Inventarizácia ukazuje, do akej miery skutočná zásoba tovaru zodpovedá účtovným údajom. Pre manažéra sú dôležité tri výsledky: suma a štruktúra rozdielov, procesy, v ktorých vznikli, a rozhodnutia, ktoré majú zabrániť opakovaniu chýb.
Technický postup vytvorenia inventarizačného hárka, skenovania tovaru a uzatvorenia dokumentu je už opísaný v materiáli o vykonaní inventarizácie v Torgsoft. Tu sa pozrieme na inventarizáciu ako na riadiaci proces pre predajňu, sklad, výrobu a online obchod.
Akú riadiacu úlohu rieši inventarizácia
Presné zostatky ovplyvňujú nákupy, dostupnosť tovaru, vybavovanie objednávok a sumu prostriedkov viazaných v zásobách. Chyba v evidencii sa prenáša do ďalších operácií. Neexistujúci zostatok oneskoruje nákup, spôsobuje odmietnutie zákazníkovi a skresľuje analýzu dopytu. Neevidovaný prebytok zvyšuje zbytočné objednávky a skrýva chyby príjmu alebo vrátenia.
Rozdiel medzi skutočnosťou a programom môže vzniknúť z dôvodu:
- chyby pri príjme, predaji, vrátení, presune alebo odpise;
- zámeny podľa modelu, farby, veľkosti, šarže alebo mernej jednotky;
- tovaru v rezervácii, kompletizácii, doručení, oprave alebo v zóne vrátení;
- neevidovaných materiálov, odpadov alebo nedokončených operácií vo výrobe;
- krádeže, poškodenia, prirodzených strát alebo nesprávneho označenia.
Výsledok prvého počítania potvrdzuje nesúlad v evidencii. Pred rozhodnutiami týkajúcimi sa zamestnancov je potrebné opätovne skontrolovať tovar, doklady pohybu, rezervácie, vrátenia, odpisy a akcie používateľov.
Úplná, cyklická a bodová inventarizácia
Úplná inventarizácia zahŕňa všetok tovar v určenom evidenčnom centre. Je potrebná na všeobecné zosúladenie, zmenu hmotne zodpovednej osoby, reorganizáciu skladu alebo prípravu spoľahlivých údajov ku kontrolnému dátumu.
Cyklická inventarizácia zahŕňa časť sortimentu podľa stáleho harmonogramu. Počas roka podnik skontroluje celú zásobu a rizikové položky sa počítajú častejšie. Tento prístup znižuje záťaž tímu a rýchlejšie odhaľuje systémové chyby.
Bodová kontrola sa vykonáva po udalosti alebo signáli: veľká dodávka, hromadné vrátenie, akcia, presun medzi skladmi, vznik záporných zostatkov, zmena zamestnanca alebo opakované odmietnutie online objednávky z dôvodu nedostupnosti tovaru.
Pre väčšinu podnikov je vhodný ročný plán cyklických kontrol, bodové inventarizácie po rizikových udalostiach a úplná inventarizácia v momentoch určených manažérom alebo legislatívou.
