Ako predávať tovar do Európy cez Nova Post: zmluvy, dokumenty a evidencia

Ak chcete predávať tovar z Ukrajiny zákazníkom v Európe cez Nova Post, najprv si s medzinárodným manažérom potvrďte konkrétny tovar a trasu, uzatvorte zmluvu o medzinárodnej preprave a určte postup colného konania. Pred prijatím platby vypočítajte náklady na dopravu a dovoz, pripravte pravdivú faktúru a informujte kupujúceho, ktoré poplatky sú zahrnuté v cene a ako môže tovar vrátiť.

Ukrajinský predajca vybavuje vývoz podľa právnych predpisov Ukrajiny. Dovoz, povolenie predávať tovar a obsluhu spotrebiteľa si overuje podľa pravidiel krajiny určenia. Nižšie sa požiadavky Európskej únie (EÚ) týkajú jej trhu. Pre ostatné európske krajiny si treba osobitne overiť miestne požiadavky. V praxi je vhodné začať v jednej krajine a s malým výberom tovaru. Tak si môžete pred rozšírením predaja preveriť dokumenty, náklady aj vrátenie tovaru.

Pred zverejnením ponuky potvrďte tovar a adresu doručenia

To, že má Nova Post v krajine pobočku, ešte nepotvrdzuje možnosť prepraviť akýkoľvek tovar. Na oficiálnej stránke spolupráce s podnikmi dopravca odporúča overiť povolené tovary. Pri obmedzených kategóriách treba splniť regulačné požiadavky a predložiť potrebné sprievodné dokumenty.

Odporúčame poslať manažérovi jednu žiadosť so všetkými údajmi. Uveďte názov tovaru, materiál alebo zloženie, účel, množstvo, cenu a krajinu pôvodu a priložte fotografiu. Uveďte aj krajinu, mesto, poštové smerovacie číslo a požadovaný spôsob doručenia. Ak tovar obsahuje batériu, kvapalinu alebo iné súčasti, ktoré môžu ovplyvniť prepravu, opíšte ich hneď. Požiadajte o potvrdenie, že možno prijať práve komerčnú zásielku, a o zoznam dokumentov, ktoré k nej treba priložiť.

Na vývoz z Ukrajiny sa vzťahuje článok 235 Colného kódexu Ukrajiny: okrem iného nemožno posielať zakázaný tovar ani tovar bez povolení, ak sa takéto povolenia vyžadujú. Overiť treba aj vlastné obmedzenia dopravcu a požiadavky krajiny dovozu. Preto nenastavujte pre celý sortiment jednu povolenú hmotnosť ani jeden spôsob vybavenia. Limity si potvrďte pre konkrétnu trasu, službu a kategóriu tovaru.

Uzavrite samostatnú zmluvu o medzinárodnej preprave

Na doručovanie v rámci Ukrajiny a do zahraničia vyžaduje Nova Post dve odlišné zmluvy. Medzinárodné zmluvné dokumenty pre právnické osoby a fyzické osoby podnikateľov (FOP) sú zverejnené v oficiálnej sekcii dokumentov dopravcu. Existujúca zmluva pre vnútroštátnu prepravu nenahrádza medzinárodnú zmluvu.

1. Pristúpte k medzinárodnej zmluve. Podľa pokynov dopravcu to možno vybaviť cez podnikateľský účet alebo poslať žiadosť medzinárodnému manažérovi či na adresu newclient@novaposhta.ua. Po overení údajov vám dopravca pošle dokument na podpis prostredníctvom služby elektronickej výmeny dokumentov, napríklad „Včasno“. Pred vytvorením prvej zásielky si overte, že zmluva je aktivovaná.
2. Zaregistrujte sa na colnici. V oficiálnom postupe spolupráce dopravca tento krok označuje ako akreditáciu. S colným deklarantom si dohodnite, aké údaje a dokumenty potrebuje práve vaša firma.
3. Nastavte podnikateľský účet. Skontrolujte údaje predajcu, kontaktnú osobu a prístup k medzinárodným zásielkam. Ak ste FOP, dohodnite si s manažérom nastavenie účtu na vaše podnikateľské údaje.
4. Vyberte spôsob colného konania. Dopravca umožňuje spoluprácu s vlastným colným deklarantom, s externým deklarantom alebo samostatné vybavenie; za stanovených podmienok je možné vybaviť zásielku na základe registra.
5. Podajte medzinárodnú žiadosť a počkajte na schválenie. Oficiálny postup zahŕňa overenie zásielky, vytlačenie prepravných dokumentov a až potom odovzdanie balíka na pobočke alebo kuriérovi.

