Pentru a analiza activitatea magazinului, reuniți vânzările, costul mărfurilor vândute, cheltuielile operaționale și stocurile într-un singur tabel de lucru. Verificați zilnic datele introduse. Lunar, comparați rezultatele și stabiliți ce prețuri, cheltuieli sau produse trebuie analizate mai atent.
Proprietarul alege perioadele și ia deciziile. Angajatul responsabil pregătește valorile și documentele de bază. La finalul analizei, notați ce trebuie verificat, cine se ocupă, ce acțiune a fost aleasă și când îi veți evalua rezultatul.
Pregătiți datele pe aceeași bază
Alegeți două perioade de aceeași durată. Păstrați aceeași acoperire a punctelor de vânzare, canalelor de vânzare și grupelor de produse. Verificați numărul și structura zilelor lucrătoare. Țineți cont de variațiile sezoniere când evaluați vânzările medii.
Cereți persoanei responsabile de evidență să pregătească:
- încasările din vânzări, cu precizarea deducerilor deja luate în calcul;
- numărul de bonuri finalizate și achitate din perioada selectată;
- costul mărfurilor efectiv vândute;
- valorile reducerilor și retururilor, precum și costul asociat retururilor;
- cheltuielile operaționale, într-o listă separată;
- stocurile la o dată stabilită: cantitatea produselor și evaluarea acestora pe baza menționată.
Notați regulile de includere a bonurilor și de încadrare a retururilor în perioadă. Aplicați-le la fel în ambele seturi de date. Dacă reducerile sunt deja incluse în încasări, nu le scădeți din nou. Verificați retururile împreună cu costul corespunzător al mărfurilor.
Cereți persoanei responsabile de evidență să precizeze dacă valorile inițiale ale încasărilor și costurilor includ taxele. Folosiți aceeași abordare pentru ambele perioade și păstrați explicația lângă tabel.
Calculați indicatorii și separați cheltuielile
Vânzările nete reprezintă încasările după luarea în calcul a reducerilor, retururilor clienților și altor deduceri. Folosiți această sumă pentru a calcula profitul brut și marja.
| Indicator | Calcul sau date de intrare | Ce trebuie verificat |
|---|---|---|
| Numărul de bonuri | Bonuri conform regulilor de includere stabilite | Perioada și acoperirea corespund încasărilor |
| Bonul mediu | Încasările din grupul de cumpărături selectat ÷ numărul bonurilor corespunzătoare | Numărătorul și numitorul se referă la aceleași cumpărături |
| Costul mărfurilor vândute | Costul produselor ale căror vânzări sunt incluse în calcul | Componența vânzărilor și a retururilor este consecventă |
| Profit brut | Vânzări nete − costul mărfurilor vândute | Reducerile și retururile nu sunt luate în calcul de două ori |
| Marjă brută | Profit brut ÷ vânzări nete × 100% | Nu calculați procentul cu această formulă dacă vânzările nete sunt zero |
| Cheltuieli operaționale | Listă separată de cheltuieli pentru perioadă | Lista are aceeași componență în ambele perioade |
| Stocuri de mărfuri | Cantitate și valoare la data inventarierii | Sunt precizate data, acoperirea și baza de evaluare |
Costul mărfurilor vândute diferă de cheltuielile operaționale. Analizați separat chiria, utilitățile și marketingul. În tabelul de lucru, notați lista completă a cheltuielilor incluse, ca să comparați aceeași componență și luna următoare.
