Ajutorul caritabil acordat de companii: documente, evidență contabilă și impozite în Ucraina

Înainte de a acorda ajutor caritabil, stabiliți cine este donatorul, cui și în ce scop îi oferă sprijin, ce anume transmite și ce sistem de impozitare aplică. Apoi documentați temeiul transferului, confirmați plata efectivă sau primirea bunurilor ori serviciilor și calculați consecințele fiscale. Simplul cuvânt „caritate” din explicația plății sau din act nu scutește operațiunea de toate impozitele.

Regulile prezentate se referă la companiile și întreprinzătorii individuali care își desfășoară activitatea potrivit legislației Ucrainei. Pentru ajutorul acordat din fondurile proprii ale companiei sau ale unei persoane fizice — întreprinzător (FOP), colectarea donațiilor de la clienți și importul unui transport de ajutor umanitar sunt necesare documente diferite. Este practic să creați un dosar separat pentru fiecare transfer: de la verificarea beneficiarului până la extrasul bancar, actul semnat și declarațiile fiscale aferente.

Stabiliți participanții, scopul și forma ajutorului

Potrivit articolelor 1, 3–5 din Legea Ucrainei nr. 5073-VI „Cu privire la activitatea caritabilă și organizațiile caritabile”, donator poate fi o persoană fizică cu capacitate deplină de exercițiu sau o persoană juridică de drept privat. Așadar, o companie privată obișnuită poate oferi ajutor fără să înființeze un fond propriu. Ajutorul trebuie să fie voluntar, să urmărească scopuri caritabile legale și să nu presupună profit, remunerație sau compensare din partea beneficiarului către donator.

Subpunctul 170.7.7 din Codul fiscal al Ucrainei interzice acordarea de ajutor autorităților publice, autorităților locale, organizațiilor nonprofit create de acestea sau unor terțe părți la indicația lor, dacă ajutorul reprezintă o condiție pentru obținerea unui permis, a unei licențe, a unei aprobări, a unui serviciu public sau a unei alte decizii în beneficiul donatorului, ori pentru accelerarea procedurii respective.

Beneficiarul ajutorului poate fi o persoană fizică, o organizație nonprofit sau o comunitate teritorială. Pentru organizațiile caritabile, legea permite în plus acordarea de ajutor altor persoane juridice în vederea atingerii scopurilor prevăzute de lege. Prin urmare, înainte ca o companie comercială obișnuită să transfere bunuri unei alte întreprinderi comerciale, trebuie să verifice separat structura juridică a operațiunii.

1. Notați denumirea completă a donatorului. Dacă ajutorul este acordat de o companie, documentele și plata trebuie să ateste operațiunea acesteia. Transferul personal al proprietarului trebuie documentat separat.
2. Stabiliți beneficiarul direct și beneficiarii finali, dacă un fond sau o altă organizație va distribui ajutorul.
3. Formulați un scop concret în limitele articolului 3 din Legea nr. 5073-VI, de exemplu: asigurarea cu produse alimentare a persoanelor aflate în situații dificile sau sprijinirea capacității de apărare.
4. Precizați obiectul transferului: bani, bunuri, lucrări, servicii sau dreptul de folosință a unui bun. Stabiliți modalitatea de confirmare a predării pentru fiecare categorie.
5. Înainte de transfer, comunicați contabilului statutul beneficiarului, suma sau valoarea ajutorului, sistemul de impozitare al donatorului și dacă acesta este înregistrat ca plătitor de taxă pe valoarea adăugată (TVA).

O donație caritabilă obișnuită se documentează potrivit Legii nr. 5073-VI și legislației civile. Ajutorul umanitar are un regim special în baza Legii nr. 1192-XIV, care reglementează statutul participanților, recunoașterea ajutorului, evidența și controlul utilizării. Dacă un magazin transferă stocuri proprii unui fond ucrainean, simpla mențiune „ajutor umanitar” pe aviz nu instituie acest regim.

Verificați beneficiarul la data transferului

Pentru o persoană juridică, verificați denumirea completă, codul de înregistrare, datele bancare și împuternicirile semnatarului. Dacă regimul fiscal depinde de statutul nonprofit, păstrați dovada includerii beneficiarului în Registrul instituțiilor și organizațiilor nonprofit chiar la data transferului banilor, bunurilor, lucrărilor sau serviciilor. Această cerință este prevăzută expres la subpunctele 140.5.9 și 166.3.2, precum și la punctul 72 din subsecțiunea 4 a secțiunii XX din Codul fiscal al Ucrainei (CFU).

Recomandare practică. Păstrați dovada din registru împreună cu documentele operațiunii respective. Notați separat dacă beneficiarul este chiar o organizație caritabilă: o organizație neguvernamentală cu statut nonprofit și un fond caritabil pot avea semnificații diferite pentru calculul fiscal.

Dacă bunurile sunt ridicate de un reprezentant, verificați documentul care îl autorizează să primească bunurile în numele beneficiarului. Punctul 2.4 din Regulamentul nr. 88 al Ministerului Finanțelor al Ucrainei permite confirmarea împuternicirilor, printre altele, prin contract, procură sau act al organului persoanei juridice. Un șofer al transportatorului nu este întotdeauna autorizat să semneze actul final de primire a ajutorului de către beneficiar.

Documentați scopul și înțelegerile fără cerințe universale inutile

Articolul 6 din Legea nr. 5073-VI definește donația caritabilă drept transferul gratuit de bani, bunuri sau drepturi patrimoniale pentru scopuri caritabile convenite în prealabil. Potrivit articolului 729 din Codul civil al Ucrainei, contractul de donație se consideră încheiat din momentul acceptării donației. Prin urmare, un acord semnat privind un transfer viitor nu confirmă că beneficiarul a primit deja ajutorul.

Recomandare practică. Pentru ajutorul regulat sau transferul unui lot important, încheiați un contract scris separat. Menționați părțile, obiectul și cantitatea, scopul, caracterul integral gratuit, termenele și locul predării, reprezentanții autorizați, procedura de acceptare și raportare, precum și restituirea sumelor neutilizate. Dacă fondul va distribui bunurile, conveniți forma raportului și lista documentelor justificative. Legea permite donatorului să controleze utilizarea donației conform destinației; schimbarea scopului trebuie documentată ținând cont de articolul 6 din Legea nr. 5073-VI și de articolul 730 din Codul civil.

Solicitarea scrisă a beneficiarului ajută la confirmarea nevoii, iar decizia conducerii stabilește volumul de ajutor aprobat și angajații responsabili. Totuși, o solicitare și un ordin separat pentru fiecare donație obișnuită nu sunt cerințe universale în toate cazurile. Necesitatea unei decizii a unui anumit organ de conducere trebuie verificată în funcție de competențele acestuia, actele constitutive și regulile de funcționare ale întreprinderii. Pentru ajutorul umanitar, articolul 3 din Legea nr. 1192-XIV prevede expres propunerea scrisă a donatorului și acordul scris al beneficiarului.