Aby ste nemuseli prípravu opakovať pri každej objednávke, odporúčame uložiť si schválený zoznam dokumentov a kontakt na medzinárodného manažéra. Určte tiež pracovníka, ktorý bude odpovedať na otázky colného deklaranta. Neobjasnené otázky o zložení alebo cene tovaru môžu zdržať vybavenie.

Pripravte faktúru a dohodnite zodpovednosť colného deklaranta

Komerčný predaj treba opísať ako predaj. Zaplatenú objednávku neoznačujte ako osobný dar a neuvádzajte nižšiu hodnotu, než je jej skutočná hodnota. V článku 236 Colného kódexu Ukrajiny sa medzi údajmi na deklarovanie uvádzajú obchodný opis, množstvo, hodnota, kód tovaru a sprievodné dokumenty. Údaje v objednávke a faktúre sa musia zhodovať so skutočným obsahom balíka.

Vzor a príklad podnikateľskej faktúry nájdete v sekcii dokumentov Nova Post. Pri prvej objednávke odporúčame poslať návrh colnému deklarantovi ešte pred vytlačením a skontrolovať tieto údaje:

• názov a identifikačné údaje predajcu, údaje kupujúceho a skutočného príjemcu;
• číslo a dátum faktúry a jej prepojenie s objednávkou;
• zrozumiteľný opis každej položky, jej kód výrobku, materiál, účel a množstvo;
• skutočnú predajnú cenu po zohľadnení dohodnutej zľavy, menu a celkovú sumu;
• krajinu pôvodu a kód podľa Ukrajinskej klasifikácie tovarov zahraničného obchodu (UKT ZED), dohodnutý na účely colného konania;
• podmienky platby a doručenia a uvedenie nákladov na dopravu v dohodnutom formáte.

Namiesto všeobecného opisu „doplnky“ uveďte konkrétny výrobok, materiál a účel. Ak objednávka obsahuje viacero rôznych výrobkov, uveďte ich na samostatných riadkoch. V prípade potreby pripravte baliaci list, aby colný deklarant a pracovník skladu mohli porovnať položky s počtom balíkov.

Kedy možno vybaviť vývoz na základe registra

Časť 12 článku 236 Colného kódexu Ukrajiny umožňuje podnikom vyvážať tovar s celkovou colnou hodnotou najviac 1 000 eur prostredníctvom dodatočného registra dopravcu alebo expresného kuriéra, ak sa na tovar nevzťahuje vývozné clo ani obmedzenia vývozu podľa článku 197 kódexu. Podľa časti 7 článku 236 registre nahrádzajú colné vyhlásenia. Ide o spôsob deklarovania za stanovených podmienok, nie o oslobodenie od dovozných poplatkov v krajine kupujúceho.

Pred odoslaním požiadajte colného deklaranta o potvrdenie, či tovar spĺňa tieto podmienky, kto predkladá údaje a aký doklad o ukončení colného konania dostanete. Ak zjednodušený postup nie je vhodný, dohodnite si iný postup ešte pred odovzdaním balíka.

Čo si dohodnúť s colným deklarantom

Odporúčame písomne určiť, kto kontroluje kód tovaru, aké doklady o pôvode a hodnote poskytnete, kto podáva vyhlásenie alebo register a kto odpovedá na otázky colného úradu. Osobitne si overte, či služba zahŕňa len ukrajinský vývoz, alebo aj colné konanie v krajine dovozu. Colnému deklarantovi poskytnite pravdivé údaje o vlastnostiach tovaru a skontrolujte pripravené informácie. Samotná účasť colného deklaranta nepotvrdzuje pravdivosť opisu ani prípustnosť predaja.

Vypočítajte dopravu, dovozné poplatky a prípadné vrátenie

Pri výpočte dopravy odporúčame poskytnúť manažérovi trasu, poštové smerovacie číslo príjemcu, počet balíkov, skutočnú hmotnosť a vonkajšie rozmery každej zabalenej škatule. Požiadajte o uvedenie účtovanej hmotnosti, podľa ktorej dopravca vystaví faktúru, a o vysvetlenie, ako sa pri vašej službe zohľadňuje objemová hmotnosť. Vzorec ani cenu za vnútroštátnu prepravu nepoužívajte na medzinárodnú objednávku.

