KPI maloobchodnej predajne: 12 ukazovateľov, vzorce a plán krokov pre majiteľa

Ak chce majiteľ posúdiť výkonnosť predajne, mal by každý týždeň kontrolovať tržby, hrubý zisk, nákupy a zásoby spoločne. Samotný rast tržieb neukazuje, koľko predajňa zarobila: výsledok závisí od vráteného tovaru, obstarávacej ceny predaného tovaru, zliav a nákladov. Začnite jednou tabuľkou, stanovte jednotné pravidlá výpočtu a určte zodpovednú osobu za každý zdroj údajov.

Malej predajni stačí 12 kľúčových ukazovateľov výkonnosti — KPI, z anglického Key Performance Indicators. Nižšie nájdete praktický systém riadiacej analýzy pre maloobchodnú predajňu na Ukrajine. Odporúčané obdobia, postup kontroly a kroky majiteľa si môžete prispôsobiť svojmu sortimentu a organizácii práce.

Ako pripraviť údaje na výpočet KPI

Pred prvým výpočtom si zapíšte, čo tabuľka zahŕňa: jednu predajňu alebo sieť, maloobchodný predaj alebo aj veľkoobchod, kamennú predajňu alebo objednávky z iných kanálov. Rovnaké hranice musia platiť pre tržby, pokladničné doklady, vrátený tovar aj obstarávaciu cenu. Inak napríklad internetové objednávky zahrnuté v tržbách nadhodnotia konverziu kamennej predajne.

• Obdobie. Určte dátumy a časy, v ktorých sa operácie započítavajú. Denná tabuľka pomôže nájsť chyby, týždenná vybrať ďalšie kroky a mesačná vyhodnotiť finančný výsledok.
• Daňový základ. Pri platiteľovi dane z pridanej hodnoty (DPH) používajte na výpočet marže čisté výnosy bez DPH a zodpovedajúcu obstarávaciu cenu bez odpočítateľnej DPH. Ak sa daň nedá odpočítať, zahrňte ju do hodnoty podľa prijatých účtovných pravidiel. Zlaďte rozsah ukazovateľov s účtovníkom a nemeňte ho medzi obdobiami.
• Zľavy a vrátený tovar. Používajte skutočnú hodnotu predaja po zľavách. Hodnotu vráteného tovaru odpočítajte raz a obstarávaciu cenu vráteného tovaru zodpovedajúco odpočítajte od obstarávacej ceny predaného tovaru.
• Merné jednotky. Kusy, kilogramy a metre počítajte samostatne. Pri ukazovateli počtu kusov v nákupe si vopred určte, ako budete započítavať balenia a súpravy.
• Úplnosť údajov. Ak chýbajú údaje o návštevnosti alebo história zákazníka, príslušný ukazovateľ nechajte prázdny. Nula by znamenala nameraný výsledok.

Odporúčame pri každom výsledku uchovávať obdobie, predajňu, vzorec, zdroj a krátku poznámku o zmenách. Ak sa menovateľ rovná nule, pomer sa nevypočítava.

Tržby, obrat a prijaté peniaze: čo evidovať samostatne

Tržby vyjadrujú hodnotu predaného tovaru za zvolené obdobie. V každodennej práci sa často označujú ako obrat, no v tabuľke toto slovo nestačí. Riadok pomenujte presne: „Predaj po zľavách pred vrátením tovaru“ alebo „Čisté výnosy z predaja po vrátení tovaru“. Uveďte aj informáciu o zahrnutí DPH.

Čisté výnosy z predaja v tomto systéme KPI = predaj po zľavách − hodnota vráteného tovaru. Obe sumy musia vychádzať z rovnakého daňového základu. Ak výkaz už vrátený tovar odpočítava, opätovné odpočítanie výsledok zníži.

