Accesul DPS la conturile bancare: ce date primește autoritatea fiscală și cum răspunde un FOP

Serviciul Fiscal de Stat al Ucrainei (DPS) primește informații bancare prin notificările, solicitările și schimburile internaționale prevăzute de lege, precum și în baza unei hotărâri judecătorești. Fiecare mecanism are propriile temeiuri și limite. Legislația Ucrainei nu oferă autorității fiscale acces nelimitat, în timp real, la toate operațiunile tuturor cetățenilor. Persoana fizică — întreprinzător (FOP) ar trebui să păstreze extrasele împreună cu documentele care explică încasările și să le reconcilieze periodic cu evidența contabilă.

Dacă DPS vă solicită documente direct, verificați expeditorul, modalitatea de comunicare, temeiul juridic, lista operațiunilor și perioada vizată. Ca regulă generală, răspunsul trebuie transmis în 15 zile lucrătoare începând cu ziua următoare primirii solicitării; pentru verificarea încrucișată sunt prevăzute 10 zile lucrătoare. Pregătiți explicații și documente justificative în limitele solicitării legale și păstrați dovezile transmiterii lor.

Ce informații despre conturi sunt protejate de secretul bancar

Potrivit articolului 60 din Legea Ucrainei „Cu privire la bănci și activitatea bancară”, secretul bancar include, printre altele, informații despre conturile clienților, operațiunile efectuate, tranzacțiile încheiate și situația financiară. Banca are obligația să protejeze aceste date și le poate divulga numai în temeiurile și limitele stabilite de lege.

Pentru a evalua competențele DPS, trebuie făcută distincția între informațiile privind existența unui cont, deschiderea sau închiderea acestuia, soldul disponibil și încasările și plățile concrete. Dreptul de a obține un anumit tip de informație nu înseamnă dreptul de a obține toate datele bancare ale clientului.

Articolul 62 din această lege prevede divulgarea informațiilor în baza unei hotărâri judecătorești, la solicitare sau cu acordul scris al clientului, precum și anumite cazuri de furnizare a datelor către autoritățile publice fără o hotărâre judecătorească. Prin urmare, pentru fiecare solicitare trebuie identificat temeiul legal concret.

Cum obține DPS datele bancare: mecanisme și documente

Regulile principale sunt prevăzute de subpunctele 20.1.5 și 20.1.50, articolele 39-3, 69 și 73 din Codul fiscal al Ucrainei și de punctul 4 al părții întâi a articolului 62 din Legea privind băncile. Tabelul prezintă limitele acestor mecanisme și recomandări practice pentru pregătirea documentelor.

Ce comunică banca despre deschiderea contului unui FOP

Potrivit punctului 69.2 din Codul fiscal, instituția financiară relevantă transmite, în ziua deschiderii sau închiderii, o notificare privind deschiderea sau închiderea contului ori portofelului electronic al unei persoane juridice sau al unei persoane fizice care desfășoară activități independente. Această normă definește categoriile concrete de contribuabili și nu instituie, prin acest mecanism, o notificare generală privind conturile tuturor cetățenilor.

FOP și persoanele care desfășoară activități profesionale independente trebuie să informeze instituția la care deschid un cont sau portofel electronic despre statutul lor. Aceasta este cerința punctului 69.7. În practică, merită să verificați dacă banca a înregistrat acest statut în datele dumneavoastră.

Punctele 69.3–69.4 stabilesc procedura generală de luare în evidența fiscală a conturilor și de începere a operațiunilor de debitare, inclusiv în baza consimțământului tacit.

Separat, articolul 62 din Legea Ucrainei „Cu privire la bănci și activitatea bancară” prevede furnizarea către DPS a informațiilor privind faptele constatate de deținere de către o persoană fizică sau juridică — rezident al Ucrainei — a unei participații într-o persoană juridică străină, în conformitate cu articolul 39-2 din Codul fiscal al Ucrainei. Dacă dețineți o astfel de participație, recomandăm să păstrați documentele privind dobândirea, mărimea și modificările acesteia.

Când are nevoie DPS de o hotărâre judecătorească

Subpunctul 20.1.5 din Codul fiscal prevede obținerea, în baza unei hotărâri judecătorești, a informațiilor privind volumul și rulajul fondurilor din conturi. Punctul 73.4 stabilește, de asemenea, procedura judiciară pentru obținerea de la instituțiile financiare a informațiilor privind existența și mișcarea fondurilor, atunci când informațiile solicitate depășesc sfera prevăzută la punctul 73.3.

