Upozornenia personálu — je možnosť Torgsoftu, ktorá umožňuje posielať správy všetkým alebo vybraným pracovníkom programu a zaznamenávať, že sa s nimi oboznámili.
Majiteľ alebo manažér zverejní oznámenie, pokyn alebo úlohu — správa sa zobrazí na pracovných počítačoch zamestnancov v zadanom čase. Zamestnanec potvrdí oboznámenie pred pokračovaním v práci. Denník ukladá, kto a kedy si každú správu prečítal.
Možnosť je potrebná pre podniky, ktoré nemajú firemný messenger, ale potrebujú doručovať informácie všetkým zmenám. Je vhodná pre siete obchodov, výrobné podniky, kaviarne s viacerými zmenami. Funguje so všetkými licenciami Torgsoftu.
Upozornenia personálu priamo v pracovnom programe
Posielajte zamestnancom správy v Torgsofte a sledujte, kto a kedy si ich prečítal.
Čo sú upozornenia personálu
Upozornenia personálu sú interné správy, ktoré sa zobrazujú na pracovných počítačoch zamestnancov priamo v Torgsofte. Manažér vytvorí správu, nastaví čas zobrazenia a zoznam príjemcov, a program ju doručí v potrebnom momente a zaznamená, kto stlačil tlačidlo potvrdenia. V pomocníkovi Torgsoftu je táto funkcia opísaná ako režim Kolektívne upozornenie.
Možnosť funguje v lokálnej sieti spoločnosti alebo cez terminálový server, preto nie je potrebné služobné správy duplikovať v externých messengeroch.
Základné pojmy
Téma
Krátky nadpis správy, ktorý zamestnanec vidí ako prvý.
Typ správy
Vzhľad upozornenia: farba pozadia, písmo a blikanie na pritiahnutie pozornosti.
Interval odosielania
Čas v minútach, po ktorom sa správa opakuje. Nula — zobrazenie počas troch minút.
Oboznámený
Tlačidlo, ktorým zamestnanec potvrdzuje, že si správu prečítal.
Blokovanie
Správa sa zobrazí nad ostatnými oknami a blokuje prácu, kým zamestnanec nepotvrdí oboznámenie.
Denník
Tabuľka s časom doručenia, časom oboznámenia a rýchlosťou reakcie každého zamestnanca.
Pre koho je táto možnosť
Siete obchodov
Doručiť akciu, zmenu cien alebo príkaz naraz do všetkých prevádzok bez telefonovania.
Výrobné podniky
Odovzdať zmene pokyn, pripomenúť predpis alebo bezpečnostné pravidlá s potvrdením.
Kaviarne a prevádzky s viacerými zmenami
Informovať každú zmenu o novinkách, rozvrhu alebo úlohách na deň.
Servisné centrá a sklady
Rýchlo zvolať zamestnancov alebo informovať o naliehavých zmenách v práci.
Komu nie je potrebná. Majiteľovi, ktorý pracuje sám na jednom počítači bez zamestnancov. Možnosť nebude fungovať ani vtedy, ak počítače nie sú spojené v jednej lokálnej sieti a nepoužíva sa terminálový server.
Kedy ju pripojiť hneď
- Máte viacero pracovných miest alebo zmien a ústne pokyny sa nedostanú ku všetkým.
- Potrebujete dôkaz, že sa zamestnanec oboznámil s príkazom alebo pokynom.
- Služobné správy sa teraz strácajú vo Vibere alebo Telegrame spolu s osobnými.
- Manažér chce odovzdávať informácie na diaľku bez obchádzania každej pokladne.
Aké úlohy možnosť rieši
Ako to vyzerá pred a po
Predtým
Príkazy sa odovzdávajú ústne alebo vo všeobecnom chate messengera. Časť zamestnancov ich nevidí a dokázať, kto sa oboznámil, nie je možné. Manažér obchádza prevádzky a opakuje to isté.
Potom
Správa sa zobrazí na obrazovkách vybraných zamestnancov v zadanom čase. Každý potvrdí oboznámenie tlačidlom a v denníku vidno čas doručenia, čas prečítania aj tých, ktorí ešte nereagovali.
Ako funguje: 6 krokov
Krok 1. Zapnúť funkciu. V menu Nastavenia — Parametre — Obchodná sieť začiarknite «Zapnúť kolektívne upozornenie», uložte zmeny a reštartujte program.
Krok 2. Vytvoriť správu. V menu Nastavenia — Kolektívne upozornenie kliknite na «Pridať» a vyplňte Tému a Text správy, ktorý uvidí personál.
Krok 3. Vybrať typ. Nastavte Typ správy — farbu pozadia, písmo a podľa potreby blikanie. Ukážka sa ihneď zobrazí v spodnej časti okna.
Krok 4. Nastaviť čas. Vyberte dátum a čas zobrazenia. Podľa potreby zadajte Interval odosielania v minútach pre opakovanie. Ak je hodnota nula, správa sa zobrazí počas troch minút.
Krok 5. Vybrať príjemcov. Kliknite na «Vybrať používateľov» a označte potrebných zamestnancov alebo kliknite na «Vybrať všetkých». Uložte správu.
Krok 6. Kontrolovať oboznámenie. Okno sa zobrazí nad ostatnými a zatvorí sa až po stlačení «Oboznámený/á». V denníku Kolektívne upozornenie vidno čas doručenia, čas oboznámenia a rýchlosť reakcie.
Dôležité. Všetky počítače musia byť spojené v jednej lokálnej sieti alebo sa musí používať terminálový server. V zozname na odosielanie sa zobrazujú používatelia, ktorí v danom momente pracujú v programe a majú prístup k účtovnému centru (skladu), z ktorého sa správa odosiela.
