Cashback național în magazin: cum pregătiți casa de marcat, PRRO și bonurile fiscale

Pentru ca o achiziție să poată fi luată în calcul în programul „Cashback național”, magazinul trebuie să participe la program, să vândă un produs înregistrat în acesta și să înregistreze corect plata cu cardul și bonul fiscal. Proprietarul trebuie să verifice datele punctului de vânzare, registratorul operațiunilor de plată (ROP) sau registratorul software al operațiunilor de plată (PRRO), terminalul bancar și codurile de bare ale produselor. Cumpărătorul trebuie, de asemenea, să îndeplinească condițiile de participare și să plătească cu un card asociat unui cont pentru care a permis analizarea operațiunilor în cadrul programului.

Este recomandat ca verificarea practică să se încheie cu o achiziție reală: comparați produsul și codul său de bare cu lista programului, efectuați plata, emiteți bonul fiscal și verificați-l la Serviciul Fiscal de Stat al Ucrainei (SFS). Pregătiți separat procedura de retur al produselor și de acceptare a plății cu cashback deja acumulat: pentru cheltuirea acestor fonduri există restricții proprii privind sortimentul și plata.

Verificați participarea comerciantului, a punctului de vânzare și a casei de marcat

Pentru magazinele care operează în Ucraina, condițiile de participare sunt stabilite prin Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 29 aprilie 2026 nr. 559. Proiectul experimental se desfășoară de la 1 mai 2026 pe durata legii marțiale în Ucraina, dar nu mai târziu de 30 aprilie 2028. În același timp, punctul 17 din Procedura aprobată prin aceasta prevede încetarea acumulării cashbackului începând cu 1 martie 2028.

Potrivit punctului 11 din Procedură, comerciantul trebuie să fie o entitate comercială înregistrată în Ucraina, să îndeplinească cerințele stabilite pentru participanți, să transmită informații despre operațiunile de plată și să afișeze valoarea numerică a codului de bare al produsului ucrainean pe bonul fiscal. Comercianții care aplică sistemul simplificat de impozitare nu pot participa la program. Simpla existență a echipamentului de casă de marcat nu conferă dreptul de a participa.

Pentru comercianții care s-au alăturat deja în baza procedurii anterioare, punctul 3 din Procedura nr. 559 prevede includerea automată în lista comercianților. Totuși, proprietarul ar trebui să verifice concordanța datelor efective despre casele de marcat și punctele de vânzare, mai ales după mutarea magazinului sau înlocuirea echipamentului.

1. Verificați includerea comerciantului în lista programului. Pentru o înscriere nouă, întreprinzătorul sau conducătorul persoanei juridice depune o cerere prin Portalul Diia și o semnează cu semnătură electronică, în conformitate cu punctul 12 din Procedură.
2. Verificați adresele de vânzare. Cererea indică adresele efective înregistrate la care se desfășoară activitatea. Adresa magazinului trebuie să corespundă datelor sale de înregistrare și celor ale casei de marcat.
3. Verificați fiecare casă de marcat în raport cu terminalul. Procedura prevede indicarea combinațiilor dintre numărul fiscal al ROP sau PRRO și MerchantID și TerminalID — identificatorii comerciantului și ai terminalului bancar. Dacă este necesar, confirmați datele terminalului cu banca ce asigură acceptarea plăților cu cardul.
4. Transmiteți modificările prin Diia dacă datele s-au schimbat. Punctul 14 din Procedură stabilește această obligație. În practică, este util să includeți verificarea în procedura de deschidere a unei case noi sau de înlocuire a terminalului.

Potrivit punctului 20 din Procedură, SFS transmite programului bonurile emise începând cu ziua următoare datei includerii comerciantului în listă și până cel târziu la data excluderii acestuia. Prin urmare, nu trebuie să-i prezentați cumpărătorului o achiziție efectuată în ziua unei noi înscrieri ca fiind una care va fi în mod sigur luată în calcul.

