Obchodná ponuka na dodanie tovaru má kupujúcemu pomôcť schváliť nákup: určiť tovar, množstvo, celkovú cenu, platobné podmienky a doručenie. Začnite rozhovorom s nákupcom alebo majiteľom predajne: zistite, čo potrebuje, v akom množstve a do akého dátumu. Potom skontrolujte skladové zásoby a ceny a pripravte kalkuláciu.
Hneď určite, ako uzavriete obchod: samostatnou zmluvou alebo prijatím ponuky za uvedených podmienok. Pri obchodoch medzi podnikateľmi na Ukrajine závisí právny význam dokumentu od jeho obsahu a konania strán. Nižšie nájdete postup prípravy ponuky a vzor, ktorý možno skopírovať a vyplniť.
Čo si zistiť od kupujúceho pred zostavením ponuky
Počas rozhovoru s nákupcom alebo majiteľom predajne si dohodnite požiadavky na nákup. Podľa nich vyberiete tovar a vypočítate cenu dodávky.
- Účel nákupu. Zistite, či kupujúci dopĺňa sortiment, otvára predajňu alebo testuje dopyt po novej kategórii. Pri skúšobnom nákupe osobitne preberte minimálnu objednávku.
- Presné zloženie objednávky. Zistite katalógové čísla — kódy tovaru —, ako aj modely, farby, veľkosti, množstvo a prípustné náhrady. Ak kupujúci uvádza kartóny, zapíšte počet kusov v každom z nich.
- Rozpočet. Zistite, akú sumu plánuje kupujúci minúť a či zahŕňa doručenie. Osobitne si overte požiadavky na uvádzanie dane z pridanej hodnoty (DPH).
- Termín a miesto prevzatia. Spýtajte sa na adresu, požadovaný dátum doručenia tovaru a možnosť prevziať objednávku vo viacerých zásielkach.
- Postup schvaľovania. Zistite, kto nákup schvaľuje, aké dokumenty sú potrebné a kedy plánuje kupujúci rozhodnúť.
Rozhovor ukončite krátkym potvrdením: „Rozumiem správne, že potrebujete [tovar] v množstve [množstvo] na [účel], s prevzatím do [dátum], v rámci [rozpočet] vrátane doručenia?“ Tak môžete prípadné nezrovnalosti opraviť ešte pred výpočtom ceny.
Ako opísať tovar, cenu a podmienky dodania
Každému katalógovému číslu venujte samostatný riadok tabuľky. Uveďte názov a vlastnosti, podľa ktorých skladník aj kupujúci jednoznačne identifikujú tovar. Pri súprave uveďte jej zloženie, pri balení počet kusov vo vnútri. Cena aj množstvo sa musia vzťahovať na rovnakú mernú jednotku.
Režim DPH vysvetlite pri cene. Pred odoslaním ponuky si s účtovníkom overte, či je predávajúci platiteľom DPH a ako sa zdaňuje konkrétna dodávka. Ak cena zahŕňa DPH, uveďte príslušnú sadzbu a sumu dane. Ak sa DPH pripočítava k cene, uveďte aj konečnú sumu na úhradu. Formulácia pre predávajúceho, ktorý nie je platiteľom DPH, je uvedená v ilustračnom vzore nižšie. Použite ju až po overení, že zodpovedá vašej obchodnej dohode.
Doručenie vyčísľte samostatne. Uveďte, kto zabezpečuje prepravu, kto ju hradí a či je jej cena zahrnutá v celkovej sume. Ak tarifa ešte nie je známa, výslovne uveďte, že konečné náklady na doručenie treba dohodnúť.
Osobitne uveďte, kedy predávajúci odovzdá tovar prepravcovi a kedy ho má prepravca doručiť kupujúcemu. Kupujúci si tak môže naplánovať prevzatie.
Pri platbe uveďte výšku preddavku, udalosť, od ktorej sa počíta lehota platby, a termín úhrady zvyšnej sumy, ak sa vyžaduje. Pri dobe platnosti ponuky uveďte konkrétny dátum a čas.
Dostupnosť tovaru a jeho rezerváciu opíšte osobitne. Rezervácia znamená, že sa tovar odloží pre konkrétneho kupujúceho. Samotné potvrdenie, že je tovar na sklade, rezerváciu neznamená.
