Proces-verbal de prestare a serviciilor în „Вчасно”: cum îl întocmești, semnezi și păstrezi

Pentru a documenta serviciile prestate prin serviciul de gestionare electronică a documentelor (ЕДО) „Вчасно.ЕДО”, verifică termenii contractului, întocmește procesul-verbal cu descrierea, volumul și perioada efectivă a serviciilor și trimite-l persoanelor autorizate să îl semneze. Dacă acordul prevede semnarea de către ambele părți, obține semnăturile prestatorului și beneficiarului, verifică-le și păstrează originalul electronic împreună cu datele necesare verificării. Încărcarea fișierului, autentificarea în cont și notificarea de trimitere nu confirmă, prin ele însele, prestarea și acceptarea serviciilor.

Aceste instrucțiuni se referă la raporturile comerciale dintre întreprinderi și persoane fizice autorizate (ФОП), reglementate de legislația Ucrainei. Pentru un proces-verbal bilateral obișnuit, este practic ca fiecare semnatar autorizat să folosească o semnătură electronică calificată (КЕП). Totuși, legea permite o procedură distinctă de documentare fără datele beneficiarului: aceasta poate fi aplicată numai dacă sunt îndeplinite condițiile stabilite și ținând cont de excepții.

Ce trebuie convenit înainte de întocmirea procesului-verbal

Contractul stabilește ce servicii trebuie să presteze prestatorul și să plătească beneficiarul. Potrivit articolelor 901 și 903 din Codul civil al Ucrainei, valoarea, termenele și modalitatea de plată depind de contract. Prin urmare, obligația de plată a serviciilor nu poate fi legată în toate cazurile numai de semnarea procesului-verbal: părțile pot conveni plata în avans, plăți etapizate sau o altă modalitate de decontare.

Procesul-verbal consemnează informații despre operațiunea efectuată. Pentru întreprinderi, documentele primare stau la baza evidenței contabile, conform articolului 9 din Legea nr. 996-XIV. Fișierul procesului-verbal nu înlocuiește prestarea efectivă a serviciilor. Păstrează și documentele care arată cum a fost îndeplinită o sarcină concretă: comanda convenită, raportul prestatorului, lista materialelor prelucrate sau corespondența privind rezultatul transmis.

Recomandare practică: înainte de primul schimb de procese-verbale, conveniți în contract sau într-un act adițional:

• ce servicii și pentru ce perioadă vor fi documentate de părți într-un singur proces-verbal;
• prin ce serviciu vor schimba documente și cum vor confirma primirea acestora;
• cine are dreptul să semneze procesul-verbal în numele fiecărei părți;
• cât timp are beneficiarul pentru verificare și cum transmite observațiile;
• cum corectează părțile erorile și cum convin asupra volumului contestat;
• ce eveniment declanșează termenul de plată.

Forma scrisă poate fi electronică. Regulile privind semnarea actelor juridice și încheierea contractelor prin sisteme de informare și comunicații sunt stabilite de articolele 207 și 639 din Codul civil al Ucrainei.

Când sunt necesare semnăturile ambelor părți

Dacă părțile au convenit un proces-verbal bilateral, prestatorul semnează documentul din partea sa, iar beneficiarul confirmă acceptarea serviciilor cu semnătura proprie, după verificare. Semnătura doar a prestatorului nu confirmă că beneficiarul a semnat procesul-verbal sau a fost de acord cu volumul indicat.

Totuși, partea a doua a articolului 9 din Legea nr. 996-XIV prevede posibilitatea specială de întocmire a unui document primar fără funcțiile, numele de familie și semnătura sau alte date de identificare ale persoanelor responsabile din partea beneficiarului. Pentru aceasta, trebuie îndeplinite simultan următoarele condiții:

• documentul indică data sau perioada prestării serviciilor ori executării lucrărilor;
• această procedură de documentare este prevăzută într-un contract încheiat în formă scrisă;
• operațiunea este reflectată în evidența contabilă pentru perioada în care a avut loc.

