Ak chcete riadiť desať predajní, musíte určiť zodpovedných za tovar, ceny, peniaze a kontrolu výsledkov. Začnite jednotným registrom tovaru, pravidlami preberania a presunov, osobnými prístupmi a spoločným formátom reportov. Vedúci predajní potom zvládnu každodenné operácie samostatne a vy dostanete prehľad otázok, ktoré si vyžadujú vaše rozhodnutie.
Pre maloobchodnú sieť na Ukrajine navrhujeme tento postup riadenia: vedúci predajne kontroluje svoju prevádzku každý deň, oblastný manažér koordinuje predajne a rieši opakujúce sa problémy, účtovník odsúhlasuje doklady a peniaze a majiteľ schvaľuje pravidlá a finančné rozhodnutia. Nižšie nájdete praktický model, ktorý možno prispôsobiť sortimentu, harmonogramu dodávok a zloženiu tímu.
Rozdeľte zodpovednosť medzi štyri roly
Ku každému procesu priraďte vykonávateľa aj osobu, ktorá skontroluje výsledok. Ak majiteľ zastáva viacero rolí súčasne, ponechajte ich v predpise oddelené. Pomôže vám to odovzdať časť práce inému zamestnancovi bez zmeny celého systému riadenia.
| Rola | Za čo zodpovedá | Aký výsledok odovzdáva | Kedy zapája majiteľa |
|---|---|---|---|
| Majiteľ | Schvaľuje sortimentnú a cenovú politiku, rozpočet nákupov, hranice právomocí a pravidlá prístupu. | Schválené pravidlá, rozpočet a rozhodnutia na základe týždenného reportu. | Osobne rieši otázky, ktoré presahujú delegované právomoci. |
| Oblastný manažér | Koordinuje desať predajní, schvaľuje doplnenie zásob a presuny v rámci rozpočtu, kontroluje dodržiavanie pravidiel. | Súhrnný report, zoznam odchýlok a úlohy s určenými zodpovednými osobami a termínmi. | Keď sú potrebné dodatočné prostriedky, zmena politiky alebo rozhodnutie o opakovaných stratách. |
| Vedúci predajne | Organizuje preberanie, potvrdzuje prijatie presunov, kontroluje cenovky, zásoby a pokladňu, zaškoľuje predajcov. | Potvrdené doklady, každodenné odsúhlasenie a vysvetlenie rozdielov. | Prostredníctvom oblastného manažéra, ak problém nedokáže vyriešiť v rámci svojich právomocí. |
| Účtovník | Odsúhlasuje doklady, platby, vratky a zúčtovanie s dodávateľmi; kontroluje správnosť údajov o obstarávacej cene. | Zoznam nepotvrdených súm a dokladov, skontrolované finančné údaje. | Keď zistený rozdiel vyžaduje rozhodnutie o výdavkoch, úprave pravidiel alebo dodatočnej kontrole. |
Pre každú rolu určte zastupujúcu osobu počas neprítomnosti. Samostatne zapíšte, kto schvaľuje zľavu mimo určených podmienok, odpisy, úpravy zásob a výdavky z pokladne. Hranice stanovte podľa vlastného rozpočtu a rizík: rovnaká suma môže mať iný význam pre predajne s odlišným obratom.
Vytvorte jednotný register tovaru a postup zmeny cien
Rovnaký tovar evidujte vo všetkých predajniach pod jednou skladovou položkou. SKU, skratka z anglického Stock Keeping Unit, je samostatná jednotka evidencie sortimentu. Napríklad jednotlivé veľkosti alebo farby jedného modelu obuvi potrebujú samostatné položky, aby vedúci videl, ktorý konkrétny variant treba doplniť.
- Určte zamestnanca, ktorý vytvára a kontroluje karty tovaru. Pri novej dodávke vedúci predajne najskôr vyhľadá existujúcu položku podľa kódu a vlastností.
- Dohodnite povinné polia: názov, interný kód, čiarový kód, mernú jednotku, kategóriu, veľkosť alebo inú podstatnú vlastnosť. Kód dodávateľa evidujte oddelene od interného kódu siete.
- Určte základný cenník a prípustné výnimky pre predajne. Pri každej výnimke uveďte dôvod, zodpovednú osobu a dobu platnosti.
- Pred zmenou cien skontrolujte zoznam tovaru, nové ceny a vplyv zliav. Po nadobudnutí účinnosti zmeny vedúci predajne zabezpečí výmenu cenoviek a overí cenu pri kontrolnom skenovaní.
