Záporné zostatky — sú stav evidenčného systému, pri ktorom je vypočítané množstvo tovaru na sklade menšie ako nula. To svedčí o porušení chronológie evidencie alebo o chybách pri identifikácii tovaru počas operácií.
Kedy vzniká
Situácia vzniká pri pokuse o vyskladnenie (predaj, odpis, presun) tovaru, ktorý v čase vykonania operácie nie je v databáze evidovaný ako dostupná zásoba.
Príznaky
Vo formulári «Stav skladu» sa množstvo tovaru zobrazuje so znamienkom «mínus» (napríklad -5 ks).
Program zobrazuje upozornenie: «Nedostatok tovaru na sklade» pri spracovaní predaja (ak nie je nastavený prísny zákaz).
Nekorektné údaje vo výkazoch o zisku a nákladoch.
Príčiny
Porušenie poradia dokumentov: predaj tovaru bol vykonaný skôr, ako bola zaevidovaná «Príjmová dodávka».
Nastavenia prístupu: je aktivovaná možnosť «Povoliť predaj do mínusu» (Nastavenia — Parametre — Evidencia).
Zámennosť tovaru: predaj jedného tovaru namiesto iného z dôvodu podobnosti alebo chyby pri skenovaní.
Úpravy minulých období: vymazanie alebo zrušenie príjmových dodávok, pri ktorých už došlo k predajom.
Riešenie: čo robiť?
Spôsob 1: Inventúra (Odporúčané)
Používa sa na uvedenie údajov v programe do súladu so skutočným stavom zásob.
1
Prejdite do Dokument — Inventarizačný súpis.
2
Vytvorte súpis pridaním tovaru so záporným zostatkom (použite filter «Len so záporným množstvom»).
3
Zadajte skutočné množstvo (ak tovar fyzicky nie je k dispozícii — «0»).
4
Uzavrite súpis. Systém automaticky vytvorí «Príjem z inventúry» na pokrytie mínusu.
Spôsob 2: Obnovenie chronológie príjmu
Používa sa, ak tovar skutočne prišiel, ale príjmový doklad nebol zaevidovaný.
1
Vytvorte Príjmovú dodávku.
2
Nastavte dátum dokladu tak, aby predchádzal prvému predaju «do mínusu».
3
Pridajte tovar a zaúčtujte doklad.
Spôsob 3: Oprava zámennosti tovaru
Používa sa, ak sa zistí prebytok jedného artikla a nedostatok druhého.
1
Vytvorte inventarizačný súpis pridaním oboch tovarov.
2
Uveďte skutočné zostatky. Program vyrovná sklad pomocou dokladov odpisu a príjmu.
Spôsob 4: Technická úprava (Admin metóda)
1
Vo formulári Stav skladu vyberte tovar.
2
Stlačte CTRL + SHIFT + ALT + E.
3
Zadajte správnu hodnotu. Vytvorí sa systémový záznam o úprave.
Ako skontrolovať výsledok
Otvorte Sklad — Stav skladu, použite filter «Len so záporným množstvom». Zoznam musí byť prázdny.
Prevencia (ako sa tomu vyhnúť)
Nastavte zákaz: Nastavenia — Parametre — Evidencia → «Čo robiť, ak pri predaji nie je dostatok tovaru» → Zakázať.
Dodržiavajte pravidlo: najprv príjem do programu — potom predaj.
Pravidelne vykonávajte kontrolu zostatkov v problémových skupinách tovaru.
Zhrnutie
Záporné zostatky skresľujú finančný výsledok. Po akejkoľvek oprave zostatkov povinne vykonajte: Analýza — Obdobie — Prepočet nákladovej ceny.
Vráťte sa na predchádzajúci krok