Această posibilitate nu se aplică operațiunilor plătite din fonduri publice, închirierii bunurilor de stat sau comunale, contractelor de antrepriză în construcții și contractelor de proiectare și prospecțiuni, precum și contractelor de donație, ajutor caritabil sau umanitar.

Așadar, nu este suficient să elimini din proprie inițiativă semnătura beneficiarului dintr-un proces-verbal bilateral obișnuit. Verifică mai întâi contractul și dacă sunt aplicabile toate condițiile. Excepția privește întocmirea documentului primar și nu dovedește automat executarea corespunzătoare a serviciilor contestate.

Prin domeniul său de aplicare, Legea nr. 996-XIV vizează în primul rând persoanele juridice definite la articolul 2. Nu trebuie extinse toate obligațiile contabile ale legii asupra fiecărei persoane fizice autorizate (ФОП). Totuși, antreprenorul trebuie să țină cont de cerințele contractului său, iar pentru indicatorii fiscali, de cerințele privind documentarea justificativă prevăzute la punctul 44.1 din Codul fiscal al Ucrainei.

Ce date să incluzi în procesul-verbal

Pentru serviciile obișnuite, poți pregăti un model propriu, potrivit naturii operațiunii și contractului. Verifică să conțină datele obligatorii prevăzute la articolul 9 din Legea nr. 996-XIV.

Pentru a facilita verificarea și decontările, recomandăm să adaugi numărul procesului-verbal, referința contractului sau a comenzii, perioada serviciilor, prețul, suma totală și datele de identificare ale părților. Datele bancare, numărul documentului și ștampila nu fac parte din lista generală a datelor obligatorii prevăzute la articolul 9. Le incluzi în funcție de operațiune și de înțelegeri.

Dacă prestatorul este plătitor de taxă pe valoarea adăugată (TVA), indică valoarea și taxa în funcție de operațiunea efectivă și de regimul fiscal aplicabil. Nu adăuga automat TVA la fiecare serviciu doar pentru că prestatorul are acest statut. De asemenea, nu folosi procesul-verbal pentru a stabili consecințele fiscale exclusiv în funcție de data aplicării semnăturii electronice calificate (КЕП): contabilul trebuie să verifice separat circumstanțele operațiunii și regulile fiscale aplicabile.

Include formularea „părțile nu au obiecții” numai dacă reflectă conținutul convenit. Dacă beneficiarul acceptă doar o parte din servicii sau are observații, consemnează acest lucru explicit.

Cum deosebești perioada serviciilor, data întocmirii și data semnării

Aceste date pot fi diferite. Exemplu ipotetic: prestatorul a furnizat servicii în septembrie, a întocmit procesul-verbal la 1 octombrie și l-a semnat la 2 octombrie, iar beneficiarul l-a semnat la 5 octombrie. În acest caz, procesul-verbal trebuie să indice corect perioada serviciilor și data întocmirii, iar datele semnăturilor trebuie verificate în datele electronice.

Potrivit articolului 6 din Legea nr. 851-IV, crearea unui document electronic cu mai multe semnături se încheie cu ultima semnătură sau cu ultimul sigiliu electronic, conform tehnologiei de creare. Acest lucru nu schimbă perioada efectivă a prestării serviciilor. Potrivit părții a cincea a articolului 9 din Legea nr. 996-XIV, operațiunea comercială este reflectată în perioada de raportare în care a avut loc.

Exemplu de completare a unui proces-verbal de prestare a serviciilor

Exemplu didactic ipotetic: toate denumirile și persoanele sunt fictive. Numerele de identificare sunt omise intenționat. Exemplul presupune un prestator care nu este plătitor de TVA.

Înainte de a folosi acest model, înlocuiește toate datele ipotetice, completează datele calendaristice și verifică dacă documentul corespunde contractului. Dacă lista serviciilor este într-o anexă, asigură-te că legătura cu procesul-verbal este neechivocă și că anexa este convenită împreună cu documentul.