Ako sa líši inventarizácia v rôznych formátoch podnikania
| Formát | Čo treba oddeliť | Hlavné riziká | Organizácia počítania | Čo analyzuje manažér |
|---|---|---|---|---|
| Maloobchodná predajňa | Predajná plocha, zázemie, vitríny, rezervácie, vrátenia a chybný tovar | Zámena variantov, predaj pod iným čiarovým kódom, krádeže, neevidované vrátenia | Podľa oddelení, regálov alebo druhov tovaru; rizikové položky sa kontrolujú častejšie | Opakované rozdiely podľa tovaru, zmien, zamestnancov a operácií |
| Veľkoobchodný sklad | Skladové pozície, príjmová zóna, kompletizácia, expedícia, tovar na ceste | Nesprávne umiestnenie, neúplná kompletizácia, duplicitný príjem, neuzavretý presun | Podľa zón a tovarových skupín so zaznamenaním pohybov v zóne počítania | Presnosť príjmu, umiestnenia, kompletizácie a odovzdania medzi zónami |
| Výroba | Suroviny, materiály, polotovary, hotové výrobky, odpad a chybná výroba | Neevidovaná spotreba, chyba mernej jednotky, nezaregistrovaný výstup alebo odpad | Samostatne podľa stavu zásoby a miest skladovania; výrobné operácie sa k momentu rezu uvedú do určeného stavu | Odchýlka skutočnej spotreby od dokladov, výstup hotových výrobkov a príčiny chybnej výroby |
| Online obchod | Dostupný zostatok, rezervácie, pripravené objednávky, odoslania, vrátenia a zrušenia | Dvojitý predaj, oneskorené uvoľnenie rezervácie, chyba kompletizácie, oneskorená synchronizácia | Cyklicky podľa tovaru s vysokou rýchlosťou predaja a po špičkách objednávok, vrátení a príjmov | Odmietnutia pre nedostupnosť, rozdiely medzi kanálmi a presnosť rezervácií |
| Sieť a omnichannel | Každé evidenčné centrum, centrálny sklad, medziskladové presuny a online rezervácie | Tovar je fyzicky v jednom bode a evidenčne v inom, nedokončené presuny, duplicitné rezervácie | Podľa evidenčných centier s jednotným kontrolným dátumom pre súvisiace presuny | Zdroj rozdielu v dodávateľskom reťazci a vplyv na dostupnosť vo všetkých kanáloch |
Ako určiť frekvenciu kontrol
Jednotný kalendár pre celý sortiment míňa čas na stabilné položky a príliš neskoro odhaľuje chyby pri rizikových položkách. Frekvenciu je vhodné určovať podľa súboru faktorov:
- hodnota a maržovosť tovaru;
- rýchlosť pohybu: predaje, vrátenia, presuny, kompletizácia;
- rozmer, atraktivita pre krádeže, doba použiteľnosti a prirodzené straty;
- história nedostatkov, zámen a opakovaných korekcií;
- počet miest skladovania a predajných kanálov;
- čas od poslednej fyzickej kontroly.
Pre úvodný harmonogram možno rozdeliť zásobu na tri skupiny. Položky s vysokou hodnotou, rýchlosťou pohybu alebo históriou rozdielov sa kontrolujú týždenne alebo raz za dva týždne. Stredné riziko sa kontroluje mesačne alebo štvrťročne. Stabilné objemné a pomaly obrátkové položky sa kontrolujú menej často, s povinným zahrnutím do úplnej inventarizácie.
V Torgsoft stĺpec «Dátum inventarizácie» umožňuje nájsť tovar, ktorý sa dlho nedostal do inventarizácie na konkrétnom sklade. Dátum treba používať spolu s rizikom tovaru. Čerstvý dátum nezaručuje presnosť, ak po počítaní prebehlo veľa operácií.
Riadiaci predpis inventarizácie
1. Určite cieľ, rozsah a kontrolný moment
Pred začiatkom počítania manažér schvaľuje evidenčné centrum, tovarové skupiny, fyzické zóny, dátum a čas rezu. Samostatne sa určuje stav tovaru v rezervácii, na ceste, v oprave, vrátení, kompletizácii a výrobe. Každá jednotka musí patriť do jedného jasného stavu.
2. Stanovte pravidlá pohybu tovaru
Dočasné zastavenie príjmu, presunov, kompletizácie a predaja v zóne počítania zvyšuje presnosť výsledku. Ak operácie pokračujú, je potrebná lokálna kontrola: určená zóna, čas začiatku a konca, evidencia všetkých pohybov a zodpovedná osoba za ich zosúladenie.
V inventarizačnom hárku Torgsoft možno blokovať tovar počas pridávania, po prvom skenovaní alebo pracovať bez blokovania podľa pravidiel evidencie pohybov. Pre predajňu, ktorá pokračuje v predaji, blokovanie po prvom skenovaní znižuje riziko zmeny zostatku už spočítanej položky.
3. Pripravte fyzický priestor a údaje
Pred inventarizáciou dokončite zaúčtovanie prijatých šarží, zaevidujte známe odpisy a vrátenia, roztrieďte nerozpoznaný tovar, skontrolujte čiarové kódy a merné jednotky. Rezervácie, chybný tovar, vrátenia a tovar zákazníkov označte a oddeľte. V sklade určite hranice zón, smer pohybu počítajúcich osôb a spôsob označenia už skontrolovaných miest.
4. Rozdeľte roly
Koordinátor určuje rozsah, pravidlá pohybu a zloženie tímov. Počítajúce osoby zapisujú skutočné množstvo. Kontrolór overuje významné a netypické rozdiely. Právo uzavrieť hárok a vykonať korekcie je vhodné ponechať manažérovi alebo poverenej osobe.
