Kedy prejsť z Excelu na Torgsoft a ako pripraviť evidenciu predajne

Prechod z Excelu na evidenčný program sa oplatí, keď majiteľ a zamestnanci pravidelne strácajú čas opakovaným zadávaním operácií, hľadaním rozdielov a zosúlaďovaním skladových zásob. Samotný počet tovarov na takéto rozhodnutie nestačí. Najprv zistite, kde vznikajú chyby, vypočítajte časové náklady a zostavte zoznam operácií, ktoré má program podporovať.

Ak sa rozhodnete zaviesť Torgsoft, usporiadajte zoznam tovarov, skontrolujte skutočné skladové zásoby a dlhy a vyskúšajte potrebné funkcie. Určite dátum a čas, po ktorých budú zamestnanci zaznamenávať všetky nové operácie s tovarom a peniazmi v pracovnom programe. Pomôže to predísť rozdielom medzi dvoma nezávislými evidenciami.

Kedy môžete pokračovať v evidencii v Exceli

V malej predajni, kde evidenciu vedie jedna osoba a sortiment aj pracovné postupy sa menia len zriedka, môže tabuľka zostať praktickým nástrojom. Zhodnoťte, či dokážete zrekonštruovať každú operáciu a vysvetliť stav tovaru, sumu peňazí a pohľadávky či záväzky bez zdĺhavého hľadania v rôznych súboroch.

Pred zmenou systému sa pokúste usporiadať súčasnú evidenciu. Určite jeden pracovný súbor a osobu zodpovednú za zmeny v katalógu — zozname tovarov a ich vlastností. Uchovávajte záložné kópie a zaznamenávajte predaje, príjmy a vrátenia podľa jednotných pravidiel. Každá operácia musí mať dátum a odkaz na doklad alebo iný podklad. Ak vám po týchto krokoch kontrola zaberá prijateľný čas, potrebu prechodu môžete posúdiť neskôr.

Keď sa objavia rozdiely, zistite, kto, kedy a do ktorého súboru zadával údaje. Napríklad predavač zaznamenal vrátenie vo svojom súbore a majiteľ vytvoril objednávku dodávateľovi podľa staršej kópie skladových zásob. V takom prípade skontrolujte postup aktualizácie údajov a používanie rôznych verzií súboru.

Aké príznaky skontrolovať pred automatizáciou

Počas typického pracovného týždňa si zaznamenávajte prípady, keď zamestnanci museli niečo opätovne zadávať, hľadať alebo opravovať. Pri každom prípade uveďte operáciu, príčinu, spotrebovaný čas a potvrdené následky.

• Údaje mení viac ľudí. Skontrolujte, či zamestnanci vedia, ktorý záznam je konečný a kto smie opravovať už zadanú operáciu.
• Skutočné skladové zásoby sa nezhodujú s evidovanými. Sledujte príjem, predaj, vrátenie a odpis konkrétneho tovaru. Zistite, ktorú operáciu vynechali alebo zaznamenali dvakrát.
• Zamestnanci si mýlia varianty tovaru. Skontrolujte, či majú rôzne farby, veľkosti a balenia samostatné označenia a skladové zásoby.
• Vrátenia sa zaznamenávajú oneskorene. Uistite sa, že zodpovedná osoba súčasne zaeviduje vrátený tovar aj príslušnú zmenu platby alebo dlhu.
• Dlhy treba rekonštruovať z korešpondencie. Pri každej sume uveďte obchodného partnera — kupujúceho alebo dodávateľa, s ktorým predajňa uskutočňuje platby. Nájdite doklad, termín platby a už prijaté úhrady.
• Pokladnica na konci zmeny nesedí. Samostatne skontrolujte hotovosť a platby na bankový účet, preverujte vrátenia, vklady a výbery peňazí.
• Prehľady si vyžadujú opätovné spájanie súborov. Zaznamenajte, ktoré údaje kopírujete a koľko času venujete kontrole výsledku.

Po skončení pozorovania sformulujte konkrétne požiadavky na program. Napríklad: predavač spracúva predaj a vrátenie, pracovník zodpovedný za evidenciu tovaru zadáva príjem a majiteľ kontroluje skladové zásoby a peniaze. Pre každého zamestnanca určite povolené úkony a zodpovednosť za opravy.