Cum pregătești și trimiți procesul-verbal în „Вчасно.ЕДО”

Instrucțiunile oficiale ale furnizorului confirmă următoarea procedură: creezi un model sau încarci un document în format PDF ori DOC, îl semnezi cu semnătură electronică calificată (КЕП) și îl trimiți partenerului contractual. Serviciul acceptă „Вчасно.КЕП” și semnături КЕП de la alți prestatori calificați de servicii de încredere electronică. După semnarea de către toate părțile, procesul-verbal primește statutul „Підписаний усіма” (semnat de toți).

1. Pregătește accesul la entitatea comercială necesară. Pentru a lucra prin contul „Вчасно.ЕДО”, înregistrează-te dacă nu ai deja acces. Înainte de lucru, verifică dacă acționezi în numele întreprinderii sau al persoanei fizice autorizate (ФОП) potrivite. Dacă pregătești documentul ca angajat sau reprezentant, verifică drepturile de acces și, separat, dreptul de semnare.
2. Verifică destinatarul. Compară denumirea, codul Registrului unic de stat al întreprinderilor și organizațiilor din Ucraina (ЄДРПОУ) pentru persoana juridică sau numărul de înregistrare al cardului de evidență fiscală (РНОКПП) pentru persoana fizică autorizată (ФОП). Compară datele cu cele din contract. Confirmă datele de contact ale destinatarului și identitatea persoanei care va semna procesul-verbal.
3. Pregătește fișierul final. Este practic să salvezi textul convenit în format PDF și, înainte de încărcare, să verifici toate paginile, tabelele și anexele. Formatele confirmate oficial în instrucțiuni sunt PDF și DOC.
4. Încarcă procesul-verbal și verifică datele. Asigură-te că ai selectat fișierul și partenerul contractual corect, precum și lista de semnatari prevăzută în contract. Verifică dacă identificatorul destinatarului corespunde; nu te baza doar pe asemănarea denumirii.
5. Semnează și trimite. Persoana autorizată a prestatorului aplică propria semnătură electronică calificată (КЕП). Apoi trimite procesul-verbal partenerului contractual pentru semnare, conform procedurii convenite.
6. Verifică finalizarea schimbului. Pentru un proces-verbal bilateral, așteaptă semnătura beneficiarului și statutul „Підписаний усіма” (semnat de toți). Apoi verifică semnăturile, titularii acestora și integritatea documentului.

Succesiunea pașilor și metodele disponibile de semnare sunt descrise în instrucțiunile oficiale „Вчасно” privind procesele-verbale electronice. Instrucțiunile pentru semnarea cu cheile acestui furnizor din cont sunt disponibile în centrul de ajutor „Вчасно.КЕП”.

Nu confunda contul „Вчасно.ЕДО” cu semnarea rapidă

Procedura de mai sus se referă la „Вчасно.ЕДО”. Pentru fluxul separat de semnare rapidă prin sign.vchasno.ua, urmează instrucțiunile specifice acelui serviciu. Nu aplica acestuia denumirile statusurilor, procedura de rutare și regulile de arhivare din contul „Вчасно.ЕДО”.

Înainte de trimitere, convino cu destinatarul asupra metodei de schimb. Cerința ca toți participanții să fie înregistrați în cont nu trebuie considerată universală pentru orice metodă de semnare electronică.

Cum verifici semnătura și împuternicirile persoanei

Conform părții a șasea a articolului 18 din Legea nr. 2155-VIII, semnătura electronică calificată (КЕП) are aceeași forță juridică precum semnătura olografă. Autentificarea cu parolă, încărcarea fișierului sau imaginea unei semnături inserate în text nu înseamnă că documentul a fost semnat cu КЕП.

Sigiliul electronic confirmă proveniența și integritatea datelor. Într-un proces-verbal bilateral convenit, acesta nu trebuie considerat semnătura personală a reprezentantului autorizat.

