Retragerea și depunerea numerarului în CM/PCM: când se efectuează, ce trebuie să faceți dacă ați uitat și ce amenzi se aplică

Operațiunea «retragere de numerar» nu trebuie efectuată automat la sfârșitul fiecărei ture de casă. Aceasta este necesară atunci când numerarul este retras efectiv de la locul efectuării decontărilor, iar retragerea nu reprezintă o operațiune de decontare cu cumpărătorul. Dacă după raportul Z banii au rămas la locul efectuării decontărilor, Serviciul Fiscal de Stat permite expres să nu fie efectuată retragerea de numerar la sfârșitul zilei: înainte de prima operațiune de decontare din următoarea zi lucrătoare, suma de numerar rămasă trebuie înregistrată prin CM/PCM ca «depunere de numerar».

Legea nr. 265 nu stabilește o amendă de 100% sau 150% din suma numerarului ori a vânzării doar pentru neefectuarea retragerii de numerar. Aceste sancțiuni sunt prevăzute la punctul 1 al articolului 17 din Legea nr. 265 pentru alte încălcări concrete: efectuarea unei operațiuni de decontare pentru o sumă incompletă, neînregistrarea operațiunii printr-un CM/PCM fiscal și neeliberarea documentului de decontare corespunzător. Răspunderea separată pentru neconcordanța dintre numerarul efectiv și datele raportului zilnic a fost eliminată prin Legea nr. 1017-IX.

Ce sunt «retragerea de numerar» și «depunerea de numerar»

Actele normative utilizează termenul «retragere de numerar». În programele informatice și în activitatea zilnică a casierilor, aceeași operațiune este adesea numită «retragere a numerarului» sau «extragere a numerarului».

Procedurile de utilizare a CM și PCM definesc două operațiuni distincte:

• «depunere de numerar» — înregistrarea numerarului existent la locul efectuării decontărilor înainte de prima operațiune de decontare după raportul Z;

• «retragere de numerar» — înregistrarea sumei de numerar retrase de la locul efectuării decontărilor și/sau eliberate deținătorilor de instrumente electronice de plată în cazurile prevăzute de legislație.

Aceste operațiuni se aplică atunci când depunerea sau retragerea numerarului nu este asociată unei operațiuni de decontare cu cumpărătorul. «Depunerea de numerar» și «retragerea de numerar» nu constituie, în sine, operațiuni de decontare în sensul Legii nr. 265.

Aceasta este o distincție importantă. Vânzarea produselor, primirea plății sau restituirea banilor unui cumpărător pentru un produs returnat au propriile reguli de fiscalizare. O simplă «retragere de numerar» nu poate înlocui înregistrarea vânzării sau a rambursării către cumpărător.

Când trebuie efectuată retragerea de numerar

Retragerea de numerar se efectuează atunci când banii părăsesc efectiv locul efectuării decontărilor, iar eliberarea lor nu reprezintă o decontare cu cumpărătorul.

Situații obișnuite:

Necesitatea retragerii de numerar este determinată de mișcarea efectivă a banilor, nu de încheierea formală a turei.

Este necesară retragerea de numerar înainte de fiecare raport Z?

Nu. Legislația nu stabilește obligația casierului de a aduce soldul numerarului la zero printr-o retragere de numerar înainte de fiecare raport Z.

Serviciul Fiscal de Stat analizează separat situația în care numerarul rămâne la locul efectuării decontărilor după raportul Z. Dacă această sumă este înregistrată prin CM sau PCM ca «depunere de numerar» înainte de prima operațiune de decontare din următoarea zi lucrătoare, retragerea de numerar la sfârșitul zilei precedente nu este necesară.

Prin urmare, sunt posibile două scenarii normale:

1. Banii sunt retrași de la locul efectuării decontărilor înainte de încheierea activității. Retragerea efectivă trebuie înregistrată ca «retragere de numerar».

2. Banii rămân la locul efectuării decontărilor. O retragere separată doar pentru raportul Z nu este necesară; soldul se înregistrează prin «depunere de numerar» înainte de prima operațiune de decontare după raportul Z.

Pentru CM clasic, Serviciul Fiscal de Stat precizează suplimentar că eliberarea numerarului fără legătură cu decontările nu se efectuează prin CM dacă are loc după raportul Z, dar înainte de următoarea operațiune de decontare și/sau înainte de operațiunea «depunere de numerar».

Ce trebuie făcut dacă un casier a generat raportul Z și a uitat retragerea de numerar

Dacă banii nu au fost retrași fizic și au rămas la locul efectuării decontărilor după raportul Z, nu este necesară o «corectare» separată a turei precedente.