Hotový vzor obchodnej ponuky na tovar
Ilustračný príklad. Názov tovaru, katalógové číslo, množstvo, ceny a termíny nižšie slúžia na ukážku. Príklad predpokladá predávajúceho, ktorý nie je platiteľom DPH, a samostatné podpísanie zmluvy pred platbou. Nahraďte údaje v hranatých zátvorkách a dohodnite všetky podmienky podľa svojho obchodu.
Obchodná ponuka č. [číslo] zo dňa [dátum]
Komu: [úplný názov kupujúceho], [meno a funkcia zodpovednej osoby].
Od koho: [úplný názov predávajúceho alebo meno podnikateľa], [identifikačné údaje], [adresa].
Predmet: dodanie 10 stolových organizérov na skúšobný nákup do predajne.
Dobrý deň, [meno]! Ponúkame vám množstvo stolových organizérov dohodnuté počas rozhovoru na otestovanie dopytu vo vašej predajni. Kalkulácia zahŕňa jeden model v jednej farbe. Iné modely a náhrady treba dohodnúť osobitne.
| Katalógové číslo | Tovar a vlastnosti | Merná jednotka | Množstvo | Cena, UAH, bez DPH | Suma, UAH, bez DPH |
|---|---|---|---|---|---|
| ORG-01-BK | Stolový organizér, kovový, čierny, 3 priehradky, 200 × 100 × 100 mm | ks | 10 | 800,00 | 8 000,00 |
| — | Doručenie celej zásielky na dohodnutú adresu | služba | 1 | 300,00 | 300,00 |
| — | Spolu na úhradu predávajúcemu | — | — | — | 8 300,00 |
DPH: predávajúci nie je platiteľom DPH; DPH sa z uvedených súm neúčtuje.
Dostupnosť: v čase kontroly [dátum, čas] je k dispozícii 10 kusov. Odoslaním tohto dokumentu sa tovar nerezervuje. Pred podpísaním zmluvy predávajúci opätovne skontroluje skladové zásoby; lehotu a podmienky rezervácie určia strany v zmluve.
Doručenie: predávajúci zabezpečí prepravu na [úplná adresa kupujúceho]. V tejto kalkulácii stojí doručenie 300,00 UAH a je zahrnuté v celkovej sume 8 300,00 UAH; kupujúci ho uhradí predávajúcemu spolu s tovarom. Zmena adresy si vyžaduje novú kalkuláciu a dohodu.
Platba: 100 % preddavok na bankový účet predávajúceho do dvoch pracovných dní od podpísania zmluvy a doručenia faktúry na úhradu.
Odoslanie: predávajúci odovzdá celú zásielku prepravcovi do dvoch pracovných dní od pripísania platby. Plánované doručenie kupujúcemu je [dátum dohodnutý s prepravcom]. Čiastočné odoslanie je možné na základe samostatnej dohody.
Dokumenty a prevzatie: predávajúci poskytne faktúru a výdajný dodací list — dokument potvrdzujúci odovzdanie tovaru. Postup kontroly zloženia zásielky a stavu tovaru, oznamovania nezrovnalostí, záručné podmienky a postup vrátenia dohodnú strany v zmluve.
Lehota na schválenie uvedených podmienok: do [dátum] vrátane, do [čas] kyjevského času. Po tomto termíne predávajúci opätovne potvrdí ceny, dostupnosť a lehoty.
Postup uzavretia: predávajúci navrhuje dohodnúť uvedené podmienky na účely následného uzavretia samostatnej zmluvy. Strany majú v úmysle prevziať záväzky na dodanie po jej podpísaní oboma stranami. Predávajúci poskytne faktúru na úhradu po podpísaní zmluvy.
Ďalší krok: do [dátum] oznámte, či vám vyhovuje tovar a rozpočet. Na prípravu zmluvy pošlite údaje kupujúceho — jeho názov a identifikačné údaje, ako aj adresu a kontakt príjemcu.
Zodpovedná osoba predávajúceho: [meno, funkcia], [pracovný telefón], [e-mailová adresa].
Kalkulácia v ilustračnom príklade: 10 × 800,00 = 8 000,00 UAH za tovar; 8 000,00 + 300,00 = 8 300,00 UAH vrátane doručenia. Ak kupujúci platí prepravcovi sám, upravte riadok doručenia aj súčet: suma na úhradu predávajúcemu za tovar bude 8 000,00 UAH a cenu prepravy treba dohodnúť osobitne.