Deklarovanú hodnotu a poistenie si overte osobitne. Požiadajte dopravcu o vysvetlenie, ako deklarovaná hodnota ovplyvňuje poplatok a náhradu podľa medzinárodnej zmluvy. Ak vám ponúkne samostatné poistenie, vyžiadajte si jeho podmienky, údaje o poisťovateľovi, výluky a postup pri uplatnení nároku. Samotný zápis hodnoty v prepravnom liste neoprávňuje sľubovať kupujúcemu úplnú náhradu za každých okolností.

Ako overiť clo a daň v EÚ

Do ceny automaticky nezapočítavajte oslobodenie od cla pre všetky zásielky do 150 eur. Články 1–2 nariadenia Rady (EÚ) 2026/382 rušia všeobecné oslobodenie zásielok s nízkou hodnotou a zavádzajú dočasné clo vo výške 3 eur za kategóriu tovaru pre zásielky do hodnoty 150 eur vrátane, ktoré sú vymedzené týmto aktom. Článok 2 zahŕňa okrem iného dovoz v rámci režimu Import One Stop Shop (IOSS), teda jednotného kontaktného miesta na platenie dane z pridanej hodnoty pri predaji dovážaného tovaru na diaľku, ako aj poštové zásielky podľa vymedzenia právnych predpisov EÚ. Pre ostatných dopravcov mimo tohto režimu akt stanovuje použitie bežného colného sadzobníka.

Pri medzinárodnej expresnej zásielke Nova Post preto požiadajte colného deklaranta, aby určil uplatniteľný postup. Samotný názov dopravcu neurčuje sadzbu. Vysvetlenie Európskej komisie uvádza, že pri dočasnom cle sa tovary v zásielke zoskupujú podľa colnej podpoložky a účtujú sa 3 eurá za každú skupinu bez ohľadu na počet rovnakých kusov v nej. Ide o samostatný poplatok, oddelený od dane z pridanej hodnoty (DPH) a poplatku za spracovanie zásielky.

Ak plánujete využiť preferenčný pôvod tovaru, dohodnite si s colným deklarantom potrebné dôkazy a postup deklarovania. Podľa vysvetlenia Komisie sú výnimky pre tovary, na ktoré sa vzťahujú obchodné preferencie, spojené okrem iného s tým, že sa nepoužije IOSS a podá sa štandardné dovozné colné vyhlásenie H1. Samotné vyhlásenie predajcu, že tovar pochádza z Ukrajiny, nestačí na to, aby ste kupujúcemu sľúbili, že clo nebude platiť.

Pre každú krajinu a kategóriu požiadajte o výpočet DPH a určenie osoby, ktorá ju zaplatí alebo vyberie pri predaji. Nenastavujte jednu sadzbu pre celý európsky sortiment. Podľa vysvetlenia Komisie zodpovednosť za úhradu dočasného cla zvyčajne nesie deklarant — predajca, dovozca alebo príslušný zástupca. Dohodu s kupujúcim o úhrade nákladov treba zosúladiť so skutočným colným postupom. Táto dohoda nemení povinnosti deklaranta stanovené zákonom.

Ilustračný príklad interného výpočtu, ktorý nepredstavuje tarifu dopravcu: obchod dostane za objednávku 100 eur. Nákladová cena tovaru je 40 eur, balenie stojí 3 eurá, doprava 15 eur, poplatok platobnej služby 3 eurá a dohodnuté dovozné náklady predajcu 9 eur. Po odpočítaní týchto nákladov zostáva 100 − 40 − 3 − 15 − 3 − 9 = 30 eur. Z tejto sumy treba ešte pokryť ostatné náklady podniku a dane predajcu. Osobitne vypočítajte aj scenár odmietnutia zásielky, pri ktorom vzniknú náklady na vrátenie a časť platieb za už uhradené služby nebude vrátená.