Înainte de prima operațiune de decontare din următoarea zi lucrătoare, trebuie efectuată prin CM/PCM operațiunea «depunere de numerar» pentru suma rămasă la locul efectuării decontărilor. Exact această procedură este indicată expres de Serviciul Fiscal de Stat în clarificarea actuală.

Exemplu

Magazinul a închis tura și a generat raportul Z. La postul de casă au rămas 4 000 UAH în numerar, care nu au fost retrași. Casierul nu trebuie să înregistreze artificial, după închiderea turei, o operațiune aferentă perioadei anterioare. Înainte de prima operațiune de decontare din următoarea zi lucrătoare, suma de 4 000 UAH este înregistrată ca «depunere de numerar». În acest scenariu, conform clarificării Serviciului Fiscal de Stat, retragerea de numerar la sfârșitul zilei precedente nu este necesară.

Dacă însă banii au fost retrași efectiv de la locul efectuării decontărilor în momentul în care retragerea trebuia înregistrată, situația este diferită: nu trebuie create retroactiv operațiuni fiscale cu date sau sume neconforme realității. Acțiunile ulterioare trebuie să corespundă mișcării efective a fondurilor și documentelor întreprinderii.

Este necesară întocmirea unei note interne sau a unei note contabile?

Legea nr. 265 și procedurile de utilizare a CM/PCM nu stabilesc obligația separată de a întocmi o notă de serviciu, o notă explicativă sau o notă contabilă doar pentru că la sfârșitul zilei nu a fost efectuată retragerea de numerar.

Întreprinderea poate utiliza aceste documente interne pentru propriul control, de exemplu dacă un casier a încălcat procedurile interne sau trebuie explicată contabilității mișcarea numerarului. Însă nota internă nu modifică în sine datele serverului fiscal și nu înlocuiește o operațiune CM/PCM înregistrată corespunzător.

Pentru persoanele juridice se aplică separat regulile de documentare a operațiunilor de casă prevăzute de Regulamentul Băncii Naționale a Ucrainei nr. 148. Prin urmare, transferul banilor din punctul de vânzare în casieria întreprinderii sau depunerea lor la bancă poate necesita documente de casă și bancare, independent de operațiunea fiscală «retragere de numerar».

Depunerea încasărilor la bancă: retragerea de numerar și documentele justificative

Dacă numerarul este retras de la locul efectuării decontărilor pentru a fi depus la bancă, Regulamentul Băncii Naționale a Ucrainei nr. 148 și clarificările Serviciului Fiscal de Stat prevăd înregistrarea retragerii prin operațiunea «retragere de numerar».

În funcție de modalitatea de depunere, dovada depunerii încasărilor la bancă poate fi:

• chitanța aferentă documentului de încasare al băncii;

• chitanța sau bonul bancomatului ori al unui terminal de autoservire;

• ordinul de casă însoțitor pentru sacul cu valori;

• bonul terminalului de plată pentru colectarea numerarului în timp real.

Pentru întreprindere, eliberarea numerarului din casierie pentru depunerea la bancă se documentează, de asemenea, cu documentele de casă corespunzătoare și se înregistrează în registrul de casă conform Regulamentului nr. 148.

Prin urmare, «retragerea de numerar» prin CM/PCM și documentarea contabilă a mișcării numerarului nu reprezintă același document. Prima operațiune reflectă mișcarea fondurilor la nivel fiscal, iar documentele de casă sau bancare confirmă mișcarea ulterioară efectivă a banilor în activitatea economică.

Pot rămâne încasările la postul de casă după închiderea turei?

Simpla generare a raportului Z nu înseamnă că tot numerarul trebuie scos fizic din punctul de vânzare. Serviciul Fiscal de Stat permite păstrarea numerarului la locul efectuării decontărilor, cu efectuarea ulterioară a unei «depuneri de numerar» înainte de prima operațiune de decontare după raportul Z.

Dacă sertarul de bani nu poate cuprinde fizic toate încasările, Serviciul Fiscal de Stat permite și păstrarea unei părți din bani într-un seif, cu condiția ca seiful să se afle chiar la locul efectuării decontărilor și să conțină exclusiv încasări din vânzările efectuate prin CM/PCM corespunzător.

În același timp, întreprinderile trebuie să respecte separat regulile privind plafonul de numerar din casierie și termenele de depunere a încasărilor, stabilite de Regulamentul Băncii Naționale a Ucrainei nr. 148.

Plafonul de numerar pentru persoanele fizice autorizate și persoanele juridice

Regulile pentru persoanele fizice autorizate diferă de cele aplicabile întreprinderilor. Potrivit clarificării Serviciului Fiscal de Stat, în conformitate cu Regulamentul Băncii Naționale a Ucrainei nr. 148, persoanele fizice autorizate au dreptul să nu stabilească un plafon de numerar în casierie și termene de depunere a încasărilor în numerar și să nu țină registrul de casă.