Prijaté peniaze evidujte podľa skutočných príjmov do pokladníc a na účty. Záloha môže prísť pred predajom, splatenie dlhu neskôr a banka môže platbu kartou pripísať v iný deň. Vklad majiteľa zvyšuje peňažné prostriedky, nie tržby. Presun peňazí medzi vlastnými pokladnicami a účtami nevytvára nový príjem.

Odporúčame každý deň zosúladiť predaj, vrátený tovar a platby a rozdiely vysvetliť samostatnými položkami: zálohami, pohľadávkami, časom pripísania a poplatkami. Takáto kontrola pomáha odlíšiť účtovnú chybu od bežného rozdielu v dátumoch.

12 KPI predajne: vzorec, zdroj a rozhodnutie

Tabuľka uvádza odporúčané rozdelenie práce. V malej predajni môže majiteľ zastávať viacero úloh, ale každé číslo musí mať určený zdroj.

Ako vypočítať zisk, maržu a prirážku bez zámeny

Hrubý zisk vyjadruje rozdiel medzi čistými výnosmi z predaja a obstarávacou cenou predaného tovaru. Ešte musí pokryť náklady, ktoré nie sú zahrnuté v obstarávacej cene, napríklad nájomné, mzdy a bankové poplatky. Čistý zisk možno určiť až po zohľadnení všetkých výnosov, nákladov a príslušných daní.

Marža = hrubý zisk ÷ čisté výnosy × 100 %. Ukazuje, aká časť výnosov zostane po odpočítaní obstarávacej ceny tovaru. Prirážka = hrubý zisk ÷ obstarávacia cena predaného tovaru × 100 %. Tieto vzorce majú odlišné menovatele, preto pri rovnakom predaji vychádzajú rôzne percentá.

Ilustračný príklad: Tovar s obstarávacou cenou 600 UAH sa predal za 1 000 UAH pri porovnateľnom daňovom základe. Hrubý zisk je 400 UAH, marža je 400 ÷ 1 000 × 100 % = 40 % a prirážka je 400 ÷ 600 × 100 % ≈ 66,67 %. Čistý zisk z týchto dvoch súm určiť nemožno, pretože ostatné náklady ešte nie sú známe.

Odporúčame vypočítať maržu predajne zo súhrnných súm. Jednoduchý priemer marží jednotlivých tovarov skresľuje výsledok, ak majú tovary rozdielne objemy predaja. Ani platbu za nakúpenú šaržu netreba celú odpočítať od výnosov ako obstarávaciu cenu predaja: časť šarže môže zostať na sklade.

Ako správne počítať doklady, kusy a konverziu

Jeden doklad môže obsahovať niekoľko kusov toho istého tovaru alebo rôzne tovary. Počet riadkov v doklade sa preto nemusí rovnať počtu kusov. Jeden zákazník môže uskutočniť aj viacero nákupov, takže zo samotných dokladov nemožno zistiť počet jedinečných zákazníkov.

Pri každodennom riadení práce predavačov odporúčame počítať priemernú hodnotu nákupu a počet kusov v nákupe podľa dokončených predajov pred vrátením tovaru, ale po zľavách. Na vyhodnotenie finančného výsledku možno navyše počítať aj hodnoty po vrátení tovaru. Uvádzajte ich samostatne: vrátenie staršieho nákupu zníži aktuálne čisté výnosy, hoci nevypovedá o dnešných nákupných košíkoch.

Konverzia si vyžaduje nezávislé počítanie návštev, pomocou počítadla alebo dohodnutého postupu ručnej evidencie. Údaje o predaji v programe neukazujú, koľko ľudí vošlo a nič si nekúpilo. Vopred určte, ako pri počítaní vylúčite vstupy zamestnancov, vstupy súvisiace s doručovaním a prevádzkové prechody osôb a ako zohľadníte opakované vstupy.

Ak návštevy s nákupom nedokážete určiť, môžete použiť približný vzorec „doklady o predaji ÷ návštevy × 100 %“. Poznačte to v tabuľke: na výsledok bude vplývať viacero dokladov z jednej návštevy. Obdobie, hodiny a predajný kanál sa musia zhodovať v čitateli aj menovateli.

Ako zohľadniť vrátený tovar a opakované nákupy

Pri týždennej kontrole je praktické vydeliť hodnotu vráteného tovaru v aktuálnom období predajom z toho istého obdobia pred vrátením. Ukazuje to pomer aktuálnych tokov, neznamená to však, že sa vrátilo práve takéto percento tovaru predaného dnes: zákazníci mohli vrátiť tovar z minulého mesiaca. Pri malom objeme nových predajov môže ukazovateľ prekročiť aj 100 %.

Ak majiteľ kontroluje kvalitu šarže alebo výsledok akcie, odporúčame zostaviť skupinu súvisiacich predajov a sledovať vrátený tovar práve z nej počas rovnakého obdobia. Čitateľ musí obsahovať vrátenia z tejto skupiny a menovateľ jej pôvodný predaj. Ukazovatele podľa hodnoty a počtu kusov evidujte samostatne.

Aj podiel zákazníkov s opakovanými nákupmi treba presne označiť. Vzorec v tabuľke ukazuje, koľko identifikovaných zákazníkov uskutočnilo v zvolenom období aspoň dva nákupy. Nezahŕňa anonymné nákupy a automaticky neukazuje, koľko nových zákazníkov sa neskôr vrátilo.

Ak chcete zistiť, či sa noví zákazníci vracajú, odporúčame samostatne vybrať zákazníkov, ktorí prvýkrát nakúpili v určenom mesiaci, a každému poskytnúť rovnaký čas na ďalší nákup. Skontrolujte duplicitné karty a nezaznamenanú identifikáciu: zmena v disciplíne evidencie môže ovplyvniť ukazovateľ, aj keď sa správanie zákazníkov nezmenilo.

Ako hodnotiť obrátkovosť zásob a dni obratu

Obrátkovosť zásob = obstarávacia cena predaného tovaru ÷ priemerné zásoby v obstarávacích cenách. V čitateli použite obstarávaciu cenu predaného tovaru po úprave o vrátený tovar. Zásoby v menovateli oceňujte podľa zlučiteľných pravidiel; nemiešajte obstarávacie a maloobchodné ceny.

Na začiatok môžete priemerné zásoby vypočítať ako súčet stavu na začiatku a na konci obdobia delený dvoma. Ak veľké dodávky alebo sezónne nákupy počas mesiaca výrazne menia skladové zásoby, odporúčame použiť priemer denných stavov zaznamenaných v rovnakom čase. Dve krajné hodnoty nemusia zachytiť skutočný objem zásob.

Dni obratu zásob = počet kalendárnych dní v období ÷ obrátkovosť za toto obdobie. Pri 30-dňovom období použite 30 dní, pri ročnom skutočný počet dní v danom roku. Výsledok je vypočítaná charakteristika rýchlosti obratu za uplynulé obdobie; neurčuje presný čas predaja každého kusu.

Porovnávajte kategórie s podobnou sezónnosťou a dodacími lehotami. Ak obrátkovosť rastie, zároveň kontrolujte chýbajúce položky a neuspokojené požiadavky. Zníženie zásob môže zlepšiť ukazovateľ a zároveň obmedziť predaj.

Ilustračný príklad: výpočet ukazovateľov jednej predajne

Všetky nasledujúce údaje sú vymyslené na vysvetlenie vzorcov. Obdobie trvá 30 kalendárnych dní. Predajňa predáva len kusový tovar; všetky sumy sú uvedené na jednotnom základe bez DPH. Podľa zadania každá návšteva s nákupom zodpovedá jednému dokladu o predaji.