În același timp, punctul 73.4 prevede expres excepții pentru anumite solicitări în cadrul schimbului internațional. Articolul 62 din Legea privind băncile prevede și temeiuri distincte pentru obținerea informațiilor fără hotărâre judecătorească, inclusiv cele privind decontările valutare și rezidenții electronici. Norma specială privind rezidentul electronic (e-rezidentul) se aplică tocmai acestui statut legal; folosirea cabinetului electronic sau a aplicației bancare nu conferă acest statut.

Potrivit punctelor 5 și 9 din capitolul 3 al Regulamentului NBU nr. 267, banca divulgă datele în baza unei hotărâri judecătorești în limitele stabilite de aceasta, iar la solicitarea unui organ autorizat — în limitele prevăzute pentru acel organ de Legea privind băncile. Existența unui formular tehnic cu câmpuri detaliate privind operațiunile nu extinde competențele DPS.

Ce înseamnă schimbul internațional de date despre conturi

Standardul comun de raportare și de verificare prealabilă a informațiilor privind conturile financiare (CRS) prevede identificarea conturilor raportabile și schimbul de informații între autoritățile competente ale jurisdicțiilor, în baza acordurilor internaționale relevante. Separat, există un acord privind aplicarea legii americane „Foreign Account Tax Compliance Act” (FATCA), care are propriile criterii și limite privind datele.

Potrivit subpunctelor 39-3.4.1–39-3.4.3 din Codul fiscal, agenții financiari transmit DPS un raport privind conturile raportabile în fiecare an, până la 1 iulie. Perioada de raportare este anul calendaristic precedent, dacă acordul relevant nu stabilește alte reguli. Schimbul se desfășoară potrivit normelor acordurilor internaționale; acesta nu asigură verificarea continuă a tuturor plăților clientului.

Prin CRS, DPS poate primi informații despre conturile financiare străine raportabile ale rezidenților fiscali ucraineni, în limitele relațiilor de schimb în vigoare. Cetățenia nu înlocuiește stabilirea rezidenței fiscale, iar schimbul de informații nu înseamnă impunerea automată a tuturor activelor din străinătate. Pentru agenții financiari cărora li se aplică articolul 39-3 din Codul fiscal al Ucrainei, subpunctul 39-3.2.2.1 stabilește o regulă specială: dacă agentul are motive să considere că o persoană este rezidentă simultan în Ucraina și în cel puțin o altă jurisdicție, în scopurile CRS o consideră rezidentă în cealaltă jurisdicție relevantă.

Dacă situația vi se aplică, indicați în informațiile furnizate agentului financiar toate jurisdicțiile în care aveți rezidență fiscală și prezentați documente care confirmă aceste informații. Potrivit punctului 39-3.10, raportul privind conturile raportabile nu este declarația fiscală a titularului contului.

Dacă aveți un cont străin, recomandăm să păstrați extrasele și documentele care explică proveniența fondurilor și să verificați informațiile privind rezidența fiscală comunicate instituției financiare. Termenele pentru notificarea instituției străine în cazul schimbărilor și pentru răspunsul la solicitările sale sunt stabilite de regulile aplicabile acelei instituții. Pentru agenții financiari cărora li se aplică articolul 39-3 din Codul fiscal al Ucrainei, sunt valabile cerințele ucrainene: potrivit subpunctului 39-3.2.2.1, titularul contului trebuie să comunice în 30 de zile calendaristice orice schimbare a statutului său de rezidență fiscală în scopuri CRS, a statutului său în scopuri FATCA sau a statutului corespunzător al persoanei care exercită controlul.

Dacă agentul financiar suspectează că un cont este raportabil, în pofida documentelor prezentate de titular, subpunctul 39-3.2.2.3 obligă titularul să prezinte explicații și informații în termen de 30 de zile calendaristice de la primirea solicitării. Dacă suspiciunea privește informații incomplete sau inexacte care au dus la neincluziunea contului într-un raport anterior, subpunctul 39-3.2.2.5 impune răspunsul în termenul stabilit de agent, dar nu mai târziu de 90 de zile calendaristice de la primirea solicitării.