Totuși, aceasta nu elimină regulile de utilizare a CM/PCM. Dacă o persoană fizică autorizată utilizează CM/PCM și depune sau retrage efectiv numerar de la locul efectuării decontărilor în afara unei operațiuni de decontare, se aplică regulile privind «depunerea de numerar» și «retragerea de numerar».

Pentru întreprinderi, Regulamentul nr. 148 stabilește disciplina operațiunilor de casă, inclusiv determinarea plafonului de numerar, a termenelor de depunere a încasărilor și documentarea operațiunilor de casă. Prin urmare, pentru o persoană juridică nu este suficient controlul CM/PCM — mișcarea banilor trebuie să corespundă și evidenței contabile a numerarului.

Ce amendă se aplică pentru o retragere de numerar omisă?

Articolul 17 din Legea nr. 265, în versiunea actuală, nu prevede o sancțiune financiară separată formulată expres ca amendă pentru «neefectuarea retragerii de numerar».

Punctul 1 al articolului 17 prevede:

Aceste sancțiuni se aplică exact încălcărilor enumerate la punctul 1 al articolului 17. Prin urmare, este incorect ca o retragere de numerar uitată, care nu este o operațiune de decontare, să fie considerată automat o vânzare neînregistrată și să se calculeze o amendă de 100% sau 150% din soldul numerarului.

Anterior, Legea nr. 265 conținea cerințe și prevederi privind răspunderea pentru neconcordanța dintre numerarul de la locul efectuării decontărilor și suma indicată în raportul zilnic. Prin Legea nr. 1017-IX, sancțiunile financiare corespunzătoare au fost eliminate. Prin urmare, afirmația că simpla diferență dintre numerar și raportul Z atrage o amendă separată conform vechilor reguli nu corespunde reglementărilor actuale.

În același timp, absența unei amenzi procentuale separate nu înseamnă că operațiunile cu numerar pot fi ignorate. Procedurile nr. 547 și nr. 317 impun expres înregistrarea prin CM/PCM a depunerilor și retragerilor de numerar de la locul efectuării decontărilor, atunci când acestea nu sunt asociate operațiunilor de decontare.

Trebuie generat un raport Z dacă au existat numai operațiuni de serviciu?

Dacă în timpul zilei nu au existat operațiuni de decontare, ci au fost efectuate doar «depuneri de numerar» și/sau «retrageri de numerar», nu este necesară generarea unui raport Z doar din cauza acestor operațiuni.

Motivul este că Legea nr. 265 condiționează obligația generării raportului fiscal zilnic de efectuarea operațiunilor de decontare, iar depunerile și retragerile de numerar nu constituie astfel de operațiuni. Acest lucru este confirmat expres de clarificarea actuală din resursa informativă a Serviciului Fiscal de Stat.

Cum se corectează o retragere sau depunere de numerar eronată în PCM?

O altă situație apare atunci când casierul nu a uitat operațiunea, ci a efectuat-o din greșeală.

Pentru PCM, Serviciul Fiscal de Stat stabilește următoarea procedură:

Corectarea este, de asemenea, înregistrată pe serverul fiscal.

Pentru CM clasic, regulile depind de natura erorii și de posibilitățile tehnice ale aparatului. În special, Serviciul Fiscal de Stat precizează că o «depunere de numerar» eronată prin CM poate fi corectată înainte de încheierea zilei de lucru printr-o sumă negativă sau o «retragere de numerar», dar legislația nu prevede un mecanism pentru efectuarea acestei corectări prin CM în ziua următoare.

Depunerea de numerar, retragerea numerarului și predarea încasărilor în PCM Torgsoft

În Torgsoft, lucrul cu PCM prevede acțiuni fiscale separate pentru casier. Meniul aparatului de marcat fiscal software include deschiderea turei, raportul X, raportul Z, depunerea banilor în casă și retragerea banilor din casă. Astfel, casierul poate efectua «depunerea de numerar» sau «retragerea de numerar» necesară direct în timpul utilizării PCM în program.

Totodată, Torgsoft include separat funcția de predare a încasărilor ca operațiune de gestiune. Vânzătorul specifică suma, casa din care se transferă banii și casa în care aceștia ajung. Programul afișează soldul casei și, după salvare, generează două documente financiare: un document de cheltuială pentru casa vânzătorului și un document de încasare pentru casa destinatarului. Această operațiune reflectă transferul intern al fondurilor în cadrul afacerii și nu trebuie confundată cu «retragerea de numerar» fiscală: dacă, la predarea încasărilor, banii sunt retrași efectiv de la locul efectuării decontărilor, casierul trebuie să respecte și regulile CM/PCM.