Când este necesară forma scrisă sau autentificarea notarială

Articolul 719 din Codul civil stabilește reguli diferite în funcție de obiectul donației. Donația unui bun imobil necesită contract scris și autentificare notarială; donația unui drept patrimonial și contractul cu obligația de a transfera bunul în viitor necesită forma scrisă. Pentru bunurile mobile de valoare deosebită este prevăzută forma scrisă. Totuși, predarea efectivă în baza unui contract verbal este legală dacă instanța nu constată că beneficiarul a intrat ilegal în posesia bunului.

Alineatul cinci al articolului 719 se referă la donațiile de valori valutare între persoane fizice care depășesc 50 de unități neimpozabile de venit ale cetățenilor. Pentru această prevedere, o unitate este de 17 grivne ucrainene (UAH), deci pragul este de 850 UAH. În același timp, alineatul întâi al articolului 6 din Legea nr. 5073-VI scutește expres contractul de donație caritabilă a valorilor valutare de autentificarea notarială obligatorie. Așadar, este incorect să se extindă cerința notarului la fiecare donație caritabilă în bani de peste 850 UAH.

Potrivit articolului 208 din Codul civil al Ucrainei, actele juridice între persoane juridice trebuie încheiate în formă scrisă. Forma scrisă este obligatorie și pentru actele juridice dintre o companie și o persoană fizică, cu excepția cazurilor permise de alineatul întâi al articolului 206, în care părțile își execută integral obligațiile chiar la încheierea actului. Aplicați separat cerințele speciale privind forma contractului, în funcție de obiectul donației.

Potrivit articolului 207, acordul scris poate fi consemnat într-unul sau în mai multe documente, inclusiv electronice, semnate corespunzător de părți. Prin urmare, un contract separat în două exemplare pe hârtie nu este o cerință universală, dar forma scrisă obligatorie trebuie asigurată indiferent de valoarea ajutorului. Confirmați transferul efectiv prin documente de plată sau alte documente primare. Potrivit articolului 720 din Codul civil al Ucrainei, societățile comerciale pot încheia între ele contracte de donație obișnuită dacă actul constitutiv al donatorului prevede expres acest drept.

Această condiție nu se aplică dreptului unei persoane juridice de a încheia un contract de donație pentru un scop caritabil.

Confirmați predarea efectivă a banilor, bunurilor și serviciilor

Potrivit articolului 9 din Legea nr. 996-XIV privind contabilitatea, documentele primare stau la baza înregistrării operațiunilor. Acestea trebuie să conțină denumirea documentului, data întocmirii, denumirea întreprinderii în numele căreia este întocmit, conținutul și volumul operațiunii, unitatea de măsură, semnăturile sau alte date de identificare a participanților la operațiune. Funcțiile și numele persoanelor responsabile sunt, de asemenea, obligatorii, cu excepția documentelor primare pentru care Banca Națională a Ucrainei stabilește cerințele.

Recomandare practică pentru plăți. Folosiți o explicație clară, de exemplu: „Donație caritabilă pentru achiziționarea de pachete alimentare destinate beneficiarilor, conform contractului nr. …”. Un ordin de plată creat, dar neexecutat, nu confirmă transferul banilor.

Recomandare practică pentru bunuri. În act, indicați denumirile exacte, codurile de articol dacă este cazul, cantitățile, unitățile de măsură, valoarea unitară și valoarea totală. Pentru echipamente adăugați numerele de serie și starea acestora. Explicați ce valoare este indicată: valoarea contabilă a donatorului sau o altă valoare convenită. Scoaterea internă din gestiune a stocurilor și primirea lor de către beneficiar confirmă etape diferite ale operațiunii, așa că păstrați ambele documente.

Pentru servicii, indicați un rezultat verificabil: reparația efectuată, cu lista lucrărilor, transportul unui anumit lot pe un anumit traseu sau numărul de ore prestate pentru servicii concrete. Confirmați cheltuielile companiei prin documente pentru materiale, salarii, servicii ale subcontractanților și calculul aferent. Prețul promovat al unui serviciu similar nu înlocuiește cheltuielile efective ale donatorului.

Documentele pot fi întocmite pe hârtie sau în format electronic, cu respectarea cerințelor privind circuitul electronic al documentelor. Potrivit punctului 1.4 din Regulamentul nr. 88 al Ministerului Finanțelor al Ucrainei, documentele primare și registrele contabile se întocmesc în limba ucraineană. Dacă un document de la un donator sau furnizor străin este întocmit în altă limbă și întreprinderea îl folosește pentru înregistrarea contabilă, asigurați o traducere fidelă în limba ucraineană, întocmită corespunzător.

Folosiți o copie scanată pentru schimbul operativ, iar originalul sau documentul electronic semnat corespunzător păstrați-l. Simplificarea prevăzută de articolul 9 din Legea nr. 996-XIV, potrivit căreia anumite date despre client pot lipsi din documentele pentru servicii, nu se aplică contractelor de donație, de ajutor caritabil sau de ajutor umanitar.

La dosar puteți adăuga fotografii de la predare, scrisori de mulțumire sau un raport despre evenimentul social. Pentru evidență sunt necesare documente privind operațiunea efectivă: cine, când, cui și ce a transferat.

Separați ajutorul propriu de colectarea donațiilor de la clienți

Când compania transferă bani proprii, ea este donatorul. Când un magazin colectează donații de la un grup nedeterminat de clienți, se aplică articolul 7 din Legea nr. 5073-VI privind colectarea publică. Înainte de a instala o cutie de donații, stabiliți în numele cui și în beneficiul cui se face colectarea.

• Pentru colectarea în numele unei organizații caritabile este necesară o procură emisă de conducătorul acesteia și autentificată notarial.
• Pentru colectarea în nume propriu în beneficiul unei organizații caritabile este necesar un contract de activitate caritabilă cu organizația respectivă.
• Pentru colectarea în numele sau în beneficiul unui alt beneficiar este necesar un contract cu acesta sau cu reprezentantul său legal.

Procura sau contractul trebuie să stabilească scopurile, locul și perioada colectării, precum și modul de utilizare a donațiilor. Pentru colectarea în numele unei organizații caritabile sau în nume propriu în beneficiul acesteia, trebuie stabilită procedura de acces public general la rapoartele financiare ale organizației. Modelele contractuale trebuie să prevadă și răspunderea părților. Pentru colectarea în numele sau în beneficiul altor beneficiari, contractul trebuie să stabilească utilizarea donațiilor conform destinației, evidența și raportarea, precum și răspunderea colectorului față de beneficiar și donatori în caz de încălcare a contractului ori a regulilor de utilizare. Colectarea de produse accizabile este interzisă; pentru colectarea publică destinată aprovizionării formațiunilor militare, legea face trimitere suplimentară la procedura stabilită de Cabinetul de Miniștri al Ucrainei.

Recomandare practică pentru cutia de donații. Stabiliți în contract proprietarul cutiei, persoanele responsabile de instalare și deschidere, metoda de numărare și predare a banilor. Întocmiți un act pentru fiecare golire, cu numărul cutiei, data, suma și semnăturile persoanelor responsabile. Anexați actului un document de primire a banilor de către organizație sau documentul bancar care atestă transferul. Dacă banii aparțin unei organizații caritabile sau unui alt beneficiar, nu îi păstrați în casieria magazinului: punctul 38 din Regulamentul nr. 148 al Băncii Naționale a Ucrainei interzice întreprinderii să păstreze acolo numerar aparținând altora, chiar dacă este ținut separat de banii proprii.