Comparați produsul, codul de bare înregistrat și fișa din casa de marcat

Programul ia în calcul produsele care corespund definiției produsului ucrainean din subpunctul 15 al punctului 4 din Procedură și sunt incluse în lista corespunzătoare. Contează participarea producătorului, fabricarea pe teritoriul Ucrainei și înregistrarea produsului respectiv. Faptul că un cod de bare începe cu 482 nu confirmă, prin el însuși, eligibilitatea pentru cashback. Procedura permite și alte coduri prevăzute de aceasta, în condițiile corespunzătoare; de aceea, nu este corect să selectați sortimentul doar după primele trei cifre.

Pentru a verifica un anumit produs, puteți scana codul de bare în aplicația Diia: punctul 23 din Procedură prevede afișarea informației privind includerea produsului în listă. Dacă produsul nu este găsit, contactați furnizorul sau producătorul pentru a verifica înregistrarea acestuia, înainte de a-l marca pe raft ca participant la program.

Ordine recomandată pentru pregătirea bazei de produse:

• Luați de pe raft un exemplar efectiv al produsului și scanați numărul său european de produs din 13 cifre — codul de bare EAN-13.
• Comparați toate cifrele cu codul din lista programului și cu cel care apare pe bonul fiscal. Numărul intern de evidență sau un cod de bare creat arbitrar de magazin nu înlocuiește codul de produs înregistrat.
• Verificați denumirea, ambalajul, cantitatea și prețul. Verificați cu atenție produsele cu denumiri asemănătoare, greutăți diferite sau mai multe coduri de bare în aceeași fișă.
• Repetați verificarea după schimbarea ambalajului sau a codului de bare. Înregistrarea unui cod nu trebuie extinsă automat la altul.
• Verificați vânzarea cu reducere: bonul trebuie să indice cantitatea corectă, valoarea efectivă și suma totală a plății.

Produsele accizabile sunt, în general, excluse din definiția produselor fabricate în Ucraina pentru program. Subpunctul 15 al punctului 4 prevede o excepție pentru anumite băuturi alcoolice produse fără adaos de alcool: vinuri din struguri, vinuri din fructe și fructe de pădure, precum și băuturi pe bază de miere. Această excepție nu înlătură celelalte condiții de participare. Acordarea temporară a cashbackului pentru combustibil s-a încheiat la 31 mai 2026.

Pregătiți bonul fiscal și datele plății cu cardul

Cerințele de bază privind efectuarea operațiunilor și emiterea bonului sunt stabilite la punctele 1, 2 și 7 ale articolului 3 din Legea Ucrainei nr. 265/95-VR. Comerciantul încasează suma integrală printr-un registrator înregistrat corespunzător, îi eliberează cumpărătorului un document de plată pe hârtie și/sau în format electronic și asigură transmiterea către SFS a datelor prevăzute de lege.

Forma și conținutul bonului sunt stabilite prin Regulamentul aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 21 ianuarie 2016 nr. 13. Pentru a pregăti casa de marcat pentru program, verificați următoarele categorii de date, fără a limita verificarea generală a bonului la aceste categorii.

Un terminal conectat comunică efectiv cu casa de marcat prin comenzi, mesaje sau date, printr-o conexiune prin cablu sau fără fir. Un terminal integrat funcționează cu registratorul în aceeași carcasă sau aplicație și comunică, de asemenea, efectiv cu acesta prin comenzi, mesaje sau date. Aceste definiții se găsesc la punctul 2 din secțiunea I a Regulamentului. Cerința privind liniile 12–17 trebuie aplicată ținând cont de această interacțiune între echipamente. Ea nu stabilește pentru fiecare comerciant obligația universală de a cumpăra o anumită integrare cu plată.

Pentru verificarea internă, comparați documentul terminalului cu bonul fiscal: suma, tipul operațiunii și identificatorii disponibili trebuie să corespundă plății efective. Documentul terminalului confirmă plata, iar cumpărătorul trebuie să primească și bonul fiscal corespunzător.