Ako vypočítať vlastné náklady na ručnú evidenciu

Samostatne spočítajte čas strávený opätovným zadávaním, kontrolou a opravami. Ak kontrola už patrí do každodennej práce, tie isté minúty nezapočítajte druhýkrát. Finančné následky zohľadnite iba v potvrdených prípadoch, napríklad pri zdokumentovanom odpise alebo nákladoch na opakované doručenie spôsobené chybou pri kompletizácii objednávky.

Ilustračný príklad. Predajňa pracuje 24 dní v mesiaci. Majiteľ denne strávi 25 minút prenášaním údajov a 15 minút kontrolou. Spolu je to 40 × 24 = 960 minút alebo 16 hodín. Ďalšie 4 hodiny mesačne zaberú samostatné opravy, ktoré neboli súčasťou každodennej kontroly. Celkové náklady predstavujú 20 hodín. Pri orientačnej hodnote jednej pracovnej hodiny 200 UAH je to 20 × 200 = 4 000 UAH mesačne.

Táto suma vyjadruje hodnotu času podľa zvoleného ocenenia. Ak chcete odhadnúť úsporu, zmerajte, koľko času zaberú podobné operácie v nastavenom programe. Do rozpočtu prechodu zahrňte aj licencie, potrebné voliteľné funkcie, vybavenie, prípravu údajov, školenie, podporu a serverové služby, ak sú potrebné.

Ak chcete odhadnúť dobu návratnosti, od očakávaného mesačného zníženia nákladov najprv odpočítajte pravidelné platby za nový systém. Ak je výsledná suma kladná, vydelte ňou jednorazové náklady na prechod — získate orientačný počet mesiacov do návratnosti. Ak skúšobná prevádzka nepreukáže zníženie nákladov, vyhodnoťte prínos podľa iných ukazovateľov, ktoré sú pre vás dôležité: času potrebného na uzavretie zmeny, počtu nevyriešených rozdielov alebo času na hľadanie dokladu.

Ako porovnať procesy predajne s licenciou

Pred ukážkou programu zostavte tabuľku potrebných procesov. Proces označte ako povinný, ak je potrebný na spustenie. Vedľa zaznamenajte výsledok jeho vyskúšania na vašom tovare. Pri výbere použite porovnanie licencií Štart a Ultra a podmienky zakúpenia licencií.

Účtovné stredisko v Torgsofte je predajňa alebo sklad, pre ktorý sa vedie evidencia tovarov. Určite, koľko takých predajní a skladov potrebujete evidovať.

Pred zakúpením požiadajte odborníka na zavedenie systému, aby vo vybranej konfigurácii — kombinácii licencie, doplnkových funkcií a nastavení — predviedol každú povinnú operáciu. Výsledok skontrolujte na príklade činnosti vašej predajne.

Ako prejsť z Excelu: príprava a spustenie

1. Uložte zdrojové údaje a určite zodpovednú osobu

1. Vytvorte záložné kópie všetkých pracovných tabuliek a súvisiacich dokladov.
2. Overte, či sa kópie dajú otvoriť, a uložte ich oddelene od pracovného počítača.
3. Určite osobu, ktorá schváli pripravený katalóg, počiatočné skladové zásoby a sumy peňazí a dlhov.
4. Sústreďte sporné záznamy do jedného zoznamu. Pri každom uveďte, kto má údaje objasniť.

2. Usporiadajte katalóg a oddeľte vlastnosti

1. Odstráňte náhodné duplicity a zjednoťte názvy tovarov.
2. Vytvorte samostatné polia pre katalógové označenie tovaru, farbu, veľkosť, materiál a ďalšie potrebné vlastnosti.
3. Uchovajte prepojenie starých označení s novými, aby ste tovar našli v starších dokladoch.
4. Pre každú položku určite mernú a predajnú jednotku. Ak dodávateľ dodáva balenia a predajňa predáva jednotlivé kusy, zapíšte pravidlo prepočtu a overte ho na príklade.
5. Čiarové kódy ukladajte ako text, aby sa nestratili úvodné nuly.
6. Skontrolujte opakujúce sa čiarové kódy. Jeden kód pre rôzne varianty tovaru môže pri predaji spôsobiť výber inej veľkosti alebo farby.