Stabiliți în contract cine primește banii colectați, înregistrează încasarea și îi transmite beneficiarului. Evidențiați separat suma donată din fondurile proprii ale magazinului.

Potrivit punctelor 11, 25, 26 și 39 din Regulamentul nr. 148 al Băncii Naționale a Ucrainei, întreprinderea înregistrează numerarul în ziua încasării și în suma integrală, întocmește documentele de casierie și ține registrul de casă. Termenele de depunere a banilor și plafonul casieriei depind de procedura stabilită. Pentru FOP nu se stabilesc registru de casă, plafon al casieriei sau termene de depunere a numerarului. Limitele plăților în numerar de 10 000 și 50 000 UAH nu se aplică donațiilor voluntare și ajutorului caritabil, acestea fiind exceptate la punctul 8 al regulamentului.

Banii colectați în beneficiul altor persoane nu pot fi considerați automat donație proprie sau venit antreprenorial propriu al unui FOP doar pentru că au trecut prin acesta. În același timp, mențiunea „colectare” nu oferă scutire fiscală. Documentele trebuie să confirme structura juridică, împuternicirile colectorului și transferul întregii sume colectate. Pentru persoanele fizice înscrise în Registrul voluntarilor, subpunctul 165.1.54 din CFU prevede condiții distincte pentru scutirea sumelor folosite efectiv în scopurile prevăzute și a cheltuielilor aferente confirmate documentar.

Cum include compania ajutorul în calculul impozitului pe profit

Mai întâi, contabilul înregistrează operațiunea efectivă potrivit standardelor contabile aplicabile. Conform punctelor 5–7 din Regulamentul național (standard) de contabilitate 16 „Cheltuieli”, cheltuielile se recunosc la reducerea activelor sau creșterea datoriilor, dacă pot fi evaluate în mod credibil. Cheltuielile care nu pot fi asociate direct cu un venit dintr-o anumită perioadă se înregistrează în perioada în care sunt efectuate. Valoarea ajutorului în bunuri se confirmă prin datele contabile și documentele de predare.

Ulterior, contabilul verifică diferențele fiscale, adică ajustările prin care Codul fiscal impune sau permite majorarea ori reducerea rezultatului contabil pentru calcularea profitului impozabil. Potrivit subpunctului 134.1.1 din CFU, un plătitor al cărui venit contabil fără taxe indirecte pentru ultima perioadă anuală de raportare nu depășește 40 de milioane UAH poate decide să nu aplice diferențele fiscale, cu respectarea excepțiilor prevăzute de Cod pentru această opțiune.

Această opțiune poate fi aleasă cel mult o dată pe durata unei serii continue de ani în care criteriul este îndeplinit și trebuie indicată în declarația pentru primul an al seriei. Opțiunea continuă să se aplice în anii următori; dacă venitul depășește 40 de milioane UAH, plătitorul aplică toate diferențele relevante începând chiar cu anul depășirii. Limitarea de la subpunctul 140.5.9 nu se aplică unui plătitor care îndeplinește criteriul de venit și a ales în mod legal să nu aplice diferențele fiscale aferente.

Dacă firma aplică diferențele relevante, cheltuielile contabile trebuie verificate potrivit regulilor de mai jos.

Plafonul obișnuit de 4% și plafonul temporar de 8%

Subpunctul 140.5.9 din CFU impune majorarea rezultatului financiar cu valoarea ajutorului gratuit acordat organizațiilor nonprofit care depășește 4% din profitul impozabil al anului de raportare anterior. Beneficiarul trebuie să figureze în Registrul instituțiilor și organizațiilor nonprofit la data transferului. Calculul anual cumulează transferurile relevante, astfel că verificarea izolată a fiecărei donații nu este suficientă.

Punctul 72 din subsecțiunea 4 a secțiunii XX din CFU se aplică perioadelor de raportare începând cu anul 2025 și până la sfârșitul anului calendaristic în care legea marțială va înceta sau va fi anulată. Acesta permite să nu se facă această ajustare în limita a 8% din profitul anului anterior, dacă din suma respectivă mai mult de 4% din acel profit a fost transferat chiar organizațiilor caritabile înscrise în Registru. Exact 4% nu îndeplinește condiția.

Atât regula obișnuită, cât și punctul 72 exclud asociațiile de asigurători în care participarea este o condiție legală pentru desfășurarea activității unui asigurător și organizațiile sportive nonprofit cărora li se aplică subpunctul 140.5.14 din CFU. Acesta din urmă stabilește un plafon distinct de 8% pentru școlile sportive pentru copii și tineret, centrele de pregătire olimpică, școlile sportive de performanță, centrele de cultură fizică și sport pentru persoanele cu dizabilități și federațiile sportive pentru discipline olimpice, dacă au statut în registru la data transferului.

Exemple ipotetice. Să presupunem că profitul impozabil al companiei pentru anul anterior este de 1 000 000 UAH. Plafonul de 4% este 40 000 UAH, iar cel de 8% este 80 000 UAH. Compania aplică diferențele fiscale, beneficiarii au statutul necesar, iar toate transferurile de mai jos intră în calculul general al ajutorului caritabil.

Dacă profitul anului anterior este zero sau a fost declarată o pierdere, pentru aceste transferuri obișnuite nu există un plafon pozitiv. Simplul scop caritabil nu permite păstrarea integrală a lor în cheltuielile fiscale ale unui plătitor care aplică diferențele relevante. Dacă beneficiarul nu are statutul nonprofit necesar, plătitorul care aplică diferențele verifică subpunctul 140.5.10 din CFU. Potrivit acestuia, rezultatul financiar se majorează cu valoarea integrală a ajutorului financiar nerambursabil sau cu valoarea bunurilor, lucrărilor ori serviciilor acordate gratuit persoanelor care nu sunt plătitoare de impozit pe profit, cu excepția persoanelor fizice plătitoare de impozit pe venitul persoanelor fizice (IVPF).

Ajustarea este prevăzută și pentru ajutorul acordat unui plătitor de impozit pe profit afiliat care a declarat pierdere fiscală în anul anterior, dacă donatorul a inclus ajutorul în cheltuielile contabile, precum și pentru plătitorii cu cotă de 0% prevăzuți de această normă. Prin urmare, lipsa statutului nonprofit nu înseamnă automat aceeași ajustare pentru toți beneficiarii.

Ajutor pentru apărare și alte transferuri speciale

Temporar, până la încetarea sau anularea legii marțiale, subpunctul 69.6 din subsecțiunea 10 a secțiunii XX din CFU prevede că ajustarea de la subpunctul 140.5.9 nu se aplică transferurilor pe care le enumeră. Acest termen diferă de cel al plafonului de 8%, care rămâne în vigoare până la sfârșitul anului calendaristic în care încetează sau este anulată legea marțială. Norma cuprinde bani, echipamente speciale de protecție individuală, mijloace tehnice de supraveghere, medicamente și dispozitive medicale, produse de igienă, alimente, echipamente vestimentare, alte bunuri, lucrări și servicii, în condițiile stabilite de aceasta.

