Încheiați ziua verificând banii și marfa
Pe parcursul zilei, casierul vinde produse, acceptă retururi și efectuează alte operațiuni de casă. La sfârșitul programului, proprietarul sau administratorul ar trebui să verifice dacă documentele, plățile și stocurile efective corespund.
Un singur raport de închidere nu este suficient pentru această verificare. Analizați separat vânzările, retururile, numerarul și transferurile de marfă între magazine. Stabiliți cine verifică fiecare zonă și cui îi comunică diferențele.
Începeți cu vânzările, retururile și plățile
În Торгсофт puteți consulta rapoarte despre vânzări și mișcarea banilor din cursul zilei. Folosiți-le ca bază pentru verificare, iar sumele neclare comparați-le cu documentele operațiunilor respective.
Pentru fiecare vânzare, verificați produsele, cantitatea, suma și metoda de plată. De exemplu, dacă un client a plătit cu cardul, nu includeți acea plată în încasările în numerar la reconciliere.
Analizați separat retururile: ce produs a fost preluat de la client, ce sumă a fost rambursată și din ce sursă au fost plătiți banii. Luați în calcul și retragerile de numerar, predarea încasărilor și alte cheltuieli din casă — acestea ajută la explicarea soldului efectiv.
Patru puncte de control înainte de încheierea programului
Numerarul din casă
Numărați banii pe cupiuri și comparați suma efectivă cu datele din evidență. Dacă există o diferență, verificați soldul inițial, plățile în numerar, retururile, cheltuielile și retragerile. Înregistrați rezultatul verificării.
Schimbul fiscal
Dacă magazinul utilizează un RRO sau PRRO, includeți în lista de seară verificarea stării schimbului și a existenței raportului Z. Verificați închiderea activității conform procedurii stabilite pentru casa dumneavoastră.
Transferurile de marfă
Dacă aveți mai multe magazine sau depozite, aflați ce expedieri au fost deja recepționate și care sunt încă în tranzit. Pentru un transfer nerecepționat, întrebați angajatul responsabil unde se află marfa și dacă recepția ei a fost înregistrată.
Stocuri negative
Dacă procedura dumneavoastră permite vânzarea în lipsa unui stoc înregistrat, verificați produsele cu cantități negative. Numărați-le fizic și comparați documentele de intrare, vânzare și transfer înainte de a corecta datele.
Pentru fiecare diferență nerezolvată, notați produsul sau operațiunea, suma ori cantitatea, persoana responsabilă și acțiunea următoare. Astfel veți avea o listă concretă de întrebări pentru următoarea zi de lucru.
Cum să clarificați o operațiune neînțeleasă
Începeți cu documentul și explicația angajatului care a efectuat operațiunea. Comparați data, produsele, cantitatea și plata. De exemplu, dacă produsul se află fizic în magazin, dar soldul din evidență ridică semne de întrebare, verificați succesiunea recepției, transferului și vânzării.
Nu modificați datele doar pentru ca totalurile să coincidă. Stabiliți mai întâi cauza, apoi aprobați corectarea și efectuați din nou reconcilierea.
Verificați fluxul de lucru înainte de activitatea zilnică
Pentru o verificare de probă, pregătiți câteva produse și un scenariu: vânzare, retur, reconcilierea casei și consultarea totalurilor zilei. Solicitați o consultație dacă aveți nevoie de ajutor cu setările sau cu primii pași.
După activarea versiunii demo, sunt disponibile până la 2 ore de asistență tehnică gratuită timp de 30 de zile. Specialiștii oferă consultanță privind setările și începerea activității. Condițiile detaliate sunt prezentate pe pagina de asistență tehnică.
Puteți adresa întrebări pe Telegram la @torgsoft_sale sau telefonic la +38 (067) 558 37 84.
Reveniți la pasul anterior