Recomandare practică: verifică separat rezultatul tehnic și împuternicirile:

• dacă semnătura se referă la procesul-verbal final și dacă integritatea datelor este păstrată;
• pe cine identifică certificatul și dacă persoana coincide cu semnatarul din partea respectivă;
• dacă valabilitatea certificatului a fost confirmată la momentul creării semnăturii;
• dacă sunt prezente toate semnăturile prevăzute în contract și în procedura de schimb convenită;
• în baza cărui temei semnează reprezentantul: act constitutiv, procură sau alt temei corespunzător.

КЕП identifică semnatarul, dar nu înlocuiește verificarea dreptului său de a acționa în numele întreprinderii. Dacă semnează contabilul sau un alt reprezentant, verifică dacă împuternicirile sale includ semnarea proceselor-verbale. Reprezentantul trebuie să folosească propria semnătură КЕП. Nu îi transmite cheia privată a conducătorului și parola aferentă.

Expirarea certificatului sau revocarea sa ulterioară nu înseamnă automat că toate documentele semnate anterior sunt invalide. Articolul 18 cere verificarea valabilității certificatului la momentul creării semnăturii. De aceea, păstrează rezultatele verificării și, dacă sunt disponibile, mărcile temporale electronice și datele asociate care permit verificarea semnăturii și ulterior.

Ce trebuie să facă destinatarul procesului-verbal

1. Compară expeditorul și datele documentului cu contractul.
2. Verifică perioada efectivă, lista serviciilor, cantitatea, prețul, suma totală și anexele.
3. Verifică semnătura prestatorului și împuternicirile persoanei care a aplicat-o.
4. Dacă ești de acord cu conținutul, semnează procesul-verbal cu propria semnătură КЕП, în calitate de reprezentant autorizat al beneficiarului.
5. După finalizare, verifică dacă sunt prezente toate semnăturile necesare și păstrează întregul set electronic.

Primirea documentului și acceptarea serviciilor au semnificații diferite. Potrivit articolului 11 din Legea nr. 851-IV, regula generală consideră documentul primit atunci când autorul primește confirmarea destinatarului, dacă legislația sau o înțelegere anterioară între părți nu prevede altfel. Prin urmare, păstrează datele de livrare și primire conform procedurii convenite. Notificarea de livrare nu reprezintă, prin ea însăși, semnătura beneficiarului pe procesul-verbal.

Ce faci dacă există o eroare sau refuz de semnare

Dacă observi o eroare înainte de semnare, corectează proiectul și verifică-l din nou înainte de trimitere. Pentru un proces-verbal semnat, evaluează mai întâi dacă eroarea afectează identificarea participantului, conținutul sau volumul operațiunii. Partea a doua a articolului 9 din Legea nr. 996-XIV prevede că lipsurile minore nu justifică nerecunoașterea operațiunii dacă documentul permite identificarea participantului și conține informații despre data întocmirii, întreprindere, conținutul și volumul operațiunii. Prin urmare, nu orice greșeală de scriere impune înlocuirea procesului-verbal. Dacă este necesară o corectare, nu edita fișierul semnat: modificarea conținutului îi va afecta integritatea datelor asociate semnăturii.

Procedură practică de corectare: pregătește un document nou, convenit, menționează ce proces-verbal și ce informații corectează sau înlocuiește și obține semnăturile necesare. Păstrează procesul-verbal anterior, documentul nou și corespondența privind motivul corectării. Dacă părțile modifică suma sau volumul, contabilul trebuie să stabilească separat consecințele pentru evidență.

Dacă beneficiarul nu este de acord, consemnează în scris observațiile concrete: ce servicii nu au fost prestate, ce volum este contestat sau unde este greșit prețul. Trimite-le prin metoda și în termenul stabilite în contract și păstrează confirmarea. Apoi convino asupra corectării sau documentării părții necontestate.