Vyskúšajte u seba
Stiahnite si demo verziu Torgsoftu na 30 dní, vytvorte testovacie upozornenie a overte, ako zamestnanci potvrdzujú oboznámenie. Všetky údaje zostávajú vo vašom počítači.
Možnosti funkcie
Scenáre podľa segmentov
Sieť obchodov
Majiteľ z kancelárie vytvorí upozornenie o začiatku akcie a odošle ho naraz všetkým prevádzkam. Predajcovia potvrdia oboznámenie a manažér v denníku vidí, kde si správu ešte neprečítali.
Výroba
Majster zmeny dostane aktualizovaný pokyn s blikaním a výrazným pozadím. Potvrdenie sa zaznamená, preto existuje dôkaz, že sa zamestnanec pred prácou oboznámil s predpisom.
Kaviareň s viacerými zmenami
Pripomienka odovzdania pokladne sa zobrazí na konci každej zmeny v zadanom čase. Okno blokuje prácu, kým barista nepotvrdí oboznámenie, preto ho nie je možné prehliadnuť.
Príklad
Sieť štyroch obchodov sa pripravovala na prepočítanie zásob. Predtým sa dátum a postup oznamovali vo všeobecnom chate a časť predajcov to prehliadla, na mieste potom vznikal zmätok. Príklad je uvedený na ilustráciu.
Po pripojení možnosti manažér vytvoril upozornenie s témou «Prepočítanie zásob» a vybral všetkých predajcov. Každý potvrdil oboznámenie pred začiatkom zmeny a tých, ktorí nereagovali, manažér videl v denníku červenou a zavolal im osobitne. Príprava prebehla bez nezrovnalostí.
S akými možnosťami a zariadeniami pracuje
- Mzda a motivácia personálu — evidencia KPI, prémií a pokút spolu s internou komunikáciou.
- Prepojenie predaja každého tovaru s predajcom — priradenie predajov ku konkrétnemu zamestnancovi na kontrolu personálu.
- Torgsoft Ultra a Terminál — licencie, s ktorými možnosť pracuje.
Komplexná automatizácia. Upozornenia personálu je vhodné kombinovať s evidenciou práce predajcov a motiváciou v Torgsofte: úlohy, pripomienky a kontrola personálu sa vedú v jednom programe bez externých služieb.
Cena a podmienky pripojenia
- Licencie. Torgsoft Ultra, Terminál. Možnosť vyžaduje lokálnu sieť alebo terminálový server, preto pracuje v sieťových verziách.
- Pripojenie. Možnosť sa kupuje na každé pracovné miesto pre samostatné verzie, alebo jedna na lokálnu sieť, alebo jedna na server terminálovej licencie.
- Kompatibilita. Dostupná od verzie Torgsoft 7.9.2 (DB 402) a novších.
- Demo verzia. Bezplatne na 30 dní na overenie na vlastných údajoch.
Ako pripojiť
- Odošlite žiadosť cez tlačidlo «Pripojiť možnosť» alebo sa obráťte na manažéra.
- Aktivujte možnosť a zapnite kolektívne upozornenie v nastaveniach obchodnej siete.
- Vytvorte prvú správu, vyberte príjemcov a overte potvrdenie oboznámenia.
Časté otázky
Čo sú upozornenia personálu v Torgsofte?
Je to možnosť, ktorá posiela správy zamestnancom priamo v programe a zaznamenáva, kto a kedy sa s nimi oboznámil. V pomocníkovi je funkcia opísaná ako režim Kolektívne upozornenie.
Je potrebný internet alebo externý messenger?
Nie. Upozornenia fungujú v lokálnej sieti spoločnosti alebo cez terminálový server, bez Viberu, Telegramu či iných služieb.
Je vidieť, kto si správu neprečítal?
Áno. V denníku sú neoboznámení používatelia zvýraznení červenou a oboznámení — čiernou s vyplnenými poľami času a rýchlosti reakcie. Filter stavu oboznámenia vyberá potrebný zoznam.
Dá sa správa odoslať iba časti zamestnancov?
Áno. Môžete vybrať všetkých, skupinu alebo jednotlivých používateľov. V zozname sú dostupní tí, ktorí v danom momente pracujú v programe.
Dá sa nastaviť čas zobrazenia?
Áno. Nastavíte dátum a čas, ako aj interval opakovania v minútach. Ak je interval nula, správa sa zobrazí počas troch minút.
Dá sa správa ignorovať?
Nie. Okno sa zobrazí nad ostatnými a nezatvorí sa, kým zamestnanec nestlačí «Oboznámený/á». Manažér tak má záruku, že správa bola prečítaná.
Dá sa správa zvýrazniť?
Áno. Pre typ správy sa nastavuje farba pozadia, písmo a blikanie, aby sa zvýraznili naliehavé upozornenia.
Aké licencie sú potrebné?
Možnosť pracuje so sieťovými licenciami Torgsoft Ultra a Terminál. Potrebná je lokálna sieť alebo terminálový server.
Koľko možnosť stojí a treba ju kupovať na každé miesto?
Cena je uvedená vyššie. Možnosť sa kupuje na každé pracovné miesto pre samostatné verzie, alebo jedna na lokálnu sieť, alebo jedna na server terminálovej licencie.
Od ktorej verzie je možnosť dostupná?
Od verzie Torgsoft 7.9.2 (DB 402) a novších.
Dá sa vyskúšať bezplatne?
Áno. Stiahnite si demo verziu na 30 dní a overte upozornenia personálu na vlastných údajoch.
Vráťte sa na predchádzajúci krok