Beneficiarii prevăzuți includ Forțele Armate ale Ucrainei, Garda Națională a Ucrainei, Serviciul de Securitate al Ucrainei, Serviciul de Informații Externe al Ucrainei, Serviciul de Grăniceri de Stat al Ucrainei, Ministerul Afacerilor Interne al Ucrainei, Administrația pentru Protecția de Stat a Ucrainei, Serviciul de Stat pentru Comunicații Speciale și Protecția Informației al Ucrainei, alte formațiuni militare înființate legal, marile unități, unitățile, subunitățile, instituțiile și organizațiile acestora finanțate din bugetul de stat. Norma include și autoritatea desemnată în domeniul protecției civile, forțele de protecție civilă, instituțiile de sănătate publice și municipale, precum și unitățile de sănătate corespunzătoare din administrațiile de stat. Pentru transferurile în scop de apărare trebuie confirmată destinația prevăzută de normă; pentru ajutorul umanitar trebuie respectată legislația specială.

Separat, subpunctul 69.6 include banii virați în conturile deschise de Banca Națională a Ucrainei pentru autorități publice, în scopuri de apărare, reconstrucție și ajutor umanitar prevăzute de lege. Un transfer către contul unei persoane fizice sau al unui fond privat trebuie evaluat în funcție de statutul beneficiarului efectiv, chiar dacă colectarea a fost anunțată ca fiind pentru apărare.

Recomandare practică. Păstrați o listă separată a operațiunilor care intră sub subpunctul 69.6, împreună cu documentele privind beneficiarul, obiectul și scopul. Pentru un transfer care îndeplinește această normă specială, nu calculați în paralel majorarea aferentă plafonului obișnuit de 4% sau 8%.

Verificați TVA înainte de eliberarea bunurilor

Subpunctul 197.1.15 din CFU prevede scutirea de TVA pentru livrarea gratuită de bunuri și servicii către organizații caritabile înființate și înregistrate corespunzător, precum și pentru ajutorul acordat de acestea beneficiarilor potrivit legislației. Condiția este să nu existe vreo compensație în bani, în natură sau de altă natură. Transferul direct de către o companie obișnuită a bunurilor către o persoană fizică trebuie evaluat separat; caracterul caritabil al transferului nu confirmă de la sine aplicarea acestei scutiri.

Pentru bunurile primite de la donatori din Ucraina ca ajutor caritabil în scopurile articolului 3 din Legea nr. 5073-VI, donatorul aplică pe etichetă, marcaj sau ambalaj mențiunea în limba ucraineană «Благодійна допомога. Продаж заборонено» („Ajutor caritabil. Vânzarea este interzisă”). Mențiunea trebuie să fie completă și clar vizibilă. Conveniți cu beneficiarul destinația și distribuirea bunurilor: persoanele juridice beneficiare trebuie să țină evidența intrării, depozitării, distribuirii și utilizării lor. Vânzarea contra cost a ajutorului marcat atrage ridicarea și confiscarea bunurilor sau a încasărilor, potrivit legii.

Scutirea de la subpunctul 197.1.15 nu se aplică produselor accizabile, valorilor mobiliare, cu excepția celor constituite ca endowment în condițiile normei, activelor necorporale și bunurilor ori serviciilor destinate utilizării în activitatea economică. Un endowment constă în bani sau valori mobiliare depuse de donator la o instituție financiară, ale căror dobânzi ori dividende sunt folosite de beneficiar. Beneficiarul nu poate cheltui sau înstrăina capitalul fără acordul donatorului. Combustibilul și celelalte produse accizabile trebuie verificate potrivit regulilor aplicabile separat.

Chiar și atunci când livrarea este scutită de TVA, contabilul trebuie să verifice dacă punctul 198.5 impune calcularea TVA pentru bunurile, serviciile și activele imobilizate achiziționate cu TVA și folosite în operațiuni scutite. Aceste obligații compensează TVA dedusă la achiziție. În cazul unei transmiteri gratuite obișnuite, supuse TVA, punctul 188.1 stabilește o bază minimă: prețul de achiziție pentru bunurile și serviciile cumpărate, prețul obișnuit pentru cele produse de companie, iar pentru activele imobilizate valoarea contabilă reziduală la începutul perioadei fiscale relevante. Dacă nu există evidență a activelor imobilizate, baza minimă se determină la prețul obișnuit. Punctul 188.1 prevede și excepții de la regulile privind baza minimă. Aplicarea punctelor 188.1 și 198.5 trebuie stabilită în funcție de regimul operațiunii concrete.

Reguli speciale de TVA pe durata legii marțiale

Punctul 32-1 din subsecțiunea 2 a secțiunii XX din CFU prevede temporar, pe durata legii marțiale sau a stării de urgență, reguli speciale pentru transferurile destinate apărării și pentru alte transferuri definite. De exemplu, bunurile achiziționate în cadrul unor operațiuni impozabile și transferate în proprietatea statului ori a unei comunități, inclusiv în beneficiul formațiunilor voluntare ale comunităților teritoriale, sau altor persoane pentru apărarea Ucrainei nu sunt considerate utilizate în operațiuni neimpozabile ori neeconomice.

Acest punct nu consideră livrare nici transferurile complet gratuite de bunuri și servicii către beneficiarii menționați expres: autoritățile de apărare și formațiunile militare enumerate, Serviciul de Stat pentru Situații de Urgență al Ucrainei, formațiunile voluntare ale comunităților teritoriale, autoritățile și forțele desemnate de protecție civilă, instituțiile de sănătate publice și municipale și unitățile de sănătate corespunzătoare din administrațiile de stat. Pentru categoria beneficiarilor din domeniul apărării, norma impune ca transferul să fie destinat apărării, siguranței populației și intereselor statului. Sunt exceptate operațiunile impozitate cu cota zero de TVA. Punctul 198.5 nu se aplică operațiunilor care intră sub punctul 32-1.

Recomandare practică. Înainte de expediere, adăugați la dosar un calcul succint: beneficiar, obiect, scop, regim TVA, temeiul aplicării și documentele de primire. Verificați separat condițiile punctului 32-1 și ale subpunctului 69.6 privind impozitul pe profit.

Ce trebuie să ia în considerare FOP și proprietarul care donează bani personali

Pentru un FOP plătitor de impozit unic, folosirea fondurilor proprii pentru ajutor caritabil obișnuit nu reduce venitul antreprenorial. Documentele sunt necesare pentru confirmarea transferului și îndeplinirea altor obligații, inclusiv cele privind TVA sau plata unui venit unei persoane fizice, dacă acestea apar.

Un FOP din sistemul general determină venitul net impozabil potrivit articolului 177 din CFU. Punctul 177.4 enumeră cheltuielile legate de obținerea venitului antreprenorial, iar subpunctul 177.4.5 exclude cheltuielile fără legătură cu activitatea economică și cheltuielile neconfirmate. O donație caritabilă obișnuită nu devine cheltuială deductibilă a activității antreprenoriale doar pentru că există un contract și un document de plată.