Nu presupune că procesul-verbal este acceptat automat dacă beneficiarul tace câteva zile. Consecințele lipsei unui răspuns trebuie evaluate conform contractului și legislației aplicabile. Statutul din serviciu sau expirarea termenului ales de tine nu creează o regulă universală de acceptare a tuturor serviciilor.

Cum păstrezi originalul electronic și semnăturile

Potrivit articolelor 5–8 din Legea nr. 851-IV, forma electronică nu privează documentul de forță juridică. Originalul electronic trebuie să conțină datele obligatorii, inclusiv semnătura corespunzătoare, și să permită dovedirea integrității și autenticității. Versiunea tipărită a procesului-verbal semnat este o reprezentare vizuală și, prin ea însăși, nu păstrează semnăturile electronice. Totuși, potrivit părții a șasea a articolului 9 din Legea nr. 996-XIV, întreprinderea care întocmește și păstrează documente primare în format electronic este obligată să realizeze, pe cheltuiala proprie, copii pe hârtie la cererea celorlalți participanți la operațiunea comercială, precum și a organelor de aplicare a legii și a autorităților competente, în limitele atribuțiilor lor legale.

După finalizarea semnării, organizează păstrarea următorului set:

• originalul electronic al procesului-verbal și anexele sale;
• toate fișierele sau containerele de semnături, dacă sunt păstrate separat;
• rezultatele verificării semnăturilor, certificatele și mărcile temporale, dacă sunt disponibile;
• datele privind trimiterea și primirea;
• documentele privind împuternicirile reprezentanților și corectările convenite.

În „Вчасно.ЕДО” poți descărca documentul semnat pe computer. În meniul de sus al paginii documentului sunt disponibile descărcarea în formatele PDF, ZIP și P7S, precum și descărcarea separată a confirmării de semnare și aprobare. Aceste opțiuni sunt descrise în centrul oficial de ajutor pentru pagina documentului.

1. Descarcă arhiva ZIP cu procesul-verbal semnat și păstrează conținutul acesteia. Conform instrucțiunilor „Вчасно” pentru descărcarea și verificarea semnăturilor, setul conține fișierul-sursă al documentului, fișiere separate pentru semnături și, dacă au fost aplicate, pentru sigilii electronice, cu extensia .p7s, precum și confirmarea. Compară componența setului cu toate semnăturile și anexele necesare. Un PDF separat, fără semnăturile asociate, nu este suficient pentru această modalitate de păstrare.
2. Dezarhivează fișierul și deschide serviciul de verificare a semnăturilor al Autorității centrale de certificare. Încarcă fișierul-sursă al procesului-verbal împreună cu fișierul .p7s corespunzător și pornește verificarea. Repetă verificarea pentru fiecare fișier de semnătură sau sigiliu electronic.
3. Verifică rezultatul pentru fiecare semnătură: integritatea documentului, identitatea semnatarului și valabilitatea certificatului la momentul creării semnăturii. Păstrează rezultatele disponibile ale verificării împreună cu procesul-verbal. Dacă verificarea nu confirmă semnătura sau cere date suplimentare, află cauza înainte de finalizarea arhivării.

Dacă descarci un dosar întreg din Arhivă, ține cont de limitele de export ale dosarelor: utilizatorul trebuie să aibă dreptul de a descărca fișiere; pot fi exportate simultan până la 1 000 de fișiere de toate nivelurile de subdosare. Documentele pe care utilizatorul nu are dreptul să le consulte nu vor apărea în arhiva descărcată. După pregătirea exportului, serviciul trimite prin e-mail un link către arhiva cu originalele documentelor și semnăturile, păstrând structura dosarelor. Verifică dacă setul primit este complet înainte de a considera copia de rezervă finalizată.

Articolul 13 din Legea nr. 851-IV impune păstrarea documentelor electronice astfel încât informația să rămână accesibilă, documentul să poată fi restaurat în formatul în care a fost creat, trimis sau primit, iar integritatea să poată fi verificată. Dacă există, trebuie păstrate și informațiile despre proveniența, destinația, data și ora trimiterii sau primirii documentului.