Verificați temeiul indicat în solicitarea dumneavoastră. În împrejurările prevăzute la subpunctul 39-3.2.2.4, neprezentarea documentelor, neraportarea schimbării statutului sau lipsa răspunsului în 30 de zile calendaristice ori neînlăturarea suspiciunii privind caracterul raportabil al contului poate constitui temei pentru refuzul prestării serviciilor sau rezilierea contractului.

Cum pregătiți documentele pentru încasările în cont

Extrasul arată mișcarea fondurilor. Pentru a explica natura operațiunii și a stabili corect consecințele fiscale, trebuie să comparați extrasul cu contractul, documentele privind executarea obligațiilor și evidența proprie. Normele privind accesul la date bancare nu stabilesc, prin ele însele, care încasări se includ în venitul impozabil.

Recomandăm să întocmiți lunar un tabel de lucru cu data, suma, plătitorul, destinația plății, natura operațiunii, documentul justificativ și înregistrarea contabilă. Marcați încasările pentru care lipsesc documente justificative și solicitați-le imediat contrapărții.

Exemplu ilustrativ de reconciliere. În cont au intrat 120 000 UAH într-o lună: 80 000 UAH de la cumpărători, 25 000 UAH în baza unui contract de credit și 15 000 UAH dintr-un alt cont propriu. Total: 80 000 + 25 000 + 15 000 = 120 000 UAH. Pentru explicații, întreprinzătorul pregătește trei grupuri de documente: privind vânzările, creditul și transferul. Această clasificare explică proveniența încasărilor; suma finală a venitului impozabil se stabilește potrivit regulilor sistemului său de impozitare și împrejurărilor dovedite.

Pentru un transfer propriu, este important să aveți extrasele din ambele conturi. O sumă identică și date apropiate pot să nu fie suficiente: documentele trebuie să permită identificarea expeditorului, destinatarului și sursei fondurilor. Dacă o încasare rămâne neclarificată, stabiliți mai întâi natura ei și apoi modul de înregistrare în evidență.

Cum răspundeți la solicitarea DPS privind extrasele și încasările

DPS poate solicita direct contribuabilului informații și documente în conformitate cu punctul 73.3 din Codul fiscal. Procedura judiciară pentru obținerea anumitor date de la bancă nu scutește întreprinzătorul de obligația de a răspunde unei solicitări legale, întocmite corespunzător și adresate lui.

1. Înregistrați primirea și verificați documentul

Păstrați solicitarea, plicul și datele poștale sau documentul electronic și confirmarea livrării. Verificați denumirea autorității, numărul, data și semnatarul. Solicitarea trebuie semnată de conducătorul, adjunctul acestuia sau persoana autorizată a organului de control.

Potrivit punctului 73.3, solicitarea trebuie să includă motivele transmiterii, cu indicarea informațiilor care le confirmă, lista informațiilor și documentelor cerute, precum și ștampila organului de control. Potrivit subpunctului 73.3.2, comunicarea corespunzătoare a solicitării se stabilește conform articolului 42 din Cod. Înainte de calcularea termenului de răspuns, stabiliți data comunicării. Conform punctului 42.4, pentru corespondența electronică dintre DPS și întreprinzător prin cabinetul electronic este necesară cererea acestuia de a primi documente prin această modalitate.

Data comunicării se stabilește pe baza confirmării de livrare a documentului întocmit corespunzător, disponibil în cabinet. Dacă livrarea a avut loc după ora 18:00, data comunicării este următoarea zi lucrătoare; dacă a avut loc într-o zi de weekend sau sărbătoare, este prima zi lucrătoare următoare. Potrivit punctului 42.5, dacă serviciul poștal nu a livrat documentul din cauza absenței destinatarului, a refuzului de primire sau din alte motive prevăzute de această normă, documentul se consideră comunicat în ziua indicată de serviciul poștal în aviz, împreună cu motivul nelivrării.

Prin urmare, pentru calcularea termenului verificați confirmarea sau avizul poștal, chiar dacă ați citit efectiv solicitarea mai târziu. Luați în calcul excepția de la punctul 42.3: dacă ați notificat la timp DPS despre schimbarea adresei fiscale conform articolului 66, sunteți scutit de obligația de a îndeplini cerințele din documentele pe care DPS le-a trimis la adresa anterioară în perioada dintre înregistrarea de stat a schimbării și actualizarea datelor dumneavoastră fiscale și care au fost ulterior returnate din cauza absenței destinatarului.