Pentru documentele fiscale înregistrate eronat, Torgsoft oferă funcția de stornare: în secțiunea de lucru cu aparatul de marcat fiscal software, puteți accesa operațiunile cu bonuri și executa «Stornarea bonului». Documentația Torgsoft menționează expres că stornarea poate fi utilizată, printre altele, după o depunere sau retragere de numerar efectuată eronat; documentul corespunzător este transmis serverului fiscal și primește un număr fiscal. Această funcție trebuie utilizată conform regulilor de corectare a operațiunii respective, stabilite de Serviciul Fiscal de Stat.

Instrucțiuni pe scurt pentru casier

1. La începutul lucrului, verificați dacă la locul efectuării decontărilor există numerar rămas după raportul Z precedent sau adăugat pentru a oferi rest. Înainte de prima operațiune de decontare, înregistrați suma corespunzătoare ca «depunere de numerar».

2. Dacă în timpul turei numerarul este retras fizic de la locul efectuării decontărilor în afara unei operațiuni de decontare cu cumpărătorul, înregistrați o «retragere de numerar».

3. Nu efectuați automat o retragere de numerar doar pentru că s-a încheiat ziua de lucru. Dacă banii rămân la locul efectuării decontărilor, înregistrați-i în următoarea zi lucrătoare ca «depunere de numerar» înainte de prima decontare.

4. Dacă încasările sunt depuse la bancă, întocmiți nu doar retragerea de numerar, ci și documentul bancar corespunzător; pentru întreprindere, întocmiți și documentele de casă prevăzute de Regulamentul nr. 148.

5. Nu utilizați retragerea de numerar ca înlocuitor al bonului de rambursare către cumpărător sau al altei operațiuni de decontare.

6. Dacă o operațiune de serviciu a fost efectuată eronat prin PCM, corectați-o prin metoda stabilită de Serviciul Fiscal de Stat: prin operațiunea inversă sau prin stornare, în funcție de tipul erorii.

Surse oficiale

1. Legea Ucrainei «Privind utilizarea aparatelor de înregistrare a operațiunilor de decontare în comerț, alimentație publică și servicii» din 06.07.1995 nr. 265/95-VR — articolul 2 definește operațiunea de decontare; articolul 3 stabilește principalele obligații privind utilizarea CM/PCM; articolul 17 stabilește sancțiunile financiare pentru fiscalizarea incompletă, neînregistrarea unei operațiuni de decontare și neeliberarea bonului.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80

2. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14.06.2016 nr. 547, «Privind aprobarea procedurilor de înregistrare a aparatelor de marcat fiscale și a registrelor de evidență a operațiunilor de decontare» — punctul 6 din secțiunea III a Procedurii de utilizare a CM reglementează «depunerea de numerar» și «retragerea de numerar».
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0918-16

3. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 23.06.2020 nr. 317, «Privind modificarea Ordinului Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14 iunie 2016 nr. 547» — a aprobat, printre altele, procedura de înregistrare și utilizare a CM software; pentru operațiunile de serviciu se aplică punctul 9 din secțiunea IV a Procedurii corespunzătoare.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0635-20

4. Hotărârea Consiliului Băncii Naționale a Ucrainei din 29.12.2017 nr. 148, «Privind aprobarea Regulamentului de efectuare a operațiunilor de casă în moneda națională în Ucraina» — inclusiv prevederile referitoare la înregistrarea numerarului, depunerea încasărilor, documentele de casă și plafonul de numerar. Documentul este în vigoare.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17

5. Legea Ucrainei din 01.12.2020 nr. 1017-IX — a eliminat, printre altele, sancțiunile financiare pentru neconcordanța dintre numerarul aflat la locul efectuării decontărilor și suma indicată în raportul zilnic al CM.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1017-20

6. Resursa publică de informare a Serviciului Fiscal de Stat: «Este necesar ca o entitate economică să efectueze la sfârșitul zilei de lucru operațiunea de retragere de numerar prin CM sau PCM?» — clarificare oficială privind posibilitatea de a păstra numerarul după raportul Z și de a efectua o «depunere de numerar» înainte de prima operațiune de decontare următoare.
   Clarificarea oficială a Serviciului Fiscal de Stat

7. Resursa publică de informare a Serviciului Fiscal de Stat: «Cum poate fi anulată (corectată) o operațiune de retragere sau depunere de numerar efectuată eronat prin PCM?» — procedura operațiunii inverse și a stornării.
   Clarificarea oficială a Serviciului Fiscal de Stat