Distribúcia príjmových dokladov maloobchodnými predajňami: ako rýchlo dodať tovar z centrálneho skladu

Predstavte si typickú situáciu v obchode: do vášho centrálneho skladu alebo hlavnej predajne príde veľká zásielka tovaru, ktorú je potrebné rýchlo rozviezť do celej siete obchodných prevádzok. 

Režim rozdelenia príjmu tovaru bol vytvorený práve preto, aby tento proces automatizoval a zbavil vás potreby manuálne vytvárať desiatky samostatných interných presunov. Sortiment môžete rozdeliť priamo z príjmovej faktúry. 

Podnikatelia majú zvyčajne tieto otázky: 

Nižšie si podrobne vysvetlíme mechanizmus rozdelenia príjmu a odpovieme na všetky tieto praktické otázky.

Ako funguje mechanizmus rozdelenia príjmu

Proces sa začína priamo počas príjmu tovaru alebo po jeho dokončení. Vo formulári Dokument - Príjem tovaru je dostupné tlačidlo «Rozdeliť tovar medzi prevádzky». Po jeho stlačení sa otvorí osobitný formulár, v ktorom sa zobrazí celý zoznam tovaru z aktuálnej faktúry.

Aby ste nemuseli vykonávať zbytočné úkony, môžete nastaviť typ dokumentov, ktoré program po dokončení rozdelenia vytvorí automaticky:

• Vytvárať interné presuny — štandardný variant, pri ktorom sa vytvárajú faktúry interného presunu z odosielajúceho skladu do prijímajúcich skladov.

• Vytvárať príjmové faktúry — alternatívny variant, pri ktorom sa v evidenčných centrách, do ktorých sa tovar presúva, automaticky vytvoria nové príjmové faktúry.

Ak počas dňa vykonávate viacero príjmov a okamžite ich rozdeľujete, je praktické aktivovať nastavenie «Vytvárať 1 faktúru denne pre každú obchodnú prevádzku». Systém tak nebude vytvárať veľké množstvo drobných dokumentov, ale všetok rozdelený tovar sústredí do jednej faktúry interného presunu pre každú predajňu.

Pre prípady, keď potrebujete rýchlo odovzdať iba jednu položku práve naskenovaného tovaru, aby sa s tovarom manipulovalo iba raz, je k dispozícii samostatná akcia — «Rozdeliť 1 tovar medzi prevádzky», ktorá otvorí dialóg rozdelenia iba pre aktuálnu položku.

Práca s odloženými faktúrami a skladom "Tovar na ceste"

Keď tovar fyzicky opustil centrálny sklad, ale ešte sa nachádza vo vozidle dopravcu, nemožno ho považovať za dostupný na predaj ani u odosielateľa, ani u príjemcu. Na správnu evidenciu takýchto situácií sú v nastaveniach rozdelenia k dispozícii osobitné parametre:

• Vytvárať faktúry ako odložené — dokument sa vytvorí, ale neovplyvní skladové zásoby až do okamihu jeho zaúčtovania.

• Vytvárať faktúry pre sklad "Tovar na ceste" — tovar sa presunie do virtuálneho tranzitného skladu. Prijímajúca predajňa bude môcť v režime Sklad - Tovar na ceste vidieť, aký tovar je na ceste, a prijať faktúru po jeho fyzickom prevzatí.

Ako sa vyhnúť nejasnostiam v skladových zásobách? 

Najčastejšou otázkou podnikateľov je, ako má program určiť skutočné množstvo tovaru dostupného na rozdelenie, ak časť sortimentu zostala v odložených dokumentoch. Na tento účel bolo vytvorené nastavenie «Zohľadňovať tovar v odložených faktúrach a v skladoch tovaru na ceste». Vo formulári Parametre evidencie odložených faktúr môžete flexibilne vybrať, ktoré konkrétne dokumenty, napríklad neaktívne príjmy, odložené presuny alebo neprijatý tranzit, má program odpočítať od celkového množstva alebo k nemu pripočítať, aby ste videli iba zásobu, ktorú možno v danom okamihu reálne odoslať.