Dacă nu poate fi asigurată păstrarea electronică pe întreaga durată stabilită, legea impune duplicarea documentelor pe mai multe suporturi electronice și copierea periodică a acestora conform procedurii prevăzute de legislație. La copierea de pe un suport electronic, integritatea datelor trebuie verificată. Dacă aceste cerințe nu pot fi îndeplinite și nu există un original pe hârtie, legea prevede păstrarea unei copii pe hârtie a documentului.

Recomandare practică: păstrează o copie de rezervă electronică pe un suport sau într-un spațiu de stocare separat și verifică periodic dacă documentele se deschid și semnăturile pot fi verificate.

Ce faci dacă documentele electronice s-au pierdut

Conform procedurii generale prevăzute la punctul 44.5 din Codul fiscal al Ucrainei, dacă documentele care trebuie păstrate în temeiul punctelor 44.1 și 44.3 au fost pierdute, deteriorate sau distruse înainte de termen, contribuabilul trebuie să informeze în scris organul fiscal competent pentru locul înregistrării, în termen de cinci zile de la producerea evenimentului, conform procedurii de depunere a declarațiilor fiscale. La notificare trebuie anexate documente întocmite potrivit legii, care confirmă evenimentul ce a cauzat pierderea, deteriorarea sau distrugerea. Dacă este vorba despre documentele vamale relevante, notificarea se transmite și organului vamal care a efectuat vămuirea, a acordat autorizația sau permisul de aplicare a simplificărilor speciale.

Potrivit punctului 44.5 din Codul fiscal al Ucrainei, contribuabilul trebuie să reconstituie documentele pierdute în termen de 90 de zile calendaristice începând cu ziua următoare primirii notificării de către organul de control. Dacă documentele nu sunt reconstituite sau, după folosirea acestei proceduri, se pierd din nou, se deteriorează ori sunt distruse înainte de termen, în scopul controlului fiscal sunt considerate inexistente la momentul întocmirii declarației relevante sau al îndeplinirii altor cerințe prevăzute de lege.

Cum stabilești perioada de păstrare

Nu stabili aceeași perioadă pentru toate procesele-verbale, calculată de la data ultimei semnături. Potrivit punctului 44.3 din Codul fiscal al Ucrainei, perioada minimă depinde de categoria documentelor și de contribuabil:

• 1 825 de zile — pentru documentele primare și alte documente fiscale stabilite, deținute de persoanele enumerate la subpunctul 44.3.2, inclusiv persoanele juridice care aplică sistemul simplificat de impozitare;
• 1 095 de zile — pentru alte documente care nu intră sub incidența subpunctelor 44.3.1 și 44.3.2. De exemplu, acest termen fiscal minim se aplică proceselor-verbale obișnuite ale unei persoane fizice autorizate (ФОП), dacă legislația nu impune o păstrare mai îndelungată;
• 2 555 de zile — pentru documentele din categoriile speciale de control fiscal definite la subpunctul 44.3.1.

Pentru documentele folosite în declarațiile fiscale, perioada se calculează de la data depunerii acestora, iar dacă declarația nu a fost depusă, de la termenul-limită stabilit pentru depunere. Trebuie luate în calcul și termenele mai lungi prevăzute de lege, precum și prelungirea pentru perioada suspendării curgerii termenului de prescripție în cazurile de la punctul 102.3. Documentele legate de obiectul unei inspecții, al unei contestații administrative sau al unei proceduri judiciare trebuie păstrate până la încheierea inspecției și până la expirarea perioadei prevăzute de lege pentru contestarea rezultatelor acesteia și/sau soluționarea cauzei de către instanță, dar nu mai puțin decât termenele de la punctul 44.3.