Pred predajom v EÚ pripravte tovar a jeho online kartu

Pri spotrebiteľskom tovare overte, či sa naň vzťahuje nariadenie EÚ o všeobecnej bezpečnosti výrobkov — General Product Safety Regulation (GPSR). Podľa článku 2 nariadenia (EÚ) 2023/988 závisí jeho pôsobnosť od kategórie tovaru a od existencie osobitnej regulácie rizík. Výnimka sa vzťahuje napríklad na potraviny, lieky a viacero ďalších kategórií. Najprv si preto overte pravidlá pre konkrétny výrobok.

Ak ste výrobcom tovaru, na ktorý sa vzťahuje GPSR, článok 9 vyžaduje analýzu rizík a technickú dokumentáciu, ktorú treba udržiavať aktuálnu a uchovávať desať rokov. Výrobok musí mať identifikátor typu, šarže alebo sériové číslo a údaje o výrobcovi. V prípade potreby musí obsahovať aj pokyny a upozornenia v jazyku zrozumiteľnom pre spotrebiteľa, ktorý určuje krajina určenia. Nariadenie stanovuje podmienky, za ktorých možno časť týchto údajov uviesť na obale alebo v sprievodnom dokumente.

Podľa článku 16 sa tovar, na ktorý sa vzťahuje GPSR, nesmie uviesť na trh bez zodpovedného hospodárskeho subjektu usadeného v EÚ, ktorý má zákonom stanovenú úlohu. Môže ním byť príslušný výrobca, dovozca, splnomocnený zástupca alebo iný hospodársky subjekt za stanovených podmienok. Túto úlohu si dohodnite pred začiatkom predaja a vyžiadajte si jej písomné potvrdenie. Podľa článku 16 treba názov zodpovedného subjektu a jeho poštovú a elektronickú adresu uviesť aj na výrobku, obale, balíku alebo v sprievodnom dokumente. Pred zabalením prvej objednávky tieto údaje skontrolujte. Kontakt na známeho v Európe ani adresa dopravcu samy osebe túto požiadavku nespĺňajú.

Pri predaji na diaľku článok 19 GPSR vyžaduje jasne a viditeľne uviesť:

• názov výrobcu, jeho poštovú a elektronickú adresu;
• pri výrobcovi mimo EÚ názov a poštovú a elektronickú adresu zodpovednej osoby v EÚ;
• obrázok výrobku, jeho typ a ďalšie údaje na identifikáciu;
• potrebné upozornenia a bezpečnostné informácie v jazyku, ktorému spotrebitelia v danej krajine rozumejú.

Odporúčame skontrolovať tieto polia v každej produktovej karte na webe alebo trhovisku pred jej zverejnením. Označenie CE, ktoré potvrdzuje súlad s príslušnými osobitnými požiadavkami EÚ, overte podľa kategórie výrobku. GPSR neukladá povinnosť umiestniť ho na všetok spotrebiteľský tovar. Pre výrobky legálne uvedené na trh pred začiatkom uplatňovania GPSR stanovuje článok 51 prechodné pravidlo. Dôvod na jeho uplatnenie treba doložiť dokumentmi.

Informujte kupujúceho o podmienkach predaja a zabezpečte vrátenie

Ak obchod smeruje predaj spotrebiteľom v konkrétnej krajine EÚ, overte jej záväzné pravidlá na ochranu spotrebiteľov a vnútroštátne uplatnenie smernice 2011/83/EÚ. Podľa článku 6 musí kupujúci pred uzavretím zmluvy dostať údaje o predajcovi a kontakty na podávanie sťažností, hlavné vlastnosti tovaru, celkovú cenu vrátane daní, dodatočné náklady alebo spôsob ich určenia, ako aj podmienky platby a doručenia. Ak má kupujúci právo odstúpiť od zmluvy, predajca mu musí vopred poskytnúť postup a lehoty na odstúpenie a vzorový formulár. Kupujúci môže použiť tento formulár alebo podať iné jednoznačné oznámenie o odstúpení.

Pri bežnom predaji tovaru na diaľku stanovuje článok 9 lehotu 14 dní na odstúpenie od zmluvy odo dňa, keď tovar fyzicky prevezme spotrebiteľ alebo ním určená tretia osoba, ktorá nie je dopravcom. Pri jednej objednávke doručovanej po častiach platia osobitné pravidlá počítania lehoty. Ak predajca neposkytol náležité informácie o práve na odstúpenie, lehota sa podľa článku 10 končí 12 mesiacov po skončení pôvodnej lehoty. Ak kupujúci dostane chýbajúce informácie v priebehu týchto 12 mesiacov, má na odstúpenie 14 dní odo dňa ich doručenia.