3. Pripravte skúšobný prenos

Torgsoft podporuje načítanie údajov o tovaroch a zákazníkoch z Excelu. Súbor musí mať formát .xls (Excel 97–2003) a bunky textový formát. Medzi polia týkajúce sa tovaru patria napríklad čiarový kód, katalógové označenie tovaru, vlastnosti, množstvo a ceny.

1. Pripravte menšiu vzorku tovarov a zákazníkov v požadovanom formáte.
2. Priraďte stĺpce súboru k príslušným poliam programu.
3. Načítajte vzorku a skontrolujte, či sa hodnoty zobrazili správne.
4. S odborníkom na zavedenie systému osobitne dohodnite spôsob práce s históriou predajov, daňovými údajmi a dlhmi.

4. Spočítajte počiatočné zásoby a skontrolujte peniaze a dlhy

1. Vyberte dátum a čas, ku ktorým zaznamenáte stav predajne.
2. Spočítajte tovar podľa miest uloženia a variantov.
3. Samostatne označte poškodené položky, tovar s nedokončeným vrátením a odložené objednávky.
4. Pred schválením počiatočných údajov zistite príčinu každého rozdielu.
5. Zaznamenajte spočítanú hotovosť osobitne pre každú pokladnicu a zostatky na bankových účtoch porovnajte s výpismi k zvolenému okamihu.
6. Zostavte samostatné zoznamy dlhov kupujúcich, dlhov dodávateľom a preddavkov. Pri každej sume uveďte doklad a príslušného obchodného partnera.
7. S odborníkom na zavedenie systému dohodnite spôsob zadania týchto súm. Uistite sa, že zadanie počiatočného tovaru nevytvorí duplicitný záväzok voči dodávateľovi.

5. Nastavte prístup a zaškoľte zamestnancov

1. Zostavte zoznam povolených úkonov pre predavača, pracovníka zodpovedného za evidenciu tovaru a majiteľa.
2. Určite, kto môže meniť ceny, upravovať množstvo, spracúvať vrátenia a opravovať doklady.
3. Prihláste sa pod účtom každého zamestnanca a overte, či má prístup k potrebným úkonom a či nastavené obmedzenia fungujú.

Zamestnancov školte na operáciách vašej predajne. Každý musí samostatne nájsť správny variant tovaru, vykonať predaj a vrátenie podľa svojich oprávnení a dokončiť svoju časť kontroly. Zaznamenajte, komu a ako nahlasovať chybu, aby ju zamestnanci neopravovali svojvoľnou zmenou skladových zásob.

6. Určite začiatok pracovnej evidencie

Po dohodnutom čase musia zamestnanci zaznamenávať všetky nové operácie v pracovnom programe. Tabuľky za predchádzajúce obdobie uchovajte na nahliadnutie. Skúšobné operácie vykonávajte v samostatnej školiacej databáze — súbore údajov určenom na tréning, aby nemenili pracovné skladové zásoby a sumy peňazí.

Ak predajňa počas prenosu pokračuje v predaji, určite osobu zodpovednú za operácie medzi spočítaním zásob a spustením systému. Musí zabezpečiť, aby sa každá z nich dostala do pracovnej evidencie práve raz. Pre prípad technického výpadku určite, kto zaznamená operácie, kde záznamy uloží a kto ich porovná s následným zadaním do programu.

Ako prijať výsledok: skúšobný predaj a vrátenie

Pred spustením dohodnite s odborníkom na zavedenie systému očakávaný výsledok každej kontroly. Vzorka má zahŕňať typické aj zložité prípady vašej predajne: rôzne veľkosti a farby, tovar so zľavou, čiastočnú úhradu alebo presun, ak sú potrebné.

Ilustračný príklad kontroly. V školiacej databáze je 8 kusov jedného variantu tovaru za cenu 300 UAH. Po predaji 2 kusov v hotovosti má zostatok predstavovať 8 − 2 = 6 kusov a príjem peňazí 2 × 300 = 600 UAH. Po vrátení 1 kusu zákazníkom a vrátení 300 UAH má zásoba stúpnuť na 7 kusov. Čistý príjem z týchto operácií bude 600 − 300 = 300 UAH. Príklad predpokladá nezmenenú cenu a žiadne ďalšie operácie.