Dacă este cazul dumneavoastră, păstrați confirmarea notificării schimbării adresei și documentul privind returnarea trimiterii.

2. Stabiliți temeiul și limitele solicitării

De exemplu, dacă DPS invocă subpunctul 1 al subpunctului 73.3.1, solicitarea trebuie să indice fapte care, pe baza analizei unor informații fiscale obținute legal, pot indica o încălcare. Alte temeiuri pot fi date inexacte din declarație, verificarea încrucișată sau proceduri internaționale de informare prevăzute de Cod.

Notați separat conturile, operațiunile și perioada la care se referă întrebările. Potrivit subpunctului 73.3.6, DPS nu dezvăluie în solicitarea adresată contribuabilului sau altei persoane conținutul solicitării străine dacă autoritatea competentă străină a cerut să nu fie informat contribuabilul despre existența demersului său. În acest caz, autoritatea ucraineană indică drept temei subpunctul 8 al subpunctului 73.3.1.

3. Calculați termenul de răspuns

• Ca regulă generală, subpunctul 73.3.3 prevede 15 zile lucrătoare începând cu ziua următoare primirii solicitării, dacă Codul nu prevede altfel.
• Pentru verificarea încrucișată — 10 zile lucrătoare începând cu ziua următoare primirii solicitării.
• Pentru solicitările prevăzute de norme speciale, verificați termenul aplicabil procedurii respective.

Recomandăm să notați imediat ultima zi și să stabiliți un termen intern de pregătire anterior acesteia. Nu considerați că o cerere de clarificare sau consultanță prelungește automat termenul de răspuns.

4. Pregătiți explicațiile și documentele relevante

Structurați răspunsul în ordinea întrebărilor DPS. Pentru fiecare operațiune indicați data, suma, natura și documentul justificativ. Anexați extrasul pentru perioada relevantă, contractele și documentele de plată necesare, iar la scrisoare adăugați o listă numerotată a anexelor. Certificați copiile pe hârtie cu semnătura dumneavoastră și cu ștampila, dacă aveți una, în conformitate cu subpunctul 20.1.2 din Codul fiscal al Ucrainei. Această structură permite compararea explicațiilor cu mișcările concrete de fonduri.

Furnizați documentele în măsura în care acoperă obiectul legal al solicitării. Dacă solicitarea cere extrasul pentru întreaga perioadă indicată și cererea are temei legal, o selecție arbitrară a unor încasări poate să nu constituie un răspuns complet.

Dacă ați furnizat deja aceste informații și documentele justificative în urma unei solicitări anterioare a aceluiași organ, subpunctul 73.3.4 permite să indicați data și numărul scrisorii anterioare. Nu este necesară retransmiterea părții respective. Pentru claritate, recomandăm să identificați exact documentele la care faceți trimitere.

5. Păstrați dovezile transmiterii

Păstrați versiunea finală a răspunsului și toate anexele. În funcție de modalitatea de transmitere, păstrați confirmările electronice, documentele poștale cu inventarul conținutului și informațiile de livrare sau exemplarul cu mențiunea de primire. Acestea pot confirma respectarea termenului și conținutul cerinței îndeplinite.

Cum procedați dacă solicitarea conține nereguli

Subpunctul 73.3.4 scutește contribuabilul de obligația de a răspunde dacă solicitarea a fost întocmită cu încălcarea cerințelor din alineatele întâi — al cincilea ale punctului 73.3. Pentru aplicarea acestei norme, trebuie identificată neregula concretă și relevanța ei juridică.

În practică, este util să formulați în scris obiecțiile, cu trimitere la cerința legală relevantă. Dacă solicitarea include mai multe întrebări independente sau un temei special, evaluați-le pe fiecare. O solicitare legală trebuie îndeplinită în termenul stabilit.

De ce solicitarea băncii privind proveniența fondurilor necesită un răspuns separat

Banca își verifică clientul și operațiunile în conformitate cu legislația privind monitorizarea financiară. Potrivit articolului 11 din Legea nr. 361-IX, amploarea verificării depinde, printre altele, de riscul clientului, scopul relației, valoarea și frecvența operațiunilor. Banca are dreptul să solicite documentele necesare, iar clientul este obligat să le furnizeze.

