Hromadné načítanie produktov: Excel šablóna, mapovanie stĺpcov, kontrola pred záznamom

Hromadné nahrávanie tovaru do Torgsoftu cez Excel je proces, ktorý si vyžaduje pozornosť vo fáze prípravy súboru a nastavenia importu. Nižšie nájdete podrobný rozbor toho, ako správne pripraviť šablónu, priradiť stĺpce a skontrolovať údaje pred konečným zápisom.

1. Šablóna Excelu: ako pripraviť súbor 

Torgsoft nemá jednu pevnú „šablónu“, ktorú by nebolo možné meniť. Môžete používať cenníky od dodávateľov, ale súbor je potrebné upraviť podľa určitého štandardu:

• Formát súboru: uložte dokument vo formáte .xls (Excel 97-2003) alebo .xlsx.

• Štruktúra tabuľky: vyhnite sa zlúčeniu buniek, pretože program nemusí rozpoznať, do ktorého stĺpca má informácie načítať. Názvy stĺpcov (hlavičku) je nevyhnutné zvýrazniť — budú potrebné na priradenie.

• Rozdelenie údajov: ak názov tovaru obsahuje opis, druh tovaru, farbu a materiál a pritom sa nachádza v jednej bunke, je potrebné tieto údaje rozdeliť do rôznych buniek (samostatných stĺpcov). Je to potrebné na to, aby program správne importoval informácie do príslušných polí karty tovaru pre ďalšie fungovanie filtrov.

• Textový formát buniek (kriticky dôležité): všetky hodnoty, najmä čiarové kódy a katalógové čísla, musia mať textový formát. Inak môže Excel odstrániť úvodné nuly v čiarovom kóde alebo previesť číslo do vedeckého formátu. Ako rýchlo nastaviť textový formát: Označte všetky riadky v Exceli a použite makro: For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next:. Pridá pred číslo apostrof, čím ho zmení na text.

• Aké údaje možno načítať: čiarový kód, katalógové číslo, názov, opis, materiál, farba, veľkosť, druh tovaru, výrobca, množstvo, nákupná cena (v národnej mene alebo v mene dodávateľa), maloobchodná/veľkoobchodná cena, percento zľavy, cesta k fotografii.

2. Priradenie stĺpcov (karta „Tovar“) 

Po tom, ako ste pripojili súbor v režime „Import“ (zadali cestu k súboru a vybrali hárok alebo rozsah), je potrebné prejsť na kartu „Tovar“. Práve tu prebieha prenos údajov:

• Výber zodpovedajúcich polí: Pri každom poli programu Torgsoft (napríklad „Čiarový kód“, „Katalógové číslo“, „Názov tovaru“) je potrebné zo zoznamu vybrať názov príslušného stĺpca z vášho Excel súboru. Ak v súbore niektoré polia chýbajú (napríklad farba alebo veľkosť), jednoducho ich nechajte prázdne — budete ich môcť doplniť neskôr ručne.

• Výpočet cien: Ak je v súbore iba nákupná cena, môžete priamo v nastaveniach importu zadať percento prirážky a program sám vypočíta maloobchodnú cenu. K dispozícii sú tu aj prepínače „Zaokrúhľovať“, aby sa ceny automaticky zaokrúhľovali na celé čísla.

• Nadradený uzol (Hromadné priradenie kategórie/výrobcu): Ak váš súbor neobsahuje stĺpce „Druh tovaru“ alebo „Výrobca“, ale všetok tovar v súbore patrí do jednej kategórie (napríklad iba „Obuv“) alebo k jednému dodávateľovi, môžete ich zadať v poliach „Nadradený uzol druhu tovaru“ a „Nadradený uzol výrobcu“. Všetok tovar zo súboru bude k nim automaticky priradený. Pozor: funguje to iba vtedy, ak celý súbor obsahuje rovnaký typ tovaru.

3. Kontrola pred zápisom a diagnostika chýb 

Predtým, ako v nastaveniach importu kliknete na tlačidlo „Zapísať“, venujte pozornosť dôležitým zaškrtávacím políčkam:

• Generovať vlastné čiarové kódy pri ich absencii: ak súbor neobsahuje čiarové kódy, Torgsoft ich automaticky vytvorí pre nové položky.

• Aktualizovať parametre tovaru: ak už tovar vo vašej databáze existuje, ale v súbore sa zmenil jeho opis alebo cena, program aktualizuje informácie v karte tovaru.

Kontrola po importe: Po zapísaní príjemky sa tovar okamžite objaví na sklade a zaznamená sa dlh voči dodávateľovi. Na kontrolu správnosti vyplnenia kariet tovaru nie je potrebné čakať na spracovanie platieb — môžete to urobiť okamžite.

4. Kontrola po importe

Kontrola, že import skutočne prebehol (vytvoril dokument)

Po vyplnení všetkých potrebných polí v okne „Príjem tovaru“ kliknite na „Zapísať“. Ak import prebehol úspešne, namiesto textu „Príjmová faktúra nebola načítaná“ sa v tom istom okne zobrazí číslo vytvorenej faktúry a dátum jej vytvorenia.

Tovar: príjem na sklad (zaevidovanie príjmu)

Import z Excelu vytvorí príjmovú faktúru s tovarom, ale následne je potrebné tovar priamo zaevidovať na príjem (naskladniť). Torgsoft ponúka niekoľko spôsobov zaevidovania príjmu podľa situácie: pomocou skenovania čiarového kódu tovaru; cez generovanie jedinečného čiarového kódu v programe; pomocou katalógového čísla; alebo cez načítanie pomocou terminálu zberu údajov).

Klasifikácia tovaru (ak je časť položiek „bez druhu/výrobcu/sezóny”)

Ak pri importe pri niektorých položkách nebol uvedený „Druh tovaru“, „Výrobca“ alebo „Sezóna“, zostanú neklasifikované. Na hromadnú kontrolu a opravu takéhoto tovaru existuje špeciálny nástroj:

1. Prejdite do Tovaroznalectvo ➔ Diagnostika chýb.

2. Otvorte kartu „Označovanie adresárov“.

3. Pomocou filtrov vyberte „Neoznačené“ pre druh tovaru alebo výrobcu. Program zobrazí všetok tovar, ktorý „visí“ bez kategórie.

4. Označte potrebný tovar (aj hromadne), kliknite na „Zmeniť“ a z adresára vyberte správny Druh tovaru alebo Výrobcu.

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва