Negatívne zostatky produktov: príčiny a riešenia

Záporné zostatky predstavujú stav tovaru v evidenčnom systéme, keď je jeho množstvo na sklade menšie ako nula. To svedčí o porušení chronológie evidencie alebo o chybách pri identifikácii tovaru počas operácií.

Kedy vznikajú záporné zostatky

Táto situácia vzniká pri pokuse o vyskladnenie (predaj, odpis, presun) tovaru, ktorý v čase vykonania operácie nie je v databáze dostupný na sklade.

Ako zistiť, že v evidencii existuje záporný zostatok

• Vo formulári «Stav skladu» sa množstvo tovaru zobrazuje so znamienkom «mínus» (napríklad -5 ks).

• Program zobrazí upozornenie: «Nedostatok tovaru na sklade» pri vystavení realizácie (ak nie je nastavený prísny zákaz predaja do mínusu).

• Nesprávne údaje v reportoch o zisku a obstarávacej cene.

Prečo vznikajú záporné zostatky

1. Porušenie poradia dokladov: predaj tovaru bol vykonaný skôr, než bola zaevidovaná «Príjemka».

2. Nastavenie prístupov: je aktivovaná možnosť «Povoliť predaj do mínusu» (Nastavenia — Parametre — Evidencia).

3. Zámena tovaru: predaj jedného tovaru namiesto iného pre podobnosť alebo chybu pri skenovaní.

4. Úpravy minulých období: vymazanie alebo úprava príjemiek, ku ktorým už prebehli predaje.

Ako opraviť záporné zostatky

Spôsob 1: Inventúra (Odporúčané)

Používa sa na zosúladenie údajov programu so skutočným stavom.

1. Prejdite do Doklad — Inventúrny súpis.

2. Vytvorte súpis pridaním tovarov so záporným zostatkom (použite filter «Iba so záporným množstvom»).

3. Zadajte skutočné množstvo (ak tovar fyzicky nie je — «0»).

4. Uzavrite súpis. Systém automaticky vytvorí «Príjem z inventúry» na prekrytie mínusu.

Spôsob 2: Obnovenie chronológie príjmu

Používa sa, ak tovar skutočne prišiel, ale príjemka nebola zaevidovaná.

1. Vytvorte Príjemku.

2. Nastavte dátum dokladu tak, aby predchádzal prvému predaju «do mínusu».

3. Pridajte tovar a zaevidujte príjemku.

Spôsob 3: Oprava zámeny tovaru

Používa sa, ak bol zistený prebytok jedného artikla a nedostatok iného.

1. Vytvorte inventúrny súpis pridaním oboch tovarov.

2. Zadajte skutočné zostatky. Program vyrovná sklad prostredníctvom dokladov odpisu a príjmu.

Ako skontrolovať, že záporné zostatky boli odstránené

Otvorte Sklad — Stav skladu, použite filter «Iba so záporným množstvom». Zoznam musí byť prázdny.

Ako predchádzať záporným zostatkom

1. Nastavte zákaz. Nastavenia — Parametre — Evidencia → «Čo robiť, ak pri predaji nie je dostatok tovaru» → Zakázať.

2. Dodržiavajte pravidlo: najprv príjem do programu — potom predaj.

3. Pravidelne vykonávajte kontrolu zostatkov pri problémových skupinách tovaru.

4. V Sklad — Stav skladu, keď spozorujete nesúlad v zostatkoch, prepočítajte množstvo tovaru tlačidlom “Prepočítať množstvo”. To je obzvlášť aktuálne pre databázy s veľkým obratom tovaru (potraviny, domáce potreby s drobným tovarom a podobne).

 Čo je dôležité si zapamätať

Záporné zostatky skresľujú finančný výsledok. Po akejkoľvek oprave zostatkov vždy vykonajte: Analýza — Obdobie — Prepočet obstarávacej ceny.