• Predaj po zľavách pred vrátením tovaru — 120 000 UAH, vrátený tovar — 6 000 UAH.
• Predajňa vystavila 300 dokladov o predaji, predala 600 kusov a prijala späť 30 kusov.
• Obstarávacia cena predaného tovaru pred úpravou o vrátený tovar — 72 000 UAH; obstarávacia cena vráteného tovaru — 3 600 UAH.
• Zásoby v obstarávacích cenách na začiatku aj na konci obdobia dosahovali 136 800 UAH. V príklade sa priemerné zásoby určujú z týchto dvoch hodnôt.
• Nezávislé počítanie zaznamenalo 1 200 návštev. Zo 80 identifikovaných zákazníkov uskutočnilo 40 počas obdobia aspoň dva nákupy.
• Ostatné náklady a dane, ktoré ešte nie sú zahrnuté v obstarávacej cene, dosahujú 35 000 UAH. Predajňa nemá žiadne ostatné výnosy.

Predpokladajme tiež, že predajňa prijala všetky platby za aktuálny predaj, vyplatila vrátené sumy a dostala 4 000 UAH ako splátku dlhu z predchádzajúceho obdobia. Príjmy od zákazníkov po odpočítaní vyplatených súm za vrátený tovar potom dosahujú 120 000 − 6 000 + 4 000 = 118 000 UAH. Táto suma sa líši od čistých výnosov 114 000 UAH aj od zisku 10 600 UAH. Na určenie zostatku peňazí treba zohľadniť aj počiatočné peňažné prostriedky a všetky výdavky.

Na základe týchto čísel by mal majiteľ preveriť dôvody vráteného tovaru, zloženie zásob a náklady. Samotná marža 40 % alebo 60 dní obratu nestačia na označenie výsledku za dobrý či zlý bez porovnania s predchádzajúcimi porovnateľnými obdobiami a podmienkami konkrétnej predajne.

Ako porovnávať KPI a overovať príčiny zmien

Odporúčame porovnávať tú istú predajňu, rovnaké kanály a podobnú skladbu dní v týždni. Zaznamenávajte sviatky, akcie, sezónne zmeny, zatvorenie a skrátenie prevádzky. Ak bola predajňa otvorená kratšie, dodatočne vypočítajte tržby a hrubý zisk za hodinu prevádzky. Výsledok celej siete kontrolujte aj podľa predajní, ktoré fungovali v oboch porovnávaných obdobiach.

• Výnosy vzrástli, počet kusov sa takmer nezmenil. Skontrolujte ceny, zľavy a podiel drahšieho tovaru. Tieto údaje samy osebe nedokazujú pokles dopytu ani príliš vysoké ceny.
• Počet dokladov vzrástol, priemerná hodnota nákupu klesla. Porovnajte počet kusov v nákupe, priemernú cenu kusu a vrátený tovar. Potom skontrolujte dostupnosť potrebného tovaru a zloženie nových nákupov.
• Výnosy vzrástli, hrubý zisk klesol. Skontrolujte obstarávaciu cenu, zľavy a podiel kategórií s nižšou maržou. Ak hrubý zisk vzrástol a čistý klesol, preverujte ostatné náklady.
• Konverzia klesla. Najprv skontrolujte správnosť počítania návštevnosti a zhodu otváracích hodín. Potom porovnajte výsledok s radmi, chýbajúcimi položkami a požiadavkami návštevníkov.
• Podiel zákazníkov s opakovanými nákupmi vzrástol. Skontrolujte počet nových identifikovaných zákazníkov a úplnosť evidencie nákupov. Podiel môže vzrásť aj pre menší prílev nových zákazníkov.

Ciele stanovujte podľa vlastnej histórie, plánovaných nákladov, nákupov a dostupného personálu. Zmena jedného ukazovateľa si vyžaduje kontrolu súvisiacich ukazovateľov: zvýšenie priemernej hodnoty nákupu má zmysel hodnotiť spolu s počtom nákupov a hrubým ziskom.