Separați acumularea cashbackului de plata cu fondurile deja încasate

Când cumpărătorul plătește pentru a acumula cashback

Potrivit punctelor 4 și 15 din Procedură, cumpărătorul trebuie să fie cetățean al Ucrainei, să aibă cel puțin 18 ani, să se înscrie în program printr-o bancă autorizată, să selecteze conturile ale căror operațiuni pot fi analizate și să acorde autorizațiile și consimțămintele necesare. Pentru a primi plata, acesta deschide un cont special și îl selectează în aplicația Diia. Produsele trebuie să fie cumpărate pentru nevoi care nu sunt direct legate de activitatea antreprenorială sau de îndeplinirea atribuțiilor unui angajat.

La casă, cumpărătorul plătește cu un card asociat unui cont conectat la program. Simpla plată fără numerar nu confirmă îndeplinirea tuturor condițiilor: un transfer obișnuit în contul comerciantului sau un card asociat unui cont neconectat nu justifică promisiunea acumulării cashbackului.

Potrivit punctului 17 din Procedură, cotele sunt de 5% sau 15%, în funcție de categoria produsului. Ministerul Economiei, Mediului și Agriculturii al Ucrainei aprobă categoriile și actualizările acestora; modificările privind acumularea se aplică din prima zi a lunii următoare publicării listei actualizate. Pentru etichetele de preț și explicațiile oferite cumpărătorilor, folosiți cota corespunzătoare categoriei, nu o cotă unică pentru întregul sortiment.

Când cumpărătorul cheltuiește cashbackul deja încasat

Începând cu 1 august 2026, punctul 16 din Procedură permite plata din contul special pentru anumite produse ucrainene: produse alimentare, medicamente, dispozitive medicale și cărți publicate de o editură ucraineană. Se aplică și condițiile din anexă privind codurile categoriilor de activitate ale comercianților — Merchant Category Code (MCC, codul categoriei comerciantului). Comerciantul este obligat să verifice dacă produsele achitate se regăsesc în lista produselor ucrainene, în conformitate cu punctul 23.

Faptul că un produs este eligibil pentru acumularea cashbackului nu înseamnă că poate fi plătit cu cashbackul acumulat. Pentru cheltuirea fondurilor trebuie respectate simultan sortimentul permis și restricțiile bancare. Simplul fapt că magazinul are un cod corespunzător categoriei de activitate nu este suficient pentru a accepta această plată pentru orice produs. Potrivit punctului 16 din Procedură, banca efectuează astfel de plăți pe teritoriul Ucrainei pe baza unei combinații între codul de activitate permis al comerciantului și codul de țară „Ucraina” al băncii acceptante.

Dacă se constată folosirea fondurilor în afara destinațiilor permise, banca autorizată sau comerciantul restituie suma corespunzătoare Ministerului Economiei, Mediului și Agriculturii al Ucrainei, prin banca de decontare, în termen de cinci zile operaționale de la constatarea încălcării, indicând motivele restituirii.

În practică, este util să separați produsele eligibile pentru această plată de restul coșului înainte de efectuarea tranzacției. Astfel, casierul poate stabili corect suma debitată din contul special. Plata produselor accizabile cu aceste fonduri este interzisă, la fel și retragerea de numerar din contul special. Perioada de utilizare a fondurilor este limitată până în ultima zi a lunii în care încetează sau este anulată legea marțială, dar nu mai târziu de 30 aprilie 2028.

Cum configurați codurile de bare și plata cu cardul în PRRO-ul Torgsoft

În versiunea desktop Torgsoft pentru Windows, funcția suplimentară „Програмний РРО” („Registrator software al operațiunilor de plată”, PRRO) se activează pentru numărul necesar de posturi de lucru. Conform documentației oficiale despre adăugarea PRRO, în program se selectează unitatea comercială înregistrată și registratorul corespunzător. Apoi, în meniul „Налаштування” → „Параметри” → „Чек” („Setări” → „Parametri” → „Bon”, etichetele interfeței în ucraineană), setați tipul fiscal al bonului, imprimarea obligatorie pentru fiecare vânzare și registratorul software dorit pentru postul de lucru.