Ak register už obsahuje duplicity, najprv porovnajte vlastnosti, zásoby a históriu pohybu jednotlivých položiek. Zlúčením rôznych veľkostí alebo balení by sa skreslili údaje pre nákup. Kým kontrolu nedokončíte, obmedzte vytváranie nových kariet, aby duplicít nepribúdalo.
Tovar preberajte podľa skutočne dodaného množstva
Zamestnanec preberajúci dodávku musí porovnať doklad so skutočným množstvom, vlastnosťami a stavom tovaru. Pri preberaní oddeľte poškodené a sporné kusy od tovaru vhodného na predaj, aby ich predajcovia nezahrnuli do dostupných zásob.
- Uveďte predajňu alebo sklad, dodávateľa, číslo dokladu a zamestnanca, ktorý tovar preberá.
- Spočítajte tovar a skontrolujte správnosť kódov, veľkostí, farieb a merných jednotiek.
- Zaznamenajte manko, prebytok alebo poškodenie s odkazom na konkrétne položky. Rozdiel oznámte osobe zodpovednej za dodávateľa.
- Zaevidujte skutočne prevzaté množstvo. Nevyriešený rozdiel ponechajte v zozname otvorených otázok s uvedením zodpovednej osoby a termínu kontroly.
- Skontrolujte nákupné údaje a predajnú cenu a potom presuňte tovar na predajnú plochu.
Ak sa tovar už fyzicky nachádza v predajni, ale doklad ešte nie je zaevidovaný, vedúci musí zabezpečiť dokončenie preberania. Predaj so záporným zostatkom povoľujte len ako osobitne schválenú výnimku, ktorá sa kontroluje každý deň. Inak bude ťažšie rozlíšiť chybu pri preberaní od chyby pri predaji.
Potvrdzujte odoslanie a prijatie tovaru medzi predajňami
Pri presune určte tri samostatné stavy: tovar je pripravený, odoslaný a prijatý. Po odoslaní už nesmie patriť do dostupných zásob odosielajúcej predajne. Kým ho príjemca skutočne neprevezme, evidujte ho ako tovar na ceste.
V doklade alebo súvisiacom registri uveďte odosielateľa, príjemcu, zoznam a množstvo tovaru, čas odoslania, predpokladanú lehotu doručenia a osoby zodpovedné za odovzdanie a prevzatie. Určte zamestnanca, ktorý kontroluje oneskorené dodávky a zisťuje, kde sa tovar nachádza.
- Odosielateľ pred zabalením tovar spočíta a potvrdí jeho skutočné odovzdanie.
- Príjemca pred potvrdením prevzatia skontroluje množstvo a stav tovaru.
- Ak príjemca dostane menej, než bolo odoslané, zaznamená skutočné množstvo a oblastný manažér zabezpečí preverenie rozdielu.
- Účtovník skontroluje správnosť dokladov a hodnotových údajov, aby presun bezdôvodne nezmenil výsledok predajne.
V manažérskom reporte celej siete nezahŕňajte interný presun do predaja zákazníkom. Ak predajne prevádzkujú rôzne podnikateľské subjekty, najprv s účtovníkom určte doklady a postup evidencie transakcie medzi nimi.
Nastavte osobné prístupy a skontrolujte obmedzenia
Každému zamestnancovi vytvorte vlastný používateľský účet a prideľte prístup k operáciám, ktoré vykonáva. Predajca potrebuje prístup k predaju a vystavovaniu vratiek podľa stanoveného postupu; vedúci predajne k preberaniu, kontrole vlastnej pokladne a zásob; oblastný manažér k údajom pridelených predajní; účtovník k dokladom a finančným odsúhlaseniam. Právo meniť samotné prístupy ponechajte určenému administrátorovi.
Osobitne skontrolujte možnosti ručnej zmeny ceny, neobmedzenej zľavy, mazania platieb, úprav starších dokladov, odpisov a korekcií zásob. Pri týchto úkonoch určte schvaľovanie a povinnosť uviesť dôvod. Po nastavení sa prihláste pod každou rolou a na testovacích operáciách overte povolené aj zakázané úkony.
Pri preradení zamestnanca na inú pozíciu zmeňte prístup v ten istý deň a po skončení jeho pracovného pomeru účet deaktivujte. Ak majú operácie zostať priradené ku konkrétnemu vykonávateľovi, zamestnanci nesmú používať spoločné heslo.