Pentru donația personală făcută de o persoană fizică, subpunctul 166.3.2 din CFU prevede o deducere fiscală: banii sau bunurile transferate efectiv către organizații nonprofit, în limita a 4% din venitul impozabil total al anului de raportare. Beneficiarul trebuie să îndeplinească cerințele punctului 133.4 la data transferului. Deducerea pentru astfel de cheltuieli se aplică în limitele stabilite de articolul 166 asupra veniturilor salariale; nu reduce venitul antreprenorial.

Numai o persoană fizică rezidentă a Ucrainei poate beneficia de deducerea fiscală, dacă are un număr de înregistrare al contribuabilului sau a renunțat oficial la acesta din motive religioase, a notificat autoritatea fiscală și are mențiunea corespunzătoare în pașaport. Păstrați documentele care identifică donatorul personal și beneficiarul, precum și suma sau valoarea și faptul transferului. Depuneți copiile documentelor justificative împreună cu declarația; pentru un document electronic de plată indicați datele acestuia în declarație. Declarația pentru deducere se depune până la 31 decembrie inclusiv al anului următor celui de raportare. Dreptul neutilizat nu se reportează pentru anii următori.

Ajutor acordat unei persoane fizice: alegeți temeiul scutirii și depuneți declarațiile fiscale necesare

Punctul 170.7 din CFU distinge între ajutorul cu destinație, care are condiții și categorii de cheltuieli stabilite, și ajutorul fără destinație, pentru care nu sunt prevăzute asemenea condiții. Înainte de plată stabiliți temeiul fiscal concret, deoarece formularea „pentru tratament” sau „pentru o persoană afectată” nu îndeplinește de la sine toate condițiile de scutire.

Ajutor fără destinație: plafon anual de 4660 UAH

Potrivit subpunctului 170.7.3, plafonul neimpozabil al ajutorului obișnuit fără destinație acordat de rezidenți se calculează cumulat pentru fiecare beneficiar pe parcursul anului. În 2026 acesta este de 4660 UAH: minimul de subzistență pentru o persoană aptă de muncă este de 3328 UAH, iar 3328 UAH × 1,4 = 4659,20 UAH, sumă care, rotunjită la cel mai apropiat multiplu de 10 UAH, devine 4660 UAH. Temeiurile calculului sunt subpunctul 169.4.1 din CFU și articolul 7 din Legea bugetului de stat al Ucrainei pentru anul 2026 nr. 4695-IX.

În condițiile obișnuite, partea impozabilă din ajutorul în bani este taxată cu impozitul pe venitul persoanelor fizice (IVPF) de 18% și cu taxa militară de 5%. Dacă ajutorul este acordat în bunuri, lucrări sau servicii, contabilul trebuie să determine separat baza de impozitare a venitului în natură și modalitatea de plată a impozitelor. Potrivit subpunctului 1.3 al punctului 16-1 din subsecțiunea 10 a secțiunii XX din CFU, cota taxei militare de 5% se aplică până la sfârșitul celui de-al treilea an calendaristic care urmează anului în care încetează sau este anulată legea marțială; de la 1 ianuarie al anului următor cota va fi de 1,5%.

Ajutorul care îndeplinește condițiile de scutire de IVPF beneficiază de scutirea de taxa militară potrivit subpunctului 1.7 al punctului 16-1 din subsecțiunea 10 a secțiunii XX din CFU. Prin urmare, este incorect să se aplice taxa de 5% întregului ajutor caritabil acordat persoanelor fizice.

Exemplu ipotetic de plată în bani. Compania a acordat unei persoane fizice 6000 UAH ajutor fără destinație. Să presupunem că persoana nu a primit alt ajutor de acest fel în cursul anului și nu se aplică scutiri speciale. Partea care depășește plafonul este 6000 − 4660 = 1340 UAH. IVPF: 1340 × 18% = 241,20 UAH; taxa militară: 1340 × 5% = 67 UAH. Suma plătită după reținerea impozitelor este 5691,80 UAH. Beneficiarul trebuie să depună declarația anuală dacă totalul ajutorului fără destinație primit în anul respectiv a depășit plafonul stabilit.

Ajutor cu destinație pentru tratament și alte nevoi prevăzute

Subpunctul 170.7.4 prevede scutirea de impozit pentru ajutorul cu destinație acordat de donatori rezidenți ai Ucrainei în scopurile enumerate. Pe lângă tratament, acesta include plata anumitor servicii și mijloace de reabilitare; ajutorul pentru copii prin instituțiile și familiile enumerate; hrană și cazare peste noapte pentru persoanele fără adăpost prin furnizorii desemnați; îmbunătățirea condițiilor de întreținere a persoanelor din instituțiile penitenciare; ajutorul acordat prin instituțiile desemnate persoanelor vârstnice, persoanelor cu dizabilități și altor persoane aflate în grijă.

Sunt prevăzute temeiuri separate pentru cercetarea științifică deschisă, sportul pentru amatori, plata către instituții de învățământ pentru școlarizarea unor categorii desemnate de copii și persoane cu dizabilități, precum și asigurarea cu mijloace de reabilitare în condițiile subpunctului „ж”. Înainte de plată, verificați subpunctul relevant: cui trebuie transferat ajutorul, ce cheltuieli pot fi plătite și ce condiții speciale trebuie să îndeplinească beneficiarul. De exemplu, donatorul poate plăti unei instituții de sănătate tratamentul persoanelor definite în normă, fără un plafon general al sumei, respectând excepțiile stabilite privind procedurile și cheltuielile.

Subpunctul „а” limitează, de asemenea, scutirea la cheltuielile care nu sunt acoperite prin plăți din fondul de asigurări sociale medicale obligatorii de stat; pentru serviciile și mijloacele de reabilitare se iau în calcul și acoperirile de la buget. Până la introducerea acestui sistem de asigurări, scutirea se aplică sumei totale a ajutorului pentru scopurile respective, ținând cont de celelalte limite stabilite. Norma exclude, printre altele, anumite proceduri cosmetice, unele tipuri de tratament stomatologic și alte cheltuieli enumerate expres.

Pentru ajutorul destinat nevoilor copiilor din anumite familii este stabilit un plafon anual cumulat separat de 300 000 UAH. Aplicați partea subpunctului care corespunde beneficiarului și nevoii.

Potrivit subpunctului 165.1.19 din CFU, un angajator sau o organizație caritabilă poate acorda ajutor scutit de impozit pentru tratamentul și îngrijirea medicală a unei persoane fizice, a unui membru al familiei acesteia din categoria definită de Codul fiscal al Ucrainei ca gradul întâi de rudenie — părinți, soț sau soție și copii, inclusiv cei adoptați — ori a unui copil aflat sub tutela sau curatela persoanei fizice respective. Pentru angajator, aceasta privește angajatul și apropiații menționați. Dacă ajutorul este acordat în bani, cheltuielile trebuie confirmate documentar. Scutirea nu acoperă cheltuielile compensate din plățile fondului de asigurări sociale medicale obligatorii de stat. Înainte de plată, stabiliți cine urmează tratamentul, cine acordă ajutorul și ce documente confirmă cheltuielile.