Kedy sa obchodná ponuka alebo faktúra môžu stať zmluvou
Ak sa na váš obchod vzťahuje právny poriadok Ukrajiny, zohľadnite články 638, 641 a 642 Občianskeho zákonníka Ukrajiny z 16.01.2003 č. 435-IV. Podľa článku 638 sa strany musia dohodnúť na všetkých podstatných náležitostiach zmluvy. Patria k nim predmet zmluvy, podmienky, ktoré zákon určuje ako podstatné alebo nevyhnutné pre príslušný druh zmluvy, ako aj podmienky, ktorých dohodnutie požaduje aspoň jedna strana.
- Obchodná ponuka môže obsahovať kalkuláciu na rokovanie alebo byť ofertou — návrhom na uzavretie zmluvy. Podľa článku 641 musí oferta obsahovať podstatné náležitosti a prejav vôle predávajúceho považovať sa za viazaného v prípade jej prijatia.
- Faktúra na úhradu poskytuje kupujúcemu údaje na platbu. Ak jej obsah spolu so súvisiacimi podmienkami spĺňa znaky oferty, môže mať tiež význam návrhu na uzavretie zmluvy.
- Prijatie oferty, teda akceptácia, musí byť úplné a bezpodmienečné. Podľa článku 642 môže byť akceptáciou konanie uskutočnené na splnenie navrhnutých podmienok, napríklad včasná platba, ak oferta alebo zákon neustanovujú inak.
Samotný nápis „nejde o ofertu“ neodstraňuje právny význam zvyšku dokumentu. Ak plánujete samostatnú zmluvu, zosúlaďte s tým postup: vyzvite kupujúceho na schválenie podmienok, pripravte zmluvu a poskytnite faktúru v určenom poradí. Ak chcete predávať prijatím oferty, jasne opíšte podmienky a spôsob jej prijatia.
Lehota na odpoveď má tiež právne dôsledky. Podľa tretej časti článku 641 spravidla nemožno adresátovi doručenú ofertu odvolať počas lehoty na odpoveď, okrem prípadov, keď oferta ustanovuje inak alebo možnosť jej odvolania vyplýva z jej povahy či okolností. Preto určte dobu platnosti ponuky s ohľadom na to, či dokážete zabezpečiť tovar. Upozornenie, že tovar nie je rezervovaný, neruší už prevzaté záväzky.
Pri uzatváraní elektronickej zmluvy podľa právneho poriadku Ukrajiny dodržte článok 11 zákona Ukrajiny „O elektronickom obchode“ z 03.09.2015 č. 675-VIII. Kupujúci môže ponuku prijať elektronickou správou podpísanou spôsobom stanoveným v článku 12 tohto zákona alebo vyplnením elektronického formulára podpísaného týmto spôsobom. Prijatím môže byť aj konanie kupujúceho, ak je jeho význam jasne vysvetlený v informačnom systéme, v ktorom je ponuka zverejnená, a toto vysvetlenie s ňou logicky súvisí. Elektronická zmluva sa považuje za uzavretú, keď predávajúci, ktorý ponuku odoslal, dostane jej prijatie stanoveným spôsobom.
Nepovažujte každú krátku správu kupujúceho za dostatočné uzavretie elektronickej zmluvy. Uchovajte dohodnuté znenie podmienok a potvrdenie o ich prijatí.
Ako skontrolovať ponuku a pokračovať v rokovaní
- Skontrolujte tovar a výpočty. Overte katalógové čísla, vlastnosti, merné jednotky, množstvá, ceny po zľavách, súčet a doručenie. Podľa potreby požiadajte skladníka, aby overil zloženie a počet kusov zásielky, a účtovníka, aby skontroloval sumy a uvedenie DPH.
- Overte, či dodržíte termíny. Potvrďte skladové zásoby, čas prípravy objednávky a možnosť odovzdať zásielku prepravcovi. Ak sa na časť tovaru čaká, uveďte ju samostatne s vlastným termínom.
- Skontrolujte dokumenty. Porovnajte ponuku, návrh zmluvy a faktúru: ceny a podmienky sa musia zhodovať. Po zmenách pošlite celé aktualizované znenie a uveďte, čo sa zmenilo.