Každý deň kontrolujte odchýlky a stav peňazí
Na konci zmeny vedúci predajne skontroluje hotovosť a nedokončené operácie. Oblastný manažér dostane súhrnný zoznam odchýlok za všetkých desať predajní. Pri každej položke stačí uviesť predajňu, doklad alebo tovar, sumu či množstvo, dôvod, zodpovednú osobu a termín nápravy.
| Čo skontrolovať | Aký úkon vykonať |
|---|---|
| Záporné zostatky | Nájsť súvisiaci predaj, preberanie, vratku alebo presun a opraviť potvrdenú chybu. |
| Predaj pod obstarávaciu cenu alebo nezvyčajná zľava | Skontrolovať správnosť obstarávacej ceny, platnosť akcie a schválenie zmeny ceny. |
| Oneskorený tovar na ceste | Kontaktovať osobu zodpovednú za doručenie aj príjemcu a zistiť, kde sa tovar nachádza. |
| Vratky, storno a úpravy dokladov | Skontrolovať tovar, sumu, spôsob vrátenia peňazí a dôvod operácie. |
| Rozdiel v pokladni | Znovu prepočítať peniaze a skontrolovať platby, výbery a odovzdanie tržby. |
| Platby kartou | Porovnať predaje s operáciami platobného terminálu a pripísanie peňazí na účet overiť s ohľadom na lehotu pripísania a poplatky. |
Pri manažérskom odsúhlasení vypočítajte očakávaný zostatok hotovosti takto: počiatočný zostatok na začiatku zmeny plus hotovostné príjmy mínus vratky v hotovosti, výdavky a peniaze odovzdané z pokladne. Predaj kartou k fyzickej hotovosti nepripočítavajte. Odovzdanie tržby z predajne do centrálnej pokladne odsúhlaste v oboch pokladniach, aby sa v reporte siete nezapočítalo ako ďalší príjem.
Ak sa príčinu rozdielu nepodarí zistiť do konca zmeny, nechajte otázku otvorenú a odovzdajte ju ďalšej zodpovednej osobe. Kontrolu uzavrite až po potvrdení príčiny a oprave údajov.
Každý týždeň porovnávajte maržu, zásoby a peniaze
Pripravte jeden report, v ktorom bude riadok pre každú predajňu aj súhrn za celú sieť. Pri ukazovateľoch uveďte obdobie, čas vytvorenia, zahrnuté predajne a nedokončené odsúhlasenia. Majiteľ potrebuje údaje, z ktorých je zrejmé, kde treba zmeniť nákup, cenu, výdavky alebo pracovný postup.
- Predaj a marža. Uveďte predaj po zľavách, vratky, čistý obrat, príslušnú obstarávaciu cenu a hrubý zisk. Pri manažérskom výpočte sa podiel hrubého zisku na obrate rovná hrubému zisku delenému čistým obratom a vynásobenému 100 %. Ak je čistý obrat nulový, percento nepočítajte.
- Zásoby. Uveďte množstvo a hodnotu zásob k jednému dátumu, nedostatok potrebných položiek, tovar bez predaja za zvolené obdobie, tovar na ceste a nevyriešené rozdiely.
- Peniaze. Uveďte zostatky pokladní a účtov, príjmy, platby, nepotvrdené odovzdania tržby a najbližšie platby dodávateľom.
- Náklady predajní. Pridajte náklady, ktoré možno odôvodnene priradiť ku konkrétnej prevádzke. Ak rozdeľujete spoločné náklady kancelárie, používajte jednotné pravidlo a uveďte ho vo vysvetlivke k reportu.
Hrubý zisk ešte nezohľadňuje všetky náklady podniku. Uvádzajte ho oddelene od výsledku po odpočítaní nákladov predajne. Ani zostatok peňazí na účte nevysvetľuje ziskovosť: ovplyvňujú ho nákupy, lehoty platieb aj ďalšie príjmy a výdavky.
Používajte porovnateľné obdobia a jednotne evidujte vratky
Porovnávajte obdobia rovnakej dĺžky s podobným zastúpením dní v týždni. Osobitne označte akcie, zmeny otváracích hodín, dočasné zatvorenia a dlhšiu nedostupnosť tovaru. Pri hodnotení zmeny predaja v existujúcej sieti zahrňte predajne, ktoré fungovali v oboch obdobiach; výsledok nových prevádzok uveďte navyše.
Vratky uvádzajte ako samostatný ukazovateľ podľa dátumu operácie a zachovajte väzbu na pôvodný predaj. V týždennom reporte odpočítajte vratky z aktuálneho týždňa. Pri hodnotení konkrétnej akcie navyše osobitne skontrolujte vratky jej predajov. Bez tohto rozlíšenia môže vrátenie dávnejšieho nákupu skresliť hodnotenie aktuálneho dopytu.