Výpočet potreby a riešenie chýb vo výpočtoch

Aby ste nemuseli zadávať množstvo pre každú predajňu manuálne, vo formulári rozdelenia je k dispozícii akcia «Vykonať výpočet». Program môže automaticky vyplniť stĺpce príjmu podľa vzorca: (<Množstvo predaja> + <Minimálna zásoba> - <Množstvo na sklade>). Ak je v centrálnom sklade menej tovaru, než je celková potreba všetkých prevádzok, systém ho rozdelí pomerne, pričom prednosť dostane predajňa s väčšou potrebou.

Prečo niekedy vznikajú chyby pri výpočte potreby a skladových zásob? Podnikatelia sa niekedy stretávajú so situáciou, keď pri aktivovanej možnosti "Zohľadňovať tovar v odložených faktúrach..." stĺpec zásob zobrazuje nesprávne hodnoty. Špecialisti Torgsoft identifikovali a odstránili niekoľko konkrétnych príčin:

1. Vplyv kontrolných bodov. Systém mohol v minulosti omylom zohľadňovať automatické skryté príjmové faktúry z kontrolných bodov uzavretých období, čo umelo zvyšovalo hodnoty v odosielajúcom sklade.

2. Opravné faktúry v tranzite. Vyskytovali sa situácie, keď opravné faktúry pre sklad "Tovar na ceste" nesprávne ovplyvňovali výpočet dostupného množstva tovaru.

3. Tovar bol prvýkrát pridaný do tranzitu. Ak sa tovar presúval do skladu "Tovar na ceste", ale jeho nomenklatúra sa predtým nikdy nenachádzala v hlavnom sklade príjemcu, program ho nemusel pri rozdeľovaní zohľadniť. Táto logická chyba algoritmu bola opravená.

Odpovede na časté otázky podnikateľov (FAQ)

Prečo pri zmene množstva tovaru počas rozdeľovania miznú maloobchodné ceny? 

Podnikatelia si často všímali, že pri manuálnej úprave počtu kusov vo formulári príjmu mohla maloobchodná cena, a niekedy aj obstarávacia cena, zmiznúť alebo sa vynulovať, čo si vyžadovalo opätovné zadanie údajov. Súvisí to s prepočítaním parametrov riadka dokumentu. Aby ste sa tomu vyhli, uistite sa, že používate aktuálnu verziu programu, v ktorej bola optimalizovaná práca režimu viacriadkového zadávania cien, a snažte sa najskôr stanoviť množstvá rozdelenia a až potom hromadne použiť ceny.

Ako správne vytlačiť etikety pre predajne priamo z formulára rozdelenia? 

Čiarové kódy pre všetky predajne môžete vytlačiť naraz výberom možnosti Vytlačiť etikety na tovar -> Tlač etikiet pre všetky evidenčné centrá.

 Dôležitá poznámka: v minulosti existovala chyba, pri ktorej sa pri type rozdelenia "Vytvárať príjmové faktúry" na etiketu preniesla obstarávacia cena namiesto maloobchodnej. Algoritmus bol už opravený a program teraz správne používa maloobchodnú cenu evidenčného centra, do ktorého sa tovar skutočne presúva.

Čo robiť, ak sa okno rozdelenia načítava dlho? 

Ak máte veľmi rozsiahlu databázu, napríklad viac než 15-40 tisíc názvov tovaru v dokumente, formulár môže pracovať pomaly. Na zrýchlenie práce vývojári pridali možnosť minimalizovať formulár rozdelenia a výrazne optimalizovali samotný režim: pridávanie údajov teraz trvá iba niekoľko sekúnd. Ak sa formulár napriek tomu otvára dlho, odporúča sa v nastaveniach programu vykonať servisnú akciu Obnovenie a reorganizácia indexov a aktualizácia štatistík. Snažte sa tiež nepridávať do rozdelenia všetok tovar zo skladu, ak rozvážate iba konkrétnu zásielku.