Recomandare practică. Pentru plata tratamentului, consemnați beneficiarul, legătura cu acesta prevăzută de lege, instituția, factura, nevoia eligibilă și suma. După plată, păstrați documentul de plată și actele privind serviciile prestate sau utilizarea fondurilor. Pentru confirmarea scutirii, colectați numai informațiile necesare: istoricul medical complet nu trebuie să devină o cerință standard pentru fiecare solicitare.

Potrivit subpunctului 170.7.5, termenul de utilizare a ajutorului bănesc cu destinație este stabilit prin condițiile acestuia, dar, în general, nu poate depăși 12 luni calendaristice după luna primirii. Pentru tratament, termenul poate fi de cel mult 24 de luni calendaristice care urmează lunii primirii ajutorului. Limita de timp din subpunctul 170.7.5 nu se aplică ajutorului sub forma unui endowment — bani sau valori mobiliare depuse de donator la o instituție financiară, ale căror dobânzi ori dividende sunt folosite de beneficiar.

Beneficiarul nu poate cheltui sau înstrăina suma principală a endowmentului fără acordul donatorului. Dacă suma neutilizată nu este restituită până la expirarea termenului, beneficiarul o include în venitul impozabil anual. Subpunctul 170.7.6 permite solicitarea prelungirii termenului de la autoritatea fiscală, cu justificarea imposibilității de a utiliza ajutorul la timp.

Ajutor special pe durata legii marțiale

Subpunctul 165.1.54 împreună cu subpunctul 170.7.8 din CFU prevăd scutirea pentru anumite categorii de apărători, membrii familiilor acestora, angajații implicați, forțele de protecție civilă, locuitorii localităților unde au loc lupte și persoanele care au fost nevoite să plece din astfel de locuri. Pentru unele categorii trebuie confirmată participarea directă la acțiunile respective și prezența în zonele în care se desfășoară. Apartenența la familie se stabilește, de asemenea, potrivit condițiilor Codului.

Pentru categoriile de apărători prevăzute de subpunctul 170.7.8, ajutorul pentru echipamente de protecție și supraveghere definite, medicamente, alimente, echipamente vestimentare, alte bunuri din lista guvernamentală și nevoi de tratament eligibile este scutit în orice cuantum, dacă sunt respectate condițiile. Pentru celelalte categorii menționate, ajutorul pentru tratament are propria listă de cheltuieli permise. Ajutorul pentru refacerea bunurilor, locuință, nevoi sociale, casnice și alte nevoi din lista guvernamentală are un plafon anual cumulat de 500 de salarii minime la 1 ianuarie al anului respectiv. În 2026, acesta este de 500 × 8647 = 4 323 500 UAH. Depășirea impozabilă trebuie declarată.

Subpunctul 170.7.2 din CFU prevede, de asemenea, scutirea ajutorului cu sau fără destinație acordat persoanelor afectate de catastrofe ecologice, tehnologice și de altă natură în localități declarate oficial zone de situație ecologică excepțională, în limita sumelor stabilite de Cabinetul de Miniștri al Ucrainei. Pentru persoanele afectate de dezastre naturale, accidente, epidemii și epizootii este necesară o decizie a Cabinetului de Miniștri al Ucrainei sau a autorității locale privind mobilizarea ori acordarea ajutorului; se aplică plafoanele stabilite de autoritatea respectivă.

Ajutorul în temeiul acestei norme se distribuie prin bugetul de stat sau local ori prin organizații caritabile sau Societatea de Cruce Roșie a Ucrainei, cu condiția ca organizația prin care se distribuie ajutorul să fie înscrisă în Registrul instituțiilor și organizațiilor nonprofit. Ajutorul pentru refacerea bunurilor pierdute, locuință, nevoi sociale, casnice și alte nevoi din lista guvernamentală se acordă în natură. Înainte de aplicarea scutirii, verificați decizia, plafonul stabilit și documentele privind circumstanțele care au afectat beneficiarul.

Pentru persoanele afectate de agresiunea armată pe durata legii marțiale sau a stării de urgență, subpunctul 170.7.2 prevede un temei separat de scutire. Ajutorul se distribuie prin bugetul de stat ori local sau prin organizații caritabile ori prin Societatea de Cruce Roșie a Ucrainei, înscrise în Registrul instituțiilor și organizațiilor nonprofit. Ajutorul pentru refacerea bunurilor pierdute, locuință, nevoi sociale, casnice și alte nevoi din lista guvernamentală, în condițiile acestei norme, se acordă în natură. Înainte de o plată directă din partea magazinului, stabiliți dacă aceasta se încadrează într-un alt temei concret de scutire.

Perioada de scutire prevăzută de subpunctul 165.1.54 pentru ajutorul respectiv se extinde până la 31 decembrie inclusiv al anului următor celui în care încetează sau este anulată legea marțială ori starea de urgență și/sau se încheie acțiunile prevăzute de normă. Documentele trebuie să confirme categoria beneficiarului, nevoia eligibilă și predarea efectivă ori utilizarea ajutorului.

Cum se declară plata în calculul fiscal

Subpunctul 170.7.9 din CFU obligă plătitorul care are calitatea de agent fiscal, adică persoana responsabilă de calcularea, reținerea și plata impozitelor aferente veniturilor beneficiarului, să declare suma ajutorului caritabil inclusiv atunci când aceasta este scutită de impozit. Datele individuale se înscriu în anexa 4ДФ, care cuprinde informații despre veniturile persoanelor fizice și impozitele reținute. Înainte de plată, obțineți datele necesare ale beneficiarului și stabiliți codul de venit potrivit naturii ajutorului.

Potrivit articolelor 51 și 176 din CFU, persoanele juridice care au calitatea de agent fiscal raportează lunar, iar FOP și persoanele care desfășoară activități profesionale independente raportează trimestrial, cu defalcarea pe lunile trimestrului. Potrivit subpunctelor 49.18.1 și 49.18.2 din CFU, persoana juridică depune calculul în termen de 20 de zile calendaristice după ultima zi calendaristică a lunii de raportare, iar FOP sau persoana care desfășoară activități profesionale independente îl depune în termen de 40 de zile calendaristice după ultima zi calendaristică a trimestrului de raportare.

Dacă ultima zi de depunere cade într-o zi nelucrătoare sau de sărbătoare, punctul 49.20 din CFU mută termenul în următoarea zi operațională. Calculul se depune dacă au fost calculate veniturile respective în perioada de raportare. Frecvența raportării nu modifică termenele de reținere și plată a impozitelor aferente plății.

Dacă beneficiarul ajutorului trebuie să depună declarația anuală din cauza depășirii plafonului neimpozabil sau a ajutorului cu destinație neutilizat și nerestituit, acesta depune declarația înainte de 1 mai al anului următor celui de raportare, potrivit subpunctului 49.18.4 din CFU. Dacă ultima zi a termenului cade într-o zi nelucrătoare sau de sărbătoare, se aplică mutarea termenului prevăzută la punctul 49.20 din CFU. Beneficiarul îndeplinește această obligație separat de depunerea de către donator a calculului cu anexa 4ДФ.