Podľa článkov 13–14 predajca vráti peniaze vrátane ceny štandardného pôvodného doručenia bez zbytočného odkladu, najneskôr však do 14 dní od oznámenia o odstúpení. Nemusí vrátiť príplatok za drahší spôsob doručenia, ktorý si kupujúci vybral namiesto najlacnejšej štandardnej možnosti obchodu. Peniaze vráťte rovnakým spôsobom platby, ak kupujúci výslovne nesúhlasil s iným spôsobom. Vrátenie nesmie kupujúcemu spôsobiť ďalšie poplatky. Ak predajca neponúkol, že tovar vyzdvihne, môže zadržať vrátenie peňazí do prevzatia tovaru alebo do získania dôkazu o jeho odoslaní späť — podľa toho, čo nastane skôr.

Ak predajca neponúkol, že tovar vyzdvihne, spotrebiteľ ho musí bez zbytočného odkladu odoslať alebo odovzdať späť, najneskôr však do 14 dní od oznámenia o odstúpení. Priame náklady na vrátenie možno preniesť na spotrebiteľa, ak bol o tom vopred informovaný a predajca sa nezaviazal uhradiť vrátenie sám. Podľa článku 14 spotrebiteľ zodpovedá za zníženie hodnoty tovaru len vtedy, ak s ním zaobchádzal nad rámec potrebný na overenie jeho povahy, vlastností a funkčnosti.

Ak ho predajca neinformoval o práve na odstúpenie podľa článku 6, spotrebiteľ za takéto zníženie hodnoty nezodpovedá.

Článok 16 stanovuje výnimky napríklad pre skutočne personalizované výrobky, rýchlo sa kaziaci tovar a niektoré zapečatené hygienické výrobky po otvorení obalu. Samotná ručná výroba alebo výroba po objednaní ešte neznamená, že ide o personalizovaný výrobok. Výnimka z práva na odstúpenie neruší práva kupujúceho pri vadnom tovare.

Pripravte praktické pokyny pre kupujúceho: kam poslať oznámenie o odstúpení, na akú adresu tovar vrátiť, kto zaplatí dopravu a aké údaje o objednávke uviesť. Pri zmluvách uzatvorených cez online rozhranie overte, či sa uplatňujú vnútroštátne požiadavky na funkciu odstúpenia podľa článku 11a. Funkcia musí byť dostupná počas príslušnej lehoty a musí poskytnúť elektronické potvrdenie. Pred uzavretím zmluvy informujte kupujúceho o zákonnej záruke súladu tovaru. Podľa oficiálneho vysvetlenia EÚ je minimálna lehota dva roky. Overte si, či krajina určenia nestanovuje dlhšiu lehotu. Podmienky dobrovoľnej záruky obchodu nenahrádzajú tieto práva kupujúceho.

Ako používať Torgsoft na evidenciu zásob, objednávok a faktúr

Pred potvrdením medzinárodnej objednávky skontrolujte konkrétny kód výrobku, veľkosť, množstvo a nákladovú cenu tovaru v režime „Stav skladu“. V karte tovaru môžete uložiť kód UKT ZED, ale správnosť klasifikácie na vývoz si potvrďte s colným deklarantom. Odporúčame používať jedno číslo objednávky na prepojenie skladového dokladu, faktúry a medzinárodnej zásielky. Ak chcete automaticky prijímať objednávky z webu, overte kompatibilitu licencie a aktivujte platenú doplnkovú možnosť „Synchronizácia s internetovým obchodom“. Na výmenu údajov je potrebné kompatibilné prepojenie na strane webu. Externý adaptér nastavuje a spravuje jeho vývojár. Spolu s integrátorom dohodnite zdroj ceny, menu, rezerváciu a ochranu pred opätovným importom podľa dokumentácie výmeny údajov.

V režime „Predaj“ môžete tlačiť dodací list a faktúru a prikladať súbory dokumentov. Tieto možnosti využite na internú evidenciu predaja a schválenú obchodnú faktúru skontrolujte podľa požiadaviek medzinárodnej prepravy. Pri práci v režime „Obchodovanie s vystavením faktúry“ zohľadnite obmedzenia licencií: táto možnosť je dostupná vo verzii „Ultra“ a v terminálovej verzii, nie však vo verzii „Start“.