1. Skontrolujte, či predavač vybral správnu veľkosť a farbu.
2. Skontrolujte množstvo po predaji a po vrátení.
3. Uistite sa, že je vrátenie prepojené s príslušnou operáciou a peniaze sú zaúčtované podľa správneho spôsobu platby.
4. Porovnajte doklady a súhrny s očakávanými hodnotami.
5. Zaznamenajte všetky odchýlky a osoby zodpovedné za opravu. Po opravách kontrolu zopakujte a zapíšte výsledok.

Po prenesení pracovných údajov skontrolujte skladové zásoby každej položky, jednotlivé pokladnice, účty a dlhy podľa obchodného partnera. Kontrola iba celkového množstva alebo sumy môže zakryť rozdiely medzi rôznymi tovarmi. Na kontrolu množstva a poradia skladových operácií v Torgsofte možno použiť „Стан складу“ (stav skladu) a kartu skladovej evidencie — zoznam operácií s vybraným tovarom.

Torgsoft pre predajňu: licencie, platené funkcie a podpora

Potrebné operácie vyskúšajte v bezplatnej demoverzii počas 30 dní: ponúka kompletnú sadu funkcií a umožňuje dočasne aktivovať doplnkové funkcie. Pred úhradou porovnajte vyskúšané možnosti s objednávkou. Štart je v Torgsofte obmedzený na jedno účtovné stredisko — predajňu alebo sklad; Ultra podporuje rozšírené operácie na lokálnych počítačoch a v lokálnej sieti; na spoločnú vzdialenú prácu sú určené Terminál alebo Online. Podľa aktuálnych obchodných podmienok si overte dĺžku používania a počet pracovných miest. Po potvrdení úhrady klient dostane elektronický kľúč alebo prístup na aktiváciu.

Doplnkové funkcie sa platia samostatne, a to aj pri licencii Ultra. S odborníkom na zavedenie systému dohodnite ich nastavenie, kompatibilitu s vašou konfiguráciou a spôsob kontroly prevádzky; podmienky zakúpenia a obmedzenia si overte v katalógu platených funkcií. Funkcia „Програмний реєстратор розрахункових операцій“ (softvérový registrátor platobných operácií), ktorá umožňuje pracovať so softvérovým nástrojom na evidenciu platieb a vystavovať fiškálne pokladničné doklady, sa platí každý rok za každé zariadenie. Funkcia „Хмарний архів даних“ (cloudový archív údajov), ktorá vytvára záložné kópie databázy a ukladá ich na Google Drive, sa tiež platí každý rok: pri samostatných inštaláciách je potrebná licencia pre každé pracovné miesto, pre spoločnú lokálnu sieť jedna licencia pre sieť a pre terminálovú prevádzku jedna licencia pre server.

Štandardný balík pomoci pre nového klienta zahŕňa 2 hodiny podpory na 30 dní; konkrétny rozsah závisí od ponuky. Ďalšie služby si možno zakúpiť samostatne. Pred úhradou dohodnite rozsah prác na prenose, školení a nastavení, aby ste vyhradený čas využili na potrebné úlohy. Podmienky aktualizácií a podpory si overte na stránke licencií a vo faktúre.

Čo dohodnúť pred konečným spustením

Požiadajte osobu zodpovednú za prechod, aby potvrdila, že záložné kópie sa dajú otvoriť, katalóg je pripravený, skladové zásoby a dlhy sú skontrolované, prístupové práva nastavené a skúšobné operácie prinášajú dohodnuté výsledky. Určite, kto bude kontrolovať súhrny prvých zmien a komu majú zamestnanci hlásiť odchýlky.

Pri predajni na Ukrajine si s účtovníkom dohodnite požiadavky ukrajinského práva na daňovú evidenciu, prvotné doklady — doklady zaznamenávajúce hospodárske operácie — a dokladovanie platieb. Poskytnite mu informácie o svojej činnosti a daňovom režime, vzory dokladov o predaji, vrátení a príjme tovaru, ako aj zoznam spôsobov platby. Požiadajte ho, aby určil, ktoré požiadavky a výnimky sa na predajňu vzťahujú a čo treba zohľadniť po prechode. Pred spustením dohodnite zoznam potrebných dokladov a úkonov a zodpovedných zamestnancov.

Začnite zaznamenávaním časových nákladov a chýb počas typického pracovného týždňa. Na základe týchto záznamov zostavte zoznam potrebných operácií a pripravte príklady na ukážku Torgsoftu. Pomôže to určiť, aké možnosti musí zvolená konfigurácia poskytovať pred prenesením pracovnej evidencie.