Transport de ajutor umanitar: documente și calendarul raportării

Dacă o companie participă la importul ajutorului umanitar, stabiliți mai întâi donatorul, beneficiarul care lucrează cu sistemul și raportarea, precum și persoana căreia îi va fi predat efectiv ajutorul. Categoriile de beneficiari și destinatari sunt stabilite la articolul 1 din Legea nr. 1192-XIV. Punctul 3-1 al articolului 15 permite, pe durata legii marțiale și timp de trei luni după încetarea sau anularea acesteia, ca persoanele desemnate de lege să aibă statut de beneficiar indiferent de includerea în Registrul unic.

Totuși, pentru importul potrivit Procedurii nr. 953 sunt necesare date de înregistrare și operațiuni în sistemul automatizat. Dacă beneficiarul a cumpărat el însuși ajutorul în străinătate, se aplică și punctul 3-7 al articolului 15 din Legea nr. 1192-XIV: pe durata legii marțiale și timp de trei luni după încetarea sau anularea acesteia, bunurile, lucrările sau serviciile cumpărate sunt considerate ajutor umanitar dacă sunt declarate la import și transmise gratuit beneficiarilor finali definiți la articolul 1 al legii în termen de șase luni.

Planificați termenul de predare a unui astfel de transport separat de termenele raportării lunare.

Procedura generală de import pe durata legii marțiale este stabilită prin Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 05.09.2023 nr. 953. Pentru un transport obișnuit documentat potrivit acestei proceduri, organizați următoarea succesiune:

1. Întocmiți propunerea scrisă a donatorului și acordul beneficiarului; stabiliți componența și destinația ajutorului.
2. Asigurați înregistrarea beneficiarului în Registrul unic prin sistemul automatizat și obținerea numărului acestuia.
3. Înainte de declarare, introduceți lista bunurilor în sistem și obțineți codul unic al ajutorului umanitar.
4. Completați și depuneți declarația. Aceasta poate fi depusă electronic sau pe hârtie potrivit procedurii, dar nu este permisă depunerea fără codul unic. Comparați denumirile, categoriile, numărul coletelor și al bucăților, greutatea sau volumul cu datele din sistem.
5. După primire, verificați transportul efectiv, înregistrați-l și întocmiți lista de inventariere; documentați fiecare predare către beneficiarii finali prin acte primare.
6. Depuneți raportul pentru luna respectivă și continuați raportarea până la distribuirea integrală a ajutorului.

Dacă ultima zi de depunere a raportului cade într-o zi nelucrătoare sau de sărbătoare, punctul 12 al Procedurii transferă termenul în următoarea zi lucrătoare. Pentru instituțiile autorizate de Ministerul Sănătății al Ucrainei să primească anumite ajutoare umanitare medicale este prevăzută o procedură specială: lista de inventariere se depune prin sistemul MedData cel târziu în 60 de zile calendaristice de la data relevantă a introducerii informației despre vămuire; rapoartele sunt transmise tot prin acesta, prin schimb automat de date.

Termenul de 90 de zile nu permite amânarea raportării lunare. Potrivit punctului 13, ajutorul declarat pentru care nu a fost depus raportul în termen de 90 de zile calendaristice de la data introducerii informației despre vămuire este considerat ajutor pentru care nu există evidență a primirii și utilizării conforme destinației și care a fost folosit în alt scop.

Punctul 14 prevede blocarea contului de utilizator din sistemul automatizat și pierderea statutului dacă raportul nu este depus în termen de 90 de zile de la vămuire sau dacă nu există un raport actualizat privind soldurile timp de 90 de zile consecutive. Regula are o excepție pentru întreprinderi, instituții și organizații bugetare, instituțiile de stat autorizate de acestea și autoritățile locale. La prima încălcare, statutul se pierde pentru trei luni; dacă raportul este depus în termen de o lună de la blocare, administratorul deblochează contul de utilizator în zece zile calendaristice. La repetarea încălcării, reînregistrarea este posibilă cel mai devreme după șase luni.

Recomandare practică. Înainte de expedierea transportului, desemnați un responsabil pentru sistem și un altul pentru documentele de depozit și predare. Țineți un tabel separat pentru fiecare declarație: cod, data vămuirii, data introducerii informației, cantitatea efectivă, cantitatea predată, soldul și următorul raport. Procedura nr. 953 are reguli distincte pentru vehicule și categorii speciale de bunuri, astfel că procedura obișnuită pentru transporturi nu înlocuiește verificarea acestor condiții.

Verificarea stocurilor și evidența plăților caritabile în Torgsoft

Înainte de transferul stocurilor, în Torgsoft puteți verifica denumirile, cantitățile, unitățile de măsură și costul contabil al stocurilor în modul „Склад → Стан складу” (Depozit → Starea depozitului). Filtrul „Стан на дату” (Starea la data) permite vizualizarea cantității la o anumită dată, iar mișcarea mărfurilor ajută la verificarea operațiunilor de depozit. Este practic să comparați aceste date cu eliberarea sau scoaterea din gestiune și cu actul de ajutor semnat. Valoarea costului trebuie verificată ținând cont de metoda de calcul configurată și de documentele contabile.

Modul „Фінансовий документ” (Document financiar) permite evidența operațiunilor de casă și bancă, selectarea partenerului, a întreprinderii, a articolului de analiză financiară și a explicației plății. Pentru controlul ajutorului propriu se poate folosi un articol de analiză separat, iar operațiunile pot fi reconciliate cu extrasele bancare și actele. Fila separată „Платіжне доручення” (Ordin de plată) este disponibilă dacă este activată opțiunea „Банківські виписки за рахунками” (Extrase bancare pe conturi). Temeiul fiscal al scutirii, ajustarea profitului și raportarea obligatorie sunt stabilite de contabil în baza documentelor și a legii; înregistrarea în program nu le confirmă de la sine.

Păstrați documentele și verificați închiderea operațiunii

Potrivit punctului 44.3 din Codul fiscal al Ucrainei (CFU), pentru documentele primare, registrele contabile, situațiile financiare și alte documente fiscale ale persoanelor juridice vizate de acest punct, inclusiv persoanele juridice din sistemul simplificat, termenul minim este de regulă 1825 de zile. Pentru celelalte documente care nu intră în categorii speciale este prevăzut un termen de 1095 de zile. Documentele privind controlul fiscal special pot avea un termen mai lung.

Pentru documentele folosite la raportare, termenul se calculează din ziua depunerii acesteia; dacă raportarea nu a fost depusă, se calculează de la termenul-limită de depunere. Trebuie luate în calcul și prelungirile termenelor în cazurile prevăzute de Cod. Documentele privind un control sau un litigiu se păstrează până la încheierea procedurilor respective, cel puțin pe durata minimă stabilită.