Obstarávacia cena vráteného tovaru musí zodpovedať údajom súvisiaceho predaja. S účtovníkom dohodnite jednotný základ ukazovateľov a metódu výpočtu obstarávacej ceny, aby sa reporty predajní dali porovnávať.
Modelový príklad výpočtu marže
Predpokladajme, že predajňa za týždeň predala tovar po zľavách za 120 000 UAH a vystavila vratky v hodnote 10 000 UAH. Obstarávacia cena predaného tovaru bola 72 000 UAH a obstarávacia cena vráteného tovaru 6 000 UAH. Všetky sumy v príklade sú uvedené na rovnakom účtovnom základe.
- Čistý obrat: 120 000 − 10 000 = 110 000 UAH.
- Obstarávacia cena po zohľadnení vratiek: 72 000 − 6 000 = 66 000 UAH.
- Hrubý zisk: 110 000 − 66 000 = 44 000 UAH.
- Podiel hrubého zisku na čistom obrate: 44 000 ÷ 110 000 × 100 % = 40 %.
Po výpočte skontrolujte príčiny zmeny ukazovateľa: štruktúru predaja, zľavy, nákupnú cenu a vratky. Samotné percento bez týchto vysvetlení neurčuje, aké rozhodnutie treba prijať.
Dopĺňajte zásoby s ohľadom na dodanie a tovar na ceste
Pre každú predajňu určte harmonogram kontroly potrieb, lehotu dodania a rezervu na výkyvy dopytu. Pred nákupom skontrolujte dostupné zásoby v ostatných prevádzkach: schválený presun môže pokryť potrebu bez novej objednávky. Odosielajúca predajňa si pritom musí zachovať zásobu pre vlastných zákazníkov.
Ako východiskový manažérsky vzorec môžete použiť: potreba nákupu sa rovná očakávanému predaju počas lehoty dodania a intervalu medzi kontrolami plus bezpečnostná zásoba mínus dostupné množstvo. Do dostupného množstva zahrňte zásobu vhodnú na predaj a potvrdené príjmy, ktoré dorazia v potrebnom termíne; odpočítajte rezervácie pre zákazníkov. Ak je výsledok záporný, nová objednávka podľa tohto vzorca je nulová.
Modelový príklad doplnenia zásob
Predajňa očakáva predaj 3 kusov denne. Dodanie trvá 4 dni, potrebu kontrolujú každé 3 dni a bezpečnostná zásoba je 6 kusov. Cieľová zásoba je teda 3 × (4 + 3) + 6 = 27 kusov. V predajni je 9 kusov vhodných na predaj, z toho 2 sú rezervované, a ďalších 5 má potvrdené doručenie v potrebnom termíne. Dostupné množstvo je 9 − 2 + 5 = 12 kusov a vypočítaná objednávka je 27 − 12 = 15 kusov.
Pred potvrdením takejto objednávky manažér skontroluje minimálne objednávkové množstvo dodávateľa, rozpočet, kapacitu predajne, dátumy spotreby a plánované akcie. Prognózu sezónneho tovaru a noviniek treba vyhodnocovať osobitne. Ak tovar dlhší čas nebol dostupný, jeho skutočný predaj za toto obdobie neukazuje úplný dopyt zákazníkov.
Robte inventúru tak, aby ste zistili príčinu rozdielu
Na priebežnú kontrolu zostavte harmonogram výberových inventúr. Častejšie kontrolujte drahý tovar, položky s rozdielmi a tovar s intenzívnym pohybom. Frekvenciu určujte podľa výsledkov vlastných kontrol.
- Určte predajňu, zónu alebo skupinu tovaru a presný okamih, ku ktorému budete porovnávať zásoby.
- Počas počítania zastavte pohyb vo vybranej zóne alebo samostatne zaznamenajte všetky operácie, ktoré sa počas kontroly uskutočnia.
- Poverte zamestnanca, aby zapísal skutočné množstvo bez nahliadnutia do evidovaného zostatku. Znížite tým vplyv očakávaného čísla na počítanie.
- Položky so zistenými rozdielmi znova spočítajte a skontrolujte susedné položky, iné veľkosti, preberanie, vratky a nedokončené presuny.
- Výsledky predložte na schválenie zodpovednej osobe a potom vykonajte potvrdené úpravy.
- Zaznamenajte príčinu a upravte proces, ktorý rozdiel spôsobil: označovanie, preberanie, balenie alebo evidenciu operácií.