Documentația despre imprimarea bonurilor prevede repornirea programului după configurare. În meniul „Товарознавство” → „Вид товару” („Gestiunea produselor” → „Tip produs”, etichetele interfeței în ucraineană), verificați dacă produsele vândute fiscal aparțin ramurii marcate cu opțiunea „Фіскальний” („Fiscal”, denumirea interfeței în ucraineană): documentația oficială o indică drept condiție pentru procesarea produsului prin registratorul fiscal. Pentru vânzările reale, verificați dacă modul de testare este dezactivat: bonurile emise în acest mod nu sunt fiscale.

În setările registratorului, parametrul „Відображати штрих-код товару” („Afișează codul de bare al produsului”, denumirea interfeței în ucraineană) oferă opțiunea „Для всіх товарів” („Pentru toate produsele”, denumirea interfeței în ucraineană). Este recomandat să o selectați pentru a putea verifica codurile numerice de pe bonuri. În același timp, documentația oficială precizează explicit că, în cazul PRRO, codul de bare era deja transmis către autoritatea fiscală: acest parametru controlează afișarea lui pe bon. Înainte de verificarea unei vânzări, comparați codul din fișa produsului cu ambalajul și lista programului; verificați corectitudinea codului transmis pe baza documentului fiscal efectiv.

Pentru transmiterea informațiilor despre plata cu cardul, documentația prevede setarea „Передавати оплату банківським терміналом” („Transmite plata prin terminalul bancar”, denumirea interfeței în ucraineană). Dacă există o integrare suplimentară, terminalul trebuie să transmită datele plății către casa de marcat; banca prestatoare poate configura acest lucru, dacă este necesar. Fără integrare, este disponibilă introducerea manuală: activați și opțiunea „Запитувати параметри оплати банківським терміналом” („Solicită parametrii plății prin terminalul bancar”, denumirea interfeței în ucraineană), efectuați plata, selectați plata fără numerar și introduceți parametrii reali din documentul terminalului. Verificați instrumentul de plată: documentația diferențiază între „Картка” („Card”, pentru operațiuni prin terminal) și „Переказ з поточного рахунку” („Transfer din contul curent”, pentru alte operațiuni fără numerar). Selectați opțiunea care corespunde plății efectuate.

Faceți o achiziție de control și verificați bonul la SFS

Este recomandat să verificați fiecare combinație distinctă de casă de marcat și terminal și să repetați verificarea după modificarea setărilor acestora. Folosiți pentru aceasta o achiziție reală, cu plată efectivă.

1. Selectați un produs înregistrat. Comparați codul de bare de pe ambalaj, cel din lista programului și cel din baza de produse.
2. Verificați prețul și cantitatea. Dacă magazinul aplică reduceri, includeți în verificare și o achiziție corespunzătoare.
3. Efectuați plata cu cardul și fiscalizați vânzarea. Comparați suma operațiunii de la terminal cu suma de pe bon.
4. Înmânați bonul cumpărătorului. Tipărirea pe hârtie sau transmiterea în format electronic trebuie să-i ofere cumpărătorului acces la documentul de plată corespunzător.
5. Deschideți documentul la SFS. Folosiți codul QR al bonului sau serviciul de verificare a bonurilor. Comparați comerciantul, adresa, numărul registratorului, data, ora, produsele, codurile de bare, sumele și plata.
6. Înregistrați rezultatul verificării interne. Notați numărul bonului, casa de marcat, terminalul și neconcordanțele identificate, pentru ca angajatul responsabil să poată verifica remedierea lor.

Dacă PRRO a emis un bon în modul offline, verificați transmiterea documentului către SFS după restabilirea conexiunii. Până la transmitere, păstrați banda de control electronică în conformitate cu punctul 10 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR. Potrivit punctului 16 al articolului respectiv, în termen de o oră de la restabilirea conexiunii trebuie să informați SFS prin mijloace de comunicații electronice, folosind formularul stabilit, cu privire la data și ora începerii și încheierii operațiunilor efectuate fără conexiune. Verificați dacă PRRO-ul dumneavoastră a transmis această notificare. Exemplarul tipărit al bonului nu confirmă primirea acestuia de către SFS.