Platená doplnková integrácia s Nova Post umožňuje vytvárať, tlačiť a sledovať nákladné listy na prepravu tovaru (TTN) v zdokumentovanom scenári vnútroštátnej dopravy. Vyžaduje pripojenie na internet, platný kľúč aplikačného programového rozhrania (API) a nastavené údaje odosielateľa a adresy. Tento TTN nepoužívajte ako potvrdenie medzinárodného colného konania. Medzinárodnú žiadosť, faktúru a colné dokumenty vybavujte podľa postupu dohodnutého s Nova Post a ich čísla a súbory prepojte s príslušným predajom.

Skontrolujte prvú objednávku od platby až po finančné vyúčtovanie

Odporúčame, aby na vybavenie prvej objednávky dohliadal jeden zodpovedný manažér. Musí skontrolovať nielen doručenie balíka, ale aj colné dokumenty a skutočné náklady.

1. Potvrďte, že tovar je pripravený na predaj. Uložte si potvrdenie trasy, zoznam potrebných dokumentov a kontrolu označenia a produktovej karty pre krajinu kupujúceho.
2. Zaznamenajte podmienky objednávky. Uložte obsah objednávky, skutočné ceny, menu, adresu, platiteľa dopravy a dovozných nákladov, dohodnutú lehotu a podmienky vrátenia oznámené kupujúcemu.
3. Skontrolujte platbu. Porovnajte číslo objednávky, sumu a menu s potvrdením platobnej služby. Za dôkaz prijatia peňazí nepovažujte správu kupujúceho ani otvorenú stránku s úspešnou platbou.
4. Skontrolujte obsah zásielky. Porovnajte kódy výrobkov a množstvá s objednávkou a faktúrou. Po zabalení zaznamenajte hmotnosť a rozmery a odfoťte tovar, ochranné balenie aj zatvorenú škatuľu.
5. Dokončite schválenie zásielky. Získajte overenie od Nova Post, vytlačte schválené prepravné dokumenty a uložte si potvrdenie o odovzdaní dopravcovi.
6. Pošlite kupujúcemu číslo na sledovanie a dokumenty k dovozu. Overte, že medzinárodné číslo patrí práve jeho objednávke. Určite, kto bude každý deň kontrolovať otázky colného úradu a oznámenia o neúspešnom doručení.
7. Uložte si potvrdenie o doručení. Zaznamenajte konečný stav, dátum a dostupný dôkaz o prevzatí. V prípade potreby požiadajte dopravcu o doklad. Osobitne si uchovajte dokumenty o colnom konaní a vývoze.
8. Skontrolujte platby a náklady. Porovnajte sumu predaja, platbu kupujúceho, poplatok služby, skutočnú sumu pripísanú na účet, faktúru dopravcu, služby colného deklaranta a dovozné poplatky predajcu. Pri vrátení osobitne skontrolujte príjem tovaru na sklad a vrátenie peňazí kupujúcemu.

Pre ukrajinského platiteľa DPH je dôležité dohodnúť si spôsob preukázania vývozu na daňové účely už pri výbere spôsobu colného konania. Pododsek 195.1.1 Daňového kódexu Ukrajiny spája nulovú sadzbu pri vývoze s náležitým potvrdením vývozu v colnom vyhlásení. Zároveň podľa pododseku 196.1.16 vývoz tovaru s colnou hodnotou najviac 150 eur nepodlieha ukrajinskej DPH bez ohľadu na zvolený colný režim. Ide o iný daňový postup ako uplatnenie nulovej sadzby. Účtovníkovi odovzdajte faktúru a dohodnutý spôsob deklarovania, aby určil, ktorý postup sa uplatní. Stav zásielky „doručená“ neobsahuje všetky údaje potrebné na takéto daňové rozhodnutie.

Po prvom úplnom cykle doplňte do pracovného postupu skutočné náklady, dokumenty požadované colným deklarantom a postup pri zdržaní alebo vrátení. Ďalšiu krajinu alebo novú kategóriu tovaru pridajte až po samostatnom overení trasy, požiadaviek na výrobok a nákladov.