Tovar na ceste kontrolujte samostatne podľa odoslaní a potvrdení o prijatí. Nezahŕňajte ho súčasne do fyzických zásob dvoch predajní.
Torgsoft pre desať predajní: spôsob prevádzky a nastavenie evidencie
Najskôr vyberte spôsob pripojenia. Podľa oficiálneho opisu licencií umožňuje Torgsoft-Ultra viacero pracovísk v lokálnej sieti; súčasná práca vzdialených prevádzok cez internet s jednotnou databázou na serveri si vyžaduje terminálové riešenie. Platená licencia Torgsoft pre terminálový server zahŕňa tri klientske pripojenia; ďalšie sa kupujú samostatne. Pri tomto riešení treba zabezpečiť centrálny server a prístup predajní k nemu. V Torgsoft-Online sú program a databáza umiestnené na serveri Torgsoft a používanie sa platí formou predplatného. Spočítajte pracoviská pokladníkov, vedúcich, tovaroznalcov a účtovníka; fungovanie pri výpadku pripojenia si overte osobitne pre konkrétnu konfiguráciu.
Pre evidenciu tovaru vytvorte samostatné centrá evidencie pre predajne a sklady, určte hlavné cenové centrum a zapnite synchronizáciu pre potrebné prevádzky. V riešení pre maloobchodnú sieť sú opísané interné prevody so stavom „Tovar na ceste“, keď tovar opustí odosielateľa, ale príjemcovi ešte nebol dodaný, ako aj individuálne prístupové práva. Opis zahŕňa aj metódu výpočtu obstarávacej ceny podľa dodávkových šarží so zohľadnením interných prevodov. Pred spustením dohodnite metódu s účtovníkom a na testovacom presune skontrolujte množstvo, cenu a obstarávaciu cenu v oboch predajniach. Pri centralizovanej distribúcii zohľadnite obmedzenie: režim „Distribúcia tovaru“ sa nepoužíva na tovar s prísnou záručnou evidenciou podľa jedinečných sériových čísel.
Na každodennú kontrolu použite „Stav skladu“: obsahuje zásoby vo vybraných skladoch k zvolenému dátumu, minimálne zásoby a filtre záporného množstva a ceny so zľavou pod obstarávacou cenou. Na kontrolu pokladne sú v režime „Predaj“ k dispozícii denné reporty s predajmi, vratkami a pohybom peňazí, ako aj kontrola hotovosti podľa nominálnych hodnôt; dostupnosť jednotlivých súhrnov závisí od nastavení roly. Na týždenné vyhodnotenie vyberte potrebné reporty z časti „Analýza“, napríklad o ziskovosti predaja, zásobách a dlhodobo nepredanom tovare. Pre všetky prevádzky uložte rovnaké obdobia a filtre a prvé výsledky porovnajte s dokladmi.
Zavádzajte systém postupne
- Opíšte štruktúru. Vymenujte desať predajní, sklady, pokladne, zodpovedné osoby a podnikateľské subjekty. Určte, ktoré údaje potrebujete osobitne a ktoré v súhrnnom manažérskom reporte.
- Pripravte registre a zásoby. Odstráňte duplicity tovaru, schváľte ceny a skontrolujte počiatočné množstvo, peniaze a nedokončené presuny.
- Schváľte roly a stručné pokyny. Pri preberaní, vratke, presune, zmene ceny a uzávierke zmeny uveďte vykonávateľa, postup a spôsob oznámenia rozdielu.
- Vyskúšajte systém v jednej predajni. Vykonajte preberanie, predaj, vratku, presun do inej prevádzky, potvrdenie prijatia a odsúhlasenie pokladne. Overte aj úkony pri obmedzenom prístupe.
- Ostatné predajne zapájajte po skupinách. Pokračujte, keď zodpovedné osoby dokážu samostatne vykonávať operácie a vysvetliť údaje vo svojom reporte.
- Zaveďte pravidelnú kontrolu. Určte čas každodennej kontroly odchýlok a týždenného vyhodnotenia marže, zásob a peňazí. Každé rozhodnutie zaznamenajte spolu so zodpovednou osobou a termínom splnenia.
Pri ďalšej kontrole musí oblastný manažér potvrdiť splnenie predchádzajúcich úloh. Ak sa rovnaký rozdiel opakuje vo viacerých predajniach, skontrolujte spoločný pokyn, nastavenia a zaškolenie zamestnancov. Majiteľ tak bude môcť rozhodovať na základe overených údajov a vedúci predajní budú poznať svoje právomoci aj očakávaný výsledok.
Vráťte sa na predchádzajúci krok