- Dohodnite si ďalší kontakt. Zaznamenajte, kedy nákupca dokument posúdi a aké informácie od vás očakáva, aby ste ich pripravili na ďalší rozhovor.
Príklad následného e-mailu: „Dobrý deň, [meno]! Ozývam sa ohľadom ponuky č. [číslo] na [tovar]. Plánovali ste schváliť nákup do [dátum]. Vyhovuje vám množstvo a doručenie? Ak potrebujete menšiu skúšobnú zásielku, pripravím samostatnú kalkuláciu.“
Ak kupujúci žiada znížiť rozpočet, prepočítajte konkrétnu možnosť: iné množstvo, zloženie zásielky alebo spôsob doručenia. Pošlite nový súčet a znovu skontrolujte termíny. Ak kupujúci nákup odmietol alebo odložil, zaznamenajte dohodu a určite termín ďalšieho kontaktu.
Ako vystaviť obchodnú ponuku a faktúru v Torgsofte
Otvorte Документ → Торгівля з випискою рахунка (Dokument → Obchodovanie s vystavovaním faktúr) a vytvorte ponuku podľa nižšie uvedených krokov. Popis polí je dostupný v pomocníkovi k tomuto režimu.
- Na karte Комерційна пропозиція (Obchodná ponuka) kliknite na Додати (Pridať).
- Vyberte stav ponuky Підготовка (Príprava) a príjemcu. Kliknutím na Записати (Uložiť) uložte dokument.
- V dolnej časti okna otvorte kartu Товар комерційної пропозиції (Tovar obchodnej ponuky) a kliknite na Додати (Pridať). Vyberte tovar, zadajte množstvo a dohodnutú cenu. Pridajte zvyšné položky.
- Otvorte Склад → Стан складу (Sklad → Stav skladu). Porovnajte množstvo tovaru v ponuke so skladovými zásobami vybraného účtovného strediska — predajne alebo skladu v Torgsofte.
Keď podľa dohodnutého postupu nastane čas vystaviť faktúru, vráťte sa k ponuke a vykonajte nasledujúce kroky. Tento režim podporuje aj rezerváciu zaplateného tovaru; vytvorenie výdajného dodacieho listu znamená jeho odpísanie zo skladu. Podrobné nastavenia sú opísané v návode k faktúre.
- Vyberte príslušnú obchodnú ponuku a kliknutím na Створити рахунок (Vytvoriť faktúru) preneste jej údaje.
- Skontrolujte, či sa tovar, množstvo, ceny a súčet na faktúre zhodujú s dohodnutým obchodom.
- Ak chcete tlačiť, vyberte Друк рахунка → Надрукувати рахунок (Tlač faktúry → Vytlačiť faktúru).
- Ak chcete odoslať celú zásielku, vyberte faktúru a kliknite na Створити видаткову накладну (Vytvoriť výdajný dodací list). Odpis tovaru potvrďte iba pri evidovaní jeho odovzdania.
- Ak odosielate tovar vo viacerých zásielkach, pred vytvorením dodacieho listu zapnite Часткове відвантаження (Čiastočné odoslanie). Po kliknutí na Створити видаткову накладну (Vytvoriť výdajný dodací list) vyberte tovar a množstvo pre aktuálnu zásielku a kliknite na Відвантажити товар (Odoslať tovar).
Na tento proces je potrebná platená licencia: obchodovanie s vystavovaním faktúr je súčasťou verzie Ultra a terminálovej verzie a vo verzii Start nie je dostupné. Ultra je určená na prácu v lokálnej sieti; každé pracovisko sa licencuje osobitne. Ak majú vzdialené prevádzky súčasne pracovať cez internet s jednou databázou na serveri, vyberte Torgsoft-Terminal alebo Torgsoft-Online; Torgsoft-Online zahŕňa prenájom programu a serverovej infraštruktúry. Pred nákupom porovnajte požadované funkcie a počet pracovísk s možnosťami licencií a pozrite si aktuálne obchodné podmienky.
Ak chcete pripraviť prvú ponuku, kontaktujte kupujúceho a dohodnite zoznam tovaru, množstvo, rozpočet a dátum prevzatia. Tieto požiadavky si zapíšte: podľa nich skontrolujete skladové zásoby a pripravíte kalkuláciu na schválenie nákupu.
Vráťte sa na predchádzajúci krok