Articolul 20 din această lege stabilește pragul general de 400 000 UAH pentru încadrarea operațiunilor financiare în categoria celor care ating pragul legal, dacă este prezentă cel puțin una dintre caracteristicile prevăzute de acest articol. În același timp, articolul 11 prevede verificarea și în caz de suspiciune sau îndoieli privind exactitatea datelor. Prin urmare, o sumă mai mică nu garantează că banca nu va solicita explicații, iar numărul operațiunilor nu creează o scutire universală de verificare.

Când banca vă solicită explicații, clarificați operațiunile și lista documentelor necesare, apoi prezentați o explicație coerentă privind proveniența și destinația fondurilor. Această procedură are propriile temeiuri legale și nu oferă DPS acces nelimitat la cont.

Când să solicitați o consultație fiscală și cum să vă apărați drepturile

Dacă depuneți regulat fonduri proprii, le transferați între conturi sau primiți restituiri și nu puteți stabili clar consecințele fiscale, puteți solicita o consultație fiscală individuală (IPK). Potrivit articolului 52 din Codul fiscal, aceasta are caracter individual și poate fi folosită de contribuabilul căruia i-a fost acordată.

În solicitare indicați datele de identificare și de contact, adresa fiscală, împrejurările concrete, necesitatea practică a consultației, data și semnătura corespunzătoare. Descrieți sistemul de impozitare, sursa fondurilor, succesiunea transferurilor și documentele disponibile. Formulați o întrebare concretă privind aplicarea normei fiscale la aceste împrejurări. Termenul general de acordare a IPK este de 25 de zile calendaristice după ziua primirii solicitării; persoana autorizată îl poate prelungi cu cel mult 15 zile calendaristice, cu notificare scrisă transmisă din timp.

Articolul 53 prevede posibilitatea contestării în instanță a IPK acordate pe hârtie sau în format electronic. Acesta prevede expres și că respectarea consultației nu scutește de plata obligației fiscale stabilite de Cod.

Dreptul de a contesta deciziile, acțiunile și inacțiunile organelor de control, precum și dreptul la nedivulgarea informațiilor protejate sunt consacrate în articolul 17. Dacă DPS a emis o decizie pe care o considerați ilegală, stabiliți modalitatea potrivită de contestare. Ca regulă generală, contestația adresată organului de control ierarhic superior trebuie depusă în termen de 10 zile lucrătoare începând cu ziua următoare primirii deciziei, potrivit articolului 56. Dacă organul de control a stabilit o obligație pecuniară din motive care nu țin de încălcarea legislației fiscale, punctul 56.12 prevede un termen de 30 de zile calendaristice începând cu ziua următoare primirii deciziei de impunere relevante. Odată cu depunerea contestației, trebuie informat organul a cărui decizie este contestată.

Contestația împotriva unei decizii DPS și contestarea unei hotărâri judecătorești privind divulgarea secretului bancar sunt proceduri diferite. Depunerea unei contestații la autoritatea fiscală nu anulează hotărârea judecătorească. Dacă litigiul privește limitele divulgării datelor, transmiteți unui jurist solicitarea, hotărârea, dovezile comunicării și lista informațiilor cerute, pentru a stabili procedura adecvată de apărare.

Surse oficiale pentru gestionarea solicitărilor bancare

• Legea Ucrainei „Cu privire la bănci și activitatea bancară” nr. 2121-III: articolele 60–62 — conținutul secretului bancar, obligația de protejare și temeiurile divulgării.
• Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI: articolul 17; subpunctele 20.1.5, 20.1.50; articolele 39-3, 52–53, 56, 69, 73 — competențele DPS, raportarea internațională, consultațiile, contestațiile, notificările privind conturile și solicitările de informații.
• Hotărârea Consiliului de administrație al NBU nr. 267 „Privind aprobarea Regulamentului pentru păstrarea, protejarea, utilizarea și divulgarea secretului bancar”: capitolul 3, în special punctele 5–14 și 18 — cerințele privind solicitările și limitele furnizării de informații de către bănci.
• Legea Ucrainei nr. 361-IX privind prevenirea și combaterea spălării banilor: articolele 11 și 20 reglementează verificarea corespunzătoare a clientului și operațiunile financiare care ating pragul legal.