Punctul 121.1 din CFU prevede o amendă de 1020 UAH pentru neasigurarea păstrării documentelor pe durata termenelor stabilite și/sau pentru neprezentarea originalelor ori copiilor în timpul controlului fiscal în cazurile prevăzute de Cod. Pentru aceleași fapte, dacă plătitorului i s-a aplicat deja în cursul anului o amendă pentru aceeași încălcare, amenda este de 2040 UAH. Separat de amendă, lipsa documentelor justificative poate afecta recunoașterea indicatorilor declarați.

În caz de pierdere, deteriorare sau distrugere anticipată a documentelor, punctul 44.5 impune notificarea în scris a autorității fiscale competente în termen de cinci zile de la producerea evenimentului, cu documente care îl confirmă, și refacerea documentelor în 90 de zile calendaristice începând cu ziua următoare datei primirii notificării de către autoritate. Dacă documentele privesc vămuirea, trebuie notificată și autoritatea vamală competentă. În cazul dispariției sau distrugerii documentelor primare, registrelor ori raportării, conducătorul întreprinderii notifică în scris și organele de aplicare a legii și numește prin ordin o comisie care să stabilească lista documentelor lipsă și cauzele incidentului.

Potrivit punctului 6.10 din Regulamentul nr. 88 al Ministerului Finanțelor al Ucrainei, comisia întocmește un proces-verbal privind rezultatele, aprobat de conducător; întreprinderea trimite copia procesului-verbal autorităților prevăzute la acest punct în termen de zece zile.

Compania trebuie să păstreze documentele primare privind ajutorul caritabil cel puțin cinci ani calendaristici, potrivit Nomenclatorului documentelor tipice aprobat prin Ordinul Ministerului Justiției al Ucrainei din 12.04.2012 nr. 578/5. Pentru aceste documente primare legate de calcularea și plata impozitelor, termenul de păstrare prevăzut de Nomenclator începe la data depunerii declarației fiscale sau a altei raportări pentru întocmirea căreia au fost folosite. Dacă raportarea nu a fost depusă, termenul începe la termenul-limită de depunere prevăzut de Codul fiscal al Ucrainei.

În plus, din cauza zilelor suplimentare din anii bisecți, cinci ani calendaristici și 1825 de zile pot avea durate diferite. Păstrați documentele până la expirarea ambelor termene aplicabile, inclusiv a prelungirilor acestora. Pentru documentele privind un control sau contestarea unei decizii se aplică și notele Nomenclatorului: documentele se păstrează cel puțin pe durata minimă stabilită și timp de un an după expirarea termenului de contestare în instanță a deciziei.

Dacă decizia este contestată, documentele se păstrează timp de un an după intrarea în vigoare a hotărârii judecătorești prin care s-a încheiat examinarea cauzei, iar în cazul contestării ulterioare, timp de trei luni după intrarea în vigoare a hotărârii judecătorești finale. Aceste cerințe se aplică atât documentelor pe hârtie, cât și celor electronice. Pentru documentele fiscale ale FOP, punctul 1.4 din Nomenclator trimite separat la CFU; stabiliți termenul potrivit normelor fiscale aplicabile, ținând cont de prelungiri și litigii.

Verificare practică înainte de închiderea dosarului:

• Scopul, obiectul, beneficiarul și statutul acestuia corespund temeiului juridic și fiscal aplicat.
• Banca a executat transferul sau beneficiarul autorizat a confirmat primirea numerarului, bunurilor, lucrărilor ori serviciilor.
• Cantitățile și valorile din depozit corespund documentelor de predare și evidenței cheltuielilor.
• Contabilul a verificat separat impozitul pe profit, TVA și obligațiile agentului fiscal pentru persoanele fizice.
• Pentru ajutorul cu destinație au fost stabilite termenul de utilizare și primirea raportului; pentru ajutorul umanitar au fost depuse rapoartele necesare privind distribuirea și soldurile.
• Dosarul conține originalele sau documentele electronice întocmite corespunzător, dovezile din registre și calculele condițiilor fiscale aplicate.

Surse oficiale pentru documentarea și verificarea operațiunii

• Ordinul Ministerului Justiției al Ucrainei din 12.04.2012 nr. 578/5 „Cu privire la aprobarea Nomenclatorului documentelor tipice create în activitatea autorităților de stat și locale și a altor persoane juridice, cu indicarea termenelor de păstrare” — punctele 1.4, 1.7, 1.8, 2.10 și 2.11 din Nomenclator și poziția „Documente primare și anexe care consemnează operațiuni economice și stau la baza înregistrărilor contabile și fiscale”: domeniul de aplicare, termenele minime, documentele electronice, începutul calculării și prelungirea păstrării.
• Legea Ucrainei din 05.07.2012 nr. 5073-VI „Cu privire la activitatea caritabilă și organizațiile caritabile” — articolele 1, 3–7, 17: participanți, scopuri, donații, colectare publică și raportarea către donatori.
• Codul civil al Ucrainei nr. 435-IV — articolele 206–208, 719, 720, 729, 730: forma verbală și scrisă a actelor juridice, forma contractului de donație, părțile, acceptarea donației și controlul utilizării.
• Legea Ucrainei nr. 996-XIV „Cu privire la contabilitate și raportarea financiară în Ucraina” — articolul 9: documentele primare și datele obligatorii.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 24.05.1995 nr. 88 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind documentarea înregistrărilor contabile” — punctele 1.4, 2.4 și secțiunile 2, 5, 6: documentare, împuternicirile beneficiarilor, circuitul și păstrarea documentelor.
• Regulamentul național (standard) de contabilitate 16 „Cheltuieli”, Ordinul nr. 318 — punctele 5–9, 20, 29: recunoașterea și componența cheltuielilor.
• Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI — articolele 44, 49, 51, 121; subpunctele 134.1.1, 140.5.9, 140.5.10, 140.5.14, 165.1.19, 165.1.54, 166.3.2, 169.4.1; punctul 170.7; articolele 176, 177; punctele 188.1, 198.5; subpunctul 197.1.15; punctul 32-1 din subsecțiunea 2, punctul 72 din subsecțiunea 4, punctele 16-1 și 69.6 din subsecțiunea 10, punctul 5 din subsecțiunea 1 a secțiunii XX.
• Legea Ucrainei nr. 4695-IX „Bugetul de stat al Ucrainei pentru anul 2026” — articolele 7, 8: indicatorii pentru calculul plafoanelor anuale ale ajutorului.
• Hotărârea Consiliului de administrație al Băncii Naționale a Ucrainei din 29.12.2017 nr. 148 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind operațiunile de casă în moneda națională în Ucraina” — punctele 8, 11, 14, 23–29, 38, 39, 48–50: donații în numerar, documente de casă și termenele de depunere a banilor.
• Legea Ucrainei din 22.10.1999 nr. 1192-XIV „Cu privire la ajutorul umanitar” — articolele 1, 3, 6, 8, 11, 12, 15: participanți, regim special, evidență și condiții temporare.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 05.09.2023 nr. 953 „Unele chestiuni privind trecerea și evidența ajutorului umanitar în condiții de lege marțială” — punctele 1–14 ale Procedurii: înregistrare, declarație, listă de inventariere, raportare și consecințele nerespectării termenelor.