Zamestnanec môže počítať svoju zónu, opätovné počítanie sporných položiek je však lepšie zveriť inej osobe. Takéto rozdelenie znižuje vplyv očakávaného výsledku a bežnej chyby.
5. Používajte slepé počítanie
Tím zapisuje skutočné množstvo bez nápovedy o evidenčnom zostatku. V Torgsoft môže nastavenie prístupu skryť pred predajcom množstvo na sklade, veľkoobchodnú cenu a správy s výsledkami. Pre mobilnú aplikáciu sa samostatne nastavuje právo vidieť množstvo v hárku.
6. Prepočítajte významné rozdiely
Druhé počítanie je potrebné pri drahom tovare, netypicky veľkých odchýlkach, nulovej skutočnosti pri kladnom zostatku a opakovaných zámenách. Prepočítanie vykonáva iná osoba, ktorá tiež nevidí očakávané množstvo. Hranicu významnosti určuje manažér v jednotkách a podľa obstarávacej ceny.
7. Zistite príčinu pred uzavretím
Skontrolujte pohyb tovaru od predchádzajúceho kontrolného dátumu: príjmy, realizácie, vrátenia, rezervácie, odpisy, presuny a výrobné doklady. Analýza podobného tovaru pomáha nájsť zámenu. Spoločný čiarový kód pre rôzne varianty, duplicitné karty a nesprávna merná jednotka vyžadujú opravu číselníka alebo procesu označovania.
8. Uzavrite hárok a priraďte zmeny
Po schválení výsledku Torgsoft vytvorí príjmové doklady pre prebytok a odpisové doklady pre nedostatok, po čom sklad zodpovedá skutočnému množstvu. Tým sa opraví evidenčný zostatok. Na odstránenie príčiny manažér samostatne priradí akciu, zodpovednú osobu a termín.
Zrušenie uzavretia je bezpečné iba bezprostredne po operácii, kým pri tovare nenastal nový pohyb. Ak už pohyb prebehol, v Torgsoft je vhodné vytvoriť nový korekčný hárok pre potrebné položky.
Ako vyšetrovať typické rozdiely
- Nedostatok jednej charakteristiky a prebytok druhej často naznačujú zámenu, nesprávny čiarový kód alebo výber susednej položky počas predaja.
- Prebytok bez súvisiaceho nedostatku si vyžaduje kontrolu nezaúčtovanej dodávky, vrátenia, duplicitnej karty a chyby počiatočného zostatku.
- Rozdiely po presune vznikajú v dôsledku nedokončeného odovzdania, príjmu nesprávnym evidenčným centrom alebo fyzického umiestnenia v inej zóne.
- Chyby online zostatku sa preverujú podľa rezervácií, zrušených objednávok, vrátení, kompletizácie a času synchronizácie kanálov.
- Nedostatok suroviny si vyžaduje zosúladenie receptúry, merných jednotiek, výrobných dokladov, skutočného výstupu, chybnej výroby a odpadov.
Pre každý významný rozdiel je užitočné zaznamenať kód príčiny: príjem, skladovanie, predaj, vrátenie, presun, výroba, číselník tovaru, prirodzené straty, krádež alebo príčina nezistená. Po niekoľkých cykloch bude vidieť, kde zmena procesu prinesie významný výsledok.
Aké ukazovatele porovnávať medzi inventarizáciami
Samotná suma nedostatku nestačí. Závisí od objemu kontrolovanej zásoby, spôsobu ocenenia a štruktúry sortimentu. Na riadenie je vhodné používať viac ukazovateľov:
- presnosť položiek = počet tovarových položiek (SKU) bez rozdielov ÷ počet skontrolovaných položiek × 100%;
- absolútna chyba = súčet absolútnych rozdielov medzi skutočnosťou a evidenciou v naturálnych jednotkách;
- hodnota nedostatku, prebytku a zámeny podľa rovnakého druhu ceny vo všetkých porovnávaných obdobiach;
- podiel opakovaných rozdielov pri rovnakých tovaroch, zónach a príčinách;
- pokrytie cyklu: podiel zásoby skontrolovaný za plánované obdobie;
- pre online obchod: odmietnutia a zrušenia pre nedostupnosť tovaru pri kladnom zostatku.