Ako zhromaždiť údaje pre KPI predajne v programe Torgsoft

Pri každodennej kontrole predaja použite úplný denný výkaz opísaný v pomoci Torgsoft k predaju: samostatne uvádza počet predajov, počet vrátení, sumy hotovostných a bezhotovostných predajov a celkovú sumu vráteného tovaru. Celkový počet operácií v tomto výkaze zahŕňa predaje aj vrátenia, preto ako menovateľ priemernej hodnoty nákupu vyberte výlučne počet predajov. Výkaz tovaru za obdobie umožňuje zadať interval, typ obchodu a formát; na porovnanie otváracích hodín možno vo výkazoch uviesť čas predaja.

Ak chcete skontrolovať zásoby, otvorte „Склад → Стан складу“ (Sklad → Stav skladu). Podľa oficiálneho opisu režimu formulár obsahuje množstvo, cenu a obstarávaciu cenu tovaru. Filter „Стан на дату“ (Stav k dátumu) zobrazuje množstvo k vybranému dátumu a vybrané tovary možno pridať do analýzy obrátkovosti zásob. Prakticky tak možno skontrolovať pomaly obrátkové položky, nulové a záporné zostatky a tovary, ktorých cena po zľave je nižšia ako obstarávacia cena. Pri vlastnom výpočte priemerných zásob uchovávajte porovnateľné údaje o množstve a obstarávacej cene; samotný aktuálny stav nestačí.

Opakované nákupy kontrolujte cez „Аналіз → Аналіз активності покупців“ (Analýza → Analýza aktivity zákazníkov): pomoc k režimu opisuje výber obdobia a účtovného strediska, počet dokladov a výber zákazníkov podľa počtu nákupov. Najprv zabezpečte priradenie predaja k správnemu zákazníkovi výberom jeho karty alebo naskenovaním zľavovej karty, ako opisuje režim predaja. V analýze aktivity sú polia „Виручка реалізацій“ (Výnosy z predaja) a „Виручка в процентах“ (Výnosy v percentách) uvedené bez zohľadnenia vráteného tovaru, preto ich automaticky neprenášajte do riadka čistých výnosov. Závery o opakovaných nákupoch vzťahujte na identifikovaných zákazníkov a návštevnosť pre výpočet konverzie merajte osobitne.

Týždenný pracovný plán majiteľa s ukazovateľmi

1. Na začiatku týždňa skontrolujte údaje. Administrátor zosúladí predaj, vrátený tovar a platby, skontroluje nedokončené doklady a chyby v zásobách. Majiteľ spresní obstarávaciu cenu a zoznam nákladov, ktoré ešte nie sú zaúčtované.
2. Porovnajte zodpovedajúce obdobia. Vyberte predchádzajúci týždeň s podobnými dňami a otváracími hodinami. Poznačte akcie, výpadky prevádzky a zmeny sortimentu, ktoré mohli ovplyvniť výsledok.
3. Vyberte jeden problém na preverenie. Ak napríklad klesol počet kusov v nákupe, preskúmajte konkrétne doklady, dostupnosť súvisiacich položiek a požiadavky zákazníkov. Overenú príčinu zaznamenajte oddelene od predpokladu.
4. Určte konkrétny krok. Nákupca doplní určené položky, administrátor upraví vystavenie tovaru alebo majiteľ prehodnotí podmienky zľavy. Zapíšte zodpovednú osobu, termín a ukazovateľ, podľa ktorého zmenu vyhodnotíte.
5. O týždeň vyhodnoťte výsledok spolu so súvisiacimi KPI. Po úprave vystavenia skontrolujte predaj príslušného tovaru, počet kusov v nákupe a hrubý zisk. Skôr než výsledok pripíšete iba tomuto kroku, zohľadnite aj ostatné zmeny podmienok.
6. Po skončení mesiaca spresnite zisk a nákupy. Zahrňte všetky náklady a dane, skontrolujte priemerné zásoby a obrátkovosť podľa kategórií. Na základe týchto údajov určte ďalšie objednávky a dostupný rozpočet.