Se aplică o regulă separată dacă organul fiscal a notificat, în temeiul punctului 86.14, împrejurări care pot indica operațiuni destinate acordării unui folos necuvenit unui funcționar public străin: documentele care confirmă aceste împrejurări sau stau la baza reflectării operațiunilor respective în evidență trebuie păstrate pentru perioada prevăzută la punctul 44.3, prelungită cu 1 095 de zile. În cazul lichidării contribuabilului, documentele prevăzute la punctul 44.1 pentru o perioadă de activitate de cel puțin 1 825 de zile înainte de lichidare se predau arhivei potrivit procedurii stabilite de lege; pentru documentele de control fiscal special prevăzute la articolele 39 și 39-2 și la punctul 141.4, perioada este de 2 555 de zile.

Nu te baza doar pe prezența procesului-verbal în cont. Organizează propria păstrare a setului complet, astfel încât accesul la document și posibilitatea de a-i verifica semnăturile să nu depindă exclusiv de accesul curent la serviciu. Înainte de distrugerea proceselor-verbale vechi, cere contabilului să verifice și normele tranzitorii aplicabile și perioadele de suspendare legală a termenelor: valorile minime indicate și data depunerii declarației pot să nu fie suficiente pentru a stabili data distrugerii.

Listă de verificare înainte de trimitere

• Serviciile au fost prestate efectiv, iar descrierea lor corespunde contractului și materialelor justificative.
• Părțile, identificatorii și rolurile lor sunt indicate corect.
• Sunt incluse datele obligatorii, data reală a întocmirii și perioada exactă a serviciilor.
• Cantitatea, prețul, suma și evidențierea TVA au fost verificate.
• Toate anexele sunt incluse și legate fără echivoc de procesul-verbal.
• Destinatarul și procedura de semnare corespund înțelegerii.
• Fiecare semnatar are împuternicirile corespunzătoare și folosește propria semnătură electronică calificată (КЕП).

Listă de verificare după semnare

• Pentru procesul-verbal bilateral, au fost obținute toate semnăturile convenite și a fost verificat statutul „Підписаний усіма” (semnat de toți).
• Verificarea confirmă integritatea documentului și semnăturile necesare.
• Identitatea și împuternicirile semnatarilor corespund părților din procesul-verbal.
• Operațiunea a fost transmisă în contabilitate pentru perioada corectă în care a avut loc.
• Au fost păstrate originalul, anexele, toate semnăturile și datele de verificare disponibile.
• Există o copie de rezervă și o perioadă de păstrare stabilită.

Legi oficiale și instrucțiuni „Вчасно”

• Legea Ucrainei „Privind documentele electronice și gestionarea electronică a documentelor”, nr. 851-IV — articolele 5–8 privind documentul electronic, semnătura, originalul și forța juridică; articolele 10–13 privind transmiterea, primirea, verificarea integrității și păstrarea.
• Legea Ucrainei „Privind identificarea electronică și serviciile de încredere electronică”, nr. 2155-VIII — articolul 18 privind verificarea și forța juridică a semnăturii КЕП și a sigiliului electronic.
• Legea Ucrainei „Privind contabilitatea și raportarea financiară în Ucraina”, nr. 996-XIV — articolul 2 privind domeniul de aplicare; articolul 9 privind datele documentelor primare, condițiile speciale de documentare și perioada contabilă.
• Codul civil al Ucrainei, nr. 435-IV — articolele 207 și 639 privind forma scrisă și electronică; articolele 901 și 903 privind prestarea și plata serviciilor.
• Codul fiscal al Ucrainei, nr. 2755-VI — punctele 44.1, 44.3 și 44.4 privind documentarea indicatorilor fiscali și păstrarea documentelor.
• Instrucțiunile oficiale „Вчасно” privind procesele-verbale de executare a lucrărilor și prestare a serviciilor — pregătirea unui model sau încărcarea PDF ori DOC, semnarea cu КЕП, trimiterea partenerului contractual și statutul după semnarea de către toate părțile.
• Centrul de ajutor „Cum semnezi documente cu Вчасно.КЕП?” — instrucțiuni pentru utilizarea cheilor furnizorului în contul „Вчасно.ЕДО”.