Univerzálne prípustné percento nedostatku pre všetky druhy podnikania neexistuje. Potraviny, oblečenie, elektronika, sklad náhradných dielov a výroba majú odlišnú štruktúru rizika. Základnú úroveň treba určiť podľa vlastnej histórie a následne hodnotiť dynamiku rovnakou metodikou.
Program umožňuje vytvárať výberové hárky podľa tovarových skupín, blokovať pohyb tovaru v rôznych etapách počítania, skryť evidenčné množstvo pred vykonávateľom, vykonať inventarizáciu so skenerom, manuálne, cez terminál zberu údajov alebo cez Mobilnú aplikáciu Torgsoft. Správy zobrazujú nedostatok, prebytok, zámenu a výsledky podľa druhov tovaru. Po uzavretí program vytvorí korekčné skladové doklady.
Kontrolný zoznam manažéra
- je určený cieľ, evidenčné centrum, tovarové skupiny, zóny a kontrolný čas;
- sú zaevidované príjmy, vrátenia, odpisy, rezervácie a presuny;
- samostatne je označený tovar na ceste, v oprave, kompletizácii, chybný tovar a vrátenia;
- sú schválené pravidlá predaja a pohybu tovaru počas počítania;
- sú rozdelené roly počítajúcej osoby, kontrolóra a osoby, ktorá uzatvára hárok;
- vykonávatelia nevidia očakávané množstvo;
- významné rozdiely prepočítala iná osoba;
- príčiny sú skontrolované podľa dokladov pohybu a súvisiacich tovarov;
- výsledky sú vyhodnotené podľa množstva, obstarávacej ceny a opakovania;
- pre každú systémovú príčinu je určená akcia, zodpovedná osoba a termín.
Časté otázky
Možno vykonávať inventarizáciu počas prevádzky predajne
Áno. Treba počítať podľa kontrolovaných zón alebo skupín, fixovať čas rezu a obmedziť pohyb už spočítaného tovaru. V Torgsoft sú na to určené režimy blokovania tovaru.
Má predajca vidieť evidenčný zostatok
Pre kontrolnú inventarizáciu je vhodné slepé počítanie. Torgsoft môže pred predajcom skryť množstvo na sklade, veľkoobchodnú cenu a správy s výsledkami.
Ako často treba vykonávať inventarizáciu
Frekvencia závisí od hodnoty, rýchlosti pohybu, histórie rozdielov, doby použiteľnosti, počtu miest skladovania a predajných kanálov. Rizikové tovary sa kontrolujú častejšie ako stabilné.
Dokazuje nedostatok krádež zamestnanca
Nie. Nedostatok potvrdzuje rozdiel medzi skutočnosťou a evidenciou. Príčina sa zisťuje po opätovnom počítaní a kontrole príjmov, predajov, vrátení, odpisov, presunov, rezervácií a akcií používateľov.
Prečo sa sumy v rôznych správach môžu líšiť
Príčinou môže byť rozdielny druh ceny a zohľadnenie zámeny. Na porovnanie období používajte jednu metodiku ocenenia a kontrolujte, či je zobrazená obstarávacia, maloobchodná alebo veľkoobchodná cena.
Zdroje a metodický základ
- Torgsoft: vytvorenie inventarizačného hárka — spôsoby počítania, blokovanie, správy a korekcia skladu.
- Torgsoft: nastavenia prístupu — obmedzenie hárka pre slepé počítanie.
- Torgsoft: Mobilná aplikácia — práva na zadávanie a zobrazovanie množstva počas inventarizácie.
- ECR Retail Loss: Reduce inventory record inaccuracy — riadenie presnosti zásob ako prierezovej podnikovej funkcie.
- ECR Retail Loss: Inventory record inaccuracy metrics — metódy merania rozdielov podľa SKU, jednotiek a relatívnych ukazovateľov.
- Oracle Inventory Management: Cycle Count Creation — cyklické počítania podľa tried ABC, kategórií, harmonogramov a schvaľovaní.
- Microsoft Learn: Cycle counting — počítania podľa zón, miest skladovania, plánu a udalostí.
- Shopify: Ecommerce Inventory Management — cyklické a bodové kontroly po špičkách predajov, vrátení, príjmov a presunov.
- IFRS Foundation: IAS 2 Inventories — zloženie zásob v obchode a výrobe a princípy ich ocenenia.
Vráťte sa na predchádzajúci krok