Exemplu orientativ: bonul mediu a crescut, profitul brut a scăzut
Să presupunem că magazinul compară două perioade de aceeași durată și acoperire. În fiecare au fost 100 de cumpărături finalizate și achitate, fiecare înregistrată pe un singur bon. Nu au existat retururi sau anulări. Reducerile erau deja incluse în încasări. Nu adăugăm taxe suplimentare la acest calcul orientativ; sumele sunt prezentate pe aceeași bază.
| Indicator | Prima perioadă | A doua perioadă |
|---|---|---|
| Vânzări nete | 30 000 UAH | 32 000 UAH |
| Numărul de bonuri | 100 | 100 |
| Bon mediu | 300 UAH | 320 UAH |
| Costul mărfurilor vândute | 18 000 UAH | 20 800 UAH |
| Profit brut | 12 000 UAH | 11 200 UAH |
| Marjă brută | 40% | 35% |
| Cheltuieli operaționale selectate | 6 000 UAH | 6 000 UAH |
| Sold după aceste cheltuieli | 6 000 UAH | 5 200 UAH |
În a doua perioadă, bonul mediu este mai mare cu 20 UAH, iar profitul brut este mai mic cu 800 UAH. Soldul după cheltuielile selectate este prezentat înainte de alte cheltuieli neluate în calcul. Nu îl numiți profit contabil net.
În acest caz, verificați prețurile efective de vânzare, costul mărfurilor, reducerile și structura produselor vândute. Identificați pozițiile pentru care aceste date s-au schimbat. Stabiliți cauza consultând detaliile vânzărilor și documentele, nu doar diferența dintre totaluri.
Verificați stocurile înainte de a decide aprovizionarea
Stabiliți data inventarierii și întocmiți o listă de poziții de verificat. Numărați stocul fizic și comparați-l cu evidența contabilă. Pentru fiecare diferență, notați produsul, cantitatea fizică și cea din evidență, precum și persoana responsabilă de verificarea documentelor.
Precizați baza de evaluare în tabelul valorii stocurilor. Pentru comparațiile viitoare, păstrați aceeași abordare. Luați deciziile de aprovizionare după verificarea cantităților și vânzărilor pozițiilor selectate.
Analiza bonurilor și a costului stocurilor în Torgsoft
Pentru a consulta cumpărăturile, folosiți modul «Аналіз кількості чеків за сумами» (Analiza numărului de bonuri după valoare). Tabelul afișează valoarea bonului, numărul de bonuri corespunzătoare pentru perioada selectată și valoarea medie a bonului într-un anumit interval de valori. Folosiți aceste date pentru a verifica achizițiile în tabelul propriu. Calculați profitul brut pe baza vânzărilor nete și a costului pregătite separat.
Pentru evaluarea stocului final, folosiți «Situația mișcării stocurilor la cost»: raportul afișează costul stocurilor la sfârșitul perioadei. În modul combinat, programul preia mai întâi costul din document, iar dacă acesta lipsește, îl ia din starea depozitului la data documentului. Notați sursa costului utilizată lângă rezultat, ca să puteți repeta comparația în aceleași condiții.
Înainte de a genera rapoartele lunare, calculați costul conform recomandărilor din articolul de ajutor Torgsoft «Період» (Perioadă). Pentru rapoartele aferente unei perioade închise, recalcularea nu este necesară. Într-o rețea de magazine, costul poate fi calculat numai pe calculatorul central care colectează toate documentele de intrare în stoc. Transferați rezultatele în tabelul de lucru și comparați-le cu cheltuielile operaționale și verificarea fizică a stocurilor.
Notați acțiunea și condițiile pentru reverificare
- În fiecare zi, cereți persoanei responsabile să verifice dacă vânzările, retururile și reducerile sunt înregistrate complet.
- Lunar, comparați indicatorii conform regulilor convenite.
- Pentru orice abatere, notați următoarea verificare și persoana care o va face.
- După verificare, alegeți o acțiune limitată, de exemplu revizuirea reducerii pentru o singură grupă de produse.
- Stabiliți data unei noi măsurători și pragul la care veți reevalua decizia. Pentru un test de preț, stabiliți o limită de oprire anticipată în caz de scădere bruscă a încasărilor.
Păstrați în tabelul de lucru coloanele: data, indicatorul, datele de intrare, formula, rezultatul efectiv, următoarea verificare și persoana responsabilă. La următoarea analiză, comparați rezultatul cu pragul notat și decideți dacă mențineți acțiunea aleasă.
Reveniți la pasul anterior