštovú službu, čas spustenia, typ vykonania a aktívny stav. Výsledky sa ukladajú do denníka.

Spoločný zoznam zásielok pomáha rýchlo nájsť zásielky bez pohybu, skontrolovať dobierky a pripraviť presnú odpoveď zákazníkovi.

Odhadovanú hodnotu skontrolujte pred vytvorením TTN

Vo formulári TTN sa pole nazýva «Оціночна вартість» (Odhadovaná hodnota). Ak sa nevyplní, pri vytvorení zásielky sa použije hodnota 300 UAH.

Pravidlá prepravcu používajú pojem «оголошена цінність» (deklarovaná hodnota). Má zodpovedať trhovej hodnote zásielky a zohľadňuje sa pri určení náhrady za poškodenie alebo stratu.

Pri tovare v hodnote nad 300 UAH vyplňte pole uvážene. Kontrolu sumy zahrňte do postupu prípravy objednávky, najmä pri technike, vybavení a inom drahom tovare.

Neprevzatá zásielka vytvára dodatočné náklady

Náklady zahŕňajú prácu zamestnanca, balenie, doručenie, skladovanie, vrátenie a opätovné prijatie tovaru. Kým je zásielka u prepravcu, túto jednotku nemožno predať inému zákazníkovi.

Lehota bezplatného skladovania závisí od typu zásielky a podmienok prepravcu. Podľa aktuálnych podmienok Nova Poshta je väčšina zásielok uskladnená bezplatne sedem dní, palety tri dni. Lehota začína dňom nasledujúcim po príchode do pobočky príjemcu. Potom je skladovanie platené.

Po 30 dňoch skladovania v pobočke sa zásielka považuje za nevyzdvihnutú. Prepravca s ňou môže naložiť podľa vlastného uváženia vrátane likvidácie. Obchod musí zabezpečiť vrátenie pred touto lehotou.

Zmluvným zákazníkom je dostupná služba automatického vrátenia. Odosielateľ určí počet dní skladovania, po ktorých sa zásielka vráti. Pri nastavovaní pravidiel obchodu overte aktuálne lehoty a tarify.

Pre manažérsku evidenciu zaznamenávajte počet neprevzatých objednávok, náklady na doručenie a vrátenie aj opakované prípady podľa zákazníka. Tieto údaje pomáhajú určiť kategórie objednávok, ktoré vyžadujú zálohu.

Čo odpovedať kupujúcemu pri oneskorenej zásielke?

Po prijatí zásielky prepravcom sa hlavným zdrojom informácií stáva TTN. Ďalšie triediace centrum ani zmena trasy samy osebe neznamenajú stratu zásielky.

Obchod overí dátum odovzdania, údaje príjemcu a dostupný stav. V prípade potreby predajca podá žiadosť ako odosielateľ. V odpovedi zákazníkovi stačia štyri fakty: dátum odovzdania, číslo TTN, aktuálny stav a ďalší krok obchodu.

Vyššia moc automaticky neruší záväzky

Okolnosti vyššej moci sa osvedčujú vo vzťahu ku konkrétnej zmluve alebo záväzku. Podnik musí preukázať, že objektívne znemožnili plnenie. Samotný vojnový stav nezbavuje predajcu povinnosti informovať kupujúceho ani vykonať kroky, ktoré zostávajú možné.

Kto zodpovedá za jednotlivé fázy?

Postup pre obchod

Tento postup znižuje neistotu kupujúceho, počet opakovaných otázok aj chyby pri nákupe. Každá strana dostáva presné informácie o svojej časti procesu a ďalšom kroku.