Înregistrați retururile cu produsele și datele corecte ale vânzării

La returnarea efectivă a produsului și a banilor, comerciantul emite un bon fiscal de restituire a banilor. Datele acestuia sunt stabilite în secțiunea III a Regulamentului nr. 13. Punctul 20 din Procedura nr. 559 prevede transmiterea către sistemul informatic al programului și a copiilor electronice ale bonurilor de retur, iar punctul 21 prevede analizarea informațiilor primite de la SFS și bănci pentru calcularea cashbackului.

Procedură recomandată pentru casier:

1. Găsiți vânzarea inițială și stabiliți exact ce produse, în ce cantitate și la ce preț efectiv returnează cumpărătorul.
2. Înregistrați returul pentru produsele corespunzătoare. În cazul unui retur parțial, verificați ca documentul să includă doar produsul returnat.
3. Păstrați în sistemul casei de marcat legătura corectă cu vânzarea inițială; dacă procedura aplicabilă sau software-ul prevede indicarea numărului fiscal al bonului inițial, introduceți chiar acel număr.
4. Restituiți banii indicând corect forma de plată și datele de plată, apoi înmânați cumpărătorului bonul de restituire.
5. Verificați primirea bonului de restituire de către SFS și concordanța sumei sale cu suma rambursată efectiv.

Explicați cumpărătorului că datele despre retur sunt transmise pentru procesare în cadrul programului, astfel încât calculul final al cashbackului trebuie să țină cont de achizițiile și retururile efective. Magazinul nu trebuie să promită din proprie inițiativă o anumită sumă sau dată pentru această ajustare. Dacă achiziția a fost plătită din contul special, punctul 16 din Procedură permite restituirea plății în acel cont, conform regulilor sistemelor de plată.

Verificați separat datele electronice și forma tipărită a returului. Lipsa numărului vânzării inițiale de pe exemplarul pe hârtie nu confirmă, prin ea însăși, că toate cerințele aplicabile operațiunii au fost îndeplinite: verificați procedura aplicabilă, datele obligatorii și informațiile transmise.

Ce trebuie verificat dacă cumpărătorul nu vede cashbackul

Comerciantul poate confirma efectuarea achiziției și transmiterea bonului fiscal. Acesta nu stabilește data încasării cashbackului de stat: punctele 17 și 21–22 din Procedură prevăd procesarea datelor, formarea listei beneficiarilor și transferurile bancare. Prin urmare, casierul ar trebui să comunice cumpărătorului informațiile verificate despre operațiune și să evite promisiunea unei anumite date de plată.

Surse oficiale și documentația Torgsoft

• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 29.04.2026 nr. 559 „Cu privire la stimularea dezvoltării producției de bunuri și servicii ucrainene”: punctul 1 al hotărârii; punctele 3–4, 11–17, 20–23 și anexa la Procedura de realizare a proiectului experimental „Cashback național” privind stimularea dezvoltării producției de bunuri și servicii ucrainene prin acordarea unei compensații bănești de stat cumpărătorilor de bunuri și servicii de producție ucraineană în cadrul platformei economice naționale „Făcut în Ucraina”.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 21.01.2016 nr. 13 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind forma și conținutul documentelor de plată/documentelor electronice de plată, a Procedurii de depunere a rapoartelor privind utilizarea registrelor de evidență a operațiunilor de plată (carnetelor de chitanțe), a formularului nr. ZVR-1 de raport privind utilizarea registrelor de evidență a operațiunilor de plată (carnetelor de chitanțe)”: punctele 2–3 din secțiunea I, punctele 1–7 din secțiunea II și secțiunea III a Regulamentului privind forma și conținutul documentelor de plată/documentelor electronice de plată.
• Legea Ucrainei din 06.07.1995 nr. 265/95-VR „Privind utilizarea registratoarelor operațiunilor de plată în comerț, alimentație publică și servicii”: articolul 2 și punctele 1–2, 7, 10 și 16 ale articolului 3.
• Documentația oficială Torgsoft: „Додавання ПРРО в Торгсофт” („Adăugarea PRRO în Torgsoft”, titlul ucrainean), „Налаштування друку чеків” („Configurarea imprimării bonurilor”, titlul ucrainean), „Інтеграція з фіскальним реєстратором” („Integrarea cu registratorul